A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem dan prosedur yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut:
Sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah:
“Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3) sistem adalah:
“Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disususn sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegitan atau fungsi dari perusahaan.” Prosedur menurut Mulyadi (2001: 5) adalah:
“Suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa prosedur yang menyusunnya. Prosedur itu sendiri merupakan urutan proses yang dilakukan beberapa orang dalam satu bagian yang dibuat untuk melakukan transaksi intern perusahaan yang terjadi secara rutin.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Sistem dan prosedur saling memiliki keterkaitan. Sistem yang baik berakar dari baiknya prosedur yang membentuk sistem tersebut. Jika prosedur yang membentuk sistem tersebut lemah maka akan membentuk sistem yang lemah juga.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah:
“Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Sistem akuntansi menurut Stettler dalam Baridwan (1990: 4) adalah:
“Formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.” Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku besar pembantu, serta laporan.
3. Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan umum dalam pengembangan dan perbaikan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 19) adalah sebagai berikut:
commit to user
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupunstruktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001: 299) menyatakan:
“Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.”
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara dalam melakukan semua pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001: 299-310) sistem akuntansi pembelian terdiri atas:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
a. Fungsi Terkait 1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih.
3) Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip
commit to user
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
e. Dokumen
1) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisikan oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2) Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3) Surat order pembelian
Dokumen ini dibuat untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih.
4) Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat perubahan order pembelian
Dokumen ini dibuat jika terjadi perubahan isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
6) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
f. Catatan Akuntansi
1) Register bukti kas keluar 2) Jurnal pembelian
3) Kartu utang 4) Kartu persediaan
g. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian 1) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai
commit to user
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
3) Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4) Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5) Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau pengarsipan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit mengenai transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
5. Sistem Pengendalian Intern
a. Pengertian Sistem Pengendalian Akuntansi
Menurut Baridwan (1990: 13), Sistem Pengendalian Intern adalah:
“Pengawasan intern (internal control) dapat mempunyai arti sempit atau luas. Dala arti yang sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (croosfooting) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam arti yang luas, pengawasan intern tidak hanya pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.”
Menurut Mulyadi (2001: 163) menyatakan:
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan tujuan yang hendak dicapai dengan adanya pengawasan intern yaitu: (1) menjaga kekayaan perusahaan/ organisasi, (2) mengecek ketelitian dan
commit to user
keandalan data akuntansi, (3) terdapat efisiensi dalam pelaksanaan prosedur, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern yang baik dan handal harus meliputi (Mulyadi, 2001: 164):
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu, organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan terjadi adanya overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan (Baridwan, 1990: 14).
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi (Mulyadi, 2001: 166).
Mulyadi (2001: 315) mengungkapkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pembelian sebagai berikut:
a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
commit to user
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit) yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa.
c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d) Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
f) Secara periodik diadakan pencocokkan kekayaan dengan catatannya.
g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya.
6. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian
Intern
Sistem akuntansi terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam suatu organisasi/ perusahaan. Dalam suatu sistem akuntansi, diperlukan sistem lain yang berfungsi mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
commit to user
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan terhadap perusahaan (Mulyadi, 2001: 3). Sistem pengendalian intern yaitu meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
Terdapat beberapa prinsip sistem pengendalian intern: (a) pemisahan struktur organisasi secara tegas, (b) terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan seluruh aset organisasi, (c) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit organisasi, dan (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang dan tanggung jawabnya. Dengan demikian, seluruh jaringan prosedur dapat berjalan secara efisien dan efektif, serta tidak menimbulkan bias ataupun error dalam laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi tersebut.
Berdasarkan uraian di atas dapat diambil simpulan bahwa sistem akuntansi pembelian dengan sistem pengendalian intern tidaklah sama. Akan tetapi, kedua sistem mempunyai keterkaitan hubungan yang erat, yaitu dengan adanya pemisahan tanggung jawab dan pembagian wewenang, terdapat prosedur pencatatan persediaan, serta adanya tanggung jawab dalam pelaksanaannya, maka akan dihasilkan informasi mengenai pembelian yang handal sehingga dapat dimanfaatkan oleh manajemen dan pihak-pihak lain yang membutuhkan informasi tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
B. Analisis Data dan Pembahasan
1. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pembelian Bahan Supportware pada
PT Nagabhuana Anekapiranti
Fungsi-fungsi terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian persediaan barang di gudang. Selain itu, gudang juga menerima dan memeriksa kedatangan barang dari pemasok sesuai jenis, kualitas, dan kuantitas. Selanjutnya, barang yang diterima disimpan di gudang. Gudang juga melayani pengeluaran barang sesuai permintaan produksi.
b. Production Planning and Internal Control
Production Planning and Internal Control bertanggung jawab dalam perencanaan dan kontrol internal perusahaan sehingga dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware bertanggung jawab untuk mengotorisasi formulir permintaan barang.
c. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab memperoleh informasi tentang barang seperti harga, mengajukan surat permintaan penawaran harga pemasok, menentukan atau memilih pemasok, dan membuat order pembelian.
commit to user d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian, menyiapkan anggaran pembelian, menyelenggarakan arsip dokumen sumber sebagai catatan utang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Form Permintaan Barang Umum
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat oleh bagian gudang untuk meminta bagian production planning and internal control melakukan pengajuan pembelian barang sesuai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang tercantum dalam formulir tersebut. b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga kepada pemasok.
c. Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
d. Incoming
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan yaitu bagian gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang telah diterima sesuai dengan order pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Catatan akuntansi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Kartu Mutasi Barang
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat barang yang masuk atau keluar gudang.
b. Kartu Stok Barang
Catatan yang melekat pada barang dan digunakan untuk mencatat barang yang disimpan di gudang yang disesuaikan menurut jenis barang.
c. Jurnal Pembelian
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian bahan supportware.
d. Kartu Utang
Merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi yang memakai (memerlukan) barang. Fungsi tersebut kemudian mengajukan permintaan barang kepada fungsi pembelian dengan menggunakan form permintaan barang umum yang sebelumnya dimintakan otorisasi ke kepala bagian Production Planning and Internal Control.
commit to user b. Prosedur Pemilihan Pemasok
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi pembelian. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga ke beberapa pemasok untuk mendapatkan informasi harga barang yang akan dibeli. Setelah memperoleh informasi harga, maka fungsi pembelian memilih pemasok yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.
c. Prosedur Order Pembelian
Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi pembelian setelah menentukan pemasok yang dipilih. Fungsi pembelian melakukan order pembelian kepada pemasok dengan menggunakan surat order pembelian.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini penerimaan barang dilakukan oleh fungsi penerimaan yaitu fungsi gudang. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan terhadap jenis, kualitas, dan kuantitas barang dari pemasok dan kemudian membuat incoming (laporan penerimaan barang) untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok sesuai dengan order.
e. Prosedur Pencatatan
Fungsi akuntansi dalam prosedur ini melakukan pencatatan yang berhubungan dengan adanya pengadaan barang (termasuk di dalamnya pencatatan pembelian, persediaan, utang, dan pengeluaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
kas) serta memeriksa dan meyelenggarakan pengarsipan dokumen yang berkaitan dengan pengadaan barang.
2. Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Supportware pada PT
commit to user Gambar 2.1
Bagan Alir Permintaan Pembelian Barang (Gudang) BAGIAN GUDANG Disimpan menurut tanggal, sampai barang datang Mulai 2 5 Mengisi formulir permintaan barang gudang 2 FPBU 3 OP Memintakan otorisasi ke kabag PPIC Membandingkan 2 1 FPBU FPBU 2 3 OP 2 1 T 6 Keterangan:
FPBU: Form Permintaan Barang Umum OP: Order Pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Gambar 2.2
Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang (Gudang)
BAGIAN GUDANG
DARI PEMASOK
Menerima barang dari pemasok disertai surat pengantar Surat Pengantar 1 dikembalikan ke pemasok 6 FPBU 2 2 1 SP 3 OP Memeriksa barang yang dikirim pemasok Menandatangani surat pengantar dari pemasok sebagai tanda bahwa barang telah diterima Membuat Incoming atas penerimaan barang Keterangan: FPBU: Form Permintaan Barang Umum OP: Order Pembelian SP: Surat Pengantar KMB: Kartu Mutasi Barang KS: Kartu Stok SP 2 FPBU 2 OP 3 3 2 1 Incoming KMB N 8 7 KS
commit to user Gambar 2.3
Bagan Alir Prosedur Pemilihan Pemasok dan Order Pembelian (Pembelian) BAGIAN PEMBELIAN DIKIRIM KE BEBERAPA PEMASOK
DARI DARI PEMASOK
KIRIM KE PEMASOK 1 3 SPH FPBU 1 FPBU 1 Membuat surat penawaran Membuat order pembelian SPH SPH FPBU 1 SPH 4 3 2 1 OP Membandingkan harga dan memilih pemasok 5 N 4 SPH FPBU 1 Keterangan:
FPBU: Form Permintaan Brang Umum SPH: Surat Penawaran Harga
OP: Order Pembelian 3
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Gambar 2.4
Bagan Alir Prosedur Verifikasi Faktur Pembelian (Pembelian) BAGIAN PEMBELIAN DARI PEMASOK 8 2 Incoming Faktur Memeriksa Incoming dan Faktur Incoming 2 Faktur N 9
commit to user Gambar 2.5
Bagan Alir Prosedur Pencatatan Utang (Akuntansi) BAGIAN AKUNTANSI
Sampai dengan faktur jatuh tempo 9 7 5 Faktur 1 Incoming 2 OP Memeriksa dan mencocokan OP, Incoming, dan Faktur
Mencatat ke dalam Jurnal Pembelian dan
Kartu Utang OP 2 Incoming 1 Faktur JP KU T Keterangan: OP: Order Pembelian JP: Jurnal Pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Pembelian Bahan
Supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti
a. Prosedur Permintaan Pembelian Barang
Prosedur permintaan pembelian barang pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan dengan baik. Prosedur ini dilakukan oleh bagian gudang ketika persediaan barang berada dalam posisi batas minimal. Dalam pengajuan permintaan pembelian, bagian gudang mencatat kebutuhan ke dalam form permintaan barang umum. Berikut adalah tabel penilaian sistem pengendalian intern dalam prosedur permintaan pembelian barang:
Tabel II.1
Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Permintaan Pembelian Barang
Bagian Dokumen Aktivitas
Pengendalian Intern
Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian Intern
Gudang Form Permintaan Barang Umum
Otorisasi kepala bagian production planning and internal control untuk mendapat persetujuan.
Terdapat otorisasi khusus dalam pengajuan permintaan pembelian bahan supportware sehingga mencegah terjadinya kecurangan.
Berdasarkan tabel II.1 dapat diketahui bahwa dalam prosedur permintaan pembelian memiliki pengendalian intern yang cukup kuat karena dalam pelaksanaannya terdapat otorisasi khusus dari bagian lain dalam permintaan pembelian bahan supportware, sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya kecurangan.
commit to user
b. Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian
Prosedur prosedur penawaran harga dan order pembelian pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan sesuai prosedur yang ditentukan perusahaan. Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian yang bertanggung jawab memperoleh informasi harga, menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian. Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah surat penawaran harga dan order pembelian. Berikut tabel penilaian sistem pengendalian intern prosedur ini:
Tabel II.2
Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian
Bagian Dokumen Aktivitas