PENGENDALIAN INTERNAL KAS
2. Aktivitas Pengendalian
a. Desain dokumen bernomor urut tercetak
Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang sederhana sehingga meminimalkan kesalahan karena mudah dipahami. Dokumen tersebut juga harus mempunyai tempat untuk membubuhkan tanda tangan dan nama terang demi kepentingan otorisasi. Selain itu, dokumen juga perlu mempunyai nomor urut cetak agar mudah dibukukan dan dipertanggungjawabkan di kemudian hari. Dalam praktik yang terjadi di lapangan, dokumen slip uang masuk, dokumen slip uang keluar, dan slip memo atau catatan telah dibuat sederhana, mudah dipahami, dan mudah digunakan. Selain itu sebagian dokumen-dokumen tersebut menyediakan tempat untuk membubuhkan tanda tangan (sebagian dokumen tidak ada).
Kelemahannya adalah dokumen yang memiliki nomor urut tercetak hanyalah nota tagihan dari supplier.
Bapak Sumarno mengatakan:
“Dokumen-dokumen yang kami pakaidan arsipkan seperti ini. Ada kwitansi-kwitansi untuk pengeluaran kas, nota-nota tagihan dari supplier,
37
kertas yang berisi catatan tambahan, dan juga ini ada kertas-kertas hasil rekapan dari kotak amal yang dihitung bersama seusai sholat Jumat. Kwitansi dan nota tagihan ada ruang tanda tangannya untuk yang mengambil uang dan persetujuan dari panitia sedangkan yang lainnya hanya seperti ini saja. Bagi kami yang terpenting saat direkap, antara penerimaan dan pengeluaran yang terjadi itu cocok antara dokumen-dokumennya dan dengan jumlah uangnya itu sendiri”
b. Otorisasi yang memadai atas transaksi bisnis.
Otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajer atau ketua organisasi kepada bagian di bawahnya untuk melakukan aktivitas dan mengambil keputusan tertentu serta pemberian ijin terkait transaksi.
Terdapat tanda tangan ketua panitia pembangunan dalam rekapan dokumen uang masuk, kwitansi untuk kas keluar, dan nota-nota tagihan dari supplier. Tetapi terkadang otorisasi atau pemberian ijin hanya dilakukan secara lisan dengan adanya saksi di sekitar.
Langkah-langkah otorisasi yang ada : Penerimaan Kas
(1) Penerimaan kas dari kotak amal masjid memiliki alur yang berawal dari pemberian dana oleh jamaah yang dimasukkan dalam kotak amal.
(2) Penerimaan kas dari amil jariyah berawal dari masyarakat yang menyumbang melalui pihak takmir dengan nominal yang besar.
Donatur yang menghendaki bukti donasi, akan diminta mengisi kwitansi oleh bendahara. Kwitansi berjumlah rangkap tiga. Rangkap yang pertama disimpan oleh donatur, angkap kedua disimpan oleh bendahara, dan rangkap ketiga disimpan oleh sekertaris.
(3) Semua penerimaan kas tersebut dihitung bersama setiap minggu dan dibuat rekapan penerimaan kas. Rekapan tersebut ditanda tangani oleh ketua pembangunan dan disimpan oleh sekertaris.
38
(4) Uang sebesar hasil rekapan lalu dibawa oleh bendahara. Sebagian uangnya disimpan dalam bentuk kas untuk persediaan pengeluaran kas pembangunan sehari-hari. Selebihnya kas diitransfer ke akun BMT milik masjid oleh bendahara. Besaran kas yang disimpan dan ditransfer disetujui oleh ketua panitia. Slip setoran disimpan oleh bendahara.
Pengeluaran Kas Pembelian Material
(1) Pemborong melihat agenda pembangunan yang akan dilakukan dan mengecek ketersediaan material yang akan dipakai.
(2) Bila ada material yang habis, pemborong membuat daftar material yang ingin dibeli.
(3) Pemborong menemui ketua panitia pembangunan untuk meminta persetujuan memesan barang-barang tersebut.
(4) Ketua panitia pembangunan memberikan persetujuan.
(5) Pemborong membawa daftar material yang telah disetujui dan menunjukkan pada supplier.
(6) Supplier mencatat daftar material yang dipesan dan mengeluarkan nota tagihan yang berisi daftar harga barang yang harus dibayar.
(7) Pemborong menemui sekertaris untuk membuat kwitansi rangkap dua terkait pengeluaran kas. Rangkap pertama disimpan oleh sekertaris, rangkap kedua diberikan kepada bendahara.
(8) Pemborong menemui bendahara untuk kepentingan pencairan dana.
Untuk alur pengeluaran kas yang lain seperti pembayaran tenaga proyek, pembayaran penyewaan alat berat, pembayaran transportasi dan bahan bakar, serta listrik juga memiliki alur otorisasi yang sama.
Persetujuan pengeluaran kas diberikan oleh ketua pembangunan.
Dokumen terkait pengeluaran kas dicatat dan diarsipkan oleh sekertaris.
Sedangkan bendahara bertugas mencairkan dana dari kwitansi yang sudah disetujui tersebut dan menyimpan salinan dokumen yang harus sama dengan sekertaris.
39 Bapak Kholil mengatakan :
“ Bila ada pengeluaran kas terkait proyek, saya harus berkoordinasi dengan pihak ketua, sekertaris, dan bendahara. Ijin untuk pembelanjaan dipegang oleh ketua. Setelah itu saya menemui sekertaris untuk melaporkan. Lalu saya akan menemui bendahara untuk pencairan dana.
Alurnya kurang lebih seperti itu. Tergantung dana itu untuk pengeluaran apa”
c. Pemisahan Tugas
Setidaknya ada tiga bagian terpisah yang harus dimiliki oleh organisasi untuk menghindari peluang atas kecurangan dan pencurian harta yang dilakukan oleh anggota organisai. Pemisahan tersebut terkait anggota yang mencatat, yang menyimpan, dan member otorisasi. Pada panitia pembangunan Masjid Jmi’ At Taqwa, panitia yang bertugas mencatat, menyimpan, dan mengotorisasi dilakukan oleh pihak yang berbeda. Anggota yang bertugas mencatat harta atau kas dana pembangunan adalah sekertaris. Anggota yang mempunyai tugas menyimpan harta atau kas dana adalah bendahara. Sedangkan, anggota yang memiliki kewenangan otorisasi terkait harta adalah ketua panitia.
Bapak Sumarno mengatakan:
“Saya disini hanya bertugas untuk mencatat keuangan, membuat rekapan penerimaan dan pengeluaran kas, dan mengarsipkan nota-nota.
Sedangkan uang disimpan oleh bendahara agar catatan yang saya buat tidak mengada-ada. Bendahara sendiri tidak berani memberikan uang kepada siapapun tanpa persetujuan ketua panitia.”
d. Mengamankan harta dan catatan organisasi
Organisasi dapat melakukan beberapa hal untuk mengamankan harta dan informasi terkait kegiatan otorisasi, yaitu :
40
(1) Membatasi akses fisik terhadap harta (contohnya menggunakan akun bank, kotak brankas, dan lain sebaginya.
(2) Menjaga catatan dan dokumen dengan menyimpan dalam lemari yang terkunci, serta melakukan back up yang memadai.
(3) Pembatasan akses terhadap penyimpanan dokumen, catatan, dan file organisasi.
Penerapan yang dilakukan :
(1) Terdapat pembatasan akses fisik terhadap kas takmir atau dana pembangunan. Pengumpulan uang kas melalui kotak amal ditempatkan pada kotak amal yang tidak rusak dan terkunci. Uang kas sebagian disimpan oleh bendahara dan sisanya dimasukkan dalam rekening BMT masjid. Hanya bendahara yang memegang kunci kotak amal dan memiliki akses ke rekening BMT.
(2) Dokumen dan catatan disimpan oleh sekertaris dengan cara sebagian disimpan di lemari masjid yang memiliki kunci dan sebagian lagi disimpan di rumah. Tidak ada back up secara keseluruhan, hanya untuk transaksi keuangan, bendahara memiliki arsip tembusan.
(3) Akses terhadap dokumen, catatan, file organisasi hanya dapat dilakukan oleh sekertaris.
Bapak Jamiun mengatakan :
“Untuk seputar penyimpanan dokumen dan kas, bendahara dan sekertaris mempunyai tanggung jawab lebih karena tugas-tugas mereka bersinggungan langsung dengan hal-hal tersebut”
e. Pengecekan secara independen
Aktivitas yang meliputi pengecekan independen antara lain : (1) Membandingkan catatan dengan actual fisik.
(2) Prinsip bahwa total debit sama dengan total kredit
(3) Adanya pengecekan dan review dari pihak independen di luar organisasi
41 Penerapan yang ada:
(1) Organisasi takmir masjid melakukan perhitungan dana kas yang ada setiap hari Jumat setelah ibadah sholat Jumat. Kegiatan pembandingan catatan dengan actual fisik itu adalah dengan pembukaan dan penghitungan kotak amal secara bersama sama ditambah dengan nominal dalam rekening BMT. Lalu ada rapat singkat setelah itu terkait pengecekan pengeluaran dengan sisa kas yang ada. Kegiatan ini dilakukan sepenuhnya oleh pihak internal kepanitiaan, bukan pihak independen dari luar seperti auditor.
(2) Terdapat laporan keuangan bulanan pada panitia takmir masjid untuk pengecekan total pemasukan dana dan total pengeluaran selama sebulan harus sesuai. Kegiatan ini juga dilakukan oleh pihak internal panitia.
(3) Ada review dan pengecekan dari pihak independen melalui pelaporan pertanggungjawaban yang disampaikan pada rapat besar takmir setiap tiga bulan sekali. Pengecekan dan review tersebut dilakukan oleh pihak perwakilan dari masyarakat yaitu kepala dusun, ketua rw, ketua rt, dan tokoh masyarakat yang diundang.
Bapak Jamiun mengatakan :
“Panitia takmir bekerja di bawah pengawasan dan arahan dari bapak kepala dusun, ketua RW, dan juga tokoh-tokoh masyarakat yang dituakan”