4) Transmission Control
2.6. Manajemen Risiko Proyek
2.6.1. Faktor Risiko Proyek Teknologi Informasi
Tabel 2.3 Risiko Proyek Teknologi Informasi (Sumber : Zhang Xian Lu dan Lee Jia Pei, 2008, p8 )
Level Kategori Definisi Risiko
Risiko Ekonomi Risiko Ukuran • Ukuran dan keragaman tim • Ukuran dan keragaman user
• Ukuran proyek (waktu, biaya, departemen, pemasok)
Risiko Sumber Daya • Ketidakcukupan sumber daya Risiko Organisasi Risiko Perubahan • Perubahan prosedur
• Perubahan keorganisasian
• Perubahan sumber daya proyek karena prioritas organisasi
• Perubahan tugas user
• Perubahan yang sering dilakukan dalam tim proyek
Intensitas Konflik • Konflik antara user • Konflik antara sistem
• Konflik antara anggota-anggota tim pengembangan
Kompleksitas • Ketiadaan kejelasan batasan peranan Lingkungan Kerja • Kompleksitas tugas
• Komunikasi yang tidak efektif
• Politik perusahaan yang menimbulkan efek negatif pada pengerjaan proyek
Ketidakstabilan Lingkungan Kerja
• Lingkungan organisatoris yang tidak stabil
dari luar
Kurangnya • Komitmen konsumen (user)
Komitmen • Komitmen manajemen puncak
• Komitmen diantara anggota tim pengembang
Risiko Teknologi Kurangnya Keahlian • Anggota tim yang kurang terlatih • Pengetahuan tim SI terhadap tool
dan metodologi pengembangan
• Pengetahuan tim SI terhadap aplikasi
• Pengetahuan tim SI terhadap tugas • Pengetahuan user dalam SI &
aplikasi
Risiko Kepegawaian • Kepegawaian yang tidak tepat • Kepegawaian yang tidak cukup Pembaharuan
Teknologi
• Pembaharuan Perangkat Keras (Hardware)
• Pembaharuan Perangkat Lunak (Software)
Kompleksitas Teknologi
• Jumlah penghubung ke sistem yang berjalan
• Jumlah penghubung ke sistem di masa depan
• Kesulitan dalam mendefinisikan input & output sistem
• Banyaknya pemasok hardware dan software
Risiko User • Keterlibatan user
Risiko Ekonomi 1. Risiko Pengukuran
Pembagian pengukuran risiko ini dimasukkan ke dalam tiga dimensi: ukuran tim, ukuran user, dan ukuran proyek. Pengukuran risiko tim berhubungan dengan keanekaragaman manusia dalam tim. Semakin besar suatu tim tersebut, maka akan semakin sulit dan berisiko untuk menangani orang-orang yang memiliki latar belakang dan kemampuan yang berbeda-beda tersebut. Sama halnya dengan ukuran user, faktor risiko ini berhubungan dengan jumlah dan keanekaragaman dari user yang terlibat dengan proyek TI. Ukuran risiko suatu proyek berkaitan dengan ketidakpastian yang muncul dari lamanya waktu implementasi proyek, jumlah departemen yang terlibat, alokasi budjet kepada proyek, dan banyaknya pemasok eksternal yang terlibat dalam proyek.
2. Risiko Sumber Daya
Risiko sumber daya dihubungkan dengan ketersediaan sumber daya tersebut. Jika proyek tidak memiliki sumber daya yang cukup, maka proyek tersebut tidak akan dapat selesai tepat waktu.
Risiko Organisasi 3. Risiko Perubahan
Terdapat 5 kemungkinan perubahan yang dapat menjadi risiko terhadap proyek TI. (1) Perubahan prosedur, yang berarti adanya perubahan pada prosedur operasional dari departemen yang disebabkan karena adanya proyek TI. (2) Perubahan keorganisasian, yang mencakup suatu tingkat perubahan pada struktur organisasi, departemen, atau yang melibatkan fungsi dalam proyek TI. (3) Perubahan sumber daya proyek karena
prioritas organisasi. (4) Perubahan tugas user, yang mencakup suatu modifikasi dari tugas user yang dibutuhkan oleh proyek TI. (5) Frekuensi perubahan dalam tim proyek, yang akan mempengaruhi produktivitas dari tim dalam kaitannya untuk mendapatkan kembali kemampuan dan pengetahuan.
4. Intensitas Konflik
Terdapat 3 macam konflik yang akan muncul di antara user, sistem, dan anggota tim pengembangan. User mungkin memiliki opini yang berlawanan selama pengembangan proyek TI; sistem akan tidak sesuai antara yang satu dengan yang lainnya; konflik dapat juga terjadi antar anggota tim pengembangan dalam kaitannya dengan perbedaan latar belakang mereka, sifat, dan metode pengembangan yang dikuasai.
5. Kompleksitas Lingkungan Kerja
Ada beberapa risiko yang berhubungan dengan kompleksitas dalam lingkungan kerja. Yang pertama adalah ketiadaan kejelasan batasan peranan. Kalau peranan dari anggota tim dalam proyek tidak jelas maka anggota tim tidak akan memahami tanggung jawab mereka dan membuat pimpinan tim sulit mengontrol kualitas proyek. Risiko yang kedua berhubungan dengan kerumitan tugas. Semakin rumit tugas, maka akan semakin beresiko pula proyek tersebut. Risiko yang ketiga adalah komunikasi yang tidak efektif. Apabila komunikasi diantara pengguna, anggota tim, atau manajemen puncak tidak efektif, maka proyek akan memiliki resiko yang tinggi.
6. Ketidakstabilan Lingkungan Kerja
Ada dua risiko yang berhubungan dengan ketidakstabilan lingkungan organisasi. Risiko dapat datang dari lingkungan organisatoris yang tidak stabil seperti cepatnya perubahan keinginan pelanggan dan kompetisi. Ketergantungan kepada pemasok dapat juga
menyebabkan risiko ketika pemasok memegang kendali yang berlebihan, menaikkan harga, diganti, atau menjadi tidak stabil atau tidak terkendali.
7. Kurangnya Komitmen
Kurangnya komitmen dapat meningkatkan penolakan pemakaian sistem, kesulitan mendapatkan sumber daya dan kekuatan yang diperlukan untuk mendukung proyek. Ada tiga macam komitmen disini: (1) kurangnya komitmen pengguna, (2) kurangnya komitmen manajemen puncak , dan (3) kurangnya komitmen di antara anggota tim.
Risiko Teknologi 8. Kurangnya Keahlian
Ada lima risiko yang berhubungan dengan kurangnya keahlian. Yang pertama, risiko dapat datang dari anggota tim yang kurang terlatih. Anggota tim harus dilatih untuk mendapatkan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Risiko yang kedua berhubungan dengan pengetahuan tim sistem informasi terhadap tool dan metodologi pengembangan. Risiko dapat juga muncul ketika tim sistem informasi tidak memiliki pengetahuan yang cukup mengenai aplikasi yang digunakan. Risiko dapat juga muncul ketika tim sitem informasi tidak mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai tugas. Yang terakhir kurangnya pengetahuan pengguna dalam sistem informasi dan aplikasi dapat juga membawa risiko. Tidak hanya tim pengembang yang memerlukan pengetahuan profesional, pengguna juga. Apabila pengguna tidak memiliki pengetahuan yang cukup mereka tidak akan mengidentifikasi kebutuhan yang jelas mengenai proyek, mempertimbangan perubahan prosedural yang perlu dibuat, atau mengumpulkan data yang akan dipergunakan dalam proyek.
9. Risiko Kepegawaian
Ketidakcukupan atau ketidakjelasan dalam kepegawaian dapat menyebabkan risiko TI. Kepegawaian yang tidak tepat berarti penempatan peranan, tanggung jawab, atau persyaratan dalam tim proyek tidak tepat, sehingga performa tidak mencapai hasil yang baik. Kepegawaian yang tidak cukup berarti dalam tim tidak ada staf yang cukup untuk menjalankan tugas dan mencapai sasaran, yang dapat menyebabkan meningkatnya risiko-risiko.
10. Pembaharuan Teknologi
Terdapat 2 risiko yang berkaitan dengan risiko ini, yaitu pembaharuan hardware dan pembaharuan software. Dalam proyek TI melibatkan hardware dan software baru, serta teknologi baru yang dibutuhkan untuk mendukung dalam penyelesaian masalah teknologi, oleh karena itu membutuhkan waktu dan sumber daya yang lebih dan membawa lebih banyak risiko dibandingkan proyek yang menggunakan teknologi yang sedang dipakai.
11. Kompleksitas Teknologi
Ada 4 risiko yang berhubungan dengan kompleksitas teknologi, yaitu (1) beberapa penghubung ke sistem yang berjalan, menghubungkan sistem yang berjalan melibatkan banyak isu seperti bagaimana untuk mengintegrasikan dengan sistem yang sedang berjalan, bagaimana menjalankan sistem baru tanpa mempengaruhi sistem yang lama, fungsi apa saja yang tidak ubah dari sistem lama; (2) beberapa penghubung ke sistem di masa depan, proyek akan jauh lebih berisiko bila juga harus mampu menampung fleksibilitas sistem di masa depan, karena itu artinya arsitektur dasarnya harus didesain lebih hati-hati dibandingkan proyek yang didesain hanya untuk keperluan saat ini; (3)
input dan output dibutuhkan untuk menyiapkan data dan desain sistem, dan juga menyediakan pengukuran yang jelas untuk fungsi manajemen proyek; (4) banyaknya pemasok hardware / software, jumlah pemasok hardware / software secara langsung berhubungan dengan kerumitan dalam mengintegrasikan sistem dan menyebabkan risiko muncul. Semakin banyak pemasok hardware dan software, maka semakin banyak interface yang perlu untuk dikembangkan sehingga proyek akan semakin sulit dan berisiko.
12. Risiko User
Ada 2 macam risiko yaitu keterlibatan user dan sikap / perilaku user. Sebuah proyek tidak akan berhasil jika user tidak terlibat khusus dalam proyek tersebut. Dalam hal lain, user yang memiliki pengertian dan sikap puas akan membantu proyek berjalan dengan lancar. Performa akan membawa pengaruh positif bagi keberhasilan proyek.