METODOLOGI PENELITIAN
6.1. Keterbatasan Penelitian
PEMBAHASAN
6.1.Keterbatasan Penelitian
Penelitian dilakukan melalui studi pengendalian obat paten menggunakan data terkait obat paten selama periode triwulan I (Januari-Maret) tahun 2014 di Rumah Sakit Zahirah. Keterbatasan dalam penelitian ini adalah komponen biaya penyimpanan (biaya gedung, biaya penanganan bahan, biaya pekerja dan biaya investasi) tidak dihitung secara rinci karena data tidak tersedia sehingga perhitungan biaya penyimpanan menggunakan teori Heizer dan Render (2010), yaitu 26% dari harga barang.
6.2.Pengendalian Persediaan
RS Zahirah didukung oleh instalasi farmasi khususnya gudang farmasi yang bertanggung jawab mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Zahirah. Agar ketersediaan obat dapat berjalan dengan baik, yaitu dengan jumlah yang tepat, disediakan pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang terendah-rendahnya maka unit gudang farmasi RS Zahirah berupaya melakukan pengendalian persediaan.
Dari hasil wawancara mendalam yang telah dilakukan kepada 3 orang informan, pengendalian persediaan yang dilakukan oleh unit gudang farmasi RS Zahirah adalah dengan melakukan stock opname, pencatatan pada kartu stok dan buku defekta. Stock opname di gudang farmasi RS Zahirah dilaksanakan setiap 3 bulan sekali untuk mengecek dan mencocokan kondisi fisik barang dengan kartu
stok. Selain itu melalui stock opname juga dapat diketahui obat yang mendekati kadaluarsa. Obat yang mendekati kadaluarsa akan diinformasikan kepada dokter agar digunakan terlebih dahulu atau dikembalikan kepada distributor. Hal ini sudah sesuai menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), yaitu stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit dan perencanaan yang wajib dilakukan.
Kartu stok di gudang farmasi RS Zahirah merupakan pencatatan yang dilakukan setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluarsa). Sedangkan buku defekta merupakan pencatatan mengenai permintaan dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek. Obat yang diminta oleh apotek dicatat dalam buku tersebut, selanjutnya staf gudang farmasi memeriksa stok yang ada apakah cukup untuk memenuhi permintaan, setelah itu jumlah obat yang dikirim dan sisa stok yang ada di gudang farmasi dicatat dalam buku tersebut. Hal ini sesuai dengan Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan RI (2010) yang menjelaskan bahwa pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.
Di gudang farmasi RS Zahirah, pelayanan penyediaan obat untuk apotek sering tidak sesuai dengan kebutuhan/permintaan. Hal ini disebabkan karena stok obat yang tidak cukup (stock out) untuk memenuhui permintaan tersebut. Kekosongan obat ini menyebabkan dilakukannya pembelian obat ke apotek luar atau RS lain. Kondisi ini dapat mengakibatkan pemborosan, karena obat yang dibeli ke apotek luar atau RS lain tentunya mengeluarkan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan membeli ke distributor. Seharusnya menurut Aditama
(2002), barang/bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi harus tersedia dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai dengan kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa kegiatan pelayanan penyediaan obat di gudang RS Zahirah belum berjalan dengan baik sesuai dengan teori yang ada.
Kekosongan obat tersebut sebenarnya dapat dihindari jika dilakukan perencanaan/penentuan kebutuhan perbekalan farmasi secara terpadu. Hal ini sesuai menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), yaitu dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu diharapkan perbekalan farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan.
Berdasarkan hasil wawancara mendalam yang telah dilakukan dengan 3 informan, penentuan/perencanaan kebutuhan di RS Zahirah dilakukan dengan metode konsumsi, yaitu dengan melihat data pemakaian obat 3 bulan sebelumnya. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) perencanaan/penentuan kebutuhan dapat dilakukan dengan 3 metode, yaitu: metode konsumsi (data konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu), metode epidemiologi (berdasarkan pola penyakit), dan kombinasi (kombinasi antara metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang ada). Hal ini menunjukkan bahwa RS Zahirah menggunakan salah satu metode perencanaan berdasarkan Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010).
Dalam melakukan perencanaan obat di RS Zahirah juga dipegaruhi oleh kecepatan pergerakan obat, yaitu fast moving dan slow moving. Namun dalam menentukan obat yang tergolong fast moving atau slow moving tidak pernah dilakukan perhitungan, melainkan hanya berdasarkan pengalaman dan perkiraan. Belum adanya pembagian obat berdasarkan nilai investasi obat menyebabkan jumlah obat yang dipesan oleh RS Zahirah juga belum dibuat perencanaannya berdasarkan EOQ dan ROP. Sehingga dalam menentukan jumlah obat yang dipesan dan waktu pemesanan obat hanya berdasarkan perkiraan saja, akibatnya dapat terjadi kelebihan atau kekurangan obat yang dapat menyebabkan kerugian bagi pihak RS Zahirah.
Untuk itu, gudang farmasi RS Zahirah memerlukan perhitungan sesuai dengan data riil kebutuhan pasien mengenai jumlah pemesanan dan waktu pemesanan yang tepat agar obat dapat tersedia dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang dibutuhkan serta diperoleh dengan harga yang serendah mungkin. Namun sebelum menentukan jumlah dan waktu pemesanan, perlu diketahui obat mana yang harus diprioritaskan untuk meningkatkan efisiensi persediaan. Sebagaimana menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.
6.3.Metode Analisis ABC
Menurut Sabarguna (2005), ciri logistik/persediaan rumah sakit, yaitu spesifik (obat, alkes, film, rontgen, dan lain-lain), harga yang variatif, dan jumlah item yang sangat banyak. Begitupun dengan RS Zahirah, perbekalan farmasi
yang tersedia terdiri dari obat-obatan, alat kesehatan dan reagen. Setiap perbekalan farmasi tersebut memiliki harga dan jumlah pemakaian yang berbeda per itemnya. Obat yang digunakan di RS Zahirah terdiri dari obat generik dan obat paten, keduanya memiliki tingkat pemakaian yang tinggi. Namun tingkat pemakaian obat paten yang tinggi tidak diimbangi dengan jumlah persediaan yang cukup, terutama pada kemasan tablet dan kapsul.
Berdasarkan hasil telaah dokumen terdapat 133 jenis obat paten dengan kemasan tablet dan kapsul di RS Zahirah. Setiap jenis obat tersebut memiliki karakteristik yang berbeda baik dari jumlah pemakaian maupun harga, yang keduanya menentukan nilai investasi obat. Sehingga diperlukan perlakuan yang berbeda terhadap setiap jenis obat terutama pada obat dengan nilai investasi tinggi. Hal ini sesuai menurut Heizer dan Reider (2010), apabila bahan diperlakukan sama rata, maka tindakan tersebut terkadang akan merugikan perusahaan karena terdapat perbedaan nilai mata uang dari bahan yang dipergunakan. Oleh sebab itu diperlukan pengelompokkan obat berdasarkan nilai investasinya agar dapat menentukkan prioritas persediaan. Untuk menentukkan prioritas persediaan cara yang paling umum digunakan adalah dengan analisis ABC.
Penentuan persediaan obat yang dilakukan oleh unit gudang farmasi RS Zahirah berpedoman pada formularium rumah sakit sebagai dasar penyusunan kebutuhan obat. Namun permintaan obat di luar formularium masih terjadi. Hal ini disebabkan adanya kasus penyakit baru yang diderita pasien, sehingga obatnya belum terdapat pada daftar formularium rumah sakit. Menurut Seto (2004), penentuan kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada
daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit. Hal ini menunjukkan bahwa RS Zahirah dalam melakukan penentuan kebutuhan dilakukan sesuai dengan teori menurut Seto (2004), yaitu dengan menggunakan formularium rumah sakit, namun belum sepenuhnya dapat terlaksanan dengan baik, karena masih adanya kasus permintaan obat di luar formularium rumah sakit.
Berdasarkan hasil wawancara dengan 3 informan yang telah dilakukan, dalam penentuan kebutuhan di RS Zahirah dilakukan berdasarkan banyaknya jumlah pemakaian pada periode sebelumnya. Kelompok obat yang tergolong fast moving akan disediakan dengan jumlah yang lebih banyak, begitupun sebaliknya, obat yang tergolong slow moving akan disediakan lebih sedikit. Namun dalam pelaksanaannya untuk menentukan obat yang fast moving atau slow moving dan obat dengan nilai investasi tinggi atau nilai investasi rendah tidak ditentukan menggunakan analisis ABC. Menurut Assauri (2004), metode ABC ini menggambarkan Pareto Analysis, yang menekankan bahwa sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan mempunyai nilai penggunaan yang cukup besar yang mencakup lebih daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan.
Hasil analisis ABC investasi yang disajikan pada tabel 5.3, bahwa obat paten yang termasuk kelompok A hanya 9,77% dari seluruh jenis obat paten yang diminta oleh apotek, namun obat ini menyerap anggaran rumah sakit paling banyak dibandingkan obat paten lainnya, yaitu sebesar 70,12% dari total penggunaan anggaran obat paten. Obat paten yang termasuk kelompok B jumlahnya lebih banyak dibanding dengan kelompok A, yaitu 15,79% dari
seluruh jenis obat paten yang diminta oleh apotek dan menyerap anggaran lebih sedikit dibandingkan kelompok A, yaitu sebesar 20,68% dari total penggunaan anggaran obat paten. Sedangkan obat yang termasuk kelompok C merupakan jenis obat yang paling banyak, yaitu 74,44% dari seluruh jenis obat paten yang diminta apotek, namun menyerap anggaran paling sedikit, yaitu 9,19% dari total penggunaan anggaran untuk obat paten.
Analisis ABC adalah untuk memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan. Tidaklah realistis jika memantau barang yang tidak mahal dengan intensitas yang sama dengan barang yang sangat mahal (Heizer dan Render, 2010). Oleh sebab itu pengendalian yang dapat dilakukan untuk masing-masing kelompok adalah sebagai berikut:
1. Kelompok A
Persediaan obat yang tergolong kelompok A di RS Zahirah sebanyak 13 jenis (9,77%) obat dengan pemakaian anggaran 70,12% dari total investasi obat paten di gudang farmasi RS Zahirah. Menurut Heizer dan Render (2010), kelompok A merupakan barang dengan jumlah fisik kecil dengan nilai investasi yang besar, sehingga obat tersebut harus memiliki kontrol persediaan yang lebih ketat, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi pemeriksaan lebih sering. Pengawasan fisik dapat dilakukan lebih ketat dan secara periodik setiap satu bulan.
2. Kelompok B
Persediaan obat yang tergolong kelompok B di RS Zahirah sebanyak 21 jenis (15,79%) obat dengan pemakaian anggaran 20,68% dari total investasi obat paten di gudang farmasi RS Zahirah. Menurut Heizer dan Render (2010), kelompok B merupakan barang dengan jumlah fisik dan nilai investasi yang sedang, sehingga obat yang tergolong kelompok B memerlukan perhatian yang cukup penting setelah kelompok A. Perlu dilakukan pengawasan fisik yang dilakukan secara periodik setiap 4 bulan sekali.
3. Kelompok C
Persediaan obat yang tergolong kelompok C di RS Zahirah sebanyak 99 jenis (74,44%) obat dengan pemakaian anggaran 9,19% dari total investasi obat paten di gudang farmasi RS Zahirah. Hal ini menunjukkan lebih dari 70% obat yang beredar di RS Zahirah justru memiliki nilai investasi yang kecil, sehingga RS Zahirah perlu mengkaji ulang perencanaan obat-obatannya untuk melihat item obat manakah yang tidak berjalan dan mencari tahu penyebab tidak berjalannya obat. Obat-obat yang tidak diperlukan karena sudah banyaknya obat dengan jenis yang sama dapat dipertimbangkan untuk dihilangkan, sehingga RS Zahirah juga dapat menghemat biaya penyimpanan obat. Menurut Heizer dan Reinder (2010), kelompok C merupakan barang dengan jumlah fisik yang besar namun nilai investasi yang kecil. Sehingga obat yang tergolong kelompok C tidak memerlukan pengendalian ketat seperti kelompok A dan B.
Pengendalian dan pemantauan yang dilakukan tidak ketat dan cukup sederhana. Pengawasan fisik dapat dilakukan setiap 6 bulan sekali. Obat dengan kelompok A dan B menyerap biaya investasi sebesar 90% dari total investasi, sehingga memerlukan perhatian khusus pada pengendalian persediaan agar selalu dapat dikontrol.
6.4.Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Dalam melakukan pemesanan obat di RS Zahirah tidak ada perhitungan khusus mengenai jumlah pemesanan. Jumlah pemesanan tergantung kebutuhan dari apotek. Hal ini dapat mengakibatkan pemborosan karena akan berisiko meningkatnya biaya pemesanan jika pemesanan dilakukan dalam jumlah yang sedikit atau meningkatkan biaya penyimpanan jika jumlah pemesanan terlalu banyak.
Oleh sebab itu diperlukan perhitungan yang tepat untuk mengetahui jumlah pemesanan optimum, yaitu dengan metode Economic Order Quantity (EOQ). Dengan menerapkan metode ini maka akan membantu manajemen untuk mengambil keputusan jumlah pemesanan agar tidak terjadi investasi berlebihan yang tertanam dalam persediaan dan tidak mengalami kekurangan persediaan.
Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Dua macam biaya yang dipertimbangkan dalam model EOQ adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan (Mardiyanto, 2009). Model persediaan umumnya meminimalkan biaya total, untuk meminimalkan biaya total persediaan maka dapat dilakukan dengan cara meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
Menurut Heizer dan Render (2010), seiring dengan meningkatnya kuantitas barang yang dipesan, maka jumlah pemesanan pertahunnya akan menurun namun biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah persediaan yang harus diurus lebih banyak. Untuk itu jumlah pemesanan harus dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Sehingga menurut Seto (2004), untuk menentukan jumlah pemesanan yang ekonomis, harus diusahakan untuk memperkecil biaya-biaya pemesanan dan biaya-biaya penyimpanan.
Pada lampiran 4 diketahui jumlah pemesanan optimum untuk masing-masing obat paten di RS Zahirah. Sebagai contoh obat Dexyclav Tab, berdasarkan perhitungan, jumlah pemesanan yang paling ekonomis untuk obat ini adalah sebanyak 70 tablet setiap kali pemesanan. Jumlah ini akan menggunakan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang paling sedikit sehingga merupakan jumlah pemesanan yang paling ekonomis.
Dalam menjalankan metode EOQ ini yang bertujuan untuk mendapatkan jumlah pemesanan yang optimum tentunya harus didukung oleh sistem informasi yang dapat mengetahui jumlah pemakaian setiap obat setiap periode. Sistem informasi di RS Zahirah belum berjalan secara maksimal sehingga belum bisa memberikan informasi mengenai jumlah pemakaian setiap obat tersebut. Hal ini menjadi kendala yang dirasakan oleh gudang farmasi RS Zahirah, sehingga jumlah pemesanan hanya berdasarkan perkiraan.
6.5.Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock
Dalam menentukkan waktu pemesanan kembali di RS Zahirah tidak menggunakan perhitungan khusus. Obat akan dipesan jika jumlah stok di gudang farmasi sudah hampir habis. Sehingga sering terjadi kekosongan obat ketika obat
tersebut dibutuhkan. Obat harus selalu tersedia setiap saat dibutuhkan agar pelayanan kepada pasien tetap berjalan dengan lancar. Oleh sebab itu sebelum persediaan habis maka pemesanan barang harus dilakukan. Hal ini sesuai dengan Anief (2001), yaitu keseimbangan antara persediaan dan permintaan perlu diciptakan agar kemampuan pelayanan pada pasien dapat berlanjut. Untuk itu perlu dicari waktu yang tepat, pada saat dimana pembelian harus dilakukan sehingga pelayanan tidak terputus, tetapi persediaan masih dalam batas-batas yang ekonomis.
Untuk mencari waktu yang tepat dapat dilakukan dengan perhitungan Reorder Point (ROP). Waktu pemesanan kembali ditetapkan agar persediaan dapat menutupi kebutuhan persediaan selama masa tenggang/menunggu pesanan tiba. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), lead time adalah waktu tunggu yang diperlukan mulai pemesanan sampai obat diterima. Berdasarkan hasil wawawncara dengan 3 informan yang telah dilakukan waktu tunggu yang dibutuhkan oleh RS Zahirah dari waktu pemesanan sampai barang datang adalah 2 hari.
Menurut John dan Harding (2010), keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu yang pertama pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sediaan pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta. Oleh sebab itu perlu dilakukan perhitungan mengenai buffer stock/safety stock terlebih dahulu agar dapat menentukan kapan mengajukan pemesanan kembali.
Selama ini buffer stock yang tersedia di RS Zahirah hanya berdasarkan perkiraan, tidak ada perhitungan khusus. Menurut Rangkuty (1996), buffer stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Dalam menentukkan buffer stock, perlu mempertimbangkan target pencapaian kerja (service level) dan standar lead time yang diketahui. Menurut Assauri (2004), service level untuk menghitung buffer stock adalah 98% dengan nilai Z sebesar 2,05. Sedangkan lead time/waktu tunggu obat paling lama di RS Zahirah adalah 2 hari.
Pada lampiran 5 diketahui besar buffer stock dan ROP untuk masing-masing obat paten. Sebagai contoh obat Dexyclav Tab, berdasarkan perhitungan besar buffer stock obat Dexyclav Tab adalah 222 tablet dan Reorder Point-nya adalah 330 tablet. Artinya, pemesanan obat Dexyclav Tab akan dilakukan jika stok obat tersebut mencapai 330 tablet. Jumlah tersebut merupakan titik/jumlah ideal dilakukannya pemesanan ulang agar terhindar dari kekurangan stok karena permintaan yang meningkat.
Kendala yang dirasakan oleh gudang farmasi dalam menentukan waktu pemesanan kembali adalah tidak adanya perhitungan buffer stock karena belum adanya sistem informasi yang memadai sehingga waktu pemesanan tergantung dengan kondisi stok yang tersedia di gudang.
79