BIDANG KEUTAMAAN

PELAN TINDAKAN TADBIR URUS

STRATEGI

OBJEKTIF STRATEGIK: Sistem Perolehan IIM Yang Telus, Profesional Dan Mantap Berteraskan Nilai-nilai Integriti

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Barangan / perkhidmatan yang diterima tidak menepati spesifikasi yang ditetapkan menyebabkan kerugian kepada organisasi

1.1 Memastikan pematuhan garis panduan / tatacara proses

perolehan ^Pentadbiran

1 tahun (2021) 1.2 Melaksanakan latihan bagi

pengurusan perolehan kepada seluruh warga IIM secara berterusan.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 1.3 Mengadakan semakan dan

menambahbaik Prosedur Operasi

Standard (SOP) perolehan ^Pentadbiran

3 tahun (2021 – 2023)

Penyalahgunaan kuasa oleh Pegawai Unit Perolehan yang menyebabkan perolehan IIM dilaksanakan dengan tidak telus

2.1 Melaksanakan tindakan punitif kepada pegawai yang bertanggungjawab

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 2.2 Memastikan Jawatankuasa

Spesifikasi Teknikal akan melaksanakan tatacara verifikasi bagi pengesahan projek selesai

OBJEKTIF STRATEGIK: Memerangi Amalan Rasuah Secara Berkesan Dalam Pengurusan Perolehan IIM

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Wujudnya peluang rasuah dalam urusan perolehan yang boleh menjejaskan imej dan kredibiliti IIM

3.1 Mewujudkan Kod Etika Perniagaan (COBE) kepada semua pembekal dan penyedia perkhidmatan yang berdaftar dengan IIM.

Pentadbiran ^{1 tahun}₍₂₀₂₁₎

3.2 Mengadakan Program Kesedaran berkaitan Akta SPRM 2009 (Seksyen 16,17) kepada seluruh warga IIM secara berterusan.

Latihan _{(2021 – 2025)}^{5 tahun}

3.3 Melaksanakan Penilaian Integriti melalui mekanisme Individual Integrity Profile (IIP) kepada Pengurusan Tertinggi Syarikat sebagai syarat lantikan

Penilaian

Integriti (2021 – 2025)^{5 tahun}

3.4 Menyemak semula serta

menambah baik Prosedur Operasi Standard (SOP) Perolehan dengan mewujudkan senarai penggiliran vendor Pentadbiran ^{1 tahun}₍₂₀₂₁₎ 4 Amalan kronisme / favouritism dan berlakunya konflik kepentingan yang menyebabkan nilai untuk wang (value for money) dalam perolehan IIM akan terjejas

4.1 Membangun, melaksana serta mendapatkan pensijilan MS ISO 37001:2016 Anti-Bribery Management Systems (ABMS)

Integriti & Tadbir

Urus ^{1 tahun}(2021) 4.2 Mewujudkan pangkalan data

pendaftaran syarikat

perkhidmatan / pembekal ^Pentadbiran

1 tahun (2021) 4.3 Memastikan Integrity Pact di

laksanakan tanpa kompromi di

dalam setiap proses perolehan ^Pentadbiran

5 tahun (2021 – 2025) 4.4 Mewajibkan kehadiran ke Kursus

Asas Perolehan yang dianjurkan oleh Institut Perakauan Negara kepada pegawai perolehan secara berterusan tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pengurusan

OPERASI

MENINGKATKAN KEBERKESANAN PENGURUSAN OPERASI IIM BIDANG KEUTAMAAN

STRATEGI

OBJEKTIF STRATEGI: Menggalakkan Merit dan Integriti Dalam Proses Pengambilan Dan Pemilihan Perunding Luar

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Salah guna kuasa dalam pelantikan perunding luar yang menjejaskan kualiti penyampaian produk IIM

1.1 Mewujudkan Prosedur Operasi Standard (SOP) pelantikan perunding luar bagi kegunaan dan keperluan pengurusan operasi di IIM Penyelidikan Dan Pengurusan Ilmu 1 tahun (2021)

2 ^{Kehilangan pelanggan/}_perniagaan

2.1 Menyemak semula serta menambahbaik Pelan Strategik Pemasaran IIM supaya lebih komprehensif dan menyeluruh.

Pemasaran & Komunikasi

Korporat

1 tahun (2021) 2.2 Meningkatkan kompetensi para

pegawai di Seksyen Pemasaran Sumber Manusia^Pengurusan ^{1 tahun}(2021) 2.3 Memastikan pangkalan data

perunding luar sentiasa ‘up to date’ dan boleh diakses oleh semua pegawai. Penyelidikan Dan Pengurusan Ilmu 1 tahun (2021) 2.4 Membuat hebahan berkaitan

senarai perunding luar yang telah didaftarkan dalam

pangkalan data IIM secara berterusan tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Penyelidikan Dan Pengurusan

Ilmu

5 tahun (2021 – 2025)

OBJEKTIF STRATEGI: Menambahbaik Keberkesanan Penyampaian Produk IIM

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Penurunan produktiviti konsultan yang menyebabkan kualiti penyampaian merosot

3.1 Menambah bilangan konsultan bagi pengurusan operasi dengan melantik pegawai dalam

kalangan pegawai yang sedia ada.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

3.2 Melaksanakan mekanisme latihan kepada pegawai dalaman melalui ‘on-job training’ secara berterusan tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

Ketidak seragaman dalam proses konsultansi produk-produk yang menyebabkan kredibiliti IIM dipertikaikan

4.1 Membangunkan modul dan manual

untuk semua produk IIM Pengurusan^Sistem ^{1 tahun}(2021) 4.2 Memastikan pematuhan terma

kontrak antara IIM dan perunding luar. Pegawai Undang-Undang (2021 – 2025)^{5 tahun} 5 Berlaku kebocoran maklumat rahsia (laporan produk) kepada pihak ketiga yang menyebabkan IIM dikenakan tindakan undang-undang

5.1 Mewujudkan Prosedur Operasi Standard (SOP) Percanggahan Kepentingan (Conflict of Interest)

Pengurusan

Sumber Manusia ^{1 tahun}(2021) 5.2 Mendapatkan pemilikan hak cipta

di bawah undang-undang hak cipta untuk produk, perkhidmatan dan instrument IIM tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pegawai

Undang-Undang (2021 – 2025)^{5 tahun}

5.3 Mengenakan tindakan punitif kepada mereka yang didapati membocorkan maklumat dan tidak mematuhi peraturan sedia ada.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

Ketidakpatuhan kepada perjanjian projek dengan pelanggan yang menyebabkan kontrak dibatalkan

6.1 Mewujudkan sistem pemantauan

Pengurusan Projek di IIM ^IT ^{1 tahun}(2021) 6.2 Melaksanakan latihan kepada

pegawai mengenai Sistem Pengurusan Projek secara berterusan tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pengurusan

PENTADBIRAN

MEMPERKASAKAN SISTEM PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN DI IIM BIDANG KEUTAMAAN

STRATEGI

OBJEKTIF STRATEGIK: Memantapkan Sistem Kewangan IIM

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Tuntutan palsu dalam kalangan pegawai dan staf yang menyebabkan kerugian kepada IIM

1.1 Mewujudkan mekanisme dan melaksanakan pemantauan yang lebih sistematik terhadap tuntutan yang dibuat oleh pegawai secara berterusan.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

1.2 Melaksanakan program kesedaran berkenaan integriti, nilai-nilai murni serta Akta SPRM 2009 kepada seluruh warga IIM secara berterusan.

Integriti & Tadbir

Urus (2021 – 2025)^{5 tahun}

1.3 Mengenakan tindakan punitif

kepada pegawai terlibat Sumber Manusia^Pengurusan (2021 – 2025)^{5 tahun}

Lambakan hutang lapuk yang serius menyebabkan defisit keuntungan kepada IIM

2.1 Memperkasakan mekanisme pemantauan berkenaan kutipan hutang.

Kewangan dan

Akaun (2021 – 2025)^{5 tahun} 2.2 Mewujudkan sistem Customer

Due Diligence Undang-Undang^Pegawai (2021 – 2025)^{5 tahun}

Kelemahan pengurusan aset yang menyebabkan kesukaran untuk melaksanakan pemantauan sehingga menambah kos penyelenggaraan. 3.1 Mewujudkan mekanisme

pengurusan aset secara berpusat ^Pentadbiran (2021 – 2022)^{2 tahun} 3.2 Melakukan workload study

pegawai IIM Sumber Manusia^Pengurusan (2021 – 2022)^{2 tahun} 3.3 Membangunkan Sistem

Pengurusan e-Aset ^Pentadbiran (2021 – 2022)^{2 tahun} 3.4 Melaksanakan Kursus Pengurusan

Aset kepada pegawai Aset Sumber Manusia^Pengurusan ^{1 tahun}(2021)

Wujudnya ancaman keselamatan terhadap data dan maklumat sulit organisasi yang menyebabkan kepercayaan stakeholder merosot.

4.1 Membangunkan Dasar

Keselamatan ICT ^IT (2021 – 2022)^{2 tahun}

4.2 Menyediakan bilik fail dengan

ciri-ciri keselamatan ^Pentadbiran (2021 – 2022)^{2 tahun} 4.3 Membangunkan Polisi

Pengkelasan Maklumat ^{Pejabat KPE} (2021 – 2022)^{2 tahun} 4.4 Membangunkan Pelan

Keselamatan Data & Maklumat

Sulit Organisasi ^Pentadbiran

2 tahun (2021 – 2022) 4.5 Membangunkan Pelan Pengurusan

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH 5 Kelemahan sistem komunikasi dalaman yang menyebabkan maklumat tidak disampaikan secara sistematik dan berkesan

5.1 Membangunkan garis panduan penerbitan maklumat dan artikel

organisasi ^{Pemasaran dan}_Komunikasi Korporat

1 tahun (2021)

Kelemahan sistem fail yang menyebabkan pengurusan maklumat tidak teratur dan pencarian sukar dilakukan

6.1 Mendapatkan Perakuan klasifikasi

fail daripada Arkib Negara ^{Integriti & Tadbir}Urus ^{1 tahun}(2021) 6.2 Memperkasakan Penggunaan

Digital Document Management System (DDMS)

Integriti & Tadbir

Urus ^{1 tahun}(2021) 6.3 Melaksanakan pelantikan Pegawai

Rekod IIM dengan melantik pegawai dalam kalangan pegawai IIM yang sedia ada.

Pengurusan

Sumber Manusia ^{1 tahun}(2021)

Penyalahgunaan kuasa pegawai pentadbiran dalam pengurusan wang sewaan fasiliti yang menyebabkan kerugian kepada IIM

7.1 Menyemak semula dan memperkemaskan Prosedur Operasi Standard (SOP) Pengurusan Fasiliti

Pentadbiran ^{1 tahun}₍₂₀₂₁₎

7.2 Memperkenalkan sistem due deligence berkaitan sistem

pembayaran sewaan fasiliti ^Pentadbiran

1 tahun (2021)

Salah guna kuasa dalam proses peminjaman buku dan daftar keahlian perpustakaan

8.1 Memastikan pematuhan kepada prosedur pemprosesan pinjaman, pemulangan dan kehilangan bahan

Penyelidikan Dan Pengurusan

Ilmu

5 tahun (2021 – 2025) 8.2 Memastikan pemantauan sistem

Smart Library dilaksanakan dan dipantau oleh pihak ICT

Penyelidikan Dan Pengurusan

Ilmu

5 tahun (2021 – 2025)

PERUNDANGAN

MEMPERKUKUHKAN TATACARA UNDANG-UNDANG DALAM ORGANISASI BIDANG KEUTAMAAN

STRATEGI

OBJEKTIF STRATEGIK: Mewujudkan Platform Undang-undang Yang Berkesan di IIM

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Pelanggaran

undang-undang yang menyebabkan IIM disaman.

1.1 Mewujudkan SOP penggubalan Project Engagement Agreement (PEA)

Pegawai

Undang-Undang ^{1 tahun}(2021) 1.2 Mewujudkan mekanisma

pemantauan terhadap status tempoh Project Engagement Agreement (PEA)

Pegawai

Undang-Undang ^{1 tahun}(2021) 1.3 Membangunkan tatacara

konsultansi undang-undang tentang cara mendapatkan nasihat undang-undang daripada PUU dan nasihat kedua daripada Peguamcara Panel

Pegawai

Undang-Undang ^{1 tahun}(2021)

1.4 Mengadakan program kesedaran undang-undang berkenaan segala undang-undang yang terpakai di IIM termasuk Terma & Syarat Perkhidmatan Pegawai IIM.

Pegawai

Undang-Undang (2021 – 2025)^{5 tahun}

1.5 Tindakan tatatertib terhadap pegawai atas dasar ingkar perintah, tidak cekap dan tidak amanah

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Pelanggaran undang-undang oleh orang berkepentingan yang memasuki perjanjian dengan organisasi

2.1 Melaksanakan prosiding undang-undang kepada mereka yang terlibat secara berterusan tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pegawai

Undang-Undang (2021 – 2025)^{5 tahun}

2.2 Mengadakan program kesedaran berkaitan Peraturan Perkhidmatan Pegawai Institut Integriti Malaysia kepada seluruh warga IIM secara berterusan.

Pegawai

Undang-Undang (2021 – 2025)^{5 tahun}

2.3 Mewujudkan perjanjian untuk memperuntukkan terma dan syarat hubungan antara organisasi dan orang berkepentingan dan menguatkuasakanya secara berterusan tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pegawai

Undang-Undang (2021 – 2025)^{5 tahun}

2.4 Memberikan kesedaran undang-undang kepada pihak berkepentingan secara berterusan.

Pegawai

Undang-Undang (2021 – 2025)^{5 tahun}

Salah guna kuasa Pegawai dalam memberi nasihat undang-undang yang tidak betul dengan sengaja untuk membantu pihak luar

3.1 Mengadakan program kesedaran undang-undang berkenaan segala undang-undang yang terpakai di IIM termasuk Terma & Syarat Perkhidmatan Pegawai IIM kepada seluruh warga IIM secara berterusan.

Pegawai

Undang-Undang ^{1 tahun}(2021)

3.2 Membangunkan prosedur dalam pelantikan Peguambela dan menetapkan keperluan untuk Peguambela mematuhi Senarai Semak Pemilihan Peguambela sebelum dipilih untuk mewakili syarikat.

Pegawai

Undang-Undang ^{1 tahun}(2021)

3.3 Melantik Peguambela luar untuk membuat semak silang dan untuk membangunkan polisi memberikan khidmat nasihat undang-undang dengan ketetapan setiap nasihat perlu diberikan dengan bukti statutori dan/atau undang-undang.

Pegawai

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

MEMPERKASAKAN MODAL INSAN YANG KOMPETEN DAN BERINTEGRITI BIDANG KEUTAMAAN

STRATEGI

OBJEKTIF STRATEGI: Menggalakkan Merit Dan Integriti Dalam Proses Pengambilan, Pemilihan Dan Perlantikan Ke Mana-mana Jawatan

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

1 Penempatan pegawai tidak mengikut kompetensi gred / jawatan yang mengakibatkan objektif organisasi tidak dapat dicapai

1.1 Membangunkan set kompetensi berdasarkan gred dan jawatan

Pengurusan

Sumber Manusia ^{1 tahun}(2021)

Penyalahgunaan kedudukan / kuasa dalam pengambilan pegawai, pemilihan konsultan dan tindakan tatatertib yang boleh

2.1 Mengenakan tindakan punitif kepada pegawai yang menyalahgunakan kedudukan kuasa.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 2.2 Melaksanakan due diligence bagi

pegawai yang akan dilantik serta penyedia latihan / konsultan.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 2.3 Membangun dan melaksanakan

Prosedur Operasi Standard (SOP) pengisytiharan konflik kepentingan

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

OBJEKTIF STRATEGI: Merekayasa Pengurusan Sumber Manusia Yang Efisyen

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Kekurangan pengetahuan dan kemahiran

berkaitan kepimpinan yang memberi kesan kepada pencapaian KPI organisasi

3.1 Memberi latihan kepimpinan secara berkala kepada seluruh warga IIM tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 3.2 Membangunkan polisi sistem

penggiliran kerja Sumber Manusia^Pengurusan ^{1 tahun}(2021)

4 Kegagalan mewujudkan perancangan pembangunan sumber manusia yang komprehensif menyebabkan ketidak setiaan pegawai terhadap organisasi 4.1 Membangunkan pelan

Pembangunan Sumber Manusia secara komprehensif

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 4.2 Membuat semakan pelan

Pembangunan Sumber Manusia

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH 4 Kegagalan mewujudkan perancangan pembangunan sumber manusia yang komprehensif menyebabkan ketidak setiaan pegawai terhadap organisasi

4.3 Membangunkan Analisa Keperluan

Latihan Sumber Manusia^Pengurusan ^{1 tahun}(2021) 4.4 Mengiktiraf kepakaran dengan

menyediakan pelan penggantian beserta tambahan ganjaran bagi yang layak

Pengurusan

Sumber Manusia ^{1 tahun}(2021)

Pelanggaran dan ketidakpatuhan terma & syarat perkhidmatan pegawai IIM yang menyebabkan wujud kes salah laku

5.1 Mengenakan tindakan punitif kepada pegawai yang melanggar terma & syarat perkhidmatan pegawai IIM

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 5.2 Menyebarluas mesej kesedaran

berkaitan dengan terma & syarat perkhidmatan pegawai IIM kepada seluruh warga IIM secara berterusan

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

5.3 Menganjurkan kursus motivasi secara berkala kepada seluruh warga IIM.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

Ketidak harmonian di dalam organisasi yang mengakibatkan rasa tidak puas hati dan kurang kerjasama

6.1 Menganjurkan program dan aktiviti bersifat kebudayaan, perpaduan dan kerohanian untuk semua pegawai IIM secara berterusan.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 6.2 Membuat hebahan kad ucapan

digital kepada warga IIM sempena perayaan utama di Malaysia secara berterusan. Pemasaran & Komunikasi Korporat 5 tahun (2021 – 2025) 7 Pegawai berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan atau mencemarkan nama perkhidmatan IIM

7.1 Mengenakan tindakan punitif

kepada pegawai yang terlibat. Sumber Manusia^Pengurusan (2021 – 2025)^{5 tahun} 7.2 Membangunkan Kod Etika

Profesionalisme Pegawai IIM. Sumber Manusia^Pengurusan ^{1 tahun}(2021) 7.3 Menganjurkan program induksi

pegawai-pegawai baharu IIM secara berterusan tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 7.4 Mengadakan program

kesedaran berkaitan Kod Etika Profesionalisme Pegawai IIM.

Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun} 7.5 Menerbitkan e-buletin secara

berterusan di peringkat IIM. ^{Pemasaran &}Komunikasi Korporat

5 tahun (2021 – 2025)

OBJEKTIF STRATEGI: Mengurangkan Ketirisan Data & Maklumat

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Kebocoran maklumat, data dan dokumen sulit IIM yang menyebabkan berlaku penyelewengan dan manipulasi maklumat demi kepentingan peribadi

8.1 Membangunkan polisi dan tatacara pengurusan dokumen, data &

maklumat terperingkat. ^Pentadbiran

1 tahun (2021) 8.2 Mengenakan tindakan punitif

kepada pesalah / pembocor rahsia. ^Pengurusan

Sumber Manusia (2021 – 2025)^{5 tahun}

OBJEKTIF STRATEGI: Meningkatkan Keberkesanan Sistem Komunikasi Dalaman Dan Luaran

BIL TAJUK RISIKO INISIATIF ^SEKSYEN/UNIT_PELAKSANA _PELAKSANAAN^TEMPOH

Proses komunikasi gagal mencapai matlamat yang mengakibatkan ketidaksefahaman antara pegawai dalam organisasi

8.1 Memperkasakan platform sistem atas talian komunikasi secara berkesan Pemasaran dan Komunikasi Korporat 1 tahun (2021) 8.2 Membangunkan polisi

penyampaian maklumat secara telus Pemasaran dan Komunikasi Korporat 1 tahun (2021)

BAB 3

MEMPERKASA

USAHA PENCEGAHAN

Dalam dokumen AMANAT PENGERUSI IIM. Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh dan Salam Sejahtera. (Halaman 31-42)