BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3. Efektivitas dan Efisiensi
Pengendalian internal dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari semua operasi perusahaan sehingga dapat mengandalkan biaya yang bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Adapun tujuan pengendalian internal menurut James A.Hall dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:150) adalah :
a). Untuk menjaga aktiva perusahaan,
b). Untuk menjaga akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansinya,
c). Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan,
d). Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Pengendalian internal untuk mencapai tujuan pertama dan ke dua adalah dengan menerapkan pengendalian internal akuntansi (internal accounting control). Sedangkan untuk tujuan ke tiga dan ke empat adalah dengan menerapkan pengendalian internal administratif (internal administrative control).
Pengendalian internal akuntansi terdiri dari struktur organisasi, prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan langsung dengan pengamanan harta kekayaan dan dapat dipercayainya catatan finansialnya, yang ditempuh dengan langkah-langkah sebagai berikut: (Arens and Loebecke, 2005:230)
(1) Sistem pemberi wewenang dapat berupa pemberian wewenang, baik yang bersifat umum yaitu mengenai transaksi tertentu atau mengenai sekelompok transaksi yang bersifat serupa,
(2) Sistem persetujuan pengawasan agar transaksi dilaksanakan sesuai dengan kebijaksanaan dengan cara menyetujui secara tertulis pada dokumen tertentu, (3) Sistem pemisahan antara tugas operasional dan tugas penyimpanan, tugas
pencatatan mempunyai fungsi agar terdapat internal check (saling menguasai), (4) Sistem pengendalian physik berfungsi agar tidak ada pencurian dan kerusakan
Pengendalian internal akuntansi disebut juga preventive control yang artinya bahwa pengendalian tersebut dibuat dengan tujuan untuk mencegah terjadinya ketidakefisienan.
Pengendalian internal administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kabijakan manajemen. Pengendalian internal administrasi disebut juga feedback control yang artinya bahwa tujuan dari pengendalian internal untuk memperoleh hasil operasional apakah pelaksanaan pekerjaan menyimpang dari perencanaan. Seperti, efisiensi operasi, efektivitas operasi dan efektivitas manajemen.
Pengendalian internal yang diarahkan ke pencapaian tujuan administrasi mempunyai pengaruh langsung yang kecil terhadap ketelitian dan dipercayainya laporan keuangan. Dalam sistem pengendalian internal administrasi ada dua unsur yang mempengaruhi, yaitu:
(a) Sistem rencana organisasi yang merupakan sarana pengendalian internal, karena pengambilan keputusan yang menuju ke sistem pemberian wewenang untuk melaksanakan transaksi akan banyak dipengaruhi oleh rencana organisasi. Dalam penyusunan rencana yang efektif untuk memperkuat pengendalian internal, perlu diadakan pemisahan tugas antara berbagai fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan pemisahan fungsi tidak berarti, bahwa koordinasi ditiadakan,
(b) Sistem yang bersifat usaha memperoleh efisiensi dan mencapai tujuan ketaatan terhadap kebijaksanaan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan.
Pengendalian internal ibarat sebuah perisai yang melindungi perusahaan dari serangkaian peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerang perusahaan. Termasuk kecurangan yang dilakukan oleh pihak eksternal dan internal perusahaan, kesalahan yang disebabkan oleh ketidakmampuan pegawai, kesalahan program komputer, korupsi serta tindakan-tindakan merugikan lainnya. Menurut James A. Hall dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2001:152) “Perisai pengendalian internal terdiri atas tiga tingkat kontrol, yaitu: kontrol preventif, kontrol deteksi, dan kontrol koreksi”.
Kontrol preventif adalah suatu teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi munculnya peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Preventife artinya pencegahan, pencegahan atas kesalahan dan kecurangan jauh lebih efektif dari segi biaya dari pada pendeteksian dan pengkoreksian masalah setalah muncul. Kontrol deteksi adalah teknik dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari kontrol preventif. Kontrol deteksi mengungkapkan jenis kesalahan pesifik dengan membandingkan data aktual dan standar yang sudah ditetapkan sebelumnya. Kontrol korektif adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikkan efek dari kesalahan yang dideteksi dilangkah sebelumnya. Ini merupakan perbedaan yang penting antara kontrol deteksi dan kontrol koreksi. Kontrol deteksi mengidentifikasi peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik
perhatian pada masalah. Untuk setiap kesalahan yang dideteksi, bisa terdapat lebih dari satu tindakan. Koreksi yang layak, tetapi tindakan terbaik tidak selalu jelas.
c. Komponen Pengendalian Internal
Setiap perusahaan memiliki karakter-karakter khusus yang berbeda sehingga pengendalian internal yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan yang lainnya. Oleh karena itu, untuk menciptakan suatu pengendalian internal harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Menurut Mulyadi (2002:183) komponen-komponen pengendalian internal adalah sebagai berikut:
1) Lingkungan pengendalian, 2) Penakiran Resiko,
3) Informasi dan Komunikasi, 4) Aktivitas Pengendalian, 5) Pemantauan.
Kelima komponen pengendalian internal diuraikan sebagai berikut: 1) Lingkungan Pengendalian.
Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari keempat komponen pengendalian internal lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan corak atau
suasana suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian para manajemen dan pegawainya. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur. Menurut Mulyadi (2002:183)
berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas, antara lain: nilai integritas dan etika, komitmen terhadap kompetensi, dewan komisaris dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
a) Nilai integritas dan etika
Efektivitas pengendalian internal tergantung pada integritas dan nilai-nilai etika seorang personil yang mendesain dan melaksanakannya. Nilai integritas merupakan tanggungjawab yang dijunjung tinggi oleh pihak manajemen, yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau yang telah menjadi komitmennya.
b) Komitmen terhadap kompetensi
Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan dan paduan antara kecerdasan, pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi.
c) Dewan komisaris dan komite audit
Untuk menciptakan independensi auditor, perusahaan-perusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukan auditor dari tangan
manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite audit (audit committee).
d) Filosofi dan gaya operasi manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan.
e) Struktur organisasi
Struktur organisasi memberikan rerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas.
f) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab
Pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab merupakan perluasan lebih lanjut dari pengembangan struktur organisasi. Pembagian wewenang yang jelas akan dapat mengalokasikan sumber daya yang dimilikinya serta memudahkan pertanggungjawaban konsumsi sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi.
g) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
Karyawan merupakan unsur penting dalam setiap pengendalian internal. Perusahaan juga sangat penting memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Maka dari itu perusahaan perlu memiliki metode atau kebijakan yang baik dalam menerima karyawan,
mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka.
2) Penaksiran Resiko
Penaksiran resiko merupakan komponen kedua dari pengendalian internal. Penaksiran resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia.
Penaksiran resiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap resiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti :
a) Bidang baru bisnis yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal,
b) Perubahan standar akuntansi, c) Hukum dan peraturan baru,
d) Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi,
e) Pertumbuhan entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi dan personel yang terlibat di dalam fungsi tersebut.
3) Informasi dan Komunikasi
Informasi dan Komunikasi merupakan komponen ketiga dari pengendalian internal. Sistem Informasi terdiri dari catatan dan metode yang digunakan untuk mengidentifikasian, menganalisisan, dan mencatat transaksi organisasi serta unutk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait.
a) Sah,
b) Telah diotorisasi, c) Telah dicatat,
d) Telah dinilai secara wajar, e) Telah digolongkan secara wajar,
f) Telah dicatat dalam periode yang seharusnya,
g) Dimasukkan ke dalam buku besar pembantu dan telah diringkas dengan benar.
Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun di luar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi dalam perusahaan.
4) Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan komponen yang keempat dari pengendalian internal. Untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut:
a) Pengendalian pengolahan informasi
Banyak perusahaan sekarang menggunakan komputer untuk pengolahan informasi umumnya dan terutama informasi akuntansinya. Pengendalian pengolahan informasi dibagi menjadi dua, yaitu: pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Unsur pengendalian umum meliputi: organisasi pusat pengolahan data, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.
Pengendalian aplikasi dirancang untuk memenuhi persyaratan pengendalian khusus setiap aplikasi. Pengendalian aplikasi terhadap pengolahan transaksi tertentu dikelompokkan menjadi:
(1) Prosedur otorisasi yang memadai
Di dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Otorisasi transaksi dapat bersifat umum dan bersifat khusus. Otorisasi umum adalah otorisasi yang diberikan oleh pihak manajemen kepada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus. Sedangkan otorisasi khusus adalah otorisasi yang diberikan oleh pihak manajemen untuk beberapa transaksi tertentu yang terjadi karena keadaan khusus,
(2) Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup
Prosedur otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen sumber yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang andal bagi proses akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan andal mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
Dalam perancangan dokumen dan catatan, unsur pengendalian internal harus dipertimbangkan sebagai berikut:
(b) pencatatan transaksi harus dilakukan pada saat transaksi terjadi, atau segera setelah transaksi terjadi,
(c) perancangan dokumen dan catatan harus cukup sederhana untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman terhadap dokumen dan catatan tersebut,
(d) sedapat mungkin dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai keperluan sekaligus.
(3) Pengecekan secara independen
Pengecekan secara independen mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau departemen lain atau penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat. Untuk menjamin independensi, verifikasi kinerja tidak boleh dilaksanakan oleh karyawan yang memiliki kedudukan dibawah karyawan yang diverifikasi kinerjanya.
b) Pemisahaan fungsi yang memadai
Tujuan pemisahaan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang.
c) Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan
Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik. Tujuannya untuk mencegah terjadinya kemungkinan pencurian, kerusakan, dan kehilangan yang akan menghambat aktivitas perusahaan sehari-hari.
Review atas kinerja mencakup review dan analisis yang dilakukan oleh manajemen atas: laporan yang meringkas rincian jumlah yang tercantum dalam akun buku pembantu, kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan jumlah menurut anggaran, prakiraaan, atau jumlah tahun lalu, dan hubungan antara serangkaian data seperti data keuangan dengan data nonkeuangan.
5) Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan merupakan komponen yang kelima dari pengendalian internal. Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian internal beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian internal tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
d. Keterbatasan Pengendalian Internal
Pengendalian internal setiap perusahaan memiliki keterbatasan bawaan yang dapat melemahkan pengendalian internal tersebut. Oleh karena itu, pengendalian internal hanya memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak, kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan perusahaan.
Keterbatasan-keterbatasan yang melekat pada pengendalian internal menurut Boyton et.al (2002:375) adalah :
Seringkali manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya,
2) Kemacetan
Kemacetan dalam pengendalian yang telah diterapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan kemacetan,
3) Kolusi
Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan perusahaan dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang, 4) Penolakan oleh manajemen
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti kecurangan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu,
5) Biaya lawan manfaat
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan
secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian internal.
3. Efektivitas dan Efisiensi
a. pengertian efektivitas dan Efisiensi
Pengertian efektivitas menurut Rob Reider (2002:21) adalah sebagai berikut: “effectiveness (or result of operations) is the organization achieving result or benefits based on stated goals and objectives or some other measurable criteria”. Pengertian efisiensi menurut Rob Reider (2002:21) adalah sebagai berikut: “efficiency (or methods operations) is the organizational caryying out its responsibilities with minimum expenditure of effort”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa unit organisasi yang efisien adalah unit yang memproduksi sejumlah keluaran dengan masukan yang minimal atau menghasilkan keluaran terbanyak dari masukan yang tersedia.
Sedangkan perbedaan efektivitas dan efisiensi menurut Arens and Loebbecke (2000:798) adalah:
“effectiveness refers to accomplishment of objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve those objective”.
Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan kemampuan suatu organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Efektivitas juga dapat dikatakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu organisasi dalam
mencapai tujuan organisasi tersebut yang berhubungan dengan hasil operasi perusahaan.
Sumber criteria efektivitas menurut Aren, et all (2003) adalah: 1) Historical Performance,
2) Benchmarking, 3) Engineered Standards, 4) Discussion and Agreement.
Historical Performance merupakan criteria yang didasarkan pada hasil actual sebelumnya. Dalam hal ini, prestasi kerja periode berjalan dibandingkan dengan prestasi sebelumnya. Criteria ini mudah ditetapkan, tetapi hasil penilaian yang digunakan criteria ini sering tidak memberikan gambaran yang tepat mengenai keadaan organisasi yang sesungguhnya kerena adanya perubahan waktu dan keadaan.
Benchmarking merupakan criteria yang ditetapkan berdasarkan hasil yang dicapai oleh perusahaan lain yang sejenis.
Engineered Standars merupakan criteria yang ditetapkan dengan rekayasa, perhitungan standar ilmiah, untuk menentukan banyaknya output yang harus diproduksi.
Discussion and Agreement merupakan criteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak lain yang terlibat.
b. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas dan Efisiensi
faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi adalah sebagai berikut:
1) Faktor sumber daya baik sumber daya manusia seperti tenaga kerja, kemampuan kerja, maupun sumber daya fisik seperti peralatan kerja, tempat bekerja serta dana keuangan,
2) Faktor struktur organisasi yaitu susunan yang stabil dari jabatan-jabatan baik itu struktur maupun fungsional,
3) Faktor teknologi pelaksanaan pekerjaan,
4) Faktor dukungan kepada aparatur dan pelaksanaanya baik pimpinan maupun masyarakat,
5) Faktor pimpinan dalam arti kemampuan untuk mengkombinasikan keempat faktor tersebut ke dalam suatu usaha yang berdaya guna dan berhasil guna untuk mencapai sasaran yang dimaksud.