IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.5. Identifikasi Faktor Penyebab Keterlambatan
Penyebab keterlambatan pengiriman barang dikaji dengan menggunakan diagram sebab akibat. Faktor-faktor tersebut terdiri dari :
1. Faktor Transportasi dan Peralatan
Salah satu faktor keterlambatan pengiriman terjadi dikarenakan faktor dari truk yang mengangkut produk maupun peralatan yang mendukung proses persiapan produk. Faktor ini dapat dilihat dari beberapa aspek yaitu:
A. Ketersediaan truk
a. Truk masih diperjalanan
Dalam proses bongkar barang di pasar modern terdapat waktu dimana pembongkaran untuk produk susu FFI mendapat hak prioritas utama pada jam-jam tertentu (Blocking Time). Blocking Time yaitu truk dapat langsung melakukan bongkar barang tanpa harus mengantri. Namun jika pada saat blocking time truk belum datang, maka truk tidak akan mendapatkan hak prioritas tersebut. Sehingga truk tersebut harus mengikuti antrian bongkar. Jika antrian bongkar sedang penuh maka truk harus menginap hingga waktu bongkar. Keterlambatan pembongkaran di outlet mengakibatkan waktu tiba truk di PT YCH mengalami keterlambatan.
b. Truk tidak sesuai spesifikasi
Truk yang digunakan untuk melakukan proses pengiriman produk susu ke hingga ke pasar modern sebelumnya harus dilakukan pengecekan kondisi truk, seperti terbebas dari kotoran, bau menyengat, dan lubang agar produk
terhindar dari kebasahan jika terjadi hujan ketika di perjalanan. Truk yang dinyatakan tidak layak untuk melakukan proses kirim, maka truk tersebut tidak dapat melakukan proses pengiriman barang.
B. Ketersediaan peralatan: a. Peralatan rusak
Peralatan yang digunakan untuk melakukan proses persiapan pengambilan barang terdiri dari : forklift, ristrak, dan juga feeder. Total forklift yang dimiliki oleh PT YCH Indonesia berjumlah 25 buah, dan 10 feeder, dan 10 ristrak.
b. Jumlah peralatan tidak memadai
Peralatan berupa ristrak yang digunakan untuk pengambilan barang pada rak-rak yang tinggi untuk setiap shift berjumlah 4 (empat) buah. Fungsi yang dimiliki oleh feeder dan forklift hampir sama yaitu memudahkan dan mempercepat proses pencarian barang. Feeder yang digunakan untuk setiap shift berjumlah 6 (enam) buah. Peralatan tersebut digunakan untuk pengambilan barang pada rak yang berjumlah 54 baris dan 6 kolom.
2. Faktor Sistem Informasi
A. Status produk yang akan dikirim
Penyebab adanya discrepency produk adalah perbedaan status barang yang akan dilakukan proses kirim. Produk yang dapat dilakukan proses pengiriman jika produk tersebut telah berstatus “A” (Approve), baik pada sistem WMS maupun SAP.
B. Gangguan sinyal
Sistem PGI digunakan untuk melakukan cetak gatepass dan sistem DLV yang digunakan untuk produk pencarian batch produk yang akan dikirim sering kali mengalami gangguan sinyal.
3. Faktor Produk
A. Ketersediaan produk di gudang
Proses pengambilan produk di gudang yang dilakukan oleh picker tidak sesuai dengan BPL, sehingga mengakibatkan barang yang akan diambil untuk dilakukan pengiriman tidak tersedia di gudang.
B. Jumlah produk di gudang
Kekurangan produk ini terjadi karena penyimpanan dan pengambilan barang di gudang tidak sesuai dengan SOP, sehingga terjadi perbedaan terhadap jumlah dan jenis produk yang akan dikirim.
C. Produk rusak saat loading
Proses pengambilan produk di gudang PT YCH Indonesia yang akan dikirim ke target pasar dilakukan dengan menggunakan bantuan alat. Ketika proses ini terjadi, terdapat produk yang terjatuh atau terbentur sehingga mengakibatkan produk rusak seperti kardus penyok. Oleh sebab itu, produk tersebut dilakukan proses pengemasan ulang, sehingga layak untuk dikirim.
D. Waktu persiapan pengiriman
Produk yang akan dikirim terlebih dahulu diletakan di stagging area untuk dilakukan pengecekan sebelum di muat ke dalam truk. Truk yang digunakan untuk proses pengiriman telah datang dan dalam kondisi siap digunakan, namun truk harus menunggu barang yang akan di muat karena barang tersebut belum siap di area stagging. Belum tersedianya barang di stagging area dikarenakan picker masih melakukan pencarian barang atau barang masih dilakukan proses pengecekan sebelum proses di loading.
4. Faktor Sumber Daya Manusia A. Pengambilan barang
Pengambilan barang di gudang yang dilakukan oleh picker tidak sesuai dengan barang yang tertera di dalam BPL. Hal ini sering dilakukan karena adanya permintaan barang-barang tidak satu palet. Pengambilan secara acak oleh picker ini mengakibatkan jumlah barang yang tertera di dalam sistem tidak sesuai dengan aktual yang terjadi.
B. Pencarian batch baru
Ketika proses pemuatan barang kadang kala terdapat produk yang harus dilakukan proses pengemasan ulang yang membutuhkan waktu yang lama. Jika hal ini terjadi maka akan dilakukan proses pencarian batch baru yang sesuai. Hal ini dilakukan agar proses pengiriman dapat segera dilakukan.
C. Pengecekan barang di stagging area
Sebelum proses loading dilakukan terlebih dahulu akan dilakukan proses pengecekan produk yang akan dikirim. Luas lokasi dari stagging area dengan banyaknya jumlah produk yang akan dikirim tidak sesuai. Hal ini terlihat tidak adanya ruang gerak yang cukup untuk petugas checcker stagging untuk melakukan pengecekan secara optimal.
D. Peletakan barang di stagging area
Luas lokasi stagging area tidak sesuai dengan jumlah produk yang akan dikirim. Hal tersebut mengakibatkan peletakan produk yang akan dikirim tidak pada tempatnya sehingga kadang kala pengiriman untuk 1 (satu) customer diletakan di tempat yang berbeda.
Ketersediaan produk
Jumlah produk tidak sesuai Perbedaan status barang Waktu persiapan pengiriman Gangguan Sinyal
Poduk rusak saat loading
Posedur pengambilan barang Ketersediaan truk
Peletakkan produk di stagging area Pencarian batch baru Ketersediaan peralatan
Pengecekkan di stagging area
Gambar 11. Faktor-faktor penyebab keterlambatan pengiriman produk susu Frisian Flag Indonesia
Faktor-faktor penyebab keterlambatan pengiriman produk
susu Frisian Flag Indonesia Sistem Informasi Produk Sumber Daya Manusia Transportasi dan Peralatan