BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Analisis Prosedur Mempersiapkan Perjalanan dinas dan
Pada saat melaksanakan praktik kerja, penulis ditempatkan sebagai sekretaris kepala balai, sehingga penulis mengetahui secara langsung bagaimana pekerjaan sekretaris yang sesungguhnya.
Berdasarkan pengalaman penulis selama melakukan Praktik Kerja penulis dapat mengetahui tugas-tugas sekretaris diantaranya mengenai proses dalam mempersiapkan perjalanan dinas dan proses mempersiapkan rapat. Penulis melaksanakan Praktik Kerja sebagai sekretaris kepala balai di Balai Besar Logam dan Mesin Bandung.
Berdasarkan data dan pengamatan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis membandingkan bahwa proses mempersiapkan perjalanan dinas dan proses mempersiapkan rapat sudah sesuai dengan teori.
4.1.1 Prosedur Mempersiapak Perjalanan Dinas
Penulis akan menjelaskan mengenai proses mempersiapkan perjalanan dinas di Balai Besar Logam dan Mesin Bandung. Perjalanan dinas yang dipersiapkan oleh penulis adalah perjalanan dinas yang akan dilaksanakan oleh Kepala Balai Besar.
Berikut Prosedur Mempersiapkan Perjalanan Dinas:
38
Gambar 4.1 Proses Perjalanan Dinas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
39
1. Menerima surat masuk berupa surat undangan, yang kemudian di disposisi oleh pimpinan untuk disetujui jika pimpinan akan melakukan perjalanan dinas.
Gambar 4.2
Menerima dan Menyetujui Surat Undangan
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
40
2. Mempersiapkan surat tugas untuk dibawa oleh kepala balai sebagai bukti bahwa ada surat tugas untuk melakukan perjalanan dinas. Surat tugas dibuat ketika Kepala Balai sudah menyetujui surat undangan dan akan melaksanakan kegiatan perjalanan dinas sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Gambar 4.3 Surat Tugas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
41
3. Surat Perjalanan Dinas yang dibuat bersamaan dengan surat tugas guna melengkapi dokumen yang harus dibawa pada saat melakukan perjalanan dinas.
Surat Perjalanan Dinas ini perlu di tanda tangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen dan tembusan surat ini diketahui oleh bagian keuangan di Balai Besar Logam dan Mesin Bandung.
Gambar 4.4 Surat Perjalanan Dinas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
42
4. Membuat perhitungan biaya perjalanan dinas berdasarkan peraturan yang berlaku. Mempersiapkan keperluan Tiket Pesawat dan Hotel (jika dinas ke luar kota).
.
Gambar 4.5
Pemabayaran Pemesanan Tiket Pesawat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
43
Transaksi yang dilakukan pada saat pemesanan hotel dan tiket pesawat yang akan digunakanan pada saat pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota
Gambar 4.6
Pembayaran Pemesanan Hotel
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
44
5. Blanko kosong untuk ditanda tangani dan di cap oleh perusahaan yang dikunjungi sebagai bukti bahwa pimpinan melakukan perjalanan dinas. Dan membuat laporan kunjungan untuk dikirim ke atasan yang lebih tinggi.
Gambar 4.7
Blanko Sebagai Bukti Perjalanan Dinas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
Gambar 4.8
Laporan Kunjungan SPD
Sumber Balai Besar Logam dan Mesin Bandung (2020)
45 4.1.2 Prosedur Mempersiapak Rapat
Dalam mempersiapkan rapat di Balai Besar Logam dan Mesin penulis meperhatikan beberapa keperluan yang dibutuhkan, dan memiliki proses sebelum melaksanakan rapat sebagai berikut:
Gambar 4. 9 Proses Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
46
1. Sebelum menyelenggarakan rapat, langkah pertama yang dilakukan penulis yaitu membuat undangan rapat berupa Nota Dinas. Undangan rapat tersebut berisi perihal atau agenda rapat, waktu rapat dan tempat diselenggarakannya rapat. Undangan rapat tersebut disetujui dan di tandatangani oleh pimpinan.
Gambar 4.10 Undangan Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
47
2. Setelah disetujui oleh kepala balai atau pimpinan rapat, maka undangan rapat disebarkan melalui e-Pesan kepada peserta rapat yang bersangkutan.
Gambar 4.11 Tampilan Menu e-Pesan
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin-2020
48
3. Aplikasi WhatsApp digunakan sebagai pengingat peserta rapat atau digunakan sebagai alat disebarkannya undangan rapat. Aplikasi WhatsApp juga digunakan ketika adanya rapat yang mendadak sehingga aplikasi tersebut membantu tersebarnya undangan rapat dengan cepat.
Gambar 4. 12
Tampilan Undangan Melalui WhatsApp
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
49
4. Sekretaris membuat daftar hadir dan menyebarkan daftar hadir untuk diisi dan di tanda tangan oleh peserta rapat.
Gambar 4.13
Daftar Hadir Peserta Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
50
5. Ruang rapat platinum berada di lantai 4, ruang rapat ini dapat digunakan sekitar 40 peserta rapat, biasanya ruang rapat platinum digunakan oleh staff Balai Besar Logam dan Mesin Bandung. Di ruang rapat platinum menggunakan jenis kursi meeting yang didesain dengan sandaran yang condong ke belakang agar pengguna tetap nyaman.
Ruang rapat platinum menggunakan bentuk meja hollow round table, sehingga ruang kosong yang berada di dalam meja diisi dengan TV yang dapat tersambung dengan layar flip chart yang biasa digunakan oleh pimpinan rapat.
Gambar 4.14
Ruang Rapat Platinum Lt. 4
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
51
6. Ruang Rapat Auditorium Titanium berada di lantai 2, ruang rapat ini dapat digunakan sekitar 70 peserta rapat, biasanya ruang rapat platinum digunakan oleh staff Balai Besar Logam dan Mesin Bandung ruang rapat auditorim titanium juga dapat digunakan oleh tamu yang sifatnya kunjungan. Di ruang rapat auditorim titanium menggunakan jenis kursi event yang didesain dengan sandaran yang lurus, walaupum terlihat simple tetapi kursi ini tetap nyaman digunakan karena sandaran dan bantalan yang empuk sehingga pengguna tetap nyaman. Ruang rapat auditorium titanium menggunakan bentuk meja hollow rectangular table style.
Gambar 4.15
Ruang Rapat Auditorium Titanium Lt. 2
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
52
7. Sebelum rapat dimulai, sekretaris menyiapkan konsumsi untuk peserta rapat serta konsumsi tersebut dibagikan pada saat rapat terselenggara. Konsumsi rapat disiapkan satu hari sebelum rapat, jika ada rapat yang mendadak, sekretaris harus sigap untuk membeli konsumsi tersebut. Konsumsi tersebut dapat berupa buah-buahan, snack, makanan berat, dan lain sebagainya.
Gambar 4.16 Konsumsi Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
53
Gambar 4.17 Konsumsi Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
54
8. Notula hasil pertemuan rapat di ketik dan di tampilkan di layar flip chart, guna peserta rapat dapat melihat langsung apa yang sedang dibahas pada saat rapat sekaligus mengetahui langsung hasil rapat yang dibahas. Yang kemudian hasil rapat disebarkan kepada perserta rapat, baik melalui e-pesan ataupun whatsapp.
Gambar 4.18 Notula Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
4.2 Analisis Kondisi Realita dengan Teori Prosedur Mempersiapkan