BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Hasil Penelitian
2. Kendala Dalam Promosi dan Solusinya
Wawancara Pribadi dengan SN, Jakarta, 25 Maret 2015
10
Kendala yang dihadapi oleh perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA terdapat dari dalam dan luar perpustakaan. Kendala dari dalam perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA saat melakukan promosi diantaranya adalah terbatasnya alokasi anggaran dan tidak tersedia setiap tahun secara berkesinambungan. Keterbatasan ini menyebabkan media promosi yang digunakan belum optimal, sehingga untuk pelaksanaan kegiatan dan penyiapan media promosi dilakukan hanya dengan memanfaatkan fasilitas yang ada dan terbatas. Pengajuan alokasi dana untuk kegiatan promosi yang lebih besar sudah seringkali dilakukan sejak tahun 2011 sampai tahun 2015 ini, namun hal tersebut belum ada hasilnya.
Keterbatasan alokasi anggaran untuk kegiatan layanan perpustakaan juga berdampak kepada keterbatasan sumberdaya manusia yang professional dibidangnya, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Tidak ada dana untuk bisa merekrut tenaga profesional sesuai yang dibutuhkan. Dampak lainnya adalah system OPAC Perpustakaan belum dapat dikembangkan secara on-line. Akibatnya untuk mengakses sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan masih sangat terbatas. Hanya dapat dilakukan di perpustakaan dan belum bisa diakses dari rumah atau tempat lainnya. Hal ini sudah tentu menghambat pengguna untuk mengetahui seberapa lengkap sumber informasi yang ada dan tersedia. Pembuatan portal atau web online
sudah dilakukan, namun pengelolaannya masih minim, sehingga belum dapat optimal melayani pemustaka.
Walaupun peningkatan pemanfaatan perpustakaan oleh pemustaka relatif cukup baik, namun demikian minat mahasiswa untuk memanfaatkan informasi perpustakaan masih belum dapat dikatakan optimal. Hal ini disebabkan kurangnya promosi menyebabkan banyak calon pemustaka menganggap koleksi kepustakaan kurang lengkap, walaupun sebenarnya tidak demikian adanya. Sebagaimana hasil dari wawancara dengan informan :
“Promosinya lebih ditingkatkan lagi banyak Mahasiswa-Mahasiswi di sini beranggapan koleksinya kurang lengkap padahal koleksi disini cukup lengkap”.11
Kendala promosi layanan perpustakaan untuk menarik minat pemustaka berkunjung, nampaknya tidak hanya terbatas pada masalah ketersediaan fasilitas, koleksi buku dan informasi lainya, akan tetapi juga tergantung sikap dan peran komunikasi pustakawan bagian layanan kepada para pemustaka. Banyak pustakawan bagian layanan yang kurang bersemangat memberitahu cara mencari buku atau informasi yang diperlukan, termasuk kurang ramahnya pustakawan dalam melayani para pemustaka. Sebagian pustakawan bagian layanan di perpustakaan masih menunjukkan sikap-sikap kurang ramah di dalam pelayanannya kepada pemustaka. Melihat kondisi ini, nampaknya sarana promosi
11
itu tidak hanya terbatas pada bentuk-bentuk cetak, elektronik maupun kegiatan, akan tetapi sikap dan keramahan pustakawan itu sendiri di dalam layanannya bisa menjadi salah satu bentuk promosi yang efektif, tapi bisa juga menjadi kendala enggannya pemustaka untuk berkunjung. Sebagaimana yang dijelaskan oleh salah seorang pemustaka:
“Seharusnya sih, orang-orang dibagian pelayanan harus sering ngasih tau dan ramah, banyak senyum gitu kepada semua mahasiswa yang datang ke perpustakaan – ya informal saja memberitahunya. Setahu saya, informasi dari mulut ke mulut itu yang paling efektif. Dari teman yang satu ke teman yang lain. Kalo nanya sama temen kan lebih enak dan penjelasannya pun bisa lebih jelas:,
Sebagaimana tersebut di atas, itu semua merupakan kendala-kendala yang sifatnya internal. Sementara kendala-kendala eksternal dalam pelaksanaan promosi perpustakaan adalah kurangnya dukungan dari para staf-staf fakultas untuk bekerjasama mendistribusikan brosur dan
poster. Tidak adanya kerjasama pihak karyawan fakultas untuk membantu menempelkan poster promosi perpustakaan di papan majalah dinding fakultas. Seharusnya staf biro administrasi fakultas dapat membantu menempelkan poster dan pamflet yang diberikan pihak perpustakaan. Hal ini sudah tentu menghambat promosi perpustakaan itu sendiri. Solusinya sementara ini adalah terus meningkatkan komunikasi agar lebih intensif antara pihak perpustakaan dengan pihak yang bersangkutan. Sebagaimana hasil dari wawancara dengan informan:
“kendalanya - menurut saya lancar lancar aja - cuma banyak fakultas yang tidak bekerjasama dalam hal menempelkan brosur atau poster yang sudah kita serahkan ke fakultas jadi merekea tidak menempelkan di mading mading fakultas”.12
3. Efektivitas dan Harapan Terhadap Promosi
Sarana promosi yang digunakan perpustakaan UHAMKA berbentuk tercetak, berbentuk elektronik dan berbentuk kegiatan. Dari ketiga bentuk sarana promosi dengan beragam media yang ada dengan segala keterbatasanya, bisa dikatakan bahwa masing-masing sarana, bentuk dan media promosi yang telah diguna memiliki kontribusinya sendiri-sendiri terhadap peningkatan kunjungan pemustaka memanfaatkan perpustakaan. Brosur dan buku pedoman perpustakaan sebagai sarana promosi berbentuk tercetak dianggap lebih efektif dibandingkan dengan media tercetak lainnya, seperti banner, poster dan kalender. Hal ini sesuai dengan wawancara informan sebagai berikut:
“Dari sekian banyak bentuk promosi, Promosi yang paling efektif - karen , saya mahasiswi UHAMKA tentunya dari brosur sama buku pedoman perpustakaan . . .”13
Video dan facebook sebagai sarana promosi berbentuk elektronik dianggap lebih efektif dibandingkan dengan media elektronik lainnya, seperti portal atau website. Walaupun demikian, untuk melihat video tentang Pedoman Pemakai 12
Wawancara Pribadi dengan SN, Jakarta, 25 Maret 2015
13
Perpustakaan (P3) itu harus mengakses melalui OPAC yang hanya bisa diakses langsung di perpustakaan, akibat belum online-nya sistem OPAC yang ada:
“saya mahasiswi UHAMKA, sudah pasti tau disini ada perpustakaan – kan ada penjelasan di ODDI, pakai video tentang P3 – saya juga tau dari facebook dan disini bukunya juga cukup lengkap kok?!”
Penjelasan dan pemutaran video P3 melalui sarana promosi berbentuk kegiatan juga dianggap cukup efektif, yaitu dilakukan didalam kegiatan ODDI. Walaupun dianggap cukup efektif, namun karena merupakan bagian dari kegiatan ODDI, maka waktu untuk penjelasan sangat terbatas. Pada saati ini pula dibagikan buku pedoman perpustakaan yang merupakan bentuk promosi tercetak.
Sebagaimana yang diungkapkan oleh salah seorang informan pemustaka di atas, bahwa promosi dalam bentuk lisan, yaitu cerita tentang pengetahuan dan pengalamannya seorang pemustaka kepada teman-temannya tentang koleksi buku, kemudahan peminjaman, suasana ruang baca yang kondusif untuk belajar, bisa mengobrol, bahkan berpacaran, serta fasilitas yang tersedia di perpustakaan UHAMKA, nampaknya cukup punya kontribusi untuk mendorong dan menarik minat mahasiswa-mahasiswi lain berkunjung ke perpustakaan UHAMKA. Dengan kata lain, informasi tentang perpustakaan dari mulut ke mulut
secara tidak langsung merupakan salah satu bentuk lain sebuah promosi, walaupun bukan merupakan sarana promosi yang sengaja digunakan oleh perpustakaan UHAMKA itu sendiri:
“. . . promosi yang paling efektif . . . selain itu dari mahasiswa yang lain atau informasi dari mulut kemulut”.
Peningkatan jumlah pengunjung perpustakaan nampaknya tidak semata-mata hanya dipengaruhi oleh efektivitas berbagai bentuk promosi yang dilakukan perpustakaan. Di samping secara tak langsung promosi bentuk lisan tadi, termasuk juga tingginya tugas kuliah yang mensyaratkan kepada mahasiswa untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan yang ada. Termasuk adanya jadwal penggunaan ruang baca untuk ruang belajar bagi mahasiswa-mahasiswi dari Fakultas Agama Islam. Nampaknya memang peningkatan jumlah kunjungan pemanfaat perpustakaan tidak hanya semata-mata untuk mengakses buku atau informasi yang merupakan koleksi perpustakaan, tetapi memanfaatkan ruang-ruang perpustakaan untuk diskusi, mengobrol sambil menunggu jadwal kuliah selanjutnya, bahkan ada juga yang memanfaatkan sebagai tempat untuk berpacaran
“kan kita tau, kalau di perpustakaan itu gak semua cari buku atau ngerjain tugas kuliah. Ada juga yang buat belajar, nunggu kuliah, ngobrol, diskusi – ada juga sih yang pada pacaran – diem-diem he he he”.
Harapan pemustaka kedepannya terhadap promosi perpustakaan UHAMKA yaitu lebih ditingkatkan lagi dari masing masing media atau bentuk tercetak, kegiatan maupun elektronik. Lebih dioptimalkan lagi agar tujuan dari promosi itu dapat berjalan
seharusnya. Khususnya promosi mengenai koleksi buku dan sumber informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Hal ini sesuai dengan wawancara informan sebagai berikut:
“Harapan saya pribadi sebagai pemustaka sih, promosinya lebih ditingkatkan lagi banyak yang mikir disini koleksinya kurang lengkap padahal koleksi disini cukup lengkap.”14
Saran dan harapan lain pemustaka terhadap optimalisasi promosi dapat dilakukan melalui keramahan petugas layanan dan tidak bosan-bosannya memberitahu dan membimbing pemustaka untuk menemukan buku atau sumber informasi lain yang mereka butuhkan. Keramahan dan pelayanan yang baik merupakan salah satu bentuk promosi lain yang dapat menarik minat pemustaka untuk berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan tersebut.
Beberapa saran dan harapan lainnya yang secara tak langsung berhubungan dengan masalah promosi adalah membuat ruang perpustakaan rapih dan nyaman, sehingga diperlukan untuk memperbanyak loker, sehingga tidak lagi terlihat tas-tas bergelimangan di lantai. Di samping itu, perpustakaan juga perlu memiliki kelebihan-kelebihan lain yang tak dimiliki oleh perpustakaan lain, yaitu dengan menyediakan ruang baca atau ruang fasilitas internet dimana pemustaka dapat melakukan kebiasaan merokok:
14
“Harapan saya sih petugas perpustakaan harus lebih ramah, gak cembetut gitu. Itu kan salah satu bentuk promosi juga, jadi orang betah ke perpustakaan. Kalo boleh usul nih - kalo dibandingkan kampus lain, loker mungkin harus ditambahin, banyak tas tas yang berserakan di bawah kan kurang enak diliatnya. Ruang baca dan fasilitas internet untuk mahasiswa yang merokok sebaiknya juga ada – kalo itu ada dan dipromosi-in, yakdipromosi-in, pasti rame”.