4.5 Informasi Masing-Masing Elemen Kompetensi
4.5.4 Berpartisipasi di dalam tim
1) Pengetahuan kerja
Bekerja dalam suatu tim dapat membatu kita untuk menyelesaikan suatu permasalahan lebih cepat dan ringan, karena dengan tim kita dapat menyelesaikan tugas dengan dibantu oleh orang lain, suatu tim harislah terdiri dari satu orang ketua dan wakil serta beberapa anggota. Setiap anggota memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing yang berbeda antara satu sama lain, maka dari itu pembagian tugas haruslah dilakukan secara musyawarah.
2) Keterampilan kerja
Keanggotaan dan aturan kerja tim diidentifikasi
Kerja tim merupakan bekerja dengan orang lain dan dalam sebuah tim dengan mengenali ketergantungan dan menggunakan pendekatan-pendekatan koorperatif untuk mengoptimalkan arus kerja dan produktifitas.
Dengan kerja tim pekerjaan yang sulit untuk dikerjakan menjadi mudah dan ringan karena dibantu oleh pemikiran-pemikiran lain yang dimiliki oleh anggota lainnya, dalam tim semua orang berhak untuk mengeluarkan pendapatnya namun tetap harus mengikuti aturan yang telah ditetapkan bersama.
Keanggotaan tim dibentuk dan dipilih berdasarkan kesepakatan bersama untuk memecahkan suatu pekerjaan, keangotaan suatu tim biasanya terdiri dari : • Ketua • Wakil • Sekertaris • Divisi 1 • Divisi 2 • Divisi 3
• Dan divisi-divisi lain dibawahnya.
Aturan kerja tim dibuat berdasarkan musyawarah yang dilakukan oleh para anggota tim, dalam musyawarah tesebut setiap orang berhak mengeluarkan pendapatnya, ketua bertugas untuk mengambil keputusan jika memang dibutuhkan, mengatur bagian-bagian dan tugas dari masing-masing anggota sesuai dengan keahliannya. Ketua bertanggung jawab kepada pemimpin perusahaan atas pekerjaan yang telah di selesaikan, ketua juga menjadi pedoma bagi para anggota-anggotanya, Seorang ketua juga merupakan anggota suatu tim tersebut.
Wakil ketua bertugas sebagai pengganti ketua jika ketua berhalangan untuk hadir, wakil ketua bertanggungjawab kepada ketua tim atas semua pekerjaan yang telah dilakukan para anggotanya, sebelum hasil dari pekerjaan di berikan kepada ketua, hasil tersebut harus diberikan dahulu kepada wakil ketua untuk dilakukan pengecekan terlebih dahulu.
Sekertaris bertugas untuk mencatat semua kejadian-kejadian penting yang terjadi pada saat dilaksanakannya rapat bersama, sekertaris bertanggung jawab terhadap ketua dan wakil ketua atas semua yang telah dicatatnya, hasil dari pencatatnya tersebut harus dibuatkan dokumen yang nantinya akan diarsip.
Divisi-divisi atau anggota bertugas menjalankan perintah atau tugas yang telah diberikan oleh ketua, setiap anggota memiliki tugas yang berbeda antara yang satu dengan yang lain.
Seperti tim yang berkerja dibidang TI suatu perusahaan, tim ini diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan
teknologi informasi, tim ini terdiri dari ketua dan anggota, syarat-syarat untuk dipilih sebagai seorang ketua antara lain yaitu :
1. Memiliki keahlian yang melebihi dari para anggotanya. 2. Memiliki sikap yang bijaksana.
3. Mampu mengatur suatu keorganisasian. 4. Memiliki sikap tanggungjawab yang besar.
Anggotanya dapat terdiri dari staff yang ahli di dalam bidang TI seperti : 1. Staff khusus untuk help desk.
2. Staff khusus untuk web design 3. Staff khusus untuk web developer
4. Staff khusus untuk databased administrator 5. Staff khusus untuk technical support
6. Staff khusus untuk network administrator 7. Staff khusus untuk system administrator
T i m m e m i l i k
Gambar 7 Contoh Struktur Tim (Elemen Kompetensi 3)
Tujuan yaitu untuk membantu kelompok fungsional menjadi lebih efektif. Karena rasa individualisme dan persaingan atar pribadi relatif tajam dalam organisasi, maka tidak semua kelompok kerja dapat dikategorikan ke dalam suatu tim. Lima atau enam orang yang sedang menyelesaikan suatu proyek belum menjamin bahwa mereka bisa bekerjasama dalam mencapai tujuan. Secara spesifik, membangun sebuah tim artinya harus mengembangkan semangat, saling percaya, kedekatan, komunikasi, dan produktivitas.
KETUA
WAKIL KETUA
• Semangat : Muncul karena masing-masing anggota percaya bahwa mereka memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas. Makin tinggi tingkat kepercayaan mereka atas kemampuannya, makin besar pula motivasi mereka untuk menyelesaikan tugas dengan baik
• Saling percaya : Rasa saling percaya antar sesama anggota merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh setiap anggota tim, agar tim mampu bekerja secara efektif.
• Kedekatan : Kedekatan antar anggota merupakan perasaan yang mampu menyatukan anggota secara sukarela. Suatu kelompok yang kohesif adalah kelompok yang dimiliki oleh setiap anggotanya. Mereka mempunyai tingkat loyalitas yang tinggi terhadap kelompoknya. Umumnya kelompok yang kohesif akan lebih produktif.
• Komunikasi : Agar tim bisa berfungsi dengan baik, semua anggota harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan hubungan antar pribadi secara baik, bicara secara terbuka satu sama lain, memecahkan konflik yang ada, dan secara bersama menghadapi masalah. “Poor communication means no team” 1
• Produktivitas : Tim seyogianya dapat menyelesaikan tugas yang tidak mungkin dilaksanakan perorangan. Melalui saling berbagi sumber daya, ketrampilan, pengetahuan, kepemimpinan, maka tim berpotensi sangat lebih efektif daripada perorangan.
Berikut ini adalah proses membangun suatu tim : • Langkah I (Membentuk Struktur Tim ) • Langkah II ( mengumpulkan informasi ) • Langkah III (Membicarakan Kebutuhan )
• Langkah IV (Merencanakan sasaran dan menetapkan cara pencapaiannya)
• Langkah V (Mengembangkan Ketrampilan )
Terdapat beberapa hal yang dapat menimbulkan kehancuran bagi tim antara lain yaitu :
• Jealously
Iri karena anggota lain memiliki kelebihan dan menonjol • Cynicism
Cenderung bersifat negatif terhadap banyak hal • Lack of confidence
Kurang percaya atas dirinya sendiri, jika pendapatnya ditentang, dianggap menentang dirinya
Pekerjaan dan tujuan pekerjaan diidenditikasi dan dikerjakan
Sebagai pegawai kita harus mampu mengidentifikasi atau mengetahui pekerjaan yang akan kita lakukan, hal apa saja yang nantinya akan kita lakukan, kita harus mengetahui jobdesk dari pekerjaan kita, hal ini dilakukan agar kita bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kita sebagai pegawai yang bekerja dalam bidang TI. Setiap jenis pekerjaan yang akan dilakukan pegawai memiliki tujuan dan cara untuk bekerja berbeda satu sama lain, pegawai harus mampu mengetahui dan memahami tujuan dari pekerjaannya tersebut, para pekerja sebaiknya mempunyai rasa yang kuat terhadap tujuan dari pekerjaannya tersebut agar para pekerja dapat bekerja dengan semangat dan lebih giat lagi.
Untuk meningkatkan mutu dan kualitas dari para pekerja, terdapat beberapa cara yang bisa dilakukan untuk memompa semangat mereka antara lain yaitu :
• Memberikan bonus
• Memberikan kenaikan pangkat
• Memberikan reward, reward dapat berupa uang tunai atau rekreasi bahkan reward berupa cuti kerja.
Saran untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi diberikan dan diterima
Semua pihak yang berada dalam suatu perusahaan berhak mengemukaan pendapatnya selama itu berhubungan dengan organisasi, saran tesebut dapat diberikan kepada dewan atau pihak yang berwenang dalam perusahaan dengan tidak melenceng dari peraturan dan tatacara yang ada, dan sebaliknya pihak yang berwenang haruslah menerima semua saran dan kritik dari para pegawai agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik dan mulus.
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat diberikan agar tujuan organisasi dapat tercapai :
1. Tidak melakukan pergantian terhadap dewan komisaris atas atasan secara cepat, karena hal itu dapat membuat tujuan organisasi terrsendat, setiap kepala atau atasan memiliki cara yang berbeda-beda untuk mencapai tujuan.
2. Adanya pemberian reward, pemberian reward dilakukan untuk memacu semangat para pegawai dalam bekerja, sehingga tujuan dari organisasi dapat tercapai.
3. Jika para pegawai bekerja berdasarkan tim, maka bentuklah tim yang berkinerja tinggi, berikut ini adalah ciri-ciri dari tim yang memiliki kinerja tinggi :
• Seluruh anggota mempunyai tekad menyelesaikan tujuan atau misi yang dikembangkannya.
• Tim bekerja dalam lingkungan yang anggotanya saling terbuka dan percaya satu sama lainnya.
• Seluruh anggota merasa memiliki tim, dan secara sukarela mereka berpartisipasi di dalamnya.
• Anggota terdiri atas orang dengan pengalaman, gagasan, pandangan, yang berbeda, dan perbedaan ini dihargai.
• Semua anggota tim secara terus menerus belajar dan memperbaiki dirinya. Hal ini membantu meningkatkan kemampuan tim dalam memecahkan persoalan.
• Semua anggota tim mengerti peranan dan tanggung-jawabnya, saling menghargai satu sama lainnya.
• Keputusan diambil berdasarkan consensus
• Setiap anggota tim berkomunikasi secara terbuka, langsung, dan saling mendengarkan satu sama lainnya secara obyektif dan penuh kesabaran.
• Tim dapat menangani konflik tanpa harus memunculkan permusuhan.
• Pimpinan tim, apakah temporer atau tetap, mempraktekan gaya kepemimpinan partisipatif.
3) Sikap Kerja
1. Mengidentifikasi keanggotaan dan aturan kerja tim. 2. Mengidentifikasi pekerjaan dan tujuan pekerjaan.
3. Memberikan saran untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi.
BAB V
SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN
UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI