BAB I PENDAHULUAN
B. Kegiatan Belajar 1
4. Bagan Prosedur Penerimaan Tamu walk in guest
1. Diri 2. Bahan 3. Alat
Menyambut , menanyakan keadaan, menawarkan bantuan “Good Morning, Sir / Madam, Welcome to Kartika Guest House!” “ How about your trip, Sir / Madam ?”
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
Menanyakan apakah tamu telah membuat pemesanan kamar / belum “ Have you make a reservation before, Sir / Madam ?”
Mengecek kamar yang dibutuhkan oleh tamu pada room rack
“Just a moment Sir / Madam, I will check your room, it’s available or not !”
Menawarkan kamar sesuai dengan jenis yang diinginkan dan menerangkan fasilitas kamar beserta harga kamar
“ We have a doubkle room and a twin room, there are in the second floor and third floor, the rate are US $ 90.00 for the double room and US $ 80.00 for twin room the facilities are ….. which one do you choose ?”
Menanyakan nama tamu ( nama depan dan keluarga ) beserta ejaan yang benar
Menanyakan berapa kamar yang diperlukan, jumlah orang yang menempati kamar dan lamanya tinggal
“ How many room do you need and for how many people, Sir / Madam ? ”
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
Menjelaskan tentang jam keberangkatan yang berlaku di hotel anda dan menanyakan jam keberangkatan yang akan direncanakan
“Excuse me Sir / Madam, for information our check-out time is 13.00 PM” “ May I know in what time would you check-out from our hotel ?”
Memeriksa kartu pendaftaran tamu yang telah diisi oleh tamu dan mengisi kolom -kolom yang masih kosong yang harus diisi oleh petugas
Menanyakan metode pembayaran yang digunakan. “How about your payment Sir / Madam ?”
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
Menanyakan apakah ada permintaan khusus selama tamu menginap di hotel anda
“ Do you have special request, Sir / Madam ?”
Memanggil Bellboy
Bellboy please, MR Ridwan this is our bellboy his name is Anto, Anto this our Menanyakan kepada HK apakah kamar sudah siap/tidak. Bila tidak mintalah tamu untuk
menunggu beberapa menit dan petugas menerangkan semua fasilitas yang tersedia di hotel - “ Just a moment Sir / Madam, I will check your room is ready or not”
“ Oh, I’m sorry your room isn’t ready yet, could you wait for a minute, and I’ll explained about our hotel facilities, we have restaurant, bar,
laundry, ………..
Membaca Guest Card
- “ Mr Ridwan, your room number is 289, the rate is Rp 231.070 plus 21 % tax and
service, You will stay with us for 5 night till 28 thof August 2002 ! Is that right?”
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
c. Rangkuman 2
Menerima tamu tiba oleh penerima tamu merupakan suatu kegiatan yang diawali dengan menyambut tamu pada saat menghampiri meja pendaftaran (Registration Counter) sampai
Mengucapkan Salam Istirahat
Okey Mr. Ridwan, I hope you have a nice stay in our hotel and if you need any assistance please dial number 2 for Reception, number 3 for Housekeeping and number 4 for Restaurant
Menyelesaikan Administrasi 1. Arrival list / book
2. Daftar A
3. Room Rack Slip
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
melepas tamu untuk menuju ke kamar dengan diantarkan oleh bellboy
d. Tugas 2
Buatlah kelompok yang beranggotakan 4 atau 5 orang, diskusikan dalam kelompok tentang prosedur penerimaan tamu walk in guest. Setelah itu, setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusinya di depan kelas sedangkan kelompok lain mendengar dan menanggapi hasil diskusi kelompok yang sedang presentasi.
e. Tes Formatif 2
1). Bagaimana cara menerima tamu tiba?
2). Bagaimana cara penerimaan tamu walk In guest sesuai standar perusahaan?
f. Kunci Jawaban 2
1).Cara menerima tamu tiba yaitu dalam keadaan siap menyambut tamu dengan sikap badan yang baik, menyapa tamu saat ia menghampiri meja pendaftaran, bila sedang menangani suatu pekerjaan yang tidak bisa ditinggalkan, seperti sedang berbicara dengan seorang tamu, maka tamu yang baru tiba disapa saja dahulu dan sampaikan padanya bahwa Anda akan kembali melayaninya segera, dalam hal tamu yang baru tiba sudah kita kenal maka sapalah dengan menyebutkan namanya, bila lebih dari seorang tamu yang tiba di meja pendaftaran maka beri salam kepada mereka yang tiba terlebih dahulu dan diteruskan kepada yang datang berikutnya, bila ada dua tamu atau lebih tiba, ada diantaranya yang Anda kenal dan ada yang tidak, maka sambut mereka tanpa membeda-bedakan.
2). Cara penerimaan tamu walk In guest sesuai standar perusahaan meliputi:
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
a) Sikap petugas dalam keadaan siap menyambut dengan wajah ceria, rapi dan bersih
b) Menyapa tamu saat menghampiri meja pendaftaran
c) Tanyakan kepada tamu apakah telah membuat pemesanan kamar
d) Tanyakan keinginan / kebutuhan kamar yang diperlukan oleh tamu
e) Tawarkan kamar sesuai yang diinginkan oleh tamu dan jelaskan pula fasilitas dan harga kamar secara lengkap f) Tanyakan dengan jelas nama tamu untuk kejelasan baik
dalam pengucapan maupun penulisannya
g) Setelah tamu menetapkan pilihan, mintalah tamu untuk mendaftarkan diri dengan mengisi kartu pendaftaran (Registration form)
h) Kartu pendaftaran digunakan oleh semua hotel untuk memperoleh informasi yang diperlukan atas tamu-tamu yang menginap di hotel
i) Sementara tamu mengisi kartu pendaftaran, tentukan kamar sesuai dengan kemufakatan jenis dan harga diatas
j) Pastikan bahwa informasi yang diberikan tamu pada kartu pendaftaran telah diisi dengan lengkap, kemudian petugas melengkapi kolom yang belum terisi seperti nomor kamar, jumlah orang dalam kamar, pajak dan pelayanan, harga kamar, dan nama petugas
k) Tanyakan metode pembayaran yang digunakan dan adakah permintaan khusus selama ia menginap di hotel
l) Petugas mengecek ulang apakah kamar sudah siap digunakan, bila belum maka mintalah waktu beberapa menit untuk menunggu
m) Berikan informasi tentang fasilitas hotel dan produk hotel lainnya yang tersedia dengan singkat dan jelas seperti restoran, bar, laundry, tempat rekreasi dan lain sebagainya.
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
n) Bacakan dan jelaskan kartu tamu pada tamu yang bersangkutan.
o) Memanggil bellboy, setelah kartu tamu dibacakan, panggillah bellboy dan minta bantuannya untuk mengantar tamu ke kamar danserahkan kartu tamu dan kunci kamar.
p) Mengucapkan salam istirahat, sebagai akhir dari kegiatan ucapkan kalimat pengharapan kepada tamu agar memperoleh kepuasan selama ia menginap di hotel sesaat sebelum tamu meninggalkan meja pendaftaran.
q) Penyelesaian administrasi, setelah tamu menuju ke kamar, petugas pendaftaran melanjutkan kegiatannya dengan menyelesaikan pengisian administrasi yaitu melengkapi data yang ada kedalam:buku/ formulir kedatangan, daftar A, rekening tamu dan slip rak kamar
Prosedur Penerimaan Tamu Walk in Guest. Adil Siswanto, M.Par. 2013
BAB III EVALUASI
A. Evaluasi Kognitif
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Apa yang disebut dengan S.O.P ?
2. Apa yang disebut dengan Check – in ? 3. Apa yang disebut dengan Check – out ? 4. Apa yang disebut dengan Guarantee Letter?
5. Apa perbedaan antara registration form dan daftar A ?