Pembimbing II : dr. Iik Wilarso M.T.I. (
C. Hasil Wawancara
I. Wawancara dengan Bapak M. Hamidi Rahmat, S.H., M.A.,
Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri (Asdep DDKN) 1. Apa fungsi dan peran unit kerja Bapak?
Jawab: Berdasarkan Permensesneg No. 2/2011, tugas Asdep DDKN adalah melaksanakan pengumpulan/penyiapan data dan kebijakan. Pada prinsipnya adalah mencari data, membuat analisis/rekomendasi dan membuat laporan kepada pimpinan dalam bentuk memorandum. Detil, tugas, pokok dan fungsi Asdep DDKN sesuai dengan pasal 652. Data yang dilakukan tidak hanya berdasarkan permintaan tetapi juga dengan inisiatif (dari lingkungan asdep DDKN).
2. Menurut Bapak, apakah strategi bisnis unit kerja Bapaktermasuk low cost (menjalankan apa yang sudah ada) atau differentiation (ada kecenderungan mencari inovasi atau peluang baru, serta menciptakan proses/produk yang baru)?
Jawab: Pada umumnya program/kegiatan yang dilakukan beserta anggaran yang dibutuhkan di Asdep DDKN sesuai dengan renstra dan rencana kerja yang dibuat setahun sekali. Kegiatan yang dilakukan biasanya mengelola surat (yang ditujukan kepada menteri/presiden), rapat koordinasi yang dapat dilakukan di luar kantor maupun luar kota. Pada prinsipnya, setiap tahun kegiatannya sama tetapi materinya berbeda-beda. Kegiatan ini juga bersifat given (sudah ada di tupoksi).
3. Menurut Bapak, apakah pengetahuan merupakan aset penting bagi organisasi?
Jawab: Ya, karena dalam melakukan analisis ataupun membuat rekomendasi, pejabat/pegawai perlu memilah pengetahuan mana yang diperlukan atau tidak.
4. Menurut Bapak, apakah pengetahuan perlu dikelola?
Jawab: Ya, karena pengetahuan memang aset yang berharga. Untuk mendapatkan pengetahuan juga diperlukan upaya dan usaha serta waktu yang cukup lama. Sehingga pengetahuan yang dimiliki setiap orang, semakin lama (masa kerjanya) dan semakin tinggi jabatannya, akan semakin baik. Di birokrasi, level bawah/analis bekerja dengan materi detil. Semakin tinggi jabatannya, semakin besar pengetahuan yang dimiliki, pimpinan tidak perlu mengetahui detil tetapi dengan menjadi visioner mengenai arah kebijakan dan bagaimana langkah-langkah mencapainya.
Apa yang Bapak ketahui mengenai istilah Knowledge Management (pengelolaan pengetahuan)?
Jawab: Pernah. Pada saat bertugas menjadi Kabid (di unit kerja sebelum diangkat menjadi Asdep), pernah ada pembicaraan mengenai hal ini tetapi belum dilaksanakan. Dengan adanya pengelolaan pengetahuan, ilmu-ilmu tertentu dapat diketahui dan diimplementasikan sehingga jika ada pegawai baru maka akan dengan mudah mengetahui bagaimana suatu hal dilakukan (kegiatan) yang dilakukan.
5. Menurut Bapak, apakah pengetahuan yang ada saat ini sudah dikelola dengan baik? Jawab: Memang pengelolaan pengetahuan belum dilakukan secara terstruktur. Akan tetapi, di lingkungan DDKN diadakan rapat internal yang dilakukan secara teratur untuk berbagi informasi/pengetahuan, mendiskusikan berbagai permasalahan yang dihadapi,
Universitas Indonesia
I. Wawancara dengan Bapak M. Hamidi Rahmat, S.H., M.A.,
Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri (Asdep DDKN)
dan mencari jalan keluar. Keputusan yang dihasilkan pun harus diterima bersama. Dalam rapat tersebut, semua pegawai memiliki suara yang sama. Apapun permasalahan yang dihadapi terutama masalah kedinasan akan dibahas.
6. Kegiatan utama apa saja yang ada pada unit kerja Bapak?
Jawab: Tupoksi utama Asdep DDKN adalah melaksanakan analisis kebijakan dalam negeri. Permasalahan utama dalam melaksanakannnya adalah menganalisis hal yang ada, memantau situasi yang berkaitan, kami simpulkan kemudian dibuat rekomendasinya. Hasilnya akan berbentuk memorandum (kepada menteri ataupun kepada presiden) untuk disampaikan kepada pimpinan. Titik krusial dalam analisis adalah apabila kurang menganalisis akan berakibat fatal. Karena hasil analisis yang disampaikan akan menjadi dasar dalam mengambil keputusan.
Siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut?
Jawab: Kegiatan analisis yang dilakukan akan dilihat bobotnya. Dalam hal-hal tertentu, Kabid atau Kasubbid akan langsung melakukan analisis (tidak dilakukan oleh analis), apalagi kondisi yang ada di Asdep DDKN adalah ada beberapa Kasubbid yang tidak memiliki staf analis.
7. Data, informasi, dan pengetahuan apa saja yang ada di lingkungan unit kerja Bapak? Jawab: Jika data dan informasi yang ada di Asdep DDKN berupa data materi pekerjaan hampir semuanya tersebar rata. Akan tetapi, data pengetahuan yang dimiliki staf berbeda-beda. Pejabat/pegawai Asdep DDKN terdiri dari lulusan berbagai bidang. Analisis yang dilakukan pun sesuai dengan keahlian masing-masing, serta sesuai bidang tugasnya.
8. Dalam melakukan pekerjaan/kegiatan apakah ada langkah-langkah/cara-cara yang sudah didefinikan dengan baik?
Jawab: Dalam melakukan pekerjaan, kami memiliki SOP atau SP untuk diikuti, dengan catatan semua proses berada dalam kontrol Asdep DDKN. Misalnya, menerima sebuah surat permintaan untuk bertemu dengan presiden maka akan dilakukan analisis siapa yang akan bertemu, pertemuannya seperti apa, berkoordinasi dengan kementerian teknis, lalu menyampaikan analisis dalam waktu empat hari. Asdep DDKN mengupayakan untuk mematuhi SOP selama masih di bawah kontrol kami.
9. Terkait lingkungan organisasi, apakah ada ketidakpastian yang menyebabkan organisasi berubah?
Jawab: Organisasi ini sifatnya given walaupun dalam setiap lima tahun mengusulkan perubahan karena selalu ada evaluasi. Akan tetapi, keputusan akhir tetap ada pada menteri karena organisasi ini bergantung pada kebijakan politik.
10. Menurut Bapak, sebagai pimpinan, apa upaya yang dilakukan untuk memotivasi para pegawai untuk berbagi pengetahuan?
Jawab: Dalam hal memotivasi, dilakukan dukungan untuk mengikuti berbagai diklat/seminar untuk menambah pengetahuan pegawai. Setiap pegawai didorong aktif untuk mencari informasi dan pengetahuan melalui diklat/seminar ataupun bimtek. Sharing hasil diklat/seminar/bimtek akan dipresentasikan di rapat internal rutin. Apapun
Universitas Indonesia
I. Wawancara dengan Bapak M. Hamidi Rahmat, S.H., M.A.,
Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri (Asdep DDKN)
diklat yang dilakukan, walaupun sifatnya terdengar tidak substantif (contoh terakhir adalah mengikuti diklat kedaruratan keselamatan kerja). Rapat internal juga menjadi sarana efektif untuk sosialisasi akan suau hal.
11. Apakah Bapak pernah mendengar istilah community of practice (CoP)? Menurut Bapak apakah CoP diperlukan? CoP adalah sebuah komunitas/kelompok terorganisir yang terdiri dari individu yang tersebar secara geografis atau organisatoris tetapi berkomunikasi secara teratur dan berdiskusi mengenai isu-isu untuk kepentingan bersama.
Jawab: Istilah tersebut mungkin secara tidak langsung sudah dilakukan melalui rapat internal. Mungkin tidak banyak dilakukan oleh unit kerja lain. Dalam rapat dikemukakan isu-isu terkait berbagai hal yang ada di lingkungan Asdep DDKN. Rapat internal ini diupayakan untuk lakukan sebulan sekali.
12. Menurut Bapak, perlukah struktur dan posisi/peran tambahan yang khusus mengelola pengetahuan (misalnya, bidang pengelolaan pengetahuan atau asisten deputi pengelolaan pengetahuan)?
Jawab: Peran tertentu memang perlu tetapi dimasukkan ke dalam struktur yang sudah ada saja, tanpa membuat posisi tambahan. Terkait dengan aplikasi intranet yang sudah ada, teman-teman didorong untuk lebih giat menulis dan berbagai tulisannya melalui intranet. Akan tetapi, kelihatannya semakin berkurang. Apalagi saat ini pimpinan mengarahkan ke tulisan yang lebih ilmiah.
13. Apakah Bapak bersedia memberikan komitmen dan mendukung pengelolaan pengetahuan di unit kerja Bapak?
Jawab: Ya, setiap pejabat harus memiliki komitmen untuk kepentingan bersama.
14. Menurut Bapak, apakah diperlukan sebuah sistem informasi untuk memfasilitasi pegawai dalam membentuk dan berbagi pengetahuan?
Jawab: Memang diperlukan, tetapi sebaiknya jangan dibuat baru. Karena pengembangan sistem baru cenderung sulit (dari sisi permasalahan, waktu, dan sebagainya). Dengan demikian, sebaiknya dibuat link-nya melalui sistem yang ada.
Fitur-fitur apa saja yang diperlukan dalam mengelola data, informasi maupun pengetahuan?
Jawab: fitur untuk menulis, fitur chatting, bantuan online.
II. Wawancara dengan Bapak Eko Harnowo, S.S., M.Si., Asisten Deputi Naskah dan Penerjemah (Naster) 1. Apa fungsi dan peran unit kerja Bapak?
Jawab: sesuai dengan Permensesneg, Asdep Naster memiliki tugas untuk menyiapkan naskah kepresidenan dan penerjemahannya, mengkoordinasikan pejabat fungsional penerjemah, yang terkait fungsi/perannya adalah membuat hasil naskah kenegaraan (verbatim). Khusus dalam tugas koordinasi pejabat fungsional penerjemah, Kemsetneg merupakan instansi pembina pejabat fungsional penerjemah. Naskah yang dibuat masih
Universitas Indonesia
II. Wawancara dengan Bapak Eko Harnowo, S.S., M.Si., Asisten Deputi Naskah dan Penerjemah (Naster)
terbatas kepada naskah surat presiden kepada negara sahabat, karena naskah pidato. 2. Menurut Bapak, apakah strategi bisnis unit kerja Bapaktermasuk low cost (menjalankan
apa yang sudah ada) atau differentiation (ada kecenderungan mencari inovasi atau peluang baru, serta menciptakan proses/produk yang baru)?
Jawab: Ada hal-hal yang rutin jika ada hal yang baru adalah terkait naskah yang memang variasinya banyak/cenderung ada perkembangan. Misalnya pada saat Presiden menjadi high level panel eminent person yang merancang agenda MDG pasca 2015, dalam surat-surat ada hal yang baru. Untuk penerjemahan, lebih bersifat rutin. Sedangkan untuk jabatan fungsional penerjemah, memang harus selalu mencari cara agar menarik minat PNS untuk menjadi pejabat fungsional penerjemah. Sehingga dipacu untuk berinovasi bagaimana caranya PNS yang berlatar belakang sastra atau bahasa atau yang memiliki keahlian di bidang penerjemahan. Di seluruh Indonesia saat ini ada 138 orang pejabat fungsional penerjemah.
3. Menurut Bapak, apakah pengetahuan merupakan aset penting bagi organisasi?
Jawab: Pengetahuan menjadi hal yang penting untuk perkembangan dan berjalannya organisasi. Pengetahuan harus senantiasa ditambah dan dikembangkan.
4. Menurut Bapak, apakah pengetahuan perlu dikelola?
Jawab: Ya. Pengelolaan yang dilakukan saat ini berupa membuat bank data dan file
sharing antar penerjemah. Pengetahuan yang perlu dikelola oleh penerjemah adalah
pengetahuan mengenai istilah.
5. Menurut Bapak, apakah pengetahuan yang ada saat ini sudah dikelola dengan baik? Jawab: Saat ini penerjemah dapat saling mengakses file terjemahan, sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diambil oleh siapapun. Terkait dengan bidang verbatim, pada akhirnya hasil transkripsi akan diupload, dibukukan, kemudian disatukan bersama naskah transkrip lainnya (serta dibuat buku kumpulannya). Selain itu, dari kumpulan pidato dibuat juga pokok-pokok pidatonya, yang juga dalam bentuk buku. Buku kumpulan pidato, pokok-pokok pidato, serta terjemahannya akan disampaikan kepada instansi terkait serta perwakilan negara sahabat.
6. Kegiatan utama apa saja yang ada pada unit kerja Bapak?
Jawab: Seluruh pekerjaan yang dilakukan bidang-bidang yang ada di Asdep Naster penting. Terjemahan dan Naskah saling terkait tetapi kalau verbatim dan JFP tidak. Tiga orang pejabat fungsional penerjemah, secara pekerjaan terkait dengan bidang penerjemah tetapi sebagai seorang pejabat fungsional, kenaikan pangkat dan sebagainya ada di bidang JFP setelah melalui kepegawaian.
Terkait penilaian jabatan fungsional penerjemah, pejabat fungsional juga menjadi tim penilai instansi. Kalau penilaian pusat yang terlibat adalah para pimpinan, kepegawaian, dari bidag JFP. Tim penilai instansi ini sering juga dimintai bantuan oleh kementerian lain yang belum memiliki tim penilai kegiatan pejabat fungsional penerjemah.
Siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut?
Jawab: Masing-masing bidang yang ada di Asdep Naster, karena karakter oekerjaan berbeda dan pengetahuannya berbeda-beda.
Universitas Indonesia
II. Wawancara dengan Bapak Eko Harnowo, S.S., M.Si., Asisten Deputi Naskah dan Penerjemah (Naster)
7. Data, informasi, dan pengetahuan apa saja yang ada di lingkungan unit kerja Bapak? Jawab: Pengetahuan mengenai wawasan perkembangan hubungan antar negara/internasional. Bagaimana posisi Indonesia saat ini terutama dalam hal bilateral/multilateral dan organisasi lainnya dan di bidang penerjemahan. Terutama penguasaan penerjemahan.
Khusus untuk penerjemahan diperlukan bank data glossarium untuk penggunaan istilah yang berkaitan dengan pemerintahan, hubungan diplomatik dan sebagainya. Konsistensi untuk penggunaan istilah ini diperlukan. Upaya yang dilakukan oleh Asdep Naster adalah mengadakan seminar/diskusi dengan mengundang pakar di bidang penerjemahan. Pengetahuan di bidang verbatim adalah dengan mengikuti perkembangan berita-berita baik nasional maupun internasional. Dengan demikian, pada saat membuat transkrip naskah dari pidato yang telah dilakukan, tidak akan kaget ketika mendengar suatu istilah.
Sedangkan untuk bidang jabatan fungsional penerjemah adalah kebijakan terkait kepegawaian. Dengan diberlakukannya UU ASN, Asdep Naster dipacu untuk menyosialisasikan mengenai fungsi jabatan fungsional penerjemah. Jabatan fungsional penerjemah termasuk dalam daftar jabatan fungsional yang akan dikuatkan dalam UU ASN.
Terkait Bank Data, sejauh mana penerapan implementasi bank data?
Jawab: Bank data ini bisa diakses oleh para pejabat fungsional penerjemah. Untuk sementara, bank data menggunakan fasilitas dari Google Drive. Untuk komunikasi untuk para penerjemah sudah dibuatkan mailing list. Terdapat kekurangan untuk menginput ke bank data. Para penerjemah saling memeriksa pekerjaan karena datanya bisa diakses oleh penerjemah siapapun.
8. Dalam melakukan pekerjaan/kegiatan apakah ada langkah-langkah/cara-cara yang sudah didefinikan dengan baik?
Jawab: Asdep Naster telah menyusun standar pelayanan yang mencakup urutan proses kerja.
9. Terkait lingkungan organisasi, apakah ada ketidakpastian yang menyebabkan organisasi berubah?
Jawab: Tidak ada. Tetapi memang dalam instansi pemerintah, perubahan bisa terjadi karena kebijakan pimpinan terutama saat pergantian presiden/menteri.
10. Menurut Bapak, sebagai pimpinan, apa upaya yang dilakukan untuk memotivasi para pegawai untuk berbagi pengetahuan?
Jawab: Upaya yang dilakukan berupa penyelenggaraan rapat/pertemuan dengan masing-masing bidang. Penyampaian arahan seringkali juga dilakukan secara informal saat pengajuan konsep surat. Untuk rapat satu Asdep jarang dilakukan, paling hanya pada awal tahun untuk evaluasi.
11. Apakah Bapak pernah mendengar istilah community of practice (CoP)? Menurut Bapak apakah CoP diperlukan? CoP adalah sebuah komunitas/kelompok terorganisir yang terdiri dari individu yang tersebar secara geografis atau organisatoris tetapi
Universitas Indonesia
II. Wawancara dengan Bapak Eko Harnowo, S.S., M.Si., Asisten Deputi Naskah dan Penerjemah (Naster)
berkomunikasi secara teratur dan berdiskusi mengenai isu-isu untuk kepentingan bersama.
Jawab: Belum pernah. CoP sebenarnya diperlukan, terutama untuk penyiapan naskah kenegaraan. Diperlukan komunikasi dengan Kemlu yang mengetahui persis mengenai hubungan diplomatik di lapangan. Terkait JFP, juga diperlukan komunikasi yang berkaitan dengan pengangkatan dan diperlukan komunikasi dengan BKN.
12. Menurut Bapak, perlukah struktur dan posisi/peran tambahan yang khusus mengelola pengetahuan (misalnya, bidang pengelolaan pengetahuan atau asisten deputi pengelolaan pengetahuan)?
Jawab: Ya, tetapi belum mendesak karena hal yang lebih dibutuhkan adalah keperluan SDM. Hal penting lainnya adalah bagaimana membuat visi bersama, dengan menyebarluaskannya dan saling memahami maka akan memudahkan Kemsetneg menjadi organisasi yang handal dalam mendukung presiden/wakil presiden.
13. Apakah Bapak bersedia memberikan komitmen dan mendukung pengelolaan pengetahuan di unit kerja Bapak?
Jawab: Ya.
14. Menurut Bapak, apakah diperlukan sebuah sistem informasi untuk memfasilitasi pegawai dalam membentuk dan berbagi pengetahuan?
Jawab: Sebagai salah satu cara untuk menambah pengetahuan baik, tetapi harus juga mencari ke sumber yang lain juga. Sebagai sarana untuk sharing memang bisa dibilang lebih baik dan cepat. Tetapi harus ada kreativitas dan pandangan lain yang lebih terpercaya.
Kemsetneg memiliki aplikasi intranet. Bagaimana tanggapan Bapak?
Jawab: saat menggunakan intranet ternyata ada kesulitan, terutama saat menggunakan email yang lambat sehingga akhirnya lebih sering menggunakan email yang umum/publik. Komunikasi jarak jauh dengan email sangat penting karena pekerjaan ini terkadang tidak kenal waktu.
Fitur-fitur apa saja yang diperlukan dalam mengelola data, informasi maupun pengetahuan?
Jawab: Pengetahuan ada bidang-bidangnya sehingga diperlukan fitur yang sesuai dengan masing-masing bidang. Di JFP memanfaatkan mailing list dan juga grup di blackberry. Chatting melalui blackberry langsung juga bermanfaat untuk menyampaikan informasi lebih cepat.
15. Apakah ada informasi tambahan lainnya?
Jawab: Suatu desk khusus untuk mengelola pengetahuan memang perlu tapi belum mendesak. Oleh karena itu, sebaiknya masing-masing unit yang bertugas untuk menambah wawasan anak buahnya, agar kita sama-sama memiliki pengetahuan yang sama.
Universitas Indonesia
III. Wawancara dengan Bapak Andrie Syahriza, S.Kom., M.Si.,
Asisten Deputi Dukungan Data kebijakan dan Informatika (DDKI) 1. Apa fungsi dan peran unit kerja Bapak?
Jawab: Secara umum, fungsi dan perannya menyediakan data dan informasi kenegaraan dan layanan informatika (IT) di lingkungan Kemsetneg, guna mendukung proses pengambilan keputusan dan kebijakan oleh para pimpinan yang ada di Kemsetneg dalam memberikan layanan prima kepada presiden dan wakil presiden.
2. Menurut Bapak, apakah strategi bisnis unit kerja Bapaktermasuk low cost (menjalankan apa yang sudah ada) atau differentiation (ada kecenderungan mencari inovasi atau peluang baru, serta menciptakan proses/produk yang baru)?
Jawab: Asdep DDKI lebih cenderung kepada differentitation, mencari inovasi dan peluang baru karena melayani pengguna. Kebutuhan pengguna pasti berubah-ubah dan berkembang. Misalnya saja, aplikasi yang tidak ada, menjadi tidak ada, yaitu SIPDE (sistem Informasi Persuratan dan Disposisi Elektronik) sebelumnya tidak ada. Perangkat jaringan juga terkait server security, management network, dan sebagainya.
3. Menurut Bapak, apakah pengetahuan merupakan aset penting bagi organisasi?
Jawab: Ya, karena jika tidak ada pengetahuan maka organisasi tidak dapat berkembang maju. Pengetahuan yang ada di Asdep DDKI adalah pengetahuan terkait IT. Kaitannya dengan data kebijakan adalah bagaimana bisa memberikan pengetahuan baru kepada orang yang memanfaatkan data kebijakan itu, karena data kebijakan itu sangat banyak dan orang yang membutuhkan terkait dengan apa yang akan dianalisis. Data yang dibutuhkan bisa diambil dari data kebijakan nasional itu. Data dan informasi itu penting untuk menjadi pertimbangan kepada pimpinan.
4. Menurut Bapak, apakah pengetahuan perlu dikelola? Jawab: Ya.
5. Menurut Bapak, apakah pengetahuan yang ada saat ini sudah dikelola dengan baik? Jawab: Pengelolaan dilakukan dengan beberapa tools. Salah satunya adalah aplikasi intranet yang memungkinkan orang sharing knowledge yang dimiliki, entah disadur ataupun tulisannya sendiri. Selain itu, ada pula FTP, sharing dalam bentuk folder di jaringan. Atau bisa melalui website setneg.go.id yang menyimpan berbagai prosedur ataupun SOP. Sehingga tidak terkotak-kotak, pengetahuan bukan hanya pelajaran saja. Sehingga mekanismenya dengan tools-nya.
6. Kegiatan utama apa saja yang ada pada unit kerja Bapak?
Jawab: Kegiatan kritis adalah pengelolaan aplikasi dan infrastruktur yang ada di Kemsetneg. Diantara teman-teman juga melakukan sharing session terhadap apa yang dikerjakannya. Level di pranata komputer tidak setara, ada yang ahli di bidang coding atau di bidang analisis. Diantara mereka akan sharing. Bisa dalam bentuk pertemuan khusus, dsikusi sehari-hari. Begitu juga dengan teman-teman yang di jaringan. Pertemuan yang dilakukan tidak selalu dengan arahan, tetapi lebih kepada memancing inisiatifnya untuk sharing. Bahkan Asdep DDKI pernah mengadakan bimtek IC Cogniter, dengan narasumber adalah teman-teman pranata komputer yang ahli di bidang tersebut. Sehingga kita memberdayakan diri sendiri untuk memicu diri menjadi lebih maju dan aktif.
Universitas Indonesia
III. Wawancara dengan Bapak Andrie Syahriza, S.Kom., M.Si.,
Asisten Deputi Dukungan Data kebijakan dan Informatika (DDKI) Siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut?
Jawab: Untuk kegiatan yang terencana dan teranggarkan, tanggung jawabnya ada di Asdep DDKI. Akan tetapi, tanggung jawab pelaksanaan ada di tangan orang-orang yang diserahi tanggung jawab. Akan tetapi, jika ada kegiatan yang non-penganggaran ada di level kabid atau kasubbid-nya.
7. Data, informasi, dan pengetahuan apa saja yang ada di lingkungan unit kerja Bapak? Jawab: pengetahuan, data dan informasi terkait jaringan, pengelolaan IT.
8. Dalam melakukan pekerjaan/kegiatan apakah ada langkah-langkah/cara-cara yang sudah didefinikan dengan baik?
Jawab: Ada standar pelayanan dan SOP, yang mencakup prosedur bagaimana standardisasi prosesnya. Misalnya, pelayanan gangguan jaringan, pengumpulan data kebijakan, perawatan aplikasi, maupun pelayanan perpustakaan.
9. Terkait lingkungan organisasi, apakah ada ketidakpastian yang menyebabkan organisasi berubah?
Jawab: Biasanya terjadi jika ada kebijakan pimpinan yang baru. Seandainya perubahan itu berdampak kepada kita pasti akan berubah dan mau tidak mau melakukan penyesuaian. Tetapi jika ada dampak tidak langsung maka Asdep DDKI hanya menyesuaikan saja. Misalnya, kebijakan CPNS dilakukan dengan online, maka dampak tidak langsung ke kita untuk men-support perubahan tersebut.
10. Menurut Bapak, sebagai pimpinan, apa upaya yang dilakukan untuk memotivasi para pegawai untuk berbagi pengetahuan?
Jawab: Memotivasi berbagi pengetahuan, memancing agar mau melakukan sharing, memberikan kesempatan untuk mengikuti training, seminar, atau pelatihan apapun. Setelah itu, diberi kewajiban untuk sharing di depan semua orang. Di Asdep DDKI ada pertemuan staf setiap dua bulan sekali. Dari pertemuan ini, diharapkan semua pegawai menjadi duta informasi kepada seluruh instansi. Jika banyak pelatihan yang diikuti maka pertemuan rutin disesuaikan menjadi sebulan sekali.
11. Apakah Bapak pernah mendengar istilah community of practice (CoP)? CoP adalah sebuah komunitas/kelompok terorganisir yang terdiri dari individu yang tersebar secara geografis atau organisatoris tetapi berkomunikasi secara teratur dan berdiskusi mengenai isu-isu untuk kepentingan bersama.
Jawab: Secara resmi ini belum pernah. Akan tetapi, dahulu pernah ada ide untuk membentuk sebuah paguyuban pengelola IT di kementerian, yang tidak bisa terealisasi karena sudah sibuk dengan urusan internal. Namun, jika sifatnya pribadi kami ikut komunitas yang tidak resmi, biasanya almamater diklat yang anggotanya tidak spesifik IT semua, sehingga secara umum jika membicarakan masalah pterkait pekerjaan sesuai dengan porsinya masing-masing.
Menurut Bapak apakah CoP diperlukan?
Jawab: Untuk internal di dalam Kemsetneg CoP diperlukan, karena ini bagian dari