BAB II PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO)
M. Sistem Kerja Pengadaan Barang dan Jasa Melalui
1. .Tujuan dan Lingkup
Menetapkan langkah-langkah kegiatan yang dilakukan dalam tahapan proses barang dan jasa di bagian pengadaan PT.Perkebuan Nusantara (Persero)
2. Rincian Kerja
4.1 Proses Pelaksanaan Pengadaan
4.1.1.Kepala Bagian.
a. Kepala Bagian menerima paket melalui sistem e-proc dari bagian komersil selaku tim pembuat HPS
b. Paket didistribusikan ke masing-masing Tim Pelelangan untuk dilaksanakan sesuai urutan pemasukan dokumen atau berdasarkan urgensinya.
4.1.2.Kepala Urusan.
a. Kepala uruan menerima distribusi paket pekerjaan dari Kepala Bagian dokumen yang dikirim oleh bagian komersil dan bagian teknis akan di review untuk kecukupan dan kesesuaian dokumen b. Untuk dokumen yang tidak lengkap,akan dikomunikasikan ke
bagian terkait.Jika paket secara prinsip tidak layak dilaksanakan
maka paket akan dikembalikan ke pengguna anggaran atau ke tim HPS
c. Memverifikasi paket pelelangan yang akan diumumkan dan menyetujui pelaksanaan paket jika dianggap telah sesuai.
4.1.3.Staff Urusan/Anggota Tim
a. Staff urusan membuat buku dokumen pengadaan dan persiapan pelaksanaan palet
b. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pengadaan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
c. Melaksanakan evaluasi dan monitoring setiap paket pekerjaan untuk dikomplikasikan menjadi laporan mingguan progrs pekerjaan.
d. Tahapan umum dalam pelaksanaan pengadaan adalah sebagai berikut.
3. Proses pengadaan
Dalam pelaksanaa proses pengadaan dimulai dari pengumuman evaluasi sampai dengan penertiban SPPBJ dilaksanakan oleh masing-masing tim dengan sistem flow untuk masing-masing-maisng paket.Sehingga setiap personil bagian pelelangan terlibat dalam seluruh proses kegiatan setiap paket pada tim dari hal ini juga bertujuan untuk menciptakan proses self assessment dan pengawasan.
Negosiasi penawaran dilakukan sesuai dengan templte yang ada dalam proses e-proc.Negosiasi dilakukan atas kesepakatan ke dua belah pihak.Adapun hal-hal yang dapat dinegosiasikan antara lain:
a. Harga Penawaran Timpang untuk penawaran yang salah satu unsur harga atau unit price adalah dibandingkan dengan HPS ternyata lebih tinggi nilaianya dari HPS.
b. Pemenang tender bukan meruoakan oenawar terendah.
c. Adanya kemungkinan bagi penyedia jasa untuk melakukan penyesuaian harga.
Dalam hal ketua panitia berhalangan tetap.maka proses tetap dilanjutkan dengan ketia dijabat oleh personil pengganti yang dijuntuk oleh direksi/SEVP.
4. Penunjuk Setelah Kegagalan
Untuk pelelangan (umum,terbatas,sederhana) yang telah dua kali mengalami kegagalan pada prinsipnya dapat dilanjutkan dengan petode penunjukan langsung.
Pengambilan keputusan pada pelelangan ulang dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Jika hanya 1 perserta yang memasukkan dalam dokumen penawaran ( dibawah HPS),namun tidak dapat ditetapkan
pemenang (gagal) dapat dilanjutkan sesuai proses penunjuk langsung.
b. Jika ada 2 peserta yang memasukkan harga penawaran dalam dokumen penawaran (dibawah HPS),namun tidak dapat ditetapkan pemenang (gagal)maka dapat diulang dengan proses penunjukkan langsung dengan menunjuk peserta angka penawaran terendah.
c. Jika ada 3-atau lebih perserta yang memasukkan harga dalam dokumen penawaran (di bawah HPS),namaun tidak dapat ditetapkan pemenang (gagal) maka dilakukan pengumuman ulang dengan metode yang sama.
d. Dalam hal pelelangan ulang namun seluruh perseta menawar di atas HPS maka paket dikembalikan ke PA untuk di tinjau kembali dan selanjutnya diumumkan lelang ulang.
Harga-harga penawaran pada poin 2a dan b jika di atas HPS,proses penunjukkan langsung dapat dilanjutkan tanpa mengembalikan kepada pengguna anggaran,jika dalam negosiasi peserta bersedia menurunkan harga dibawah nilai total HPS ( megadopsi perdir No.
Per-05/MBU/2008).Pada “kondisi tertentu dan bersifat sangat prinsipil”proses penunjukkan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah dilakukan analisa dan evaluasi terhadap pengadaan barang dan jasa melalui e-proc dibagian teknologi kantor direksi PT.Perkebunan III (Persero) maka penulis mencoba mengambil beberapa kesimpulan dan saran yang dianggap perlu sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan demi penyempurnaan dan pencapaian dimasa yang akan datang.
A.Kesimpulan
E-Procurement merupakan cara pelelangan barang dan jasa yang modern yang mulai di terapkan di masa sekarang hingga masa yang akan datang.dengan segala kelebihannya dan kekurangannya seperti yang disebutkan di atas.Sehingga perlu ada pembenahan dari sistem dan dari peserta lelang mulai lebih mempelajari e-proc.Selain itu e-proc digunakan secara online dimana berkas atau data bisa di kirim melalui via online dan simple.
Berikut akan dipaparkan perbedaan antara sistem proc yang lama dan sistem e-proc yang baru:
1. Sistem e-proc yang lama:
a. Calon supplier baru harus datang ke PT.Perkebunan Nusantara III membawa materi perusahaan mereka dan proposal penawaran yang membutuhkan waktu dan tenaga kerja
b. Terdapat perbedaan waktu supplier DRM dalam informasi permintaan pengadaan barang.
c. Kemampuan pengumpulan ,pengaturan,dan menyimpan data saat ini masih terbatas
2. Sistem e-proc yang baru:
a. Usulan sistem baru akan mempermudah setiap calon supplier baru untuk melakukan registrasi.
b. Supplier baru,supplier DRM dan calon supplier baru akan lebih cepat mendapatkan informasi mengenai proses permintaan barang dan jasa.
c. Pihak manajemen dapat melakukan verifikasi akhir dari setiap proses pengadaan barang dengan ditunjang oleh variabel penilaian yang lebih akurat
B.Saran
1. Diperlukan adanya pengembangan dari internal sistem perusahaan contohnya sistem inventori perusahaan sebagai penunjang usulan sistem e-proc baru.
2. Melakukan evaluasi sistem secara berkala untuk melihat apakah operasional sistem sudah sesuai dengan mencapai visi dan misi perusahaan dan menyimpulkan hasil evaluasi apakah diperlukan penambahan kodul baru untuk melengkapi usulan sistem e-proc baru demi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi.
DAFTAR PUSTAKA
Achlaq, 2001. Pengadaan Barang dan Jasa. Sinar Grafika, Jakarta.
Eakin, 2011. Bagaimana mengukur manfaat yang diperoleh perusahaan yang memilih menerapkan solusi e-procurement. Jakarta
Hardjowijono & Hayie, 2008. Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa . Erlangga, Jakarta.
Mustafa, 2010. Etika Pengadaan Barang dan Jasa. Edisi Kedua. Jakarta Purwosusilo, 2012. Keuntungan Elektronik Procurement.Bandung.
Sutedi. 2009. Pengertian Dari Elektronik Procurement . Sinar Grafika, Jakarta.