Distribusi Surat Keluar

BAB III PENGELOLAAN SURAT MASUK & KELUAR

3.1 Distribusi Surat

3.1.2 Distribusi Surat Keluar

Distribusi surat keluar adalah distribusi surat yang tujuannya untuk meminta persetujuan/tanda tangan. Cara distribusi surat keluar sama dengan distribusi surat masuk, yang membedakan hanya form isiannya.

Gambar 3.3. Form Distribusi Surat Keluar

3.1.3 Distribusi Laporan

Distribusi laporan digunakan untuk mendistribusikan surat yang berupa laporan. Cara distribusi Laporan sama dengan distribusi surat masuk, yang membedakan hanya form isiannya.

Gambar 3.4. Form Distribusi Laporan

3.1.4 Surat Yang Ditandatangani Diri Sendiri

Menu ini memungkinkan user dapat membuat surat yang ditandatangani oleh diri sendiri. Cara membuatnya sama dengan distribusi surat biasa, yang membedakan adalah pada saat mengisi nama ‘Akan Di TTD Oleh’ >> pilih nama diri sendiri;

Gambar 3.5 Form Surat Yang Ditanda Tangani Diri Sendiri

3.2 Surat/Memo Masuk

Menu ini berguna untuk melihat surat/memo yang diterima oleh user. Pada surat masuk ini pejabat dapat melakukan disposisi surat kepada pejabat lain di lingkungan internal satuan kerja. Caranya klik

menu Surat/Memo Masuk . Sistem

akan menampilkan daftar surat masuk.

Gambar 3.6 Tampilan Surat Masuk Klik Lihat ( ) untuk membaca isi surat;

Gambar 3.7 Tampilan Surat Yang Dilihat Tombol Info ( ) berguna untuk melihat informasi surat;

19 Gambar 3.8 Info Surat

3.2.1 Filter Surat Masuk

Filter surat masuk berguna untuk menampilkan surat masuk berdasarkan kategori tertentu.

Gambar 3.9 Menu Filter Surat Masuk

3.2.2 Disposisi Surat

Untuk melakukan disposisi surat dapat dilakukan dengan cara klik Lihat ( ) pada surat yang akan didisposisi;

Gambar 3.10 Tampilan Disposisi Surat

3.2.3 Time Limit

Fitur Time Limit berguna untuk memberikan perintah waktu penyelesaian pada saat disposisi surat. Ada dua time limit pada halaman disposisi surat, yaitu time limit penugasan dari atasan dan time limit penugasan ke bawah.

Gambar 3.11 Penyelesaian Disposisi

Tampilan memberikan time limit penugasan ke bawahan.

Gambar 3.12 Tampilan Perintah Time Limit Ke Bawah

3.2.4 Routing Slip

Routing slip pada saat disposisi dapat dilakukan dengan cara klik/mencentang checkbox routing slip.

Gambar 3.13 Roting Slip Pada Disposisi Surat

3.2.5 Koreksi Surat

Koreksi surat pada halaman disposisi dapat dilakukan dengan mengklik jawaban ‘Ya’.

Gambar 3.14 Koreksi Surat

3.3 Pesan Terkirim

Menu pesan terkirim berguna untuk melihat daftar pesan yang telah dikirim oleh user. untuk melihat daftar surat terkirim dengan cara klik

menu Pesan terkirim . Sistem akan

menampilkan daftar tabel terkirim seperti pada Gambar dibawah ini;

Gambar 3.15 Daftar Pesan Terkirim

- Kolom status pada tabel pesan terkirim menunjukkan status baca dan proses surat.

- User dapat menampilkan surat dengan kategori tertentu dengan memfilter surat. Filter surat sama dengan filter surat pada surat masuk.

- Klik Lihat ( ) untuk membaca isi surat;

- Tombol Info ( ) berguna untuk memlihat informasi surat;

3.4 Melakukan Persetujuan Surat

Persetujuan surat hanya dapat dilakukan oleh pejabat setingkat Pimpinan Tinggi Pratama dan Pimpinan Tinggi Madya. Privilege Persetujuan Surat ini berfungsi sebagai tindak pengawasan dan pengontrolan terakhir (supervisi) sebelum surat keluar diteruskan ke bagian umum Satuan Kerja dan selanjutnya dikirim ke luar (eksternal) Saturan Kerja.

Persetujuan surat dapat dilakukan dengan menampilkan detil surat.

Detil surat dapat diakses dengan cara klik tombol Lihat ( )pada halaman surat/memo masuk.

Gambar 3.16 Tampilan Tanda Tangani Surat

Klik button Tanda Tangani Surat ( ). Sistem akan menampilkan verifikasi akhir untuk melakukan Persetujuan Surat.

Gambar 3.17 Button Setujui Surat

24 4. BAB IV

TEMPLATE NASKAH DINAS

Template naskah dinas merupakan menu baru yang ada di Sisumaker. Menu ini memungkinkan pengguna untuk mengirimkan naskah dinas sesuai dengan peraturan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian Hukum dan HAM. Format template naskah dinas yang berupa kop surat, nomor, jarak spasi, penggunaan huruf, penentuan batas tepi dan format lainnya telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan HAM. Dengan adanya template naskah dinas ini diharapkan dapat memudahkan pengguna Sisumaker dalam membuat naskah dinas yang sesuai dengan aturan yang berlaku.

Template naskah dinas yang tersedia saat ini adalah template surat perintah, template nota dinas, template surat dinas, template surat undangan, dan template notula. Selanjutnya akan dikembangkan menjadi 21 template naskah dinas. Pada template naskah dinas ini kop surat dapat disesuaikan dengan masing-masing unit kerja. Pengaturan ini dilakukan oleh TU pada menu pengaturan TU.

Kelebihan dari fitur Template Naskah Dinas ini adalah penulisan maupun koreksi naskah dinas dapat dilakukan pada template tersebut sehingga tidak diperlukan aplikasi lain untuk membuat dan mengeditnya. Demikian pula dengan penandatanganan dan peneraan QRCode sudah dilakukan secara otomatis pada saat naskah ditandatangani, sehingga tidak diperlukan lagi peneraan tanda tangan, cap dinas, maupun QRCode oleh TU.

4.1 Pengaturan TU

Modul ini hanya dapat digunakan oleh user TU Unit. Pengaturan yang dapat dilakukan adalah pengaturan kop dan penomoran surat.

Pengaturan kop dan penomoran surat ini berguna untuk mengatur kop dan penomoran surat yang ada pada template nahkah dinas.

Gambar 4.1 Pengaturan TU

4.1.1 Mengatur Kop Surat

Mengatur kop surat dapat dilakukan dengan klik menu pengaturan TU >> Atur Kop Surat.

Gambar 4.2 Form Pengaturan Kop Surat

4.1.2 Mengatur Penomoran Surat

Mengatur kop surat dapat dilakukan dengan klik menu pengaturan TU >> Atur Penomoran Surat.

Gambar 4.3 Form Penomoran Surat

4.2 Buat Naskah Dinas

Naskah dinas yang dapat dibuat terdiri dari template surat perintah, template nota dinas, template surat dinas, template surat undangan dan template notula. Berikut langkah-langkah membuatnya :

1. Klik menu buat naskah dinas ;

2. Pilih naskah dinas yang akan dibuat ditandatangani menteri atau selain menteri;

Gambar 4.4 Memilih Naskah Dinas yang Akan Dibuat

27 3. Isi form naskah dinas dengan benar;

Gambar 4.5 Tampilan Naskah Dinas

Gambar 4.6 Penjelasan Side Bar

Gambar 4.7. Form Naskah Dinas

4. Klik Pratinjau Surat untuk melihat tampilan naskah dinas;

Gambar 4.8 Tampilan Pratinjau Naskah Dinas 5. Atau klik Kirim Surat untuk mengirimkan naskah dinas;

6. Sistem akan memberikan notifikasi keberhasilan seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.9 Notifikasi Berhasil Kirim Naskah Dinas Tampilan masing-masing naskah dinas dapat dilihat pada subbab berikut.

4.2.1 Template Surat Perintah

Gambar 4.10. Form Surat Perintah

4.2.2 Template Nota Dinas

Gambar 4.11. Form Nota Dinas

4.2.3 Template Surat Dinas

Gambar 4.12. Form Surat Dinas

4.2.4 Template Surat Undangan

Gambar 4.13. Form Surat Undangan

4.2.5 Template Notula

Gambar 4.14. Form Notula

4.3 Penandatanganan Naskah Dinas

Langkah-langkah penandatanganan naskah dinas sama dengan melakukan persetujuan surat biasa. Yang membedakan adalah pada naskah dinas ini, adanya fitur ubah surat. Fitur ini memungkinkan user untuk melakukan perubahan pada surat secara langsung sebelum surat didisposisi. Berikut langkah-langkahnya :

1. Pada menu inbox, klik lihat surat;

2. Sistem akan menampilkan tampilan surat;

Gambar 4.15. Tampilan Untuk Mendatangani Naskah dinas

3. Menu lihat surat berguna untuk melihat surat naskah dinas;

4. Menu ubah surat , berguna untuk melakukan perubahan surat naskah dinas secara langsung;

5. Klik Tanda Tangani Surat untuk mendatangani naskah dinas;

6. Jika sudah ditandatangani, maka surat secara otomatis disposisikan surat ke TU;

4.4 Koreksi/Mengubah surat Naskah Dinas

Untuk mengubah surat naskah dinas secara langsung dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Pada menu inbox, klik lihat surat;

2. Sistem akan menampilkan tampilan surat;

3. Klik menu ubah surat , sistem akan menampilkan tampilan seperti pada gambar berikut;

Gambar 4.16. Ubah Surat 4. Perbaiki isi naskah dinas dengan yang benar;

5. Klik kirim untuk mengirimkan disposisi surat;

6. Klik tanda tangani surat untuk menandatangani surat. Jika surat ditandatangani, maka surat akan otomatis dikirim ke TU.

4.5 Penomoran Surat Oleh TU

Penomoran surat hanya dapat dilakukan oleh TU Unit Kerja.

Penomoran ini dilakukan setelah surat ditandatangani. Berikut langkah-langkah penomoran surat :

1. Klik menu Surat/Memo Keluar ; sistem

akan menampilkan daftar surat/memo keluar seperti berikut;

Gambar 4.17 Daftar Surat/Memo Keluar

2. Klik menu disposisi pada surat yang diinginkan; sistem akan menampilkan form disposisi untuk memberi nomor surat seperti gambar berikut :

Gambar 4.18. Disposisi Untuk Memberi Nomor Surat 3. Pilih nomor surat sesuai jenis surat dan isikan nomornya;

Gambar 4.19. Penomoran surat 4. Isikan tujuan disposisi dan memo surat;