BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
B. Kendala yang Dihadapi
Selama menjalani kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia selama kurang lebih 1 (satu) bulan, terdapat beberapa kendala yang dihadapi oleh praktikan, diantarnya:
1) Sistem Kearsipan
Penggunaan system kearsiapan dalam kantor yang masih manual kurang tepat dengan banyaknya kegiatan administrasi di dalam kantor yang menyebabkan terjadinya kesulitan-kesulitan praktikan dalam mengerjakan tugas. Ketika praktikan ingin mengarsipkan surat masuk yang sudah di input ke dalam ordner, praktikan harus membuat ordner baru untuk surat yang belum mempunyai ordner dikarenakan ordner yang tersedia tidak mencukupi. Arsip yang tersimpan di dalam Filling Cabinet tidak terlihat rapi dan tidak tersusun berdasarka jenis yang
sudah ditentukan. Dalam hal ini, Praktikan menemukan arsip yang tercecer.
2) Sarana kantor yang tidak memadai
Kurang adanya pemeliharaan mesin kantor yang menyebabkan beberapa mesin kantor seperti mesin Fax dan komputer mengalami kerusakan sementara yang menyebabkan beberapa pekerjaan praktikan dikantor mengalami kendala dan membuatnya tertunda.
C. Cara Mengatasi Kendala
Kendala yang ada di tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan alasan praktikan menjadi kurang baik dalam menyelesaikan pekerjaannya. Akan tetapi, kendala yang dialami praktikan menjadi motivasi bagi praktikan untuk bekerja lebih baik dan menerapkan pengetahuan yang didapatkan dibangku perkuliahan. Berikut ini adalah
cara-cara yang dilakukan praktikan dalam mengatasi kendala yang praktikan dapatkan ditempat kerja, yaitu:
1. Sistem Kearsipan
Dalam menyelesaikan kegiatan Administrasi di kantor, salah satunya adalah kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen di sebuah instansi atau perusahaan yang sering disebut dengan arsip dapat di selesaikan dengan cepat dan mudah apabila semua sudah tersusun dengan rapih dan sistematis.
Sudarti mengatakan bahwa sistem penyimpanan tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.
Dari 5 sistem penyimpanan arsip, terdapat alasan mengapa praktikan lebih menggunakan sistem penyimpanan tanggal. Alasannya adalah karena sistem tanggal dapat dengan mudah digunakan dan di aplikasikan dengan tidak memerlukan waktu yang banyak. Alasan tersebut sesuai dengan Sudarti yang mengatakan bahwa Biasanya sistem tanggal digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dalam buku agenda.
Sistem kearsipan yang tidak tertata rapi membuat Praktikan kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Sistem kearsipan yang seharusnya dapat diselesaikan dalam kurun waktu 1 (satu) sampai 3 (tiga) hari, Praktikan dapat menyelsaikan pekerjaan kantor dalam waktu
5 hari. Disini membuat Praktikan merasa bosan dan menghambat pekerjaan Praktikan yang selanjutnya.
Menurut The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana karena mempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
(Gie, 2007).
Jika melihat teori diatas, Praktikan menyadari bahwa kegiatan penyimpanan arsip yang baik dan benar akan melangsungkan pencarian arsip dengan baik dan cepat. Apabila semua pihak ikut terlibat dalam merapikan arsip yang telah digunakan dan semua pihak ikut mempunyai perhatian terhadap arsip. Pentingnya dalam menjaga arsip adalah ketika Praktikan dapat menemukan arsip dengan mudah. Hal ini membuat Praktikan harus bisa menempatkan dan membantu memperbaiki posisi arsip dengan baik sehingga Praktikan tidak merasa kesulitan apabila ingin mencari satu jenis arsip.
Menurut Priansa, kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data autentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. (Priansa, 2014)
Namun pada kenyataannya, kegiatan kearsipan pada suatu perusahaan tidak semudah yang di bayangkan. Praktikan menyadari, dari teori yang sudah di paparkan oleh para ahli diatas bahwa masalah yang terjadi pada bidang kearsipan disebabkan karena sistem nomor urut
yang ada di lemari arsip tidak tepat dan menyebabkan kesulitan pada saat akan menemukan dokumen yang akan dibutuhkan.
Dengan adanya kendala tersebut, Praktikan menyadari betapa pentingnya dalam menjaga kerapihan suatu arsip. Karena arsip merupakan salah satu bagian terpenting dalam kegiatan perkantoran di perusahan. Dalam mengatasi kendala ini, Praktikan mulai merapikan Arsip yang berantakan untuk di rapikan kembali. Dan membuat Ordner baru untuk arsip yang tidak memiliki ordner. Pembuat ordner sendiri terlihat sederhana dengan menggunakan map kertas untuk alasnya.
Dapat dipahami bahwa ketika Praktikan merapikan suatu arsip tujuannya adalah untuk mempermudah dalam pencarian arsip ketika ingin digunakan.
Menurut Zulkifli AM menyatakan bahwa Penataan arsip yang benar niscaya mempercepat penemuan kembali. (Zulkifli, 2015)
Dapat disimpulkan bahwa penataan arsip yang benar dapat membantu penemuan arsip sehingga arsip mudah didapatkan. Dalam hal ini, peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Peralatan arsip juga membantu arsip agar dapat tersusun dengan rapih dan tidak tercecer.
2. Sarana Kantor yang rusak
Salah satu faktor pendukung keberhasilan dalam proses perkantoran yaitu sarana dan prasarana. Kerusakan sarana kantor
menjadi faktor utama penghambat praktikan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan kantor. Kuantitas mesin kantor yang tersedia tidak mencukupi. Rusaknya mesin Fax yang ada di Pusat Pengembangan Pogram dan Pembinaan Diklat (P3D). Selain mesin Fax, praktikan masih saja menemukan beberapa mesin kantor yang tidak berfungsi dan tidak bisa digunakan. Selanjutnya, mesin komputer yang kuantitasnya tidak mencukupi dengan jumlah yang sangat minin yang tidak dapat digunakan karena rusak, hal ini membuat beberapa pegawai dan khusunya praktikan membawa laptop dalam mengerjakan tugas kantor.
Sehingga tidak menciptakan suasana yang efisien dan efektif dalam menyelesaikan tugas.
Peran sarana kantor sangat penting dalam proses kegiatan pelaksanaan kantor. Komputer merupakan alat elektronik yang digunakan untuk melakukan beberapa tugas dan pekerjaan kantor.
Upaya yang dilakukan guna menunjang kelancaran kegiatan kantor diperlukan mesin-mesin kantor yang mendukung. Menurut The Liang Gie Mesin perkantoran (office machine) adalah Segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic, atau secara kimiawi. (Gie, 2009)
Dapat disimpulkan bahwa mesin kantor merupakan alat yang sangat dibutuhkan untuk menunjang kegiatan perkantoran. Sarana dan prasarana kantor merupakan salah satu sumber daya yang menjadi tolak
ukur mutu perusahaan dan perlu peningkatan terus menerus seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang cukup canggih. Sistem kantor merupakan bagian kantor yang perlu disiapkan secara cermat dan berkesinambungan, sehingga kegiatan perkantoran dapat dijamin selalu lancar.
Macam-macam mesin kantor akan semakin bertambah dan canggih seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi. Dalam menunjang pekerjaan sehari-hari mesin-mesin kantor merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan pemeliharaannya.
Endang, Mulyani, dan Suyyety menyatakan bahwa Mesin-mesin kantor meliputi komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik manual, dan elektronik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, dan kalkulator. (Sri Endang R, 2010)
Sehingga sudah tentu bahwa mesin perkantoran sangat penting untuk menunjang segala kegiatan perkantoran dan harus tersedia di dalam kantor untuk melakukan proses kegiatan kantor agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Sebuah perusahaan atau kantor tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya mesin kantor sebagai penunjang untuk berjalannya suatu kegiatan kantor.
Cara mengatasi kendala tersebut Praktikan inisiatif untuk membawa laptop pribadi sebagai alat untuk menyelesaikan tugas kantor yang diberikan pembimbing kepada Praktikan. Seperti teori inisiatif
yang dikemukakan oleh Suryana “Inisiatif adalah kemampuan mengembangkan ide dan cara-cara baru dalam memecahkan masalah dan menemukan ide dan cara-cara dalam memecahkan masalah dan menemukan ide dan cara-cara baru dalam memecahkan masalah dan menemukan peluang”. (Suryana, 2013)
Sedangkan menurut Seibert, Krimer & Crant “Inisiatif karyawan proaktif menyebabkan sejumlah kesadaran dan perilaku, seperti mengidentifikasi ide-ide baru untuk mempebaiki proses kerja dan memperbarui keterampilan mereka untuk mencapai hasil yang memuaskan”. (Haryono, 2011)
Berdasarkan beberapa teori diatas, dapat disimpulkan bahwa inisiatif merupakan sebuah sikap yang dilakukan oleh individu untuk menemukan suatu ide baru yang digunakan untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi atau menggagas suatu yang baru dengan tujuan yang sama. Inisiatif Praktikan untuk mengantisipasi kendala yang dihadapi dengan resiko yang tinggi memungkinkan Praktikan untuk membawa laptop dan flashdisk pribadi selama pelaksanaan PKL agar tidak ada hambatan dalam pelaksanaan tugas yang diberikan kepada Praktikan dan dapat diselesaikan dengan maksimal dan tepat waktu.
Selain kurangnya mesin kantor yang tersedia, dalam kendala ini terdapat juga mesin kantor yang rusak. Rusaknya mesin kantor juga menghambat Praktikan dalam mengerjakan tugas. Seperti mesin Fax
yang rusak sehingga Prakrikan harus turun ke lantai 4 untuk menggunakan mengirim surat.
Farida, Nurlaela, dan Sumaryana menyatakan bahwa cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor adalah sebagai berikut:
1. Selalu membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang dipergunakan.
2. Selalu memperbaiki barang yang rusak.
3. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing.
4. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
5. Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya. (Vida Hansa Farida, 2005)
Dari pendapat ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam hal ini seluruh staf kantor di himbau untuk saling menjaga seluruh peralatan kantor sehabis pakai. Praktikan memulai untuk mengimplementasikan pendapat-pendapat diatas dengan cara menjaga dan merawat peralatan kantor setelah habis pakai. Dalam setiap bagian kantor LAN pada khususnya Bagian P3D selalu menyewa agen kebersihan untuk membersihkan peralatan kantornya dalam kurun waktu sebulan sekali, namun hal ini tidak dapat beitu saja kita andalkan pada pihak kebersihan. Sebagai Staf kantor seharusnya lebih peka terhadap
lingkungan kantornya. Bagaimana staf harus merawat peralatan kantor sehabis pakai, bagaimanapun juga peralatan kantor adalah kebutuhan bersama dalam melaksanakan tugas kantor dan mewujudkan tujuan kantor.
BAB IV
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) berlangsung selama 1 (satu) bulan terhitung sejak tanggal 2 januari 2018 dan berakhir pada tanggal 31 Januari 2018 di LAN.
1. Tugas-tugas yang dilakukan Praktikan selama kegiatan PKL berlangsung adalah sebagai berikut:
a. Bidang Kearsipan
b. Bidang Teknologi Perkantoran
2. Dalam pelaksanaannya, Praktikan menemukan beberapa kendala.
Sebagai berikut:
a. Sistem kearsipan yang manual dan kurang rapih.
b. Sarana kantor yang tidak memadai
3. Praktikan mengatasi kendala ini, Praktikan mulai merapikan Arsip yang berantakan untuk di rapikan kembali. Membuat Ordner baru untuk arsip yang tidak memiliki ordner untuk mempermudah dalam pencarian arsip ketika ingin digunakan. Kendala kedua, Praktikan mengatasi kendala sarana kantor yang tidak memadai, Praktikan memulai untuk mengimplementasikan pendapat-pendapat diatas dengan cara menjaga dan merawat peralatan kantor setelah habis pakai.
B. Saran
Selama Praktikan PKL sesuai dengan pengalaman yang Praktikan dapatkan, Praktikan mendapatkan saran untuk PKL kedepannya agar lebih baik lagi. Saran tersebut ditujukkan untuk mahasiswa yang akan melaksanakan PKL, untuk Universitas Negeri Jakarta, dan untuk LAN.
1. Adapun saran untuk mahasiswa yang akan melaksanakan PKL, diantaranya:
a. Bagi mahasiswa yang akan melaksanakan PKL sebaiknya mempersiapkan diri dengan Ilmu Pengetahuan yang didapat selama perkuliahan.
b. Sebelum menentukan tempat untuk PKL sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu dengan dospem sesuai dengan prodi masing-masing.
c. Dalam pelaksanaan PKL berlangsung, diharuskan untuk bekerja dengan disiplin dan penuh tanggung jawab pada setiap tugasnya. Jika mengalami kesulitan dalam mengerjakan tugas, Praktikan tidak segan-segan untuk meminta bantuan kepada pembimbing terkait tugas tersebut.
d. Dalam penyusunan laporan PKL dapat dikerjakan dengan segera dan lebih aktif dalam melakukan bimbingan selama pembuatan laporan PKL.
2. Saran Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta a. Agar mahasiswa yang akan melaksanakan PKL
mendapatkan refrensi dan tidak kebingungan dalam
menentukan tempat untuk PKL, pihak Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta sebaiknya menjalin hubungan baik dengan perusahaan.
b. Sebelum kegiatan PKL dilaksanakan, diharapkan dapat mengadakan pengarahan bukan hanya secara tertulis melainkan berupa himbauan kepada mahasiswa yang akan melaksanakan PKL agar mahasiswa lebih terarah.
c. Diharapkan dapat menerapkan lebih jelas lagi mengenai peraturan-peraturan dalam kegiatan pelaksanaan PKL.
3. Bagi Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia
a. Dalam hal sarana dan prasana kantor diharapkan untuk lebih diperhatikan kembali, begitupun dengan perawatan mesin kantor untuk menunjang kegiatan pekerjaan kantor.
b. Hubungan yang baik antar karyawan harus ditingkatkan untuk menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2015Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Utama.
Farida, Vida Hansa, L. N. 2005. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV.
Armico.
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Haryono. 2011. Inisiatif Dalam Bekerja. Jakarta: Bumi Aksara.
Priansa, Donni Juni. 2014. Kesekretarisan. Bandung: Alfabeta.
Sri Endang Rahayu, dkk. 2010. Model Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi. Jakarta: Erlangga.
Sudarti dan Darma Rika. 2012. Manajemen Kearsipan dan Dokumentasi. Jakarta Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jaakrta
Suryana. 2013. Kewirausahaan: Pedoman Praktis, Kiat dan Proses Menuju Sukses.
Jakarta: Salemba Empat.
http://lan.go.id/id/homepage/tugas-dan-fungsi diakses pada tanggal 23 Mei 2018
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
LOGO PERUSAHAAN
Lampiran 2
SURAT PERMOHONAN IZIN PKL
Lampiran 3
SURAT PERSETUJUAN IZIN PKL
Lampiran 4
SURAT KETERANGAN TELAH MELAKSANAKAN PKL
Lampiran 5
DAFTAR HADIR PKL
Lampiran 6
DAFTAR NILAI PKL
Lampiran 7
LAPORAN KEGIATAN HARIAN PKL
PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA BAGIAN PUSAT PENGEMBANGAN PROGRAM DAN PEMBINAAN DIKLAT (P3D)
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Nama : Asrofatunnisa No. Reg : 8105152182
Konsentrasi : Pendidikan Administrasi Perkantoran
No Hari Tanggal Aktivitas Pembimbing
1 Selasa 02-Jan-18
• Menemui bagian Humas LAN yang kemudian diarahkan untuk naik ke lantai 6 dibagian P3D LAN
• Memperkenalkan diri kepada Pemimpin dan Staf bagian P3D
• Menerima pengarahan dari Pak Bambang Suhartono selaku Kepala Bidang Pengembangan Teknik Fungsional
Pak Alam (Humas LAN)
2 Rabu 03-Jan-18
• Klasifikasi alumni peserta diklatpim berdasarkan gender
• Menginput alumni pesrta diklatpim berdaarkan gender ke dropBox
Bu Fauziah
3 Kamis 04-Jan-18
• Klasifikasi alumni peserta diklatpim berdasarkan gender
• Menginput alumni pesrta diklatpim berdaarkan gender ke dropBox
• Mencetak dokumen
Bu Fauziah
4 Jumat 05-Jan-18
• Klasifikasi alumni peserta diklatpim berdasarkan gender
• Menginput alumni pesrta diklatpim berdaarkan gender ke dropBox E-Learning Peltiahan MOC dan TOC
10 Senin 15-Jan-18 • Meminta nomor surat untuk surat keluar
• Menggandakan surat
• Mengetik surat dengan mesin TIK
Bu Rika
11 Selasa 16-Jan-18 • Membuat daftar alamat Instansi dan Sekda
• Mencetak dokumen
Bu Siti
12 Rabu 17-Jan-18 • Membuat daftar alamat Instansi dan Sekda
• Menggandakan dokumen
Bu Siti
13 Kamis
18-Jan-18 • Membuat jadwal penyelenggaraan diklat 2018
• Input data surat kode registrasi
Bu Rika
16 Selasa 23-Jan-18 • Mengoreksi rekapitulasi nilai worksop bela negara
Bu Siti
17 Rabu 24-Jan-18 • Mengoreksi rekapitulasi nilai workshop bela negara
Bu Siti
18 Kamis 25-Jan-18 • Klasifikasi surat masuk berdasarkan wilayah provinsi, kementrian, dan Instansi
• Menginput surat masuk berdasarkan provinsi, kementrian, dan Instansi
• Menggandakan Surat
• Mencetak dokumen
Bu Rika
19 Jumat 26-Jan-18 • Klasifikasi surat masuk berdasarkan wilayah provinsi, kementrian, dan Instansi
• Menginput surat masuk berdasarkan provinsi, kementrian, dan Instansi
• Menggandakan Surat
Bu Rika
20 Senin 29-Jan-18 • Klasifikasi surat masuk berdasarkan wilayah provinsi, kementrian, dan Instansi
• Menginput surat masuk berdasarkan provinsi, kementrian, dan Instansi
• Menggandakan Surat
Bu Rika
21 Selasa 30-Jan-18 • Klasifikasi surat masuk berdasarkan wilayah provinsi, kementrian, dan Instansi
• Menginput surat masuk berdasarkan provinsi, kementrian, dan Instansi
• Memasukkan surat kedalam Filling Cabinet
Bu Rika
22 Rabu 31-Jan-18 • Mengandakan surat
• Memasukkan surat kedalam Filling Cabinet
• Mendistribusikan peserta yang akan mengikuti diklat berdasarkan wilayah kabupaten
Bu Rika
Lampiran 8
KARTU KONSULTASI PKL
Lampiran 9
LEMBAR SARAN
Lampiran 10