IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
5. Melayani Customer 6 Merapihkan Buku
4.7. Analisis Full Time Equivalent (FTE) Store Associate (SA)
Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah jam kerja yang mewakili satu waktu penuh karyawan selama periode waktu tetap, seperti satu bulan atau satu tahun. Sebelum menentukkan FTE, terlebih dahulu mengetahui beban kerja pada masing-masing SA. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Dalam kasus ini, nilai FTE dibawah 1 merupakan underload, yang artinya jumlah beban kerja SA masih dibawah beban kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1 merupakan overload, yang artinya jumlah beban kerja SA sudah melebihi beban kerja optimal.
15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 15 10 17 15 22 21 12 15 0 5 10 15 20 25 30 35 SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10 1 2 3 4 5 Ju m lah Ac tiv e S e ll in g
Pegawai dan Wilayah
Weekdays Weekend
Beban kerja untuk masing-masing SA diakumulasikan dalam periode setahun dengan satuan jam. Berdasarkan hasil pengamatan, beban kerja setiap SA dalam satu wilayah sedikit mengalami perbedaan, sedangkan beban kerja SA antar wilayah cenderung mengalami perbedaan beban kerja yang cukup besar. Hal ini juga akan mengakibatkan nilai FTE untuk setiap SA berbeda. Beban kerja dan FTE masing-masing SA dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Beban Kerja per tahun dan FTE SA
Berdasarkan Tabel 7, dapat dilihat bahwa beban kerja tertinggi diperoleh SA 2 yaitu 1821 jam per hari kerja efektif dalam setahun dan beban kerja terendah diperoleh SA 4 yaitu 1308 jam per hari kerja efektif dalam setahun. Beban kerja SA diperoleh berdasarkan pengamatan selama satu bulan untuk semua SA di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) dengan menggunakan work sampling. Beban kerja yang terlihat pada Tabel 7 dihitung dengan mengalikan frekuensi rata-rata tugas pokok pekerjaan SA per hari dengan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Kemudian rata-rata beban kerja SA per hari tersebut dikalikan dengan jumlah hari kerja efektif dalam setahun yang hasilnya dapat dilihat pada Tabel 7.
Dari Tabel 7, terlihat dengan jelas terjadi perbedaan beban kerja untuk setiap SA. Adapun yang menyebabkan adanya perbedaan beban kerja tersebut antara lain : Wilayah SA Beban Kerja (Jam) FTE 1 SA 1 1818 1,02 SA 2 1821 1,03 2 SA 3 1399 0,79 SA 4 1308 0,74 3 SA 5 1392 0,78 SA 6 1419 0,80 4 SA 7 1648 0,93 SA 8 1644 0,93 5 SA 9 1583 0,89 SA 10 1692 0,95 Rata-rata 1572 Total FTE 8,85
1. Setiap wilayah memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda-beda. Umumnya untuk wilayah 1 (buku novel-novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 ( buku anak-anak, komik, dan majalah), memiliki waktu kerja yang sangat padat dibandingkan wilayah lain, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA juga tinggi, sedangkan untuk wilayah 2, wilayah 3, dan wilayah 4 waktu kerjanya tidak terlalu padat, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA tidak setinggi dengan beban kerja SA yang bekerja di wilayah 1 dan wilayah 5.
2. Karateristik masing-masing SA berbeda-beda dalam melakukan pekerjaannya. Misalnya ada yang melayani customer hanya 3 menit, ada juga yang melayani customer sampai 5 menit.
3. Motivasi dan karakter individu SA dalam bekerja mempengaruhi produktivitas. Hal tersebut dapat terlihat ketika seorang SA yang sedang tidak bekerja, atau ada waktu kosong, SA tersebut tidak inisiatif untuk melakukan pekerjaan lain. Untuk mengisi waktu kosong tersebut, SA dapat membatu SA lain dalam wilayah yang sama atau di wilayah yang berbeda, dengan begitu akan mengurangi waktu tidak produktif.
Berdasarkan tabel diatas, beban kerja yang ada dapat digunakan untuk perhitungan Full Time Equivalent (FTE). Nilai FTE diperoleh dengan membagi jumlah beban kerja SA dalam setahun dengan jumlah jam efektif SA dalam setahun. Jumlah jam efektif SA dalam setahun didapatkan melalui perkalian antara jumlah jam kerja SA dalam per hari yaitu tujuh jam dengan jumlah hari efektif SA dalam setahun yaitu 290 serta mengalikannya dengan waktu kelonggoran (allowance) yang telah ditentukan sebesar 12,5%. Sehingga didapatkan jumlah jam efektif SA dalam setahun sebesar 1776 jam per tahun. Nilai FTE paling tinggi diperoleh SA 2 yaitu 1,03. Sedangkan nilai FTE paling rendah diperoleh SA 4 yaitu 0,74. Dapat disimpulkan bahwa untuk SA 1 nilai FTE nya diatas 1 yang merupakan overload, artinya jumlah beban kerja sudah diatas beban kerja optimal, begitu juga dengan SA 2 dimana nilai FTE nya 1,02. Sedangkan untuk SA lainnya nilai FTEnya masih dibawah 1 yang merupakan underload, artinya jumlah beban kerja masih di bawah beban kerja optimal. Adapun jumlah nilai FTE dari semua SA yaitu 8,85 atau dengan pembulatan menjadi 9. Hal ini menunjukkan bahwa terjadi kelebihan jumlah SA yang ada
untuk sekarang ini dikarenakan rata-rata beban kerja SA masih underload. Sehingga dengan jumlah SA yaitu sembilan orang, sebenarnya sudah mencukupi dari jumlah SA yang sekarang ini ada, yaitu sepuluh orang untuk satu shift kerja. Perbandingan jumlah SA yang sekarang ini dengan jumlah SA yang serharusnya dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Perbandingan jumlah SA aktual dengan jumlah SA yang seharusnya
Dalam kasus ini, sebaiknya pihak manajemen Toko Buku Gramedia Depok harus lebih berhati-hati dalam penentuan jumlah karyawannya dan membuat beberapa alternatif action plan untuk menangani masalah tersebut yang akan dibahas pada bab implikasi manajerial.
4.7.1 Analisis FTE Berdasarkan Lama Bekerja Store Associate (SA)
Berdasarkan pengamatan bahwa karakteristik Store Associate (SA) yaitu lama bekerja, berpengaruh pada waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan dari masing-masing SA. Adanya perbedaan waktu penyelesaian tugas tersebut akan mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE SA. Pada Tabel 8 dapat dilihat terjadi perberdaan beban kerja SA yang dipengaruhi oleh lama bekerja. Rata-rata beban kerja SA untuk lama bekerja kurang dari 2 bulan yaitu 1518 jam pertahun, untuk lama bekerja SA dari 2 sampai 12 bulan yaitu 1551 jam pertahun, dan untuk lama bekerja SA lebih dari 1 tahun yaitu 1664 jam pertahun.
8.5 9 9.5 10
10
9
Ju m lah SA Aktual SeharusnyaPada Tabel 8 dapat dilihat bahwa beban kerja akan mempengaruhi nilai FTE masing-masing SA. Rata-rata karyawan SA yang telah bekerja kurang dari 2 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,85, untuk karyawan SA yang telah bekerja dari 2 sampai 12 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,87, sedangkan untuk karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun memiliki nilai FTE sebesar 0,93. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun. Hal ini dapat disimpulkan bahwa, karyawan SA yang telah bekerja lebih lama di Toko Buku Gramedia Depok, akan memiliki beban kerja yang semakin optimal.
Tabel 8. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan lama bekerja
Wilayah SA Lama Bekerja
Beban Kerja (Jam) FTE 1 SA 1 2 - 12 bulan 1818 1,02 SA 2 > 1 tahun 1821 1,03 2 SA 3 2 - 12 bulan 1399 0,79 SA 4 2 - 12 bulan 1308 0,74 3 SA 5 < 2 bulan 1392 0,78 SA 6 > 1 tahun 1419 0,80 4 SA 7 2 - 12 bulan 1648 0,93 SA 8 < 2 bulan 1644 0,93 5 SA 9 2 - 12 bulan 1583 0,89 SA 10 > 1 tahun 1692 0,95 Rata-rata (< 2 bulan) 1518 0,85 Rata-rata (2 - 12 bulan) 1551 0,87 Rata-rata (> 1 tahun) 1644 0,93
4.7.2 Analisis FTE Berdasarkan Status Kerja Store Associate (SA)
Karateristik mengenai status kerja Store Associate (SA) dikategorikan menjadi tiga (3), antara lain status kerja kontrak, training, dan perbantuan. Status kerja SA sangat berkaitan dengan lama bekerja SA. Pada sub bab sebelumnya, telah dijelaskan bahwa lama bekerja SA berpengaruh terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan, sehingga akan mempengaruhi nilai beban kerja masing-masing SA, begitu
pula dengan status kerja. Beban kerja dan FTE masing-masing SA berdasarkan status kerja dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan status kerja
Wilayah SA Status Kerja
Beban Kerja (Jam) FTE 1 SA 1 Training 1818 1,02 SA 2 Kontrak 1821 1,03 2 SA 3 Training 1399 0,79 SA 4 Training 1308 0,74 3 SA 5 Perbantuan 1392 0,78 SA 6 Kontrak 1419 0,80 4 SA 7 Training 1648 0,93 SA 8 Perbantuan 1644 0,93 5 SA 9 Training 1583 0,89 SA 10 Kontrak 1692 0,95 Rata-rata (Kontrak) 1644 0,93 Rata-rata (Training) 1551 0,87 Rata-rata (Perbantuan) 1518 0,85
Dapat dilihat pada Tabel 9, rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja kontrak yaitu 1644 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,93. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja training yaitu 1551 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,87. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja perbantuan yaitu 1518 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,85. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang berstatus kerja kontrak.
4.7.3 Analisis FTE Berdasarkan Jenis Kelamin Store Associate (SA)
Karakteristik terakhir dari karyawan SA yang mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE adalah jenis kelamin. Pada Tabel 10 dapat dilihat bahwa, terjadi perbedaan beban kerja dan nilai FTE, walaupun tidak terlalu signifikan, akan tetapi berdasarkan pengamatan karakteristik jenis kelamin SA mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki, rata-rata waktu penyelesaian tugasnya lebih cepat dibandingkan SA yang berjenis kelamin perempuan. Akan tetapi, penggunaan waktu kerja tidak produktif lebih
banyak digunakan oleh SA yang berjenis kelamin laki-laki dibandingankan dengan perempuan. Berikut ini adalah tabel beban kerja dan nilai FTE berdasarkan jenis kelamin SA.
Tabel 10. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan jenis kelamin
Dapat dilihat pada Tabel 10, rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki yaitu 1560 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,88. Sedangkan rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berjenis kelamin perempuan yaitu 1581 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,89. Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa tidak terjadi perbedaan yang cukup signifikan antara karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki dengan perempuan, akan tetapi karateristik jenis kelamin SA tersebut mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaaan SA.