BAB I PENDAHULUAN
1.5. Kerangka Teori
1.5.4 Koordinasi
1.5.4.1Pengertian Koordinasi
Menurut Leonard D. White dalam buku Sutarto (1984:126), koordinasi adalahpenyesuaian diri dari bagian – bagian satu sama lain dan gerakan serta pengerjaanbagian – bagian pada saat yang tepat sehingga masing – masing dapatmemberikan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan.
Menurut Henry Fayol dalam buku Sutarto (1984:127), koordinasi berarti mengikatbersama, menyatukan, dan menselaraskan semua kegiatan dan usaha.Menurut George R. Terry dalam buku Sutarto (1984:129), koordinasi adalahsinkronisasi yang teratur dari usaha – usaha untuk menciptakan kepantasankuantitas, waktu, dan pengarahan pelaksanaan yang menghasilkan keselarasan dankesatuan tindakan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
Manajer yang sukses adalah manajer yang dapat melakukan “koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS)” dengan baik (Hasibuan, 2009:86). Integrasi adalah suatu usaha untuk menyatukan tindakan – tindakan berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan dan disepakati bersama. Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan kegiatan – kegiatan, tindakan – tindakan, unit – unit, sehingga diperoleh keserasian dalam pelaksanaan tugas atau kerja. Dari pejelasan diatas, maka peneliti berpendapat bahwa untuk koordinasi dapat dipakai satu istilah yaitu keselarasaan. Baik kesatuan tindakan, waktu, kesatuan usaha, penyesuaian antar bagian, keseimbangan antar bagian maupun
dalam organisasi harus ada keselarasan aktivitas antar satuan organisasi atau keselarasan tugas antar pejabat
1.5.4.2Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi (Jasin, 1981:79) ialah mengsinkronisasikan dan melaraskan kegiatansemua unit departemen organisasi menuju tercapainya suatu hasil akhir yangsama. Koordinasi menyangkut semua orang, kelompok, unit organisasi, sumberdaya organisasi dan semua kegiatan yang bekerja sama di dalam setiap organisasi.Tanpa koordinasi terjadi pemborosan waktu, daya upaya, dan uang yang sangatbanyak untuk menccapai suatu tujuan dari suatu organisasi.
Fungsi dari koordinasi tersebut akan tercapai bila didukung oleh semuapihak dalam organisasi. Koordinasi yang baik dimulai dengan sikap pegawai –pegawai, perencanaan, saling percaya, dan integrasi kegiatan tetap dan terus –menerus dari semua anggota manajemen dan seluruh angkatan kerja, semangatkelompok yang baik dan moral yang tinggi. Hal ini tidak dapat tercapai jikapegawai yang berkoordinasi tidak merasa cocok dengan pimpinan yangmengkoordinir kegiatan tersebut. Struktur organisasi juga mempunyai pengaruhyang besar pada suatu koordinasi, karena menentukan kerangka yang mengurussemua garis komando, saluran komunikasi dan pola hubungan yang harusdiintegrasikan menjadi satu hasil gabungan yang serasi.
Dari penjelasan diatas, maka peneliti berpendapat bahwa fungsi koordinasiadalah untuk mengefisienkan kinerja setiap komponen dalam organisasi gunamencapai hasil yang maksimal dari tujuan organisasi tersebut.
1.5.4.3Prinsip Koordinasi
Prinsip – prinsip yang perlu diterapkan dalam menciptakan koordinasi (Sugandha, 1991:47)antara lain:
a. Adanya kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai sasaran yang harusdicapai dan kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan oleh masing – masingpihak termasuk target dan jadwalnya.
b. Rancang pertemuan berkala guna memonitor kemajuan, saling tukar informasidari semua pihak yang bekerja sama mengenai kegiatan dan hasil termasukpemecahan masalah – masalah yang dihadapi masing – masing pihak.
c. Adanya saling menghormati terhadap wewenang fungsional masing – masingpihak sehingga tercipta semangat kerja sama untuk saling membantu gunamengefektifkan kegiatan bersama.
d. Sempurnakan sistem kerja dan sederhanakan bila perlu.
Dari penjelasan di atas, peneliti berpendapat bahwa prinsip terutama darisebuah koordinasi adalah dirancangnya pertemuan berkala antar organisasi yangberkoordinasi. Dengan adanya pertemuan berkala, maka akan terjalin komunikasidiantara organisasi tersebut dalam memonitoring kegiatan satu dengan yang laintermasuk dalam pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah yang adadalam koordinasi tersebut.
1.5.4.4Manfaat dan Tujuan Koordinasi
Adapun yang menjadi tujuan koordinasi (Hasibuan, 2009:87-88) yaitu:
a. Untuk mengarahkan dan menyatukan semua tindakan, keterampilan spesialis,pemanfaatan 6M, serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan.
b. Untuk menghindari kekosongan, tumpang – tindih pekerjaan, kekacauan danpenyimpangan tugas dari sasaran dan menghindari tindakan overlapping darisasaran perusahaan.
Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapamanfaat yang dapat dipetik daripadanya (Sutarto,1984:131), yaitu:
a. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antarasatuan – satuan organisasi, dihindarkan pendapat bahwa satuan organisasinyaatau jabatannya merupakan yang paling penting, pertentangan antar satuanorganisasi atau antar pejabat, rebutan fasilitas, waktu menunggu yangmemakan waktu lama, kekosongan pengerjaan dan kekembaran pengerjaanterhadap sesuatu aktivitas oleh satuan – satuan organisasi .
b. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran diantara para pejabat untuksaling bantu satu sama lain diantara pejabat yang ada dalam satuan organisasiyang sama, saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama, adanyakesatuan langkah antar para pejabat, sikap antar pejabat dan kesatuankebijaksanaan antar pejabat.
Dari penjelasan diatas, peneliti berpendapat bahwa tujuan dan manfaatkoordinasi adalah untuk mengefisienkan kinerja untuk mencapai tujuanorganisasi.
1.5.4.5Tahap-Tahap Koordinasi
Tahap – tahap penting dari koordinasi (Jasin, 1981:87) yaitu: 1. Komunikasi
Kemampuan organisasi untuk melakukan koordinasi akan sangat tergantungpada cara bagaimana orang mempergunakan sistem komunikasi dengan baik.Pesan yang disampaikan oleh satu instansi harus bisa diterima dan dimengertioleh instansi yang lain sehingga pelaksanaan kegiatan antar instansi tersebutakan berjalan dengan baik.
2. Penentuan waktu
Penentuan waktu yang tepat dan penyusunan jadwal merupakan bagian –bagian pokok dari koordinasi. Setiap situasi memerlukan suatu analisis yangcermat dan teknik perencanaan yang baik untuk disesuaikan dengan kebutuhankoordinasi yang akan dijalankan.
3. Fleksibilitas
Hampir setiap prosedur senantiasa berubah. Oleh sebab itu, manajemen harusselalu waspada terhadap kebutuhan perubahan kegiatan dan perubahan dalamkoordinasi yang berkaitan dengan kegiatan itu.
4. Pengendalian
Koordinasi dengan sendirinya bergantung pada pengendalian efektif. Pengendalian biasanya baik, bila diciptakan suasana yang menyebabkan orang – orang bekerja sama sebagai satu tim. Tetapi, jika orang – orang tersebut tidak ingin bekerja sama, koordinasi menjadi suatu pekerjaan yang sangat sulit, sekalipun dengan adanya pengendalian yang efektif.
1.5.4.6Hambatan Dalam Melakukan Koordinasi
Menurut Handayaningrat (1986:129), yang menjadi hambatan dalam koordinasivertikal yaitu disebabkan oleh perumusan tugas, wewenang dan tanggung jawabtiap – tiap satuan kerja kurang jelas. Di samping itu adanya hubungan dan tatakerja yang kurang dipahami oleh pihak – pihak yang bersangkutan dan terkadangtimbul keraguan di antara yang mengkoordinasi dan yang dikoordinasi bahwa adahubungan dalam susunan organisasi yang bersifat hierarki.Dan ada pula hambatan dalam koordinasi fungsional baik dalamkoordinasi horizontal dan koordinasi diagonal
yaitu disebabkan oleh pihak yangmengkoordinasi dan yang dikoordinir tidak terdapat hubungan hierarki (gariskomando).
Menurut Sugandha, hambatan di atas menimbulkan beberapa kesalahanyang sering dilakukan seseorang dalam melakukan usaha pengkoordinasian (Sugandha, 1991:24-25),yaitu kesalahan anggapan orang mengenai organisasinya sendiri, kesalahananggapan orang mengenai instansi induknya, kesalahan pandangan mengenai arti koordinasi sendiri, dan kesalahan pandangan mengenai kedudukan departemennyadi pusat.
