BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
7. Letak Geografis
Kantor RFO 2 BSM Jakarta yang terletak di gedung Wisma Antara lantai 4 Jalan Medan Merdeka Selatan No. 17 Jakarta Pusat 10110. RFO 2 BSM berada di kawasan Monumen Nasional dan berada di samping gedung Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, peneliti akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara. Hasil wawancara tersebut untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam bab ini. Adapun hasil penelitian yang diperoleh sebagai berikut:
1. Pengelolaan Dokumen Perbankan pada Bidang RFO 2 BSM Jakarta
RFO 2 BSM mempunyai pedoman kerja (Surat Edaran No. 4/009/OPS, 31 Juli 2002), pedoman ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan proses pengelolaan dokumen. Upaya yang dilakukan RFO 2 BSM dalam rangka melakukan kegiatan pengelolaan dokumen, terbagi dalam 3 bentuk yaitu penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen.
a. Penciptaan dokumen
RFO 2 BSM merupakan suatu unit kerja atau sentral dokumen. Pada proses penciptaan dokumen, RFO 2 BSM mengelola semua dokumen dari Kantor Cabang (KC) dan Kantor Cabang Pembantu (KCP) wilayah penguasaannya. Seperti hasil wawancara sebagai berikut:
Dokumen timbul setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada Kantor Cabang/Kantor Cabang Pembantu PT Bank Syariah Mandiri. Kemudian dari dokumen-dokumen yang diterima dari nasabah melalui tahapan-tahapan, diantaranya: tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dan tahap monitoring.40
40
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, CLD Manajer Dokumen RFO 2 BSM, Jakarta, 5 Mei 2015.
Bahwa RFO merupakan suatu unit kerja dan dokumen tercipta setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada Kantor Cabang/Kantor Cabang Pembantu PT Bank Syariah Mandiri. Kemudian dari dokumen-dokumen yang diterima dari nasabah melalui tahapan-tahapan, diantaranya: tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dantahap monitoring.41
RFO 2 BSM merupakan suatu unit kerja yang tidak menciptakan dokumen sendiri, dokumen tercipta di KC dan KCP PT Bank Syariah Mandiri setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah dengan melakukan tahapan-tahapan, diantaranya : tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dantahap monitoring.42
Keterangan tersebut juga sesuai dengan observasi yang dilakukan peneliti bahwa dalam proses penciptaan dokumen, dokumen tercipta setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada KC dan KCP PT Bank Syariah Mandiri. Untuk mengajukan permohonan pembiayaan maka nasabah harus mengikuti tahapan-tahapan seperti tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dan tahap monitoring.
Setelah dokumen pembiayaan tercipta maka KC dan KCP menyimpan dokumen ke RFO 2 BSM.
1) Tahapan Sentralisasi Penyimpanan dari Cabang ke RFO 2 BSM Dalam proses sentralisasi penyimpanan dokumen ke RFO 2 BSM Jakarta ada 4 tahap yaitu : pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara:
41
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Kepala RFO 2 BSM, Jakarta, 5 Mei 2015.
42
Kami melakukan proses pemindahan dalam beberapa tahap: Tahap I : Kami mengumpulkan data pembiayaan dari seluruh cabang kelolaan RFO 2 BSM Jakarta; tahap II : Kami melakukan penarikan data pembiayaan nasabah pada sistem kemudian kami lakukan sortir sesuai segmentasi yaitu (segmen komersial, kecil, konsumer, talangan haji, dan pembiayaan mikro; tahap III: Mengirimkan data tersebut kepada cabang, untuk dilakukan persiapan pemindahannya ke RFO Wisma Antara dan dibuatkan Berita Acara Serah Terima (BAST) dan; tahap IV : Melakukan pengambilan langsung ke cabang-cabang yang sudah siap dipindahkan dokumennya berdasarkan segmentasi, dengan menggunakan peti box. Setelah itu melakukan proses penerimaan dengan memakai prosedur yang sudah ada.43
Keterangan senada yang juga diungkapkan oleh 2 orang staf, sebagai mana hasil wawancara brikut ini:
Setelah nasabah melakukan permohonan pembiayaan dan dokumen tercipta maka KC dan KCP harus menyimpan dokumen di RFO 2 BSM dengan mengikuti 4 tahapan yaitu: pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen.44
Setelah dokumen pembiayaan tercipta maka KC dan KCP menyimpan dokumen ke RFO 2 BSM dan mengikuti 4 tahapan yaitu: pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen.45
Dari keterangan di atas peneliti bisa jelaskan bahwa dalam proses sentralisasi (terpusat) penyimpanan dokumen ke RFO 2 BSM ada 4 tahap yaitu : pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen. Setelah melakukan tahapan tersebut maka berlanjut ke proses
43
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015. 44
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015. 45
penerimaan dokumen dengan mengikuti prosedur-prosedur yang diterapkan di RFO 2 BSM.
b. Pengorganisasian dokumen
Sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan RFO 2 BSM yaitu sentralisasi atau terpusat, dengan kata lain penyimpanan dokumen dari semua KC dan KCP di simpan di RFO 2 BSM.
1) Penyimpanan dokumen
Dokumen mempunyai peranan yang sangat penting dalam menunjang kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya. Sehingga dokumen harus disimpan agar setiap dibutuhkan dapat ditemukan kembali. Pada RFO 2 BSM, sistem penyimpanannya menggunakan 3 sistem penyimpanan yaitu pertama berdasarkan sistem masalahnya, kedua berdasarkan sistem abjad dari nama nasabah dan ketiga berdasarkan sistem nomor. Seperti yang dikemukakan:
Penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM mengunakan sistematika yang mengacu pada kemudahan dalam penyelenggaraannya, yaitu general file dan legal file.Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis (by subject) yang akan diproses dan urutan abjad nama nasabah kemudian nomor loan (by alphanumeric).46
Keterangan senada juga diungkapkan:
Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis (by subject) yang akan diproses kemudian urutan abjad nama nasabah dan nomor loan (by alphanumeric).47
46
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015. 47
Pernyataan tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yaitu:
Dalam penyimpanan dokumen RFO 2 BSM menggunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis (by subject) yang akan diproses kemudian urutan abjad nama nasabah dan nomor loan (by alphanumeric).48
Dapat penulis jelaskan bahwa RFO 2 BSM menerapkan 3 sistem penyimpan yaitu sistem masalahnya, sistem abjad dari nama nasabah dan ketiga berdasarkan sistem nomor. Hal ini merupakan salah satu cara agar dokumen dapat ditemukan kembali jika suatu saat dibutuhkan.
2) Temu kembali dokumen
Dokumen disimpan untuk digunakan kembali jika diperlukan. Hal ini tentu saja berkaitan dengan peminjam dokumen. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara:
Untuk melakukan temu kembali dokumen pertama petugas harus menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan. Tetapi pada proses peminjamannya ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yaitu harus ada surat permohonan/surat tugas yang mencantumkan keperluan peminjaman, dari unit kerja atau instansi yang bersangkutan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di unit kerja atau instansi tersebut.49
48
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015. 49
Keterangan senada yang juga diucapkan yaitu:
Dalam proses temu kembali suatu dokumen yaitu pertama menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan. Dokumen ditemukan dalam waktu kurang dari 1-2 menit dan batas waktu peminjaman selama 10 hari kerja.50
Keterangan ini diperkuat dengan hasil wawancara yang menyatakan:
Untuk melakukan temu kembali suatu dokumen pertama petugas harus memeriksa kelengkapan syarat-syarat yang sudah ditentukan yaitu jika si peminjam adalah pihak intern yaitu pihak yang berada di unit kerja FOD tidak harus disertai dengan berita acara serah terima, namun diharuskan untuk mengisi formulir pinjam dokumen dan menandatangani buku administrasi peminjaman dokumen sedangkan jika yang meminjam yaitu pihak ekstern (unit bisnis, Internal Audit Division dan Pemeriksa Ekstern seperti KAP dan Audit BI)disertai dengan berita acara serah terima peminjaman dokumen dan dicatat di dalam buku administrasi peminjaman dokumen.Setelah itu barulah si petugas menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan dalam waktu 1-2 menit.51
Dari ketiga pernyataan tersebut dapat dijelaskan bahwa dalam proses temu kembali informasi di RFO 2 BSM hal pertama yang dilakukan petugas yaitu memeriksa kelengkapan syarat untuk peminjaman dokumen setelah syarat lengkap barulah petugas pertama menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu
50
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015. 51
menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan. Dalam proses temu kembali dokumen membutuhkan waktu 1-2 menit untuk menemukan suatu dokumen dan batas waktu peminjaman selama 10 hari kerja.
3) Pemeliharaan dan pencegahan kerusakan dokumen
Dokumen sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Oleh karena itu, dokumen harus dipelihara dengan baik agar tidak rusak dan terhindar dari serangga-serangga yang dapat merusak dokumen.
a) Pemeliharaan dokumen
Agar dokumen selalu terjaga dengan baik, tahan lama dan tidak rusak maka dokumen harus diletakkan dan disimpan di tempat yang aman dari serangga-serangga. Pada RFO 2 BSM pemeliharaan dokumen dilakukan dengan meletakkan dokumen agar terhindar dari sesuatu yang dapat merusak dokumen serta menjaga kelembaban ruangan dan memberikan kamper agar dokumen tidak berbau apek. Seperti yang diungkapkan dalam wawancara, yaitu:
Dalam pemeliharaan dokumen, yang dilakukan RFO 2 BSM adalah dengan menyimpan dokumen pada lemari besi/rak dokumen, clear holder, kantong file pembiayaan yang dapat menghindarkan dokumen dari serangan hama. Sedangkan untuk menghindari bau pada dokumen yang telah disimpan maka RFO 2 BSM menggunakan kamper agar tidak berbau apek.52
52
Pernyataan senada juga dikatakan yaitu :
Untuk proses pemeliharaan RFO 2 BSM menyimpan semua dokumen pada lemari besi, clear holder, kantong file pembiayaan yang dapat menghindarkan dokumen dari serangga pengganggu dan untuk menghindari bau dengan menggunakan kamper di setiap rak penyimpanan.53
Keterangan tersebut diperkuat dengan wawancara yang mengatakan bahwa :
Agar dokumen dapat awet dan tahan lama pemeliharaan dapat dilakukan dengan menyimpan dokumen di tempat yang aman seperti terbuat dari besi, tidak terkena sinar matahari langsung, pengaturan ruangan, cahaya, penggunaan kamer dan lain-lain.54
Dari keterangan tersebut dapat dijelaskan bahwa untuk mencegah kerusakan dokumen, RFO 2 BSM menggunakan peralatan yang ada yang dapat menghindarkan dokumen dari sinar matahari secara langsung dan menaburkan kamper untuk mencegah bau apek.
b) Pencegahan kerusakan dokumen
Untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM menggunakan Air Conditioner (AC), mengadakan penggandaan dokumen, menangani dokumen yang rusak. Seperti yang dihasilkan dalam wawancara:
Untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM melakukan penggandaan dokumen untuk seluruh dokumen legal pembiayaan dapat dimintakan penggandaannya oleh unit kerja terkait dan dilakukan pencatatan atas penggandaan serta pendistribusiannya. Permintaan penggandaan dokumen harus
53
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015. 54
dilakukan secara tertulis. Penanganan dokumen rusak adalah menangani dokumen yang tidak dapat lagi dipergunakan sesuai dengan tujuan pemanfaatannya. Terhadap dokumen legal dan agunan yang ditemukan dalam keadaan rusak, FOD membuat Berita Acara dan tetap mengamankannya serta menindaklanjutinya untuk pembuatan dokumen agunan pengganti/duplikat kepada insatansi/lembaga yang menerbitkannya.55
Keterangan senada juga diungkapkan, yaitu:
Untuk mencegah kerusakan kami menggunakan AC untuk menghindarkan dari kelembaban pada ruangan lalu melakukan penggandaan dokumen untuk seluruh dokumen legal pembiayaan dan menangani dokumen rusak.56
Pernyataan ini diperkuat dengan hasil wawancara:
Untuk mencegah kerusakan pada dokumen kami menggunakan AC dalam mengatur kelembaban pada ruangan lalu melakukan penggandaan dokumen untuk seluruh dokumen legal pembiayaan dan menangani dokumen rusak.57
Dari penjelasan di atas dapat dijelaskan bahwa untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM menggunakan AC untuk mengatur kelembaban ruangan, melakukan penggandaan dokumen sebagai master dari dokumen jika sewaktu-waktu dokumen tersebut ada yang hilang, dan menangani dokumen yang rusak.
c. Penyusutan dokumen
Dokumen tidak selamanya mempunyai nilai guna. Sehingga pada saatnya dokumen harus disingkirkan. Dokumen yang semakin bertambah seiring perkembangan organisasi, jika tidak dikurangi
55
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015. 56
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015. 57
akan memungkinkan terjadinya penumpukkan dokumen. Untuk mengatasinya, perlu dilakukan penyusutan untuk dokumen yang sudah habis nilai gunanya. Seperti hasil wawancara, sebagai berikut:
Untuk penyusutan dokumen sendiri yaitu dengan cara melakukan pemusnahan dokumen pembiayaan, hal ini dapat dilakukan apabila: telah melalui jangka waktu wajib simpan yang tercantum dalam jadwal retensi arsip BSM, tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan bank, tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses. Pemusnahan dokumen pembiayaan (Financing Agreement File) dilakukan secara total, dengan cara membakar habis, mencacah, melebur, atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya. Tetapi hal ini belum kami terapkan karena RFO 2 BSM ini belum lama didirikan dan pada awalnya penyimpanan dokumen dilakukan di KC dan KCP menggunakan asas desentralisasi.58
Keterangan ini senada dengan hasil wawancara:
Penyusutan dokumen sendiri yaitu dengan cara melakukan pemusnahan dokumen pembiayaan, hal ini dapat dilakukan apabila: telah melalui jangka waktu wajib simpan yang tercantum dalam jadwal retensi arsip BSM, tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan bank. Proses pemusnahan dokumen pembiayaan (Financing Agreement File) dilakukan secara total, dengan cara membakar habis, mencacah, melebur, atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya. Tetapi untuk penyusutan dan pemusnahan kami belum menangani hal tersebut, dan kami sudah mempunyai pedoman kerja (Surat Edaran No. 4/009/OPS, 31 Juli 2002) untuk melakukan proses itu suatu saat nanti.59
Diperkuat dengan pernyataan, yaitu
Untuk penyusutan dan pemusnahan pada RFO 2 BSM belum kami lakukan, tetapi kami mempunyai pedoman untuk menangani dokumen yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi. Karena pada awalnya pengelolaan dokumen dilakukan pada unit cabang masing-masing BSM atau dengan menerapkan sistem desentralisai, tetapi pada
58
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015. 59
tahun 2010 melakukan perubahan yaitu dengan menerapkan sistem sentralisasi. Maka masih banyak dokumen-dokumen yang berada di kantor cabang dan baru sekitar 50% dokumen yang kami tangani di RFO 2 BSM.60
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa RFO 2 BSM belum melakukan proses penyusutan dan pemusnahan karena unit kerja ini baru didirikan pada tahun 2010. Walaupun belum pernah melakukan proses penyusutan tetapi RFO 2 BSM mempunyai pedoman kerja (Surat Edaran No. 4/009/OPS, 31 Juli 2002) jika sewaktu-waktu melakukan proses penyusutan dan pemusnahan.
2. Hambatan yang dihadapi dan Upaya yang dilakukan oleh Pengelolaan Dokumen Perbankan Bidang RFO 2 BSM Jakarta
a. Hambatan yang dihadapi oleh RFO 2 BSM dalam proses pengelolaan dokumen perbankan,dilihat dari hasil wawancara:
Karena RFO 2 BSM sekarang menerapkan sistem sentralisasi yaitu sistem terpusat maka semua pengelolaan dokumen dari KC dan KCP harus disimpan di RFO 2 BSM karena, sebelumnya menerapkan sistem desentralisasi dan ini membutuhkan waktu yang lama untuk mengatur ulang sistem pengelolaan dokumen pada satu tempat; Sarana dan prasarana yang belum maksimal dan belum ada pelatihan khusus untuk petugas jadi kami bekerja berdasarkan pedoman kerja yang kami miliki.61
Keterangan senada juga diungkapkan dari hasil wawancara yaitu:
Kendala yang dihadapi saat ini pada proses pengelolaan dokumen adalah mesin scan yang belum maksimal sehingga membutuhkan waktu lama untuk mengupload dokumen, belum adanya petugas khusus untuk melakukan scaning dan belum ada pelatihan khusus untuk petugas jadi kami bekerja berdasarkan pedoman kerja yang kami miliki.62
60
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015. 61
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015. 62
Keterangan ini diperkuat dari hasil wawancara yang menyatakan bahwa:
Belum tertata dengan rapi dokumen-dokumen yang berada di strongroom ini dikarenakan masih banyak dokumen yang berada di KC dan KCP; kurangnya petugas ahli bidang kearsipan dan belum adanya pelatihan khusus mengenai bidang kearsipan untuk karyawan dan sarana prasarana yang belum maksimal.63
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa hambatan yang ada di RFO 2 BSM yaitu masih kurangnya sarana dan prasarana, belum adanya petugas ahli dibidang kearsipan dan belum tertatanya penyimpanan dokumen yang dikarenakan masih banyak dokumen yang berada di KC dan KCP.
b. Upaya yang dilakukan oleh RFO 2 BSM dalam mengatasi hambatan yang ada sesuai dengan hasil wawancara:
Melakukan standarisasi pengelolaan dokumen untuk RFO seluruh Indonesia, pemanfaatan fasilitas atau perlengkapan dokumen secara maksimal, meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara akan mengirim pegawai untuk mengikuti seminar atau Diklat tentang kearsipan, dan melakukan penataan ruang secara teratur.64
Keterangan senada juga di lihat dari hasil wawancara:
Untuk mengatasi hambatan RFO 2 BSM melakukan pemanfaatan fasilitas, meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara akan mengirim pegawai untuk mengikuti seminar atau Diklat tentang kearsipan, dan melakukan penataan ruang secara teratur.65
63
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015. 64
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015. 65
Dan diperkuat dari hasil wawancara yaitu
RFO 2 BSM dalam mengatasi hambatan baru akan melakukan peningkatan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara mengirim pegawai untuk mengikuti seminar atau Diklat tentang kearsipan, melakukan penataan ruang secara teratur, dan memanfaatkan fasilitas secara maksimal.66
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan yaitu pemanfaatan sarana dan prasarana secara maksimal, meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara mengirim pegawai untuk mengikuti seminar atau Diklat tentang kearsipan dan penataan ruang secara teratur.
C. Pembahasan
1. Pengelolaan Dokumen Perbankan pada Bidang RFO 2 BSM Jakarta
RFO 2 BSM mempunyai pedoman kerja (Surat Edaran No. 4/009/OPS, 31 Juli 2002), pedoman ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan proses pengelolaan dokumen. Pada proses pengelolaan dokumen perbankan RFO 2 BSM melakukan kegiatan yang terbagi dalam 3 bentuk yaitu penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen.
a. Penciptaan dokumen
RFO 2 BSM merupakan suatu unit kerja atau sentral dokumen. Pada proses penciptaan dokumen, RFO 2 BSM mengelola semua dokumen dari Kantor Cabang (KC) dan Kantor Cabang Pembantu
66
(KCP) wilayah penguasaannya. Dokumen tercipta setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah. Untuk mengajukan permohonan pembiayaan maka nasabah harus mengikuti tahapan-tahapan seperti tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dan tahap monitoring. Setelah dokumen tercipta maka KC dan KCP menyimpan dokumen ke RFO 2 BSM dengan 4 tahap yaitu pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen.67 Hal senada sama dengan pendapat menurut Sumartini, penciptaan dokumen adalah suatu proses penciptaan dokumen yang berawal dari suatu kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya.68
Jadi dari keterangan di atas dapat dijelaskan bahwa proses penciptaan dokumen sudah sesuai dengan teori yang ada dan saling berkaitan, tetapi perbedaannya terletak pada RFO 2 BSM yang merupakan suatu unit kerja atau sentral dokumen maka tidak menciptakan dokumen sendiri melainkan mengelola dokumen dari beberapa KC dan KCP wilayah penguasaannya.
b. Pengorganisasian dokumen
Sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan RFO 2 BSM yaitu sentralisasi atau terpusat. RFO 2 BSM diberikan tanggung jawab untuk menyimpan dokumen dari semua KC dan KCP wilayah
67
RFO 2 BSM. “Collateral & Legal Document RFO”. (Jakarta: Mandiri Syariah. 2014). h.11.
68
penguasaannya. Alasan RFO 2 BSM melakukan proses sentralisasi yaitu, mempermudah penyeragaman format penyimpanan dokumen pembiayaan RFO BSM seluruh Indonesia, mempermudah peminjaman dokumen antar RFO BSM, semakin sedikitnya potensi kehilangan dokumen karena di simpan pada 1 tempat dan dapat menghemat tempat.69 Hal tersebut sependapat dengan Zulkifli Amsyah ada beberapa pengelolaan dokumen dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi. Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakuakan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil.70
Penulis melihat karena sistem pengelolaan sentralisasi baru diterapkan di RFO 2 BSM, maka masih banyak dokumen-dokumen