Manajemen kinerja adalah suatu proses yang di rancang untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pada dasarnya manajemen kinerja adalah suatu proses yang dilaksanakan secara sinergi antara manajer, individu dan kelompok terhadap suatu pekerjaan di dalam organisasi. Proses ini lebih didasarkan pada prinsip manajemen berdasarkan sasaran (Management by Objective) daripada manajemen berdasarkan perintah, meskipun hal tersebut juga mencakup kebutuhan untuk menekankan pada harapan kinerja yang tinggi melalui kontrak. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengukuran kinerja memberikan rating secara subyektif terhadap kepribadian seseorang. Penelitian ini membuktikan bahwa para manajer tidak menyukai sistem ini karena penggunaannya kurang efektif.penilaian kepada karyawan mencakup kebijaksanaan, kesediaan, antusiasme, kedewasaan dan memberikan komentarnya. Manajemen kinerja disokong oleh falsafah yang bersumber dari teori motivasi yang memberikan kontribusi terhadap falsafah manajemen kinerja adalah yang berkenaan dengan tujuan, dorongan dan harapan. Kinerja organisasi di KKP ITB mengacu pada Keputusan Rapat Anggota dan Anggaran Rumah Tangga yang melibatkan struktur yang terlibat seperti Dewan Pembina, Penasehat, Pengurus, Pengawas, Manajer Unit Usaha dan Komisariat. Setiap tahun, pengurus telah melaksanakan berbagai kegiatan baik yang bersifat pengembangan SDM maupun peningkatan usaha yang bertujuan untuk meningkatkan kapasitas anggota KKP ITB, baik dari segi wawasan perkoperasian, keterampilan usaha dan lain-lain. Adapun kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Program peningkatan kerohanian untuk pengurus, pengawas, manajer dan karyawan
2. Mengitkuti beberapa seminar yang terkait dengan perkoperasian (Dinas KUKM & Perindag Kota Bandung, Dinas Koperasi Propinsi Jawa Barat, Dekopinda, Dekopinwil)
3. Pelatihan akuntansi untuk karyawan KKP ITB yang bekerja sama dengan akuntan publik Heliantono dan Rekan Bandung
29 4. Pembuatan standar prosedur usaha KKP ITB yang bekerja sama dengan
akuntan publik Heliantono dan Rekan Bandung
5. Mengikuti seminar kewirausahaan untuk pengurus dan manajer yang diselenggarakan oleh Sekolah Bisnis Manajemen ITB
Dalam usaha meningkatkan kinerja organisasi, KKP ITB juga bekerja sama dengan pihak lain yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan anggota. Kerjasama usaha yang berhasil dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Kerjasama dengan Cipaganti Otojasa untuk pelayanan jasa transportasi yang ada dilingkungan kampus ITB maupun melayani transportasi umum
b. Melakukan kerjasama Perlindungan Asuransi Jasa Layanan Parkir antara KKP ITB dengan PT. Asuransi Puri Asih
c. Perpanjangan kerjasama dengan Bank Mandiri untuk penyediaan modal Unit Simpan Pinjam Usaha.
d. Perpanjangan kerjasama dengan PT. Inti Kasoem untuk penyediaan Kacamata bagi para anggota dan non anggota
e. Kerjasama Asuransi Bumi Putera 1912 untuk jaminan hari tua bagi karyawan, manajer, pengurus dan pengawas
f. Kerjasama dengan PT.Inti Tama Perkasa untuk pengadaan mesin photokopi dan digital printing
g. Kerjsama dengan ITB untuk pengelolaan lahan parkir h. Kerjasama dengan PT. Bank Jabar
i. Kerjasama dengan PT. Bank BNI 46 dalam permodalan untuk usaha KKP ITB
Selain melakukan peningkatan SDM dan kerjasama dengan pihak luar, KKP ITB pun memiliki kegiatan sosial sebagai bentuk wujud nyata peran koperasi menjalankan fungsi sosial dengan melakukan kegiatan :
1. Memberikan santunan kematian bagi para anggota dan keluarga anggota yang meninggal dunia.
2. Penjualan sembako murah untuk menyambut Idul Fitri dengan melakukan potongan harga beberapa jenis barang.
3. Penjualan keperluan sekolah dengan harga murah, kegiatan ini dilakukan pada Blan Juni dan Juli.
30 4. Kegiatan bersama dengan yayasan LAPI ITB atas nama ITB menjual minyak
goring murah kepada pegawai ITB dan masyarakat disekitar ITB 5. Menerima kerja praktek siswa SMK dan Mahasiswa D3
6. Menerima kunjungan kerja dosen magang di ITB 7. Berpartisipasi pada kegiatan Hari Koperasi Indonesia
6.1.1 Pengembangan Standard Operational Procedure (SOP) KKP ITB Pengurus KKP ITB membentuk panitia pengembangan Standard Operational Procedure (SOP) yang sebelumnya belum ada, ini diperlukan untuk membakukan operasional KKP ITB sehingga kinerja operasional KKP ITB akan menjadi lebih meningkat. Jadwal pembuatan SOP dimulai pada bulan November 2007 dan telah berhasil diidentifikasi jenis SOP untuk 4 kelompok yaitu : Kesekertariatan, Unit Simpan Pinjam, Waserda, dan Serba Usaha. Kesekertariatan merupakan suatu hal yang dilakukan dalam pengembangan standar operasi yang dikembangkan koperasi dalam hal menjaga profesionalisme dan kemajuan koperasi secara umum. Simpan pinjam dilakukan untuk menjadi salah satu solusi para anggota dalam menjalankan aktivitas bisnis, dengan melakukan simpan pinjam maka anggota akan merasakan keberadaan koperasi secara nyata. Waserda dilaksanakan secara berkelanjutan dengan tujuan mendapatkan keuntungan dari sebuah peluang, yang dalam hal ini koperasi mencoba dengan cara Waserda. Serba usaha dilakukan untuk memperluas jangkauan bisnis yang dapat dilakukan pihak koperasi. Setiap kelompok memiliki rencana program kerja, anggaran dan belanja yang dilakukan setiap tahun seperti program kerja pengurus yang terkait dengan usaha KKP ITB dan juga berhubungan dengan kelembagaan KKP ITB dengan upaya yang dilakukan pengurus untuk terus membuka peluang dan meningkatkan usaha-usaha KKP ITB baik dari segi kuantitas dan kualitas usaha yang dilakukan. Program ini dimaksudkan sebagai upaya yang terus menerus untuk penyempurnaan sistem dan organisasi menuju KKP ITB yang efisien dan profesional dalam mendukung misi utama KKP ITB yakni melayani dan mensejahterakan anggota. Dalam setiap program yang dilakukan KKP ITB memiliki hambatan yaitu berupa kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang tidak semua mampu melakukan dengan baik kemudian lahan usaha yang sedikit
31 juga menjadi suatu hambatan dalam pengembangan SOP bagi program kerja pengurus.
Dalam jenis SOP untuk Unit Simpan Pinjam setiap tahun melakukan usaha terus menerus dalam meningkatkan layanan pinjaman untuk anggota baik secara proses maupun besaran pinjaman untuk kebutuhan konsumsi dan produksi, merenovasi dan mereposisi ruang Unit Simpan Pinjam agar menjadi lebih nyaman dan profesional dalam melayani anggota, memupuk sumber permodalan dari anggota dengan dibuka fasilitas untuk simpanan sukarela, deposito, dan lain-lain. Program kerja pada Unit Simpan Pinjam memiliki indikator kinerja yaitu peningkatan mutu layanan pada anggota dan masyarakat umum dan juga untuk peningkatan SHU. Standar kinerja untuk Waserda yaitu menjalankan program rutin dengan terus meningkatkan penataan ruang pamer barang agar lebih menarik kemudian pengadaan barang yang berkualitas, komplit dan harga bersaing dan yang terakhir mendukung program penjualan kebutuhan sekolah dengan murah (bersubsidi). Standar kinerja untuk Bidang Usaha memiliki program kerja yang sama dengan Unit Waserda dan juga memiliki indikator kerja yang sama yaitu peningkatan mutu layanan pada anggota dan masyarakat umum.
6.1.2 Aspek Manajemen
Manajemen koperasi menurut keputusan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah memiliki klasifikasi yaitu kegiatan untuk menilai kondisi atau kinerja sesuatu koperasi dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan kriteria atau standar penilaian yang ditetapkan oleh Kementrian Koperasi dan UKM. Tujuan dari klasifikasi tersebut menetapkan peringkat kualifikasi koperasi kemudian mengetahui kinerja manajemen koperasi dalam suatu periode tertentu dan yang terakhir yaitu mendorong koperasi agar menerapkan prinsip-prinsip koperasi dan kaidah bisnis yang sehat. Manajemen KKP ITB baik dari struktur organisasi maupun kepengurusan sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku di koperasi pada umumnya antara lain dengan Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 khususnya Alat Perlengkapan Organisasi Koperasi (APOK) yaitu Rapat Anggota Tahunan (RAT), pengurus dan pengawas. Rapat Anggota Tahunan selalu dilaksanakan setiap tahun dan tepat waktu sesuai dengan Anggaran Rumah Tangga KKP ITB. Keputusan yang berasal dari rapat anggota
32 diimplementasikan sebagai kebijakan organisasi, demikian sama halnya dengan masukan dari akuntan serta nasehat dan saran dari dewan Pembina dan penasehat menjadi masukan yang sangat penting bagi kepengurusan KKP ITB. Dalam personalia pengurus dan pengawas dipilih oleh Rapat Anggota Tahunan (RAT) dan selanjutnya pengurus maupun pengawas melakukan pemilihan ketua yang diatur sesuai dengan Berita Acara Rapat Anggota Tahunan KKP ITB. Dari hasil pembagian kuisioner seperti pada lampiran, dengan responden dari anggota menunjukkan bahwa seluruh anggota menyatakan sangat setuju mengadakan rapat anggota yang terdiri dari antara rapat pengurus dengan pengawas dan antara pengurus dengan anggota. Keterlibatan anggota dalam persetujuan dari hasil rapat anggota cukup tinggi, hal itu dilihat dari hasil kuisioner dengan skala sebesar 46,67 persen menyatakan setuju terlibat dalam persetujuan hasil rapat anggota. Jika dilihat dari hasil seluruh variabel hasil penilaian anggota terhadap keterlibatan anggota terlibat pada keputusan yang ada pada Rapat Anggota Tahunan. Hasil dari kuisioner lebih lengkap terdapat di lampiran.
6.1.3 Aspek Akuntansi
Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya. Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila diterjemahkan ke dalam bahasa indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis. Fungsi utama akuntansi adalah sebagai informasi keuangan suatu organisasi yang dapat dihitung dan memberikan suatu gambaran tentang setiap kegiatan usaha yang dijalankan. Dari laporan akuntansi kita bisa melihat posisi keuangan sutu organisasi beserta perubahan yang terjadi di dalamnya. Akuntansi dibuat secara kualitatif dengan satuan ukuran uang. Informasi mengenai keuangan sangat dibutuhkan khususnya oleh pihak manajer/manajemen untuk membantu membuat keputusan suatu organisasi.
33 Pada dasarnya proses akuntansi akan membuat output laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan laporan neraca pada suatu perusahaan atau organisasi lainnya. Pada suatu laporan akuntansi harus mencantumkan nama perusahaan, nama laporan, dan tanggal penyusunan atau jangka waktu laporan tersebut untuk memudahkan orang lain memahaminya. Pengelolaan administrasi pembukuan (akuntansi) sesuai dengan ketentuan, baik proses maupun perlakuan akuntansinya dilaksanakan secara berkesinambungan sesuai dengan aturan pembukuan perkoperasian yang melalui media pembukuan secara manual dan komputerisasi. Seluruh hasil pendapatan disetorkan atau disimpan di Bank. Uang tunai yang ada di Kas dibatasi atau diusahakan sekecil mungkin, hal ini karena uang yang ada didalam Kas digunakan untuk membiayai unit usaha. Selain itu, pinjaman diberikan kepada anggota yang telah memenuhi syarat dan besar pinjaman disesuaikan dengan kemampuan keuangan koperasi atau menggunakan dana dari pihak ke tiga. Dengan kata lain, proses akuntansi memiliki lima hal penting dalam perhitungan keuangan KKP ITB yaitu memiliki dokumen dasar yang berisi tentang bukti dasar yang berupa kuitansi atas transaksi yang terjadi kemudian bukti pendukung seperti formulir permohonan dan formulir pemesanan barang. Yang kedua, dalam proses akuntansi KKP ITB memiliki catatan harian yang dikerjakan dalam Buku Kas (Kas Masuk dan Kas Keluar) telah diadakan penelusuran pada buku kas tersebut dengan memeriksa setiap transaksi yang dicatat pada kas dari bukti dasar. Ketiga, catatan pembantu yang ditemui pada saat pemeriksaaan adalah buku jurnal, daftar inventaris dan neraca lajur semuanya dimasukkan kedalam laporan dalam RAT. Yang keempat, neraca lajur dibuat untuk mengakomodasi proses dari rekapitulasi buku kas dan buku jurnal untuk membuat laporan neraca setiap empat bulan. Kelima, laporan keuangan yang dibuat oleh setiap unit yang terdiri dari Perhitungan Hasil Usaha (PHU) dan neraca komparatif, kemudian disatukan kedalam neraca konsolidasi.
6.1.4 Aspek Usaha
Kegiatan pokok pengurus adalah menjalankan usaha KKP ITB, dalam
menjalankan usaha selalu memegang prinsip “Berusaha saling Menguntungkan”.
Yang dimaksud saling menguntungkan adalah antara pihak koperasi sebagai organisasi yang menjalankan usaha beserta dengan para pengurus maupun
34 karyawannya dan juga dengan para konsumen sehingga saling memiliki kepuasan dalam menjalin aktivitas jual beli. Secara umum kegiatan usaha KKP ITB untuk Tahun 2009 dapat terlaksana sesuai dengan rencana meliputi unit simpan pinjam, unit rental mobil, unit waserda, unit pelayanan kampus, unit kafe hijau dan sekertariat. adapun realisasi kegiatan usaha dengan pendapatan yang diperoleh adalah seperti pada Tabel 4. berikut :
Tabel 4. Perbandingan Pendapatan dari Masing-Masing usaha KKP ITB
No. Uraian Pendapatan (Rp)
1. Unit Simpan Pinjam 890.361.024
2. Unit Rental Mobil 31.733.378
3. Unit Waserda 1.704.723.327
4. Unit Kafe Hijau 144.911.131
5. Unit Pelayanan Kampus 435.634.091
6. Sekertariat 8.490.331
Sumber : Laporan Pengurus KKP ITB 2009 (diolah)
Seluruh jenis usaha KKP ITB memiliki tingkat pendapatan yang berbeda namun yang paling besar adalah pada Unit Waserda karena menyediakan apa yang paling sering anggota atau non-anggota butuhkan sehingga tingkat pembelian pada Unit Waserda banyak. Paling tinggi jumlah pendapatan pada Unit Waserda di KKP ITB bukan berarti bidang usaha yang lainnya tidak memiliki pengaruh terhadap pendapatan KKP ITB karena setiap bidang usaha berawal dari kebutuhan anggota sehingga pihak KKP ITB berusaha untuk mempertahankan atau bahkan mengembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan anggota.
Dalam segi pembagian SHU dari hasil menjalankan kegiatan usaha KKP ITB, unit Simpan Pinjam masih menjadi primadona. Usaha ini sangat membantu anggota KKP ITB dalam mengatasi kebutuhan anggota. Terhitung 31 Desember 2009 uang yang terserap oleh anggota sebesar Rp 6.824.610.000,- untuk 680 orang peminjam jadi total pendapatan Rp 1.834.665.404,48 dengan total pengeluaran sebesar Rp 696.936.822,41. Dengan nilai tersebut maka SHU yang diperoleh sebesar Rp 1.137.728.582,07. Dengan hasil tersebut maka ada kenaikan nilai SHU sebesar 34,94persen dari Tahun 2008 Rp 845.927.260,76.
35 Selain Unit Simpan Pinjam, kegiatan usaha KKP ITB yang memberikan kemudahan kepada anggota dalam memenuhi kebutuhan bahan pokok untuk sehari-harinya yaitu Unit Waserda atau Mini Market. Transaksi yang dapat dilakukan oleh anggota itu dapat berupa tunai maupun kredit. Pada Tahun 2009 telah terjadi transaksi sejumlah 22.391 kali yang terdiri dari 14.096 kali secara tunai dan 8.295 kali pada transaksi yang dilakukan secara kredit dengan total pendapatan Rp 2.318.176.700,- dan total pengeluaran Rp 2.176.706.039,- dengan nilai SHU yang diperoleh sebesar Rp 141.470.661. Nilai SHU yang diperoleh berarti ada kenaikan nilai SHU dibanding tahun sebelumnya yaitu sebesar 26,16 persen. Untuk bidang usaha lainnya seperti Unit Toko G10, Unit Rental Mobil, Unit Kedai Hijau, Unit Parkir, Unit Sekertariat memiliki nilai kenaikan SHU masing-masing sebesar 35,47 persen, 18,28 persen, 11,81 persen, 102,33 persen, 26,27 persen.
Dari hasil tersebut, secara keseluruhan Sisa Hasil Usaha KKP ITB pada Tahun 2009 tercatat sebesar Rp 769.367.403,71 mengalami kenaikan yang cukup besar yaitu sebesar Rp 234.890.138,73 atau naik 43,95 persen dari SHU tahun buku 2008 yang tercatat sebesar Rp 534.477.264,98. Berdasarkan ketentuan AD/ART KKP ITB, perolehan SHU tersebut akan dialokasikan untuk anggota, dana cadangan, dana pendidikan, dana sosial, dana pembangunan daerah kerja, dana pengurus dan pengawas dan juga dana karyawan.
6.1.5 Aspek Permodalan
Modal dikelompokkan dalam dua jenis, yakni hutang dan ekuitas. Hutang mempunyai keunggulan berupa bunga mengurangi pajak sehingga biaya hutang rendah, kreditur memperoleh return terbatas sehingga pemegang saham tidak perlu berbagi keuntungan ketika kondisi bisnis sedang maju, kreditur tidak memiliki hak suara sehingga pemegang saham dapat mengendalikan perusahaan dengan penyertaan dana yang kecil. Meskipun demikian, hutang juga mempunyai kelemahan, yaitu hutang biasanya berjangka waktu tertentu untuk dilunasi tepat waktu, rasio hutang yang tinggi akan meningkatkan risiko yang selanjutnya akan meningkatkan biaya modal, bila perusahaan dalam kondisi sulit dan labanya tidak dapat memenuhi beban bunga maka tidak tertutup kemungkinan dilakukan tindakan likuidasi. Bauran hutang dan ekuitas untuk pendanaan perusahaan
36 merupakan bahasan utama dari keputusan struktur modal. Bauran modal yang efisien dapat menekan biaya modal, yang dapat meningkatkan kembalian ekonomi neto dan meningkatkan nilai perusahaan. Perusahaan yang hanya menggunakan ekuitas disebut “unlevered firm”, sedangkan yang menggunakan bauran ekuitas dan berbagai macam hutang disebut “levered firm” Pemilihan alternatif penambahan modal yang berasal dari kreditur (hutang) pada umumnya didasarkan pada pertimbangan: murah. Dikatakan murah, karena biaya bunga yang harus ditanggung lebih kecil dari laba yang diperoleh dari pemanfaatan hutang tersebut. Permodalan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam membangun suatu usaha yang memiliki klasifikasi yaitu modal yang berasal dari dalam perusahaan atau organisasi dan modal yang berasal dari para investor atau pinjaman untuk membentuk modal baru. Permodalan juga merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi keberlangsungan usaha selanjutnya. Modal KKP ITB terbagi menjadi dua yaitu modal sendiri dan modal luar, modal sendiri terdiri dari simpanan pokok, simpanan wajib, cadangan, donasi, hibah, SHU tahun berjalan. Sedangkan modal luar berasal dari bantuan pinjaman lunak dan bantuan dana bergulir. Permodalan KKP ITB memiliki perkembangan dari tahun ke tahun dan dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Perkembangan antara Modal Sendiri dan Modal Luar KKP ITB Periode 2005-2009
Tahun Modal Sendiri Modal Luar
2005 3.337.448.982,62 98.967.396,83
2006 3.425.872.230,68 209.234.731,5
2007 3.680.732.667,33 228.252.934,9
2008 4.050.546.214,31 364.385.766,84
2009 4.479.975.403,71 239.374.721,31
Sumber : Laporan Pengurus KKP ITB 2005-2009 (diolah)
Modal sendiri pada Tahun 2005 sebenarnya sudah bisa dikatakan besar dibandingkan pada saat koperasi membentuk modal awal usaha koperasi yaitu sebesar Rp 3.337.448.982 dan dibantu dengan modal yang berasal dari luar sebesar Rp 98.967.396. Pada tahun berikutnya antara modal sendiri dan modal yang berasal dari luar juga terus mengalami peningkatan karena kebutuhan yang
37 terus meningkat. Meskipun telah dikatakan besar namun tetap mengalami peningkatan yang disebabkan oleh jumlah simpanan yang terus meningkat. Modal yang berasal dari luar juga mengalami peningkatan karena adanya kerjasama untuk modal dengan pihak bank kecuali pada Tahun 2009 mengalami penurunan modal dari luar karena adanya salah satu bank yang menggulirkan dana lebih kecil dari tahun sebelumnya sehingga akan mempengaruhi terhadap jumlah modal yang diterima oleh KKP ITB dan akan mempengaruhi terhadap permodalan untuk setiap bidang usaha yang ada di KKP ITB.