4.1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
4.1.2. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Untuk menyelenggarakan kewenangan di bidang pelayanan administrasi kependudukan, Pemerintah Kabupaten Nias membentuk Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sebagai salah satu Satuan Perangkat Kerja Daerah (SKPD) berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Nias Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas-dinas Daerah Kabupaten Nias. Selain mengemban amanah konstitusional, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias juga menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kesatuan Pemerintah Kabupaten Nias dalam mewujudkan Visi Kabupaten Nias Tahun 2011 – 2016 yaitu “Mewujudkan Masyarakat Yang Berkeadilan, Sejahtera dan Mandiri di Kabupaten Nias Yang Nyaman Didiami, Karena Dilayani Oleh Pemerintah Yang Bersih dan Responsif”. Selaras dengan itu, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias telah menetapkan visi dalam
menyelenggarakan urusan administrasi kependudukan yaitu “Terwujudnya Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang berbasis SIAK”.
Berdasarkan Peraturan Bupati Nias Nomor 17 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Nias, disebutkan bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.
Adapun fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias, adalah:
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Kependudukan dan Pencatatan sipil;
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
d. Pengelolaan urusan ketatausahaan;
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati Nias sesuai dengan tugas dan fungsinya. di bidang kependudukan.
Dalam struktur organisasinya, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias dipimpin oleh seorang Kepala Dinas (setingkat eselon IIb) dan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kepala Dinas dibantu oleh seorang Sekretaris (eselon IIIa) dan tiga orang Kepala Bidang (eselon IIIb). Pada jabatan setingkat eselon IVa, terdapat enam
orang Kepala Seksi dan tiga orang Kepala Sub Bagian. Secara keseluruhan, terdapat 24 orang PNS (termasuk pejabat eselon) dan 16 orang tenaga operator entry data. Struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias seperti pada bagan berikut:
Gambar 4.1. Bagan Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias Berdasarkan Perda Kab. Nias Nomor 7 Tahun 2008
Adanya tiga bidang dalam struktur organisasi tersebut memperlihatkan pembagian pengelolaan tugas-tugas pokok administrasi kependudukan yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan yang kemudian diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang
Administrasi Kependudukan. Di dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 diuraikan bahwa penyelenggaraan pelayanan administrasi kependudukan terdiri dari dua kegiatan pelayanan yang berbeda namun tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Kedua bidang pelayanan tersebut adalah pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Kegiatan pendaftaran penduduk adalah kegiatan pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas peristiwa kependudukan, dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan. Output dari kegiatan pelayanan ini adalah penerbitan atau perubahan kartu keluarga, kartu tanda penduduk dan atau surat keterangan kependudukan.
Pelayanan pencatatan sipil merupakan kegiatan pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam register pencatatan sipil pada instansi pelaksana. Peristiwa penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan. Produk atau hasil dari pelayanan pencatatan sipil adalah dokumen kependudukan berupa akta.
Di dalam struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias, kegiatan pelayanan pendaftaran penduduk menjadi tugas pokok dari Bidang Pengendalian Penduduk sedangkan kegiatan pelayanan pencatatan sipil tersentralisasi di Bidang Pencatatan Sipil. Kedua bidang pelayanan ini terintegrasi dengan Sistem Informasi dan Administrasi Kependudukan yang
dioperasikan secara on-line yang pengelolaannya ditangani oleh Bidang Sistem Informasi dan Administrasi Kependudukan (SIAK).
Penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil merupakan dua kegiatan pelayanan yang berbeda namun tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Artinya, pelayanan pencatatan sipil tidak dapat berjalan baik apabila disaat yang bersamaan pelayanan di bidang pendaftaran kependudukan juga tidak terproses dengan baik mengingat pelayanan ini dilaksanakan dengan program yang dinamakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) yang dioperasikan secara on-line. Sebelum melaksanakan pelayanan dokumen kependudukan dan akta-akta catatan sipil harus diketahui terlebih dahulu apakah data penduduk atau keluarga yang akan dilayani sudah ada pada database/server, dan jika belum ada maka harus dilaksanakan entry data terlebih dahulu, setelah itu baru kegiatan pelayanan dapat dilaksanakan. Dan urutannya jelas, yaitu dimulai dari pendaftaran penduduk.
Awal mula proses pelayanan administrasi kependudukan adalah entry data penduduk atau dikenal juga dengan istilah perekaman data penduduk. Setelah data penduduk terekam dan tersimpan dalam data base SIAK, maka yang bersangkutan akan lebih mudah mendapatkan pelayanan dalam pengurusan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) dan akta kependudukan.
Untuk melayani warga masyarakat yang mengurus dokumen kependudukannya, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias menyediakan sebuah ruangan yang difungsikan sebagai loket penerimaan berkas
pengurusan dokumen kependudukan dari masyarakat. Melalui loket ini juga, produk pelayanan administrasi kependudukan didistribusikan kepada masyarakat.
Di loket ini, bidang yang menangani pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil memiliki peran yang dominan. Staf dari kedua bidang ini ditugaskan di loket untuk menerima dan menverifikasi berkas pengurusan dokumen kependudukan yang diserahkan oleh masyarakat.
4. 1. 3. Anggaran Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nias