BAB III MEMELIHARA TEKNOLOGI KANTOR
E. Langkah-Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
a. Mesin Tik Manual
- Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus.
- Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus.
- Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal.
- Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder.
- Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak
mesin tik.
- Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai.
- Apabila menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering
b. Mesin Tik Elektrik
- Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik.
- Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
- Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci
- Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik
- Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor
- Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak
- Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin
c. Mesin Pelubang Kertas
- Bersihkan lubang setiap saat
- Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak
- Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila
- potongan kertas yang ada didalam sudah penuh
- Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan
kemampuan mesin pelubang kertas
d. Mesin Penomor
- Bersihkan bak tinta
- Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak
- Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
- Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih
sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas e. Mesin Penjepret Kertas
- Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret
- Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut
f. Mesin Pemotong Kertas
- Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat
- Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah
dioperasikan
- Pergunakan mesin sesuai kemampuannya
g. Mesin Stensil Manual
- Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih
- Bersihkan baki kertas dan baki penadah
- Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri
- Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan
h. Mesin Stensil Elektrik
- Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih
- Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat
- Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan
penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off
- Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
- Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak
GAMBAR MESIN-MESIN KANTOR
Mesin Ketik Manual Mesin Hitung Manual
Pelubang Kertas Mesin Pemotong Kertas
Mesin Jumlah Listrik Mesin Stensil Listrik
Mesin Pengahncur Kertas Mesin Pembuka Surat
Facsimile Telenote
Teleprinter LAN
EVALUASI
A. Pilihan Ganda
1. Kata “Kantor” berasal dari kata “Kantoor” yang merupakan bahasa dari....belanda a. Itali b. Belanda c. Jerman d. Ingriis e. Spanyol
2. Kegiatan-kegiatan berikut merupakan kegiatan utama pekerjaan kantor didalam sebuah Administrasi, kecuali....
a. Mengimpun
b. Mengolah
c. Mengganda
d. Merawat
e. Mencatat
3. Berikut ini yang termasuk dampak negatif dari pekembangan teknologi kantor adalah....
a. Efisiensi kerja
b. Disiplin dan gairah kerja naik
c. Menambah Pengangguran
d. Standar mutu tertentu terpenuhi
e. Keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat
4. Mesin pembuka surat adalah salah satu dari jenis mesin yang berdasarkan pada....
a. Tenaga penggeraknya
b. Cara kerja komponennya
c. Fungsi penghitung data d. Fungsi pencatat data
5. Berikut ini yang termasuk mesin yang berfungsi pengirim atau mendistribusikan data/informasi adalah....
a. Mesin Fotokopi
b. Mesin Offset
c. Komputer
d. Hecht Machine
e. LAN
6. Berikut ini jenis mesin kantor manual yang berfungsi untuk memberi nomor urut dan nomor rangkat pada kartu adalah....
a. Mesin Penomor
b. Pelubang kertas
c. Mesin hitung manual
d. Mesin stensil manual e. Mesin penjepit kertas
7. Silinder tinta merupakan salah satu bagian utama pada mesin stensil manual yang salah satu komponennya adalah....
a. Kompa tinta b. Papan kertas
c. Tombol pencoba
d. Penuntun kelas e. Plat baja
8. Berikut adalah cara memasang sheet stensil pada mesin stensil manual,
kecuali....
a. Sisi depan kertas diletakkan tepat pada pangkal alat pemisah. Geserlah papan guide untuk merapikan pinggir kiri-kanan kertas.
b. Sobeklah lembar penguat dengan tangan kanan tepat paad garis perforasi.
c. Gunakan tangan kiri untuk memutar handle dan tangan kanan berada di atas lembar penguat.
d. Tekan-tombol pencoba dengan telunjuk kanan, sedangkan tangan kiri menutup handle.
e. Bagian atas sheet masukkan ke dalam penjepit sheet stensil dengan posisi sheet stensil terbalik.
9. Tuts tabulator (tab key) adalah papan tulis yang berfungsi untuk....
a. Membebaskan pasak kanan dan kiri
b. Menggeser carrier lab stop ke tab stop berikutnya c. Menggeser carier kepinggir kiri (ganti baris)
d. Mengubah huruf atau mengambil semua karakter paling atas dari setiap tuts
e. Menurunkan baris tanpa menggedse carier
10.Tombol pada mesin stensil yang berfungsi untuk menghentikan rol penarik kertas, hingga pemasukan kertas terhenti adalah....
a. Start and stop
b. Pengatur pemasukan kertas
c. Penyetop pemasukan kertas
d. Pengatur kecepatan cetakan
e. Penghitung
11.Berikut adalah komponen-komponen pembuka surat. Komponen yang
bersungsi untuk meletakkan komponen mesin dan batu baterai adalah....
a. Kait penggerak roda pemotong
b. Lubang pemotong
c. Roda pemotong
d. Kerangka mesin
e. Papan sampul
12.Berapa jumlah tombol yang ada pada microwriter....
a. 2
b. 4
c. 3
d. 1
e. 6
13.Berikut adalah fungsi otomatis pengolah kata, kecuali....
b. Fungsi komunikasi c. Fungsi peraga
d. Fungsi tambahan
e. Fungsi nominal
14.Mode kunci pada cash register yang digunakan oleh manajer adalah.... a. Kunci reg
b. Kunci NA
c. Kunci x
d. Kunci set
e. Kunci z
15.Kunci pengembalian barang pada cash register yang berfungsi untuk mengurangi transaksi kas karena ada barang yang dikembalikan untuk pembeli pada keyboard bersimbol....
a. RTN MDSE
b. X
c. RCPT
d. ITRM CORR
e. RF
16.Berikut ini adalah jenis-jenis dari telepon yang lazim digunakan, kecuali....
a. Telepon meja
b. Telepon dinding c. Telepon bebas koin
d. Telepon dengan pengeras suara
e. Telepon genggam
17.Sistem dimana masing-masing dari jenis transmisi yang bebeda memiliki saluran sendiri atas sambungan komunikasi dikenal sebagai sistem....
a. Boardband
b. Bandwidt
c. Bit
d. Mercury Comunication
18.Berikut adalah metode pembuatan fotocopi yang dimana pada proses ini dokumen yang akan dikopi harus digambar, ditulis atau dicetak dengan tinta atau pencil berbasis mineral adalah....
a. Dyelina
b. Proses elektronsitik
c. Spektrum ganda
d. Transfer panas e. Transfer gelatin
19. Berikut adalah macam-macam pemeliharaan dan perawatan, kecuali.... a. Pemeliharaan sehari-hari
b. Pemeliharaan barang bergerak c. Pemeliharaan berkala
d. Pemeliharaan barang biasa
e. Pemeliharaan barang tidak bergerak
20.Pemeliharaan mesin-mesin kantor dapat ditempuh salah satunya dengan cara.... a. Disimpan b. Jarang digunakan c. Service kantor d. Dibungkus rapi e. Diawasi B. Uraian
1. Jelaskan peranan Teknologi Perkantoran !
2. Sebutkan peralatan kantor/mesin penyimpan, pengirim data informasi ! 3. Sebutkan jenis mesin ketik manual !
4. Apa perbedaan mesin jumlah manual dengan mesin hitung manual ?
5. Bagaimana ciri-ciri mesin penghancur kertas listrik ?
6. Sebutkan komponen-komponen mesin pembuka surat listrik !
7. Jelaskan minimal 3 fasilitas utama mesin ketik elektronik yang anda ketahui !
8. Uraian perbedaan mesin ketik elektronik dengan mesin ketik listrik yang anda ketrahui !
9. Deskripsikan tiga metode fotocopi yang anda tahu !
Kunci Jawaban A. Pilihan Ganda 1. B 2. D 3. C 4. C 5. E 6. A 7. E 8. A 9. B 10.C 11.D 12.E 13.E 14.B 15.A 16.C 17.A 18.D 19.D 20.C B. Uraian
1. Teknologi perkantoran berperan dalam proses pengolahan
data/informasi dimana berkaitan dengan efisiensi kerja, yang berkaitan dengan produktivitas kerja. Karena Teknologi perkantoran sangat berkaitan dengan pekerjaan kantor. Dimana produktivitas akan tercapai secara maksimal apabila kita mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan komputer dan sejenisnya.
2. Mesin penyimpan data/informasi terdiri dari : - Mikrofilm
- Mikrofotografi
- Penghancur kertas (paper shredder) - Pelubang kertas (puch card machine) Mesin pengirim data informasi, terdiri dari : - Telepin dan interphone
- Teleprinter
- Telegrap, Facsimile (telecopier) - Telenote
- Teletex - Video tex dan
3. Jenis mesin ketik manual yaitu :
a. Standar; dapat mengetik dengan ukuran kertas Double folio (ukuran A4 dan A3).
b. Seni Standar; dapat mengetik dengan ukuran kertas 1,5 kali folio (ukuran kertas A4).
c. Portable; dapat mengetik dengan ukuran kertas folio.
4. Perbedaan mesin jumlah manual dengan mesin hitung manual yaitu : a. Engkol (handel, hand crank) pada mesin jumlah manual berfungsi
untuk memperoleh hasil dalam suatu perhitungan. Sedangkan engkol pada mesin hitung manual berfungsi untuk menambah, mengurangi, mengalihkan dan membagi.
b. Mesin hitung manual memiliki register, mesin jumlah manual hanya menggunakan rol kertas.
c. Mesin hitung manual tidak mencetak hasil perhitungan, mesin jumlah manual mencetak hasil perhitungan.
5. Ciri-ciri mesin penghancur kertas yaitu :
- Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
- Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
- Bentuk potongan kertas memanjang dengan lebar 2,2 cm
- Kemampuan maksimal pemotongan 7 lembar
- Memiliki pisau pemotong yang terdiri dari dua pisau berbentuk silinder denga gigi pisau sebanyak 102 buah.
6. Komponen-komponen mesin pembuka surat listrik yaitu :
- Papan sampul
- Lubang pemotong
- Roda pemotong
- Kait penggerak roda pemotong
7. Fasilitas utama mesin ketik elektronik adalah :
a. Koreksi pengangkatan otomatis dimana mesin ketik elektronik memiliki memori koreksi yang mengingat karakter yang baru saja diketik.
b. Garis bawah otomatis. Sewaktu kata diketik, kata tersebut digaris bawahi secara otomatis, tidak perlu kembali ke depan kata bersangkutan dan mengetik ulang garis bawahnya.
c. Penempatan di tengah (centering). Judul dan sebagainya dapat secara otomatis diletakkan di tengah dengan menyentuh sebuah tombol. Fungsi ini terutama ada pada mesin heavy duty.
d. Tabulasi decimal. Kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik decimal.
e. Tombol pengulang otomatis. Bila tombol tetap ditekan, maka karakter yang sama akan terus diketik.
8. Perbedaan mesin ketik elektronik dengan mesin ketik listrik yaitu bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak seperti roda gigi dan luas, tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan. Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan. Mesin ini juga lebih tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakn dan dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro.
9. Tiga metode fotocopi yaitu :
a. Refleksi merupakan kopi negatif (putih di atas hitam) dihasilkan pada kertas fotografik. Setelah pemrosesan basah dan pengeringan, kopi ini pun digunakan untuk menghaslkan satu atau lebih kopi
positif (hitam di atas putih) dengan pencahayaan lebih jauh dan pencucian.
b. Transfer difusi meripaka lembaran asli diekpos dengan kertas negatif khusus. Negatif ini segera dipasang berkontak dengan kertas positif dan keduanya dilewatkan pada suatu larutan kimia. Setelah 10-15 detik, kedua kopi dipisahkan dan citrah postif pun muncul. Negatifnya dapat digunakan beberapa kali sebelum menjadi usang.
c. Transfer gelatin yaitu pemrosesan basah, kopi negatif didempetkan dan di letakkan dengan lembaran kertas biasa dan citrapun dipindahkan secara fisik.
10.Manfaat dari pemeliharaan dan perawatan mesin-mesin kantor yaitu : - Mesin akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi
kerusakan.
- Memperpanjang umur mesin sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
- Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.
- Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
DAFTAR PUSTAKA
Adbussamad, Zuchri. 2013. Bahan Ajar Mata Kuliah Teknologi Perkantoran. Diunduh pada 13 Mei 2016 pukul 13.49
Atmosudirjo, Slamet Prajudi.1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran Edisi 3 Cetakan ke-7. Jakarta: Ghalia Indonesia
Gie, The Liang. 1984. Administrasi perkantoran Modern Edisi ke-3. Yogyakarta: Supersukses dan Nur Cahya
Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2006. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara