3.1LATAR BELAKANG DAN SEJARAH TERBENTUKNYA BPAD-SU
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ( BPAD-SU ) berada di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45 K Medan atau tepatnya di depan Istana Maimon, salah satu bangunan bersejarah di Kota Medan.
Pada awalnya BPAD-SU bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No. 09103/S/1956 tanggal 23 Mei 1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0199/0/1978. Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990.
Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23 Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Daerah sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah . Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah Lembaga Perpustakaan
dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan, Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 8 tahun 2008 bertambah fungsi untuk mengelola dokumentasi sehingga akhirnya bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD-SU).
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi memiliki 2 gedung yaitu: 1. Gedung Perpustakaan, Jalan Brigjend. Katamso Nomor 45 K Medan 2. Gedung Arsip, Jalan William Iskandar Medan Estate
Gambar 3.1 Gedung Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara (Gedung Perpustakaan – Jalan Brigjend. Katamso Nomor 45 K Medan).
Gambar 3.2 Gedung Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara (Gedung Arsip – Jalan William Iskandar Medan Estate).
3.2STRUKTUR ORGANISASI BPAD-SU
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. BPAD-SU adalah unsur wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.
BPAD-SU dipimpin oleh Kepala Badan (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu:
1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu: a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan; c. Sub Bagian Program;
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi 2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan; b. Sub Bidang Teknologi Informasi;
3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang pengolahan Bahan Pustaka; b. Sub Bidang Deposit Daerah;
4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia; b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan;
5. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Pengolahan Arsip dan Dokumentasi; b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan;
3.3Visi dan Misi 3.3.1 Visi
Visi dari pada BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA adalah: “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”
3.3.2 Misi
Misi dari pada BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA adalah:
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat. e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna
mendukung tata pemerintahan yang baik.
3.4. Pencapaian Tugas Pokok dan Fungsi serta Pelaksanaan Kegiatan
Badan Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera memiliki bidang layanan perpustakaan dan teknologi informasi yang berfungsi memberikan layanan yang memuaskan bagi pemustaka baik dari segi layanan perpustakaan maupun sarana dan prasarana penunjang untuk kenyamanan pemustaka.Adapun pencapaian tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan antara lain:
1. Memberikan layanan yang memuaskan bagi pemustaka baik dari segi layanan perpustakaan maupun sarana dan prasarana penunjang untuk kenyamana pemustaka.
2. Melaksanakan bimbingan dan arahan kepada pegawai pada sub bidang layanan perpustakaan dan TI terutama bagaimana melayani pemustaka.
3. Menyajikan laporan/statistik kegiatan bidang layanan perpustakaan danTI yang meliputi pengunjung, buku yang dipinjam, anggota perpustakaan, dan layana internet.
4. Mempromosikan perpustakaan untuk menjaring pemustaka khususnya di sekitar kota Medan.
5. Melaksanakan layana terpadu perpustakaan sekolah (LTPS) di 35 titik layanan selama 1 tahun.
6. Melaksanakan layana perpustakaan keliling di 22 kecamatan 47 titik layanan selama 1 tahun.
7. melaksanakan pembinaan kepada PNS di bidang layanan dan teknologi informasi untuk peningkatan displin apel pagi.
Adapun kegiatan yang dilaksanka Bidang Layanan dan Teknologi Informasi yang menunjang dalam tugas pokok dan fungsi adalah :
a. Pengadaan Koleksi Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (LPTS) b. Pengadaan koleksi perpustakaan keliling.
c. Penataan sistem informasi dan pangkalan data literatur. d. Promosi perpustakaan
e. Gelar buku, budaya, dan teknologi. f. Fumigasi bahan pustaka.
h. Pelayanan perpustakaan keliling.
i. Peningkatan pelayanan informasi melalui perpustakaan digital. j. Peningkatan layanan perpustakaan diluar jam dinas/lembur. k. Shelving buku sesuai klasifikasi.
l. Workshop otomatisasi perpustakaan dan jaringan perpustakaan di Sumatera Utara.
m. Layanan keanggotaan perpustakaan elektronik.
3.5SUMBER DAYA MANUSIA
Jumlah Pegawai Negeri Sipil keadaan bulan Desember 2011 untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebanyak 123 orang.
Tabel 3.1. Jumlah pegawai BPAD SU
Divisi / Bidang Jumlah
Bidang Sekretariatan 31 orang
Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah 19 orang Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi 35 orang Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia 11 orang
Bidang Kearsipan 24 orang
Gambar 3.3 Struktur Organisasi BPAD PROVSU
KEPALA BPAD PROVSU Hasangapan Tambunan, S.Pd, M.Si
SEKRETARIAT Dra. Hj. Nurjani, M.Si
KASUBAG