Ancaman umum dalam proses penggajian/manajemen SDM adalah kineija pegawai yang tidak efisien dan efektif. Membuat dan meninjau laporan kinerja adalah cara yang efektif untuk menangani ancaman ini, terutama bagi para pegawai yang bekerja di rumah. Pengawasan hati-hati atas produktivitas para pegawai ini penting untuk memastikan bahwa mereka benar-benar menggunakan jam yang dibayar untuk bekerja dan bahwa mereka tidak sambil menjalankan bisnis pribadi, dengan menggunakan aset yang disediakan perusahaan. Pengawasan semacam ini juga penting untuk memastikan bahwa para pegawai yang bekerja di rumah tidak menggunakan sumber daya komputer yang disediakan perusahaan dengan tidak benar (contohnva,
membuat Web site pornografi, mengirim atau meneruskan e-mail yang tidak benar, atau menyimpan serta menggunakan salinan software bajakan).
Pelatihan adalah hal vang penting untuk memastikan bahwa para pegawai bagian penggajian dan manajemen SDM tetap mengetahui perkembangan terakhir atas hukum ketenagakerjaan dan pajak. Fungsi manajemen SDM harus mengawasi pelatihan semua pegawai untuk membanfu organisasi memaksimalkan efisiensi dan efektivitas semua proses bisnisnya. Menelusuri pengetahuan dan keahlian pegawai serta mendapatkan pengetahuan tersebut agar dapat dibagi di seluruh perusahaan juga dapat memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Akan tetapi, sifat model data yang menyimpan dan memelihara data penggajian dan manajemen SDM menetapkan seberapa mudah untuk mencapai manajemen pengetahuan semacam ini. KEPUTUSAN-KEPUTUSAN PENTING, KEBUTUHAN INFORMASI, DAN MODEL DATA
Telah dibahas bagaimana SIA dapat memenuhi fungsi-fungsi pemrosesan transaksi penggajian dan memberikan pengendalian untuk menjaga aset. Fungsi ketiga dari SIA dalam siklus penggajian/manajemen SDM adalah memberikan informasi untuk mengelola aktivitas bisnis. Sistem penggajian tradisional didesain terutama untuk memenuhi kebutuhan pembuat keputusan eksternal. Investor, kreditor, dan berbagai lembaga pemerintahan, biasanya puas dengan informasi mengenai biaya gaji periodik perusahaan. Akan tetapi, mendesain sistem penggajian untuk memenuhi kebutuhan pemakai eksternal tidak menjamin dihasilkannya semua informasi yang dibutuhkan pihak manajemen untuk menggunakan dan mengembangkan sumber daya manusia perusahaan. Sebagai gantinya, sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnva agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini:
• Kebutuhan pegawai di masa mendatang. Berapa banyak pegawai yang dibutuhkan lima tahun mendatang agar dapat mencapai rencana strategis perusahaan? Keahlian apa sajakah yang kurang? Keahlian apa sajakah yang terlalu banyak? Seberapa efektif pelatihan program saat ini dalam memelihara dan memperbaiki tingkat keahlian pegawai?
• Kinerja pegawai. Pegawai manakah yang harus dipromosikan atau menerima kenaikan gaji? Siapa yang harus diberhentikan? Apakah kinerja keseluruhan meningkat atau menurun? Apakah terlalu banyak pergantian pegawai? Apakah keterlambatan atau ketidakhadiran menjadi masalah?
• Moral pegawai. Berapakah tingkat keseluruhan moral pegawai dan kepuasan bekerja? Bagaimana skema kompensasi dapat digunakan untuk memperbaiki moral, kepuasan, dan kinerja? Kompensasi tambahan apakah, jika ada, yang harus ditawarkan?
• Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian. Seberapa sering pegawai dibayar? Apakah biaya tenaga kerja secara akurat dialokasikan ke produk dan pusat biaya lainnya? Apakah semua persyaratan pelaporan pajak yang berlaku telah dipenuhi? Seberapa mudah permintaan pegawai atas informasi dapat dijawab?
Biasanya, sistem penggajian memberikan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, seperti data mengenai biaya tenaga kerja. Sistem manajemen SDM biasanya memberikan informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai. Akan tetapi informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem penggajian maupun manajemen SDM. Ingatlah bahwa informasi yang dihasilkan secara eksternal seperti data mengenai tarif pajak dan rata-rata pergantian pegawai serta ketidakhadiran, juga dibutuhkan untuk membuat keputusan-keputusan ini. Bagian ini menjelaskan bagaimana model data vang didesain dengan baik dapat memfasilitasi integrasi yang efektif atas semua
Model Data: Penggajian dan Akuntansi Biaya
Gambar 14-5 menyajikan sebagian model data RE A untuk pemrosesan penggajian dan akuntansi biaya. Apabila model data yang diperlihatkan dalam gambar tersebut diimplementasikan dalam database relasional, maka akan ada tabel untuk setiap entitas (persegi empat) dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banvak. Isi dari sebagian besar entitas diperlihatkan dalam Gambar 14-5, dan kardinalitas hubungan antar entitas tersebut, harus dapat dibaca dengan mudah. Mari kita diskusikan sejenak beberapa poin penting.
Gambar 14-5 Sebagian Diagram REA untuk Penggajian dan Akuntansi Biaya Pertukaran ekonomi dasar yang dimodelkan dalam Gambar 14-5 berisi penggunaan waktu dan keahlian pegawai dan akhirnya membayar pegawai. Kegiatan mendapatkan layanan pegawai biasanya menyimpan data yang terdapat dalam kartu
waktu dan digunakan untuk memproses penggajian. Setiap baris dalam tabel mendapatkan data mengenai jam yang digunakan pegawai untuk bekerja dalam sehari. Tabel pegawai yang dibayar menyimpan data mengenai cek gaji yang dikeluarkan untuk para pegawai. Setiap baris dalam tabel tersebut mewakili sebuah cek gaji. Para pegawai dibayar secara periodik; oleh karenanya/kardinalitasnya menunjukkan bahwa satu cek gaji dapat dihubungkan ke banyak baris (kartu waktu harian) dalam tabel mendapatkan layanan pegawai. Oleh karena para pegawai biasanya tidak mendapatkan gaji secara cicilan, maka setiap kartu waktu dihubungkan dengan hanya satu cek gaji.
Entitas layanan pegawai mewakili sumber daya yang didapat: penggunaan waktu dan keahlian setiap pegawai. Sumber daya ini tidak dapat diinventarisir. Akan tetapi, organisasi dapat menelusuri dan meringkas seberapa banyak dari sumber daya ini yang mereka dapatkan dan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dalam sebuah periode pembayaran tertentu.
Kegiatan penggunaan layanan pegawai menyimpan data mengenai tugas tertentu yang dilakukan pegawai yang secara tradisional dimasukkan ke dalam kartu waktu kerja. Bahkan, di dalam siklus produksi, kegiatan ini biasanya disebut operasi pekerjaan (lihat Gambar 13-8). Setiap baris dalam tabel ini menjelaskan jenis tugas tertentu yang dilakukan untuk periode tertentu. Contohnya, dapat saja ada sebuah baris untuk rak persediaan, sebuah baris untuk menjalankan mesin kas, dan sebuah baris untuk membongkar kiriman. Tujuannya adalah untuk menelusuri seberapa banyak waktu yang dihabiskan pegawai untuk melakukan berbagai tugas yang berbeda. Akan tetapi, seperti yang diperlihatkan dalam diagram REA dalam bab-bab sebelumnya, data mengenai kinerja setiap kegiatan individual juga dimasukkan (contohnya, setiap penjualan yang berlanjut ke mesin kas akan dicatat sebagai sebuah baris dalam tabel penjualan). Akibatnya, seperti yang diperlihatkan dalam bagian
bawah Gambar 14-5, setiap baris dalam tabel penggunaan layanan pegawai dapat dihubungkan ke banyak baris di sebuah tabel kegiatan tertentu.
Akan tetapi, setiap kegiatan tertentu, dihubungkan hanya ke satu baris dalam tabel penggunaan layanan pegawai.
Tabel tersebut menggunakan layanan pegawai untuk memberikan informasi tambahan yang tidak tersedia di berbagai diagram REA yang disajikan dalam bab-bab sebelumnya. Contohnya, diagram REA siklus pendapatan yang disajikan dalam Gambar 11-3 dapat diminta untuk menjawab pertanyaan seperti "Berapakah jumlah penjualan yang dihasilkan tenaga penjual tertentu?" atau "Bagaimana banyak penjualan yang dihasilkan oleh setiap tenaga penjual?" Akan tetapi, diagram tersebut tidak berisi data yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan seperti "Berapaj am yangdihabiskan tenaga penjual di mesin kas, jika dibandingkan dengan tugas mengisi kembali rak?" Data yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan tersebut disimpan dalam tabel menggunakan layanan pegawai. Tidak setiap organisasi mengumpulkan data terinci mengenai penggunaan waktu para pegawainva. Biasanva, perusahaan manufaktur mengumpulkan data mengenai pegawai yang terlibat dalam proses produksi untuk tujuan perhitungan biaya produk. Begitu pula perusahaan jasa profesional akan mengumpulkan data semacam ini untuk membebankan tagihan pada para klien mereka atas jasa yang diberikan. Akan tetapi, banyak organisasi ritel dan jasa yang tidak mengumpulkan data terinci semacam ini. Apabila organisasi tidak mengumpulkan data terinci mengenai waktu yang dihabiskan pegawai untuk melakukan berbagai tugas, maka biasanya organisasi tersebut tidak mengimplementasikan penggunaan tabel kegiatan menggunakan layanan pegawai atau tabel sumber daya layanan pegawai.
Model Data: Mengintegrasikan Data Penggajian dengan Manajemen SDM Gambar 14-6 menyajikan diagram REA yang mengintegrasikan data penggajian dan manajemen SDM. Perhatikan bahwa entitas pegawai dihubungkan ke hampir semua entitas lainnya dalam diagram tersebut, hingga mencerminkan pentingnya pegawai bagi organisasi.
Entitas kegiatan perekrutan menyimpan data mengenai berbagai aktivitas vang dilakukan untuk memberitahukan mengenai pembukaan lowongan pekerjaan. Data yang dicatat dalam entitas ini berguna untuk mendokumentasikan kesesuaian dengan hukum ketenagakerjaan dan juga untuk mengevaluasi efektivitas berbagai metode yang digunakan untuk mengumumkan peluang kerja. Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertenlu. Hubungan antara kegiatan perekrutan dengan lamaran kerja dimodelkan sebagai hubungan banyak-ke-banyak karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan, tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan. Selain itu, lebih dari satu pegawai dapat berpartisipasi dalam setiap kegiatan perekrutan, dan dengan berjalannya waktu seorang pegawai dapat saja berpartisipasi dalam banyak kegiatan semacam itu.
Kegiatan wawancara menyimpan data terinci mengenai setiap wawancara pekerjaan. Wawancara ini dihubungkan dengan kegiatan mempekerjakan pegawai dalam sebuah hubungan banyak-ke-satu. Hal ini mencerminkan fakta bahwa kegiatan mempekerjakan hanya terjadi sekali, tetapi dapat merupakan hasil dari satu atau serangkaian wawancara sebelumnya.
Entitas pegawai menyimpan banyak data yang umum ditemukan dalam file induk pegawai (penggajian). Entitas keahlian berisi data mengenai berbagai keahlian
kerja berbeda yang menarik bagi perusahaan. Hubungan antara keahlian dan pegawai dimodelkan sebagai hubungan banyak-ke-banyak karena seorang pegawai dapat saja memproses sejumlah keahlian kerja dan sebaliknya, beberapa pegawai dapat saja memiliki keahlian yang sama.
Kegiatan pelatihan mewakili berbagai lokakarya, program pelatihan, dan peluang lainnya yang diberikan untuk pegawai agar dapat mengembangkan dan memelihara keahlian mereka. Jadi, entitas ini menyimpan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas dan biaya pelatihan serta usaha pengembangan. Hubungan antara entitas pegawai dan pelatihan adalah banyak-ke-banyak, karena seorang pegawai seiring dengan berjalannya waktu, akan menghadiri sejumlah pelatihan, dan sebaliknya, sejmlah pegawai akan menghadiri pelatihan tertentu. Hubungan antara entitas keahlian dengan pelatihan adalah satu-ke-banyak, karena setiap pelatihan didesain untuk mengembangkan keahlian tertentu tetapi beberapa pelatihan yang berbeda dapat mengembangkan serta meningkatkan sebuah keahlian tertentu.
Manfaat Model Data
Apabila model data yang ditunjukkan dalam Gambar 14-6 diimplementasikan dalam sebuah database relasional, para manajer dapat menggunakan bahasa permintaan untuk dengan mudah menarik data yang mereka butuhkan agar dapat mengelola pegawai mereka. Contohnya, Peter Wu dapat menulis sebuah permintaan untuk mengidentifikasi pegawai mana di AOE yang memiliki keahlian tertentu, seperti pengetahuan atas SQL. Dia dapat menggunakan jenis permintaan ini untuk memenuhi kebutuhan pegawai proyek khusus atau untuk membentuk pasokan tenaga kerja. Informasi yang ditarik melalu permintan semacam ini juga dapat digabungkan dengan proyeksi kebutuhan keahlian di masa mendatang untk merencanakan strategi
pengangkatan tenaga kerja, dan untuk membentuk jadwal pelatihan di masa mendatang.
Membuat model data untuk siklus manajemen SDM/penggajian seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-6 juga dapat memberikan organisasi manfaat strategis. Pertama, karena model data tersebut membuat intormasi leblh mudah diakses oleh para manajer, maka model data tersebut seharusnya mendorong keputusan yang lebih baik mengenai bagaimana sumber daya manusia digunakan dan dikembangkan. Contohnya, perusahaan jasa profesional memiliki database tentang keahlian pegawai. Dengan menggunakan database ini, pegawai profesional dapat dengan cepat diidentifikasi dan bisa mendapatkan saran dari para kolega yang memiliki pengalaman terdahulu dalam menangani suatu masalah tertentu. Hal ini menghemat banyak waktu pegawai dalam mengembangkan solusi atas masalah klien dan memungkinkan pegawai berjarak jauh untuk saling belajar dari satu sama lain. Database yang didesain dengan baik dan mudah diakses adalah faktor utama dalam pembagian serta pengembangan pengetahuan. Database yang terintegrasi seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-6 juga mempermudah perusahaan untuk mengawasi bahwa para pegawai memang benar-benar menghadiri kelas pelatihan yang tepat dan meningkatkan keahlian mereka.
Manfaat strategis kedua dari model data manajemen SDM/penggajian yang terintegrasi adalah para pegawai dapat melakukan banyak aktivitas manajemen SDM secara lebih efisien, hingga dapat mengurangi biaya. Contohnya, perhatikan bahwa Gambar 14-6 memasukkan informasi mengenai pelamar pekerjaan. Database resume
on-line kini tersedia untuk banyak lapangan pekerjaan. Informasi tersebut dapat di-download dan secara otomatis disimpan dalam entitas pelamar pekerjaan, hingga
menghemat banyak waktu serta biaya jika dibandingkan dengan pengumpulan dan entri data secara manual seperti dahulu. Lagipula, begitu berada di dalam sistem,
kini memindai semua resume dan menyimpannya ke dalam database pemroses gambar. Sistem ini memungkinkan para manajer yang membuat keputusan untuk mempekerjakan pegawai mendapat akses serta tercetak resume yang dibutuhkan dengan cepat, daripada harus menunggu berhari-hari untuk menerima dokumen kertas.
Gambar 14-6 Diagram REA Terintegrasi untuk Siklus MSDM/Penggajian Pertimbangan Pengendalian
Diskusi mengenai berbagai ancaman yang dicantumkan dalam Tabel 14-2 menekankan pentingnya pemisahan tugas yang tidak dapat disatukan secara memadai. Diagram REA sangatlah berguna untuk menilai pengendalian-pengendalian ini karena menunjukkan pelaku internal mana yang terlibat dalam setiap kegiatan. Sebagai tambahan, apabila model REA diimplementasikan dalam sebuah DBMS, komputer
dapat diprogram untuk mcndorong pemisahan tugas dengan cara mencegah seseorang untuk melakukan fungsi yang tidak dapat disatukan. Sebaliknya, sistem tersebut dapat juga diprogram untuk mencantumkan semua kasus dari seorang pegawai vang melakukan beberapa peran, agar para auditor dapat menyelidiki apakah terdapat pengendalian pengimbang yang memadai.
DBMS juga meningkatkan pentingnya pengendalian akses yang efektif. Sebagian besar DBMS memberikan cara untuk mengendalikan akses dengan hanya mengizinkan pemakai melihat sebagian tampilan dari database (disebut tampilan). Contohnya, tampilan yang ditetapkan untuk staf administrasi bagian penggajian, tidak akan mencakup akses ke data yang berhubungan dengan kegiatan pengangkatan tenaga kerja atau evaluasi kinerja. Sebagai tambahan, mereka akan memiliki akses baca ke data tingkat gaji dalam tabel pegawai. Pembatasan ini akan memungkinkan mereka mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat penggajian tetapi akan mencegah mereka melakukan perubahan tanpa otorisasi atas data tersebut. Dengan DBMS, pembuatan cadangan yang memadai dan prosedur pemulihan dari bencana juga menjadi hal yang sangat penting. Sebagai tambahan, akurasi data adalah hal mendasar ketika menggunakan DBMS. Untungnya, model data relasional memberikan pengendalian otomatis untuk memastikan akurasi data dan konsistensinya. Salah satu dari pengendalian vang lebih penting adalah didukungnya penggunaan kunci luar dan integritas referensial. Hal ini, contohnva, memastikan ketika sebuah baris ditambahkan dalam tabel bayar pegawai, sistem akan memverifikasi bahwa nomor pegawai (yang muncul sebagai kunci luar dalam tabel tersebut) benar-benar ada sebagai kunci utama dalam tabel pegawai (dengan kata lain, memang pegawai tersebut benar-benar ada). RlNGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS
manajemen SDM mencatat dan memproses data mengenai aktivitas perekrutan, pengangkatan tenaga kerja, pelatihan, penugasan, kompensasi, evaluasi, dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan memproses data yang digunakan untuk membayar pegawai atas layanan yang mereka berikan.
Sistem manajemen SDM/penggajian harus didesain agar sesuai dengan berbagai peraturan pemerintah yang berhubungan dengan pajak dan praktik ketenagakerjaan. Sebagai tambahan, pengendalian yang memadai harus ada untuk mencegah (1) kelebihan membayar pegawai akibat data waktu dan kehadiran yang kelebihan dan (2) mengeluarkan cek gaji ke pegawai fiktif. Kedua ancaman ini dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas, terutama dengan menugaskan fungsi-fimgsi berikut ini untuk dilakukan oleh orang yang berbeda:
1. Otorisasi dan melakukan perubahan atas file induk penggajian untuk kegiatan seperti pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan kenaikan pembayaran
2. Mencatat dan memverifikasi waktu yang digunakan oleh pegawai untuk bekerja 3. Membuat cek gaji
4. Mendistribusikan cek gaji
Walaupun sistem manajemen SDM dan penggajian secara tradisional telah terpisah, banyak perusahaan, termasuk AOE, mencoba untuk mengintegrasikan keduanya agar dapat mengelola sumber daya mereka lebih efektif dan untuk memberi pegawai kompensasi serta layanan vang lebih baik. Elizabeth Venko dan Ann Brandt menjelaskan pada Peter Wu bahwa proses ini membutuhkan desain database penggajian agar dapat dengan mudah dihubungkan ke data di luar penggajian, seperti database keahlian pegawai, vang dipelihara dalam sistem manajemen SDM. Dengan bekerja bersama, Elizabeth, Ann, dan Peter mengembangkan model data untuk AOE hampir sama dengan vang diperlihatkan dalam Gambar 14-6. Peter terkesan dengan kemudahan yang didapatnya untuk menarik data mengenai keahlian dan kehadiran pegawai pada waktu kelas pelatihan database ini. Dia setuju bahwa hal ini akan
memenuhi kebutuhan para manajer departemen untuk dengan cepat dan mudah mengakses informasi semacam ini. Peter juga menyadari bahwa pegawai MSDM dapat dengan cara yang hampir sama menggunakan kemampuan mengajukan permintaan ini untuk memberikan jawaban yang cepat atas permintaan informasi mengenai kompensasi dari para pegawai. Dia bahkan semakin terkesan ketika Elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa sistem baru tersebut juga akan memungkinkan para pegawai membuat perubahan langsung atas alokasi dana pensiun, pilihan rencana pengobatan, dan pilihan kompensasi mereka. Membebaskan pegawai MSDM dari tugas administrasi rutin ini akan memungkinkan pegawainya untuk mengabdikan waktu mereka ke aktivitas strategis seperti perencanaan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang, konseling karier, dan pengembangan pegawai.
Elizabeth menjelaskan bahwa pemrosesan penggajian itu sendiri dapat terus dilakukan dalam bentuk batch, karena tidak perlu melakukan pemrosesan on-line pegawai akan terus dibayar hanya dalam interval periodik). Akan tetapi, laporan seperti daftar penggajian, akan didistribusikan secara elektronis untuk meningkatkan efisiensi. Elizabeth juga ingin mendorong lebih banyak pegawai bergabung dalam metode setoran langsung untuk cek gaji mereka, hingga mengurangi jumlah cek yang perlu dicetak.
Elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa sebuah matriks pengendalian akses akan dibuat untuk mempertahankan pemisahan tugas yang memadai dalam sistem baru tersebut dan untuk melindungi integritas database manajemen SDM/penggajian. Contohnya, hanya para pegawai manajemen SDM yang dapat menambah pegawai baru, dari terminal-terminal yang berlokasi di departemen MSDM.
Linda Spurgeon sangat senang dengan hasil kerja Elizabeth dan Ann dalam meningkatkan sistem manajemen SDM/penggajian perusahaan. Dia mengatakan bahwa tugas mereka yang berikutnya adalah bekerja bersama Stephanie Cromwell, chief
membantu mengembangkan laporan yang akan memberikan pandangan ke dalam yang lebih baik tentang kinerja AOE.