BAB IV SARAN DAN MASUKAN RESPONDEN
4.5. Bagian Umum
Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi surat dinas, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan, rumah tangga, kesejahteraan pegawai, tata usaha pimpinan, serta pengadaan dan pengelolaan Barang Milik Negara DJPPR. Adapun Subbagian yang mendukung Bagian Umum adalah Subbagian Tata Usaha Pimpinan, Subbagian Layanan Gaji dan Tata Usaha, Subbagian Rumah Tangga, dan Subbagian Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Negara. Masukan dan saran dari responden terhadap layanan yang terdapat pada Bagian Umum adalah:
- Kinerja cukup baik, namun masih ada beberapa titik yang harus ditingkatkan kualitas layananannya, contohnya terkait waktu yang dibutuhkan.
- Agar lebih dioptimalkan dan dipikirkan hal-hal kreatif terkait identifikasi pemenuhan kebutuhan pegawai di masa pandemi Covid-19 ini, dimana kebutuhan pegawai banyak berubah dikarenakan peralihan WFO menjadi WFH.
- Mohon untuk tidak mendiskreditkan pendapat/usulan dari unit Eselon II seperti usulan pengadaan laptop atau penggantian paket data internet (saat awal periode WFH).
- Agar inovasi layanan menjadi perhatian. Sebaiknya edukasi dan sosialisasi layanan untuk secara rutin dan berkesinambungan dilaksanakan
- Sudah bagus, prosedur sudah jelas, pegawai juga sudah cukup sigap.
Sebaiknya diperbaiki lagi terutama perihal penyampaian dokumen secara fisik.
- Sudah baik, mungkin karena informasi sampai di level teknis agak terlambat jadi perlu effort untuk pengumpulan fisik dan scan dokumen.
Adapun saran dan masukan responden yang terkait dengan masing-masing layanan di Bagian Umum adalah sebagai berikut:
a. Subbagian Tata Usaha Pimpinan, Layanan Koordinasi Monitoring Arahan Pimpinan
1) Perlu kejelasan apakah tracing pending issues langsung ke yang menangani atau dikordinasikan PIC khusus per Direktorat.
2) Meliputi penyampaian matriks arahan Pimpinan (dhi. Menteri Keuangan/DAMS dan Direktur Jenderal), serta koordinasi dalam rangka monitoring update progres tindak lanjut arahan Pimpinan (baik bulanan maupun sewaktu-waktu) dapat dikoordinasikan dengan baik dan tepat waktu.
3) Matriks arahan pimpinan ini sangat membantu untuk monitoring
Kementerian Keuangan Republik Indonesia
Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko
Laporan Survei Kepuasan Pengguna Layanan 29
Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko Tahun 2020
progres. Namun seringkali, progress sudah dilaporkan namun tetap dianggap belum selesai walaupun sudah ada arahan pimpinan bahwa perlu pending dulu. Jadi seakan-akan pekerjaan belum selesai dilaksanakan. Sebaiknya ditambahkan kriteria baru untuk yg diputuskan pending, jadi tidak perlu dimonitor lagi sampai dengan arahan lebih lanjut.
4) Terkadang pencatatan arahan pimpinan terlalu detail harusnya dipilih yang benar-benar paling penting untuk ditidaklanjuti.
5) Penyampaian hasil keputusan rapat pimpinan / matriks arahan Pimpinan agar bisa disampaikan secara lebih cepat kepada Direktorat teknis agar apabila ada hasil Rapim yang perlu ditindaklanjuti bisa dilakukan secara lebih cepat juga.
6) Subbag TU Pimpinan selalu fast response dan memberikan informasi/koordinasi dengan sangat baik! Informatif dan solutif!
Seluruh personil Bagian Umum selalu memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan/permintaan stakeholders, mohon untuk dipertahankan. Terima kasih atas dukungan kepada pegawai DJPPR dalam masa pandemi ini, semoga di 2021 akan lebih baik lagi.
b. Subbagian Layanan Gaji dan Tata Usaha, Layanan Kearsipan
1) Perlu segera menghancurkan arsip yang tidak dipakai lagi agar menghemat ruang. Di masa pandemi ini, transaksi sudah berbasis digital.
2) Perlu dipertimbangkan standardisasi pengarsipan digital pada setiap Direktorat dan menyediakan layanan server penyimpanan arsip dengan akses user masing-masing. Sehingga memudahkan pemantauan dan pencarian dokumen apalagi pada masa pandemi dimana kuantitas arsip digital meningkat.
3) Pada umumnya telah baik, namun untuk ruang penyimpanan arsip di basement hendaknya diberi ventilasi yang memadai dan selalu dibersihkan agar tidak berdebu.
4) Pemindahan arsip yang selama ini dikategorikan aktif maupun sudah tidak aktif sudah berjalan dengan baik dan disimpan di tempat yg semestinya. Usul: diberikan label yg lebih jelas pada setiap kotak dokumen yg diarsipkan (misal dibuatkan format tertentu).
5) Layanan Bagian Umum masih dapat ditingkatkan lagi, khususnya terkait dengan pengurusan arsip *cukup rumit prosedurnya (arsip).
c. Subbagian Rumah Tangga, Pemeliharaan BMN di lingkungan DJPPR 1) Kendaraan operasional kiranya bisa dimonitor penggunaannya oleh
Setditjen, sehingga tidak digunakan seolah-olah kendaraan pribadi, di masa pandemi ini kirim-kirim dokumen harusnya bisa dengan kendaraan operasional Direktorat atau Ditjen, tetapi uang kas iuran pegawai malah dipakai untuk biaya kirim-kirim dokumen ke
Kementerian Keuangan Republik Indonesia
Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko
Laporan Survei Kepuasan Pengguna Layanan 30
Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko Tahun 2020
pimpinan (sirkulasi tandatangan).
2) Terkait BMN, waktu penyelesaian klaim biaya pemeliharaan/service kendaraan mohon bisa dipercepat.
d. Subbagian Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Negara, Penyediaan dan Pendistribusian barang persediaan
1) Semenjak WFH, beberapa ATK kantor tidak tersedia di Direktorat teknis dan mengharuskan kita untuk mengambil di Setditjen.
Contoh: tidak terdapat distribusi kertas berlogo Garuda, tidak terdapat distribusi flashdisk yang pada masa WFH ini sangat dibutuhkan (biasanya selalu tersedia flashdisk).
2) Keseluruhan layanan sudah sangat baik dan memuaskan, namun terkait penyediaan ATK pendukung kadang terdapat kendala.
Sejauh ini dapat dimaklumi bahwa jumlah ATK yang terbatas sehingga distribusi harus dibatasi.
3) Prosedur tidak jelas. Selalu terdapat perbedaan antara jumlah ATK yang diberikan dengan yang diminta, tanpa ada konfirmasi dari Bagian Umum kepada Direktorat terkait alasan perbedaan pemberian ATK tersebut.
4) Sering terjadi di Dit. PS, bahwa jika toner printer habis tidak bisa langsung diganti karena sudah habis, sementara pengerjaan dokumen membutuhkan banyak print-out.
5) Untuk ATK seperti pulpen dan map DJPPR, saya kesulitan menemukannya setelah dilakukan perubahan tata ruang di Sekretariat DJPPR lantai 2.
6) Perlu memperhatikan stok barang yang tidak umum digunakan namun menjadi krusial di waktu-waktu tertentu seperti kertas Concorde ukuran A4 untuk penyusunan Perjanjian Kerja Sama dan Compact Disk untuk penyusunan Peraturan.
7) Dengan dinamika pekerjaan yang pasti banyak bergeser dari WFO, menjadi WFH berbasis IT, maka tolong pengadaan alat-alat fisik pendukung kantor DIKURANGI dan digeser menjadi pengadaan perangkat-perangkat IT pendukung pekerjaan WFH, dan juga kalo bisa pengadaan laptop/peminjaman PC untuk semua pegawai.
8) Banyak BMN yang stiker nya lepas -Kursi kantor sebaiknya tidak dilakban, karena sudah jelas yang hadir di kantor hanya 15% -Spesifikasi BMN yang dibutuhkan terkadang kurang tepat sesuai dengan kebutuhan contoh: keyboard wireless terlalu sempit, hubungan sering putus, mouse nya juga.
9) Sesuai dengan keberadaannya maka layanan yang diberikan terkait Barang Milik Negara sudah sesuai dengan prosedur yang ada terurama dalam pengadaan laptop dan PC serta barang-barang yang lainnya.
10) Sudah baik dalam pengelolaan BMN namun terkadang surat yang
Kementerian Keuangan Republik Indonesia
Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko
Laporan Survei Kepuasan Pengguna Layanan 31
Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko Tahun 2020
dikirim melalui Nadine tidak terdistribusi atau terdisposisi sampai ke pelaksana yang bersangkutan, sehingga PIC yang bersangkutan tidak terinfo dan layanan menjadi terhambat.