LAMPIRAN HASIL INTERNSHIP
Laporan Rekonsiliasi DC CIREBON
Gambar L.57 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Mei 2010
L‐58
Gambar L.58 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Juni 2010
L‐59
Gambar L.59 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Juli 2010
L‐60
Gambar L.60 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Agustus 2010
L‐61
Gambar L.61 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan September 2010
L‐62
Gambar L.62 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Oktober 2010
L‐63
Gambar L.63 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan November 2010
L‐64
Gambar L.64 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Desember 2010
L‐65
Gambar L.65 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Januari 2011
L‐66
Gambar L.66 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Februari 2011
L‐67
Gambar L.67 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Maret 2011
Gambar L.68 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan April 2011
L‐68
L‐69
Gambar L.69 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Mei 2011
L‐70
Gambar L.70 Rekonsiliasi DC Cirebon Bulan Juni 2011
71
Hasil wawancara.pada Staf Sistem ERP TSD Support Pertanyaan : Bagaimana sejarah berdirinya PT M IE?
Hasil : PT M IE mulai beroperasi pada awal Januari 1988 sebagai wujud pengkonsolidasian bidang usaha distribusi dan pemasaran yang sebelumnya dilakukan langsung oleh induk perusahaan PT TGR.
Perusahaan ini bergerak dibidang penjualan dan distribusi. Untuk rinciannya saya akan beri dokumen mengenai sejarah perusahaan.
Pertanyaan : Bagaimana struktur organisasi pada PT M IE serta pembagian tugas dan wewenang masing-masing bagian?
Hasil : Berdasarkan ruang lingkup, bagian kalian berada pada Divisi SAP F/A&HR Application System yang dikepalai oleh Manager Divisi SAP F/A &HR Application System yaitu Pak Heri Gunawan. Selanjutnya terdapat staf-staf yang berada di bawahnya, yaitu bagian Bagian SAP Finance, Bagian sistem ERP TSD Finance, Bagian HR SAP, dan Bagian IT Education Product.
Pertanyaan : Bagaimana proses bisnis yang sekarang sedang berjalan pada PT M IE?
Hasil : Perusahan ini bergerak di bidang penjualan dan distribusi. Untuk memperlancar kegiatan bisnisnya maka perusahaan mengembangkan sistem ERP yang terintegras i. Sistem yang dipakai antara lain SAP R/3, BW dan sistem ERP TSD. Untuk penjelasan proses bisnis yang terkait dengan sistem yang ada di perusahaan ini, saya akan memberi beberapa
72
dokumen terkait proses bisnis perusahaan baik secara keseluruhan maupun secara detilnya, kalian dapat mempelajarinya secara langsung.
Pertanyaan : Kami akan ditempatkan pada sistem ERP TSD, sistem ini biasanya digunakan buat apa ya pak dan bergerak dibidang apa ?
Hasil : Sistem ERP TSD digunakan oleh DC(Direct Cover) dan Subdist yang perusahaan buka di beberapa kota, Terdapat 11 cabang DC yaitu M untilan, M alang, Jambi, Batam, Samarinda, Cirebon, Palu, Prabumulih, Tuban, Jember, dan Cikampek. Sistem ini dikembangkan untuk digunakan oleh DC-DC tersebut guna memperlancar kegiatan mereka.
DC ini bergerak di bidang penjualan semua produk dari PT M IE.
Pertanyaan : Adakah beberapa kendala yang dihadapi user dalam penggunaan sistem ERP TSD ini dan dalam pengambilan keputusan terkait keuangan perusahaan?
Hasil : Sebenarnya sistem ini baru beberapa tahun dikembangkan untuk keperluan DC/Subdist. Di beberapa kota, sistem ini masih dirasa memiliki beberapa kendala/masalah terkait dengan pencatatan baik di modul Financial Accounting maupun modul lain seperti SD dan MM.
M asalah yang mungkin terkait dengan pengerjaan skripsi kalian terkait dengan modul Financial Accounting yaitu Cash and Bank, AR,AP, dan GL.
Pertanyaan : Bagaimana cara perusahaan malakukan penggabungan laporan keuangan keseluruhan perusahaan baik DC maupun HO?
73
Hasil : Biasanya pada akhir bulan DC akan menurunkan textfile dari sistem ERP TSD ke HO/Pusat untuk selanjutnya dinaikan ke sistem SAP. Hal ini dikarenakan perusahaan mengumpulkan dan mengintegrasikan laporan keuangan dari masing-masing cabang ke SAP karena pengelolahan semua data keuangan perusahaan dilakukan secara terpusat di SAP, sehingga semua data dari cabang harus dinaikan ke SAP. Textfile dari sistem ERP TSD yang dinaikan ke SAP berupa textfile GL.
Pertanyaan : Setelah kelompok saya melakukan rekonsiliasi terhadap report yang terbentuk, mengapa terdapat beberapa perbedaan dalam pencatatan di laporan-laporan yang dibandingkan, contohnya perbedaan kas kecil antara pencatatan di Balance Sheet, Ledger dan Cash and Bank?
Hasil : Untuk kasus seperti itu, coba kalian lakukan rekalkulasi terhadap sistemnya per bulan, diperkirakan pada beberapa bulan yang berjalan belum dilakukan rekalkulasi secara berkala.
Pertanyaan : Apakah masalah seperti ini dapat mengganggu kinerja DC ?
Hasil : Dengan adanya masalah seperti ini tentunya sangat mengganggu kinerja DC dalam hal pengambilan keputusan yang terkait dengan keuangan.
M aka dari itu kami berharap kalian dapat memberikan kepada kami beberapa solusi yang baik utuk mengatasi masalah ini .
Pertanyaan : Saat dilakukan rekonsiliasi terhadap nilai PPN Keluaran, apakah perbedaan nilai PPN keluaran pada Trial Balance dengan yang dilaporkan ke Ditjen Pajak diperbolehkan berbeda dan setelah dilakukan
74
pengecekan ternyata selisihnya itu dikarenakan nilai retur pada pencatatan di PPN keluaran dinolkan atau dapat dikatakan tidak dikurangi nilai returnya?
Hasil : Untuk masalah itu, sebelumnya user masih belum ada kebutuhan untuk PPN keluaran sehingga pihak developer tidak membuat fungsi pengurangan retur. Kemudian fungsi ini dinilai sangat berguna sebagai pembanding pada nilai PPN keluaran yang tercatat pada SAP dengan yang di sistem ERP TSD untuk kedepannya. Untuk itu perusahaan men-define requirement yang menyebutkan bahwa nilai yang tertera di PPN keluaran harus sama dengan Trial Balance.
Pertanyaan : Kami menemukan bahwa nilai account Bank Incoming Clearing pada Trial Balance dan Cash and Bank Statement berbeda, apakah hal ini sering terjadi?
Hasil : Perbedaan tersebut memang pernah terjadi dan belum terselesaikan.
Account Bank Incoming Clearing merupakan salah satu account yang sangat penting bagi perusahaan karena account ini berhubungan dengan piutang customer.
Pertanyaan : Pada saat dilakukan pengecekan pada piutang klaim diskon, apakah tidak sebaiknya perusahaan melakukan pemecahan piutang klaim per prinsipal, sehingga perusahaan memiliki detil informasi dari prinsipal mana saja diskon itu berasal. Bagaimana menurut bapak, dengan solusi yang kami berikan?
75
Hasil : Sebelumnya, kita sempat mempertimbangkan masalah itu tapi masih belum menemukan cara yang tepat dalam pemecahan piutang klaim per prinsipal, padahal dari pihak GM telah mendefinisikan requirement terhadap pemisahan piutang klaim, sehingga tidak terjadi penimpaan nilai piutang klaim dalam jumlah yang sangat banyak apalagi prinsipal PT M IEsangat banyak. M ungkin dari kalian mempunyai solusi yang tepat untuk kasus ini.dan dapat dicari cara untuk dilakukan pemisahan piutang klaim per prinsipal.
Pertanyaan : Apakah perihal pemisahan piutang klaim per prinsipal ini kebutuhan yang mendesak bagi perusahaan?
Hasil : Sebenarnya requirement ini tidak terlalu mendesak, tetapi akan lebih baik bila requirement tersebut segera dipenuhi agar menambah value dari penggunaan sistem.
Pertanyaan : Selain itu, kami juga menemukan bahwa Account Receivable yang terdapat di antara Balance Sheet dan AR Balance berbeda, apakah hal ini tidak membuat laporan keuangan menjadi tidak reliable?
Hasil : Untuk masalah tersebut sedang berusaha untuk diatasi dan kami sangat welcome bila dari kalian ada rekomendasi untuk memecahkan masalah tersebut.
76
Pertanyaa : Apakah di sistem ERP TSD ini sudah ada dokumentasi ERD sistem?
Hasil : Untuk sistem ERP TSD sendiri memang belum pernah dibuatkan ERD sistemnya, karena pengembang pertama kali sistem ini telah resign sehingga cukup sulit untuk mendokumentasikan ERD-nya.
Yang Bertandatangan Di Bawah Ini