Untuk mencapai audit internal yang efektif terdapat lima faktor atau syarat yang harus dipertimbangkan menurut Hiro Tugiman (1997:31) yaitu:
1. Akses
Berkaitan dengan masalah ketersediaan informasi yang diperlukan oleh audit internal untuk melaksanakan audit, akses dapat bersumber dari:
a. Fasilitas, meliputi seluruh realitas fisik yang mungkin dapat memberikan informasi bagi auditor yang melakukan observasi langsung.
b. Catatan, yang mewakili realitas walaupun bukan realitas itu sendiri. c. Orang, terutama bila fasilitas dan catatan kurang mendukung. 2. Objektivitas
Merupakan keadaan jiwa yang memungkinkan seseorang untuk merasakan suatu realitas seperti apa adanya, hal tersebut dapat dicapai melauli kesadaran, pengetahuan formal, pengetahuan berdasarkan pengalaman tidak ada kecenderungan emosional.
Merupakan suatu keadaan yang memungkinkan auditor untuk menyatakan sesuatu yang diketahuinya tanpa rasa takut adanya konsekuensi yang buruk bagi status dan pemisah organisasonal anggota membantu mewujudkan kebebasan berpendapat.
4. Ketekunan
Merupakan kualitas yang berasal dari dalam diri auditor sehingga dapat dipengaruhi untuk menjadi lebih baik atau lebih buruk. Ketekunan dapat diperkuat dengan pemberian isyarat menyangkut maksud atasan sesungguhnya serta organisasional yang memadai.
5. Ketanggapan
Merupakan perhatian auditor terhadap berbagai temuan, pembuatan keputusan. Adanya tindakan korektif bila dipandang perlu, ketanggapan sangat dipengaruhi oleh status organisasional auditor internal.
Walaupun sampai saat ini belum ada kesepakatan mengenai indikator apa yang digunakan untuk menilai efektivitas fungsi audit internal (Manau, 1997:21), akan tetapi berdasarkan penelitian dari The IIA Research bahwa terdapat 15 (lima belas) indikator efektivitas audit internal, yaitu:
1. Kelayakan dan Arti Penting Temuan Pemeriksaan beserta Rekomendasinya (Reasonable and Meaningful Findings and Recommendation)
tolak ukur ini untuk melihat apakah suatu temuan dan rekomendasi dari audit internal dapat memberikan nilai tambah bagi auditee dan apakah dapat dipergunakan oleh manajemen sebagai suatu informasi yang berharga.
2. Respon dari Obyek yang Diperiksa (Auditee’s Response and Feedback)
Berkaitan dengan tolak ukur pertama tetapi berkenan dengan umpan balik dan respon dari auditee, apakah temuan dan rekomendasi tersebut dapat diterima dan dioperasionalkan oleh auditee. Temuan pemeriksaan dan rekomendasi dari auditor yang tidak dioperasionalisasikan dan tidak mendapat respon dari auditee kemungkinan pula terjadi karena adanya kesalahan dalam proses pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor atau sebab-sebab lainnya.
3. Profesionalisme Auditor (Professionalisme of the Internal Audit Departement)
Adapun kriteria dari profesionalisme adalah: a. Independensi
b. Integritas seluruh personel pemeriksaan
c. Kejelian dan ketajaman review pimpinan tim pemeriksa d. Penampilan, sikap, dan perilaku pemeriksa
e. Kesanggupan dan kemampuan dalam memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan auditee atas permasalahan yang diajukan
f. Kemampuan tim pemeriksa dalam melakukan komunikasi dan didapatnya tanggapan yang baik dari auditee atau manajemen puncak
4. Tercapainya Program Pemeriksaan (Adherence to Audit Plan)
Meliputi tindakan evaluasi terhadap risiko obyek yang diperiksa serta jaminan bahwa bidang-bidang yang berisiko tinggi telah ditempatkan sebagai prioritas utama dalam perencanaan pemeriksaan.
5. Peringatan Dini (Absence of Surprise)
Auditor hanya mampu memberikan laporan peringatan dini baik dalam bentuk formal maupun informal mengenai kelemahan atau permasalahan operasi perusahaan serta kelemahan pengendalian manajemen.
6. Kehematan Biaya Pemeriksaan (Cost Effectiveness of The Internal Audit Departement)
Output dari suatu biaya pemeriksaan tidak dapat diukur. Bila pemeriksaan yang dilakukan dapat meminimalisasi biaya tanpa mengurangi nilai tambah yang dihasilkan, maka pemeriksaan sudah efektif ditinjau dari tolak ukur ini. 7. Pengembangan Personil (Development of People)
Jika pengembangan personil dianggap menjadi peran yang penting, maka pimpinan auditor akan menggunakan waktunya dalam pembinaan untuk penempatan dan pengembangan stafnya.
8. Evaluasi oleh Auditor Eksternal (External Auditor Evaluation of The Internal Audit Departement)
Pendapat dari auditor eksternal terhadap auditor akan mempunyai nilai yang tinggi bila peran auditor keuangan cukup menonjol. Namun, pada
waktu-waktu tertentu auditor eksternal dapat diminta melakukan pemeriksaan operasional audit lainnya antara lain dalam hal:
a. Penerapan buku pedoman pemeriksaan b. Tenaga auditor dan biaya pemeriksaan c. Penyusunan dan rencana kerja pemeriksaan d. Objektivitas dan independensi
e. Organisasi bagian internal auditor f. Kebijakan pemeriksaan
9. Umpan Balik dari Manajemen Lainnya (Operating Management’s Feedback) Umpan balik dari manajemen lainnya bersifat subjektif dan sangat dipengaruhi oleh profesi auditor itu sendiri. Sampai sejauh mana dukungan yang diberikan oleh para manajemen lainnya terhadap para auditor dapat melaksanakan kegiatan pemeriksaan.
10. Meningkatnya Jumlah Pemeriksaan (Number of Request for Audit Work) Semakin baik dan semakin meningkat kemampuan auditor maka manfaat dari audit ini akan semakin dirasakan. Dengan semakin dirasakannya manfaat tersebut, maka jumlah pemeriksaan pun akan semakin meningkat seiring dengan perkembangannya.
11. Penyajian Ikhtisar Laporan Keuangan (Audit Director’s Report)
Tolok ukur ini berisikan tentang laporan yang disusun oleh auditor yang antara lain meliputi masalah penyelesaian laporan, perihal temuan-temuan yang penting, dan pemanfaatan sumber daya.
12. Evaluasi dari Pimpinan terhadap Auditor (Audit Committee’s Evaluation of Internal Audit Departement)
Tugas atasan tersebut adalah untuk menentukan dan mereview pelaksanaan tugas pemeriksaan, sehingga penilaian yang baik dari pimpinan atas auditor akan megindikasikan bahwa kinerja dan fungsi-fungsi pemeriksaan telah memadai.
13. Kualitas Kertas Kerja Pemeriksaan (Quality of Working Paper)
Kualitas kerja pemeriksaan harus diperhatikan oleh auditor karena kertas kerja pemeriksaan yang baik akan menggambarkan sistematik pelaksanaan tugas pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor.
14. Internal Review (result of Internal Review)
Tolok ukur ini berkenaan dengan tindakan review terutama yang dilakukan oleh pimpinan pemeriksa dalam proses pemeriksaan, kualitas dokumen, serta review atas temuan dan rekomendasi. Review yang memadai atas pelaksanaan pemeriksaan mengindikasikan profesionalisme yang tinggi dan menjamin kualitas hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor.
15. Penelaahan Organisasi Profesi (Peer Feedback)
Hal ini berkaitan dengan kegiatan pemeriksaan yang dapat diterima dan dibicarakan di dalam organisasi profesi. Peranan auditor yang menonjol dalam organisasi profesi akan meningkatkan sisi-sisi baik dalam kemampuan, profesi, dan efektivitas dari auditor.
2..1.8 Audit Internal Mutu
Audit mutu adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematik, objektif, terdokumentasi dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan sistem manajemen mutu dan hasil yang berkaitan telah sesuai dengan pengaturan yang direncanakan apakah pengaturan-pengaturan tersebut telah diterapkan secara efektif dan sesuai dengan komitmen, kebijakan, tujuan serta sasaran mutu yang telah direncanakan atau ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Audit mutu merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Dengan pelaksanaan audit yang teratur dan terencana, maka ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian sistem mutu bisa dideteksi, sehingga tindak koreksi dan tindak pencegahan yang tepat dapat dilakukan. Disamping itu hasil audit merupakan masukan (input) yang sangat berguna dalam pelaksanaan tinjauan manajemen (management review), sehingga efektivitas dan kesesuaian sistem mutu yang dimiliki suatu organisasi dapat terus dipelihara.
Kegiatan audit untuk organisasi yang akan maupun telah menerapkan suatu sistem manajemen mutu berdasarkan standard ISO 9001:2000, harus sudah dimulai sejak awal. Seperti diketahui untuk membangun sistem manajemen mutu, kegiatan pertama yang harus dilakuakan adalah membat dokumen sistem mutu, yang pada umumnya terdiri dari pedoman mutu, prosedur operasi, intruksi kerja dan formulir standar. Untuk menentukan apakah dokumen sistem mutu telah sesuai dengan
persyaratan yang digunakan harus dilakukan audit kecukupan. Sedangkan untuk menentukan apakah implementasi dokumen sistem mutu tersebut efektif dan sesuai harus dilaksanakan audit kesesuaian. Dengan demikian audit merupakan kegiatan yang sangat penting dalam melaksanakan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).
Audit mutu internal akan memberikan manfaat secara optimal dan kontribusi positif dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi, terutama pada aspek mutu dan kepuasan pelanggan. Audit mutu internal dapat memberi manfaat kepada:
1. Pucuk pimpinan 2. Unit-unit operasi 3. Unit pengelola mutu 4. Karyawan
5. Auditor 6. Pelanggan 7. Pemasok
Data dan informasi yang diperoleh melalui audit mutu internal dapat digunakan untuk berbagai keperluan sebagai masukan berharga bagi pimpinan organisasi untuk dijadikan pertimbangan dalam membuat kebijakan maupun memilih strategi pengembangan organisasi di masa depan. Selain itu dapat juga menjadi masukan penting untuk melakukan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan secara
lebih spesifik sebagai upaya untuk menyempurnakan prosedur, instruksi kerja dan dokumen dalam sistem manajemen mutu secara berkesinambungan yang berada dibawah tanggung jawab masing-masing pimpinan unit operasi.
