Sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban serta bahan pengendalian pelaksanaan kegiatan khususnya untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan/penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan APBD/APBN dan upaya percepatan pelaksanaan kegiatan (keseimbangan antara kemajuan fisik dan penyerapan dana) yang pada gilirannya sebagai masukan terhadap penyusunan kebijakan di tahun berikutnya, maka setiap Pengguna Anggaran diwajibkan untuk menyampaikan laporan kepada Gubernur dengan mekanisme sebagai berikut:
Laporan Realisasi Pelaksanaan Kegiatan
1. Laporan Bulanan
Merupakan Laporan yang dibuat secara periodik setiap bulan, berupa Laporan Realisasi Pelaksanaan Kegiatan APBD/APBN untuk menggambarkan dan merekam pencapaian progress/kemajuan pelaksanaan kegiatan yang meliputi fisik dan keuangan. Dalam pelaporan realisasi pelaksanaan kegiatan menggunakan Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan (SMEP) dan Sistem Informasi Evaluasi Perencanaan Pembangunan (SIEVAP) yang telah terintegrasi, dalam hal untuk kepentingan laporan SIEVAP SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dapat menginput laporan bulanan di SMEP online, dengan tambahan menu realisasi indikator output/outcome pada sistem SIEVAP.
a. APBD
Laporan Pelaksanaan kegiatan sumber dana APBD melalui Sistem SMEP online yang meliputi pendataan Verifikasi data Kegiatan SKPD, entry data Perencanaan, transfer data Realisasi Keuangan (Data Digital SPJ bulanan SKPD yang sudah diverifikasi Biro Keuangan), entry data Realisasi Fisik dan Permasalahan, diterima pada Sistem SMEP online paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya sebagai input pembuatan laporan oleh Biro Administrasi Pembangunan, dan input dalam penyusunan laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan oleh Bappeprop.
b. APBN
Laporan Pelaksanaan kegiatan sumber dana APBN melalui Sistem SMEP online yang meliputi pendataan Verifikasi data Kegiatan SKPD, Entry data Perencanaan, Transfer data Realisasi Keuangan (Data Digital SPJ bulanan SKPD Sistem Akuntansi Instansi - SAI File Kirim Sakpad yang sudah diverifikasi oleh KPPN Wilayah), entry data Realisasi Fisik dan Permasalahan, diterima pada Sistem SMEP online paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya sebagai input pembuatan laporan oleh Biro Administrasi Pembangunan, dan input penyusunan laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan oleh Bappeprop.
2. Laporan Triwulan
a. Laporan triwulan dari sumber dana APBD/APBN SKPD adalah merupakan data kumulatif bulanan per triwulan pada laporan SMEP online, diperlukan sebagai input pembuatan laporan triwulan.
b. Kewajiban laporan triwulan untuk realisasi keuangan/fisik dan indikator output/outcome oleh Kepala SKPD pengelola anggaran APBN kepada Gubernur cq. Bappeprop, sesuai ketentuan dalam format Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 (tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Rencana Pelaksanaan Pembangunan) disampaikan paling lambat 5 hari kerja setelah triwulan yang bersangkutan berakhir dan dilaksanakan secara online dengan website www.sievap.iatimprop.qo.id. (sesuai FORM LAPWAS 01 dan 02).
c. UAPPA-W wajib melaksanakan rekonsiliasi laporan triwulan ke Kanwil XV Surabaya Ditjen Perbendaharaan Negara, yang merupakan laporan realisasi keuangan gabungan SKPD Pengelola APBN di lingkup UAPPA-W, selanjutnya disampaikan ke Eselon I Departemen/Kantor Kementerian Negara dengan sistem SAI dan ke Biro Administrasi Pembangunan dengan Sistem SMEP online (Data digital Sistem SAI file Kirim SAKPAD) paling lambat tanggal 10 pada setiap akhir triwulan, sebagai bahan laporan Gubernur ke Kanwil XV Surabaya Ditjen Perbendaharaan Negara.
3. Laporan Semester
a. Laporan Semester sumber dana APBD/APBN SKPD adalah merupakan data kumulatif triwulan per Semester pada laporan SMEP online, diperlukan sebagai input pembuatan laporan Semester dan Evaluasi.
b. UAPPA-W wajib melaksanakan rekonsiliasi Laporan Semester ke Kanwil XV Surabaya Ditjen Perbendaharaan Negara, yang merupakan laporan realisasi keuangan gabungan SKPD Pengelola APBN di lingkup UAPPA-W, selanjutnya di sampaikan ke Eselon I Departemen/Kantor Kementerian Negara dengan sistem SAI dan ke Biro Administrasi Pembangunan dengan Sistem SMEP online (Data digital SAI file Kirim SAKPAD) paling lambat tanggal 10 pada setiap akhir semester, sebagai bahan laporan Gubernur ke Eselon I Departemen/Kantor Kementerian Negara.
4. Sistem Pelaporan dengan menggunakan SMEP dan SIEVAP secara online
Maksud dilakukan sistem pelaporan/pengendalian SMEP dan SIEVAP secara online, adalah untuk memudahkan dalam menjaring informasi, mengetahui kondisi pelaksanaan kegiatan/program dan menganalisis dana yang bersumber dari APBD Provinsi dan APBN yang dialokasikan di Jawa Timur dalam rangka untuk sinkronisasi penganggaran, evaluasi dan perencanaan program dan Inspektorat Provinsi mempunyai fasilitas login khusus untuk dapat mengakses data SMEP dan SIEVAP.
SKPD wajib melaporkan pengelolaan kegiatan APBD/APBN kepada Gubernur melalui Biro Administrasi Pembangunan menggunakan Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan (SMEP) dengan website www.smep.jatimprov.go.id dengan pendataan meliputi :
a. Pendataan Verifikasi data Kegiatan, SKPD wajib meneliti ulang database SKPD yang sudah tercantum pada sistem SMEP online (Data Kegiatan sesuai DPA/DIPA), apabila terjadi ketidaksesuaian data dan atau revisi maka SKPD wajib melaporkan kepada Gubernur melalui Biro Administrasi Pembangunan untuk disesuaikan;
b. Entry Data Perencanaan, SKPD wajib mengentry data rencana realisasi fisik dan keuangan selama satu tahun anggaran untuk semua kegiatan APBD/APBN, diisi pada awal tahun anggaran sebagai dokumen perencanaan pelaksanaan kegiatan SKPD; c. Transfer Data Realisasi Keuangan, SKPD wajib melakukan transfer/browsing data
realisasi keuangan (Data digital SPJ bulanan kegiatan APBD SKPD yang sudah diverifikasi oleh Biro Keuangan dan atau Data digital SPJ bulanan APBN SAI File Kirim Sakpad yang sudah diverifikasi KPPN Wilayah) setiap bulan ke sistem SMEP online sebagai data realisasi keuangan kegiatan SKPD;
d. Entry data Realisasi Fisik, SKPD wajib mengentry data realisasi fisik/realisasi penyelesaian pekerjaan, diisi setiap bulan sesuai perkembangan kegiatan sebagai data realisasi/progres fisik pelaksanaan kegiatan APBD/APBN SKPD;
e. Entry data Permasalahan, SKPD wajib menyampaikan penjelasan pada kolom permasalahan untuk kegiatan APBD/APBN yang progres realisasinya tidak sesuai dengan rencana, realisasinya belum sesuai dengan prosentase sebagaimana standar ketentuan anggaran dan/atau kegiatan yang dalam pelaksanaannya bermasalah/ adanya hambatan yang berpotensi masalah .
5. Disamping melaporkan secara online, Kepala SKPD diwajibkan melaporkan secara manual laporan triwulan kegiatan APBD/APBN kepada Gubernur cq. Inspektorat Provinsi (sesuai FORM LAPWAS 01 untuk APBD dan FORM LAPWAS 02 untuk APBN).
6. Rekonsiliasi dan Evaluasi
Dalam rangka memantau Progres/kemajuan Pelaksanaan kegiatan APBD/APBN dan kinerja SKPD, Biro Administrasi Pembangunan akan memfasilitasi proses pelaksanakan rekonsiliasi dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan APBD dan APBN SKPD.
a. Rekonsiliasi, Biro Administrasi Pembangunan memfasilitasi proses kegiatan Rekonsiliasi yang dilaksanakan pada setiap akhir triwulan dan Semester, dimaksudkan sebagai sarana untuk klarifikasi, menjaring informasi dua arah dan menghimpun masukan secara obyektif terhadap progres dan permasalahan pelaksanaan kegiatan di SKPD baik kegiatan APBD dan APBN, terutama bagi SKPD yang progres realisasinya belum/tidak mencapai standar prosentase sebagaimana ketentuan anggaran, sebagai masukan untuk Evaluasi;
b. Evaluasi, Biro Administrasi Pembangunan menyelenggarakan Rapat Evaluasi oleh Gubernur yang diselenggarakan pada setiap akhir Semester, sebagai sarana untuk Sosialisasi regulasi baru, koreksi dan evaluasi secara keseluruhan terhadap pelaksanaan kegiatan serta pengarahan penentuan kebijakan terhadap pelaksanaan kegiatan APBD/APBN SKPD.
7. Sanksi untuk Laporan APBN
a. SKPD yang secara sengaja dan/atau lalai dalam menyampaikan laporan dekonsentrasi dan tugas pembantuan dapat dikenakan sanksi berupa :
1) Penundaan pencairan dana dekonsentrasi dan tugas pembantuan untuk triwulan berikutnya; atau
2) Penghentian alokasi dan dekonsentrasi dan tugas pembantuan untuk tahun anggaran berikutnya.
b. Pengenaan sanksi tersebut tidak membebaskan SKPD dari kewajiban menyampaikan laporan dekonsentrasi dan tugas pembantuan.
BAB VI
PEMBINAAN APARATUR
