BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3.2 Logo Kota Tangerang Selatan
Gambar 4.2 Logo Kota Tangerang Selatan (Sumber : Kota Tangerang Selatan)
4.4 Fase Menentukan Tujuan dan Syarat-Syarat Informasi 4.4.1 Menentukan Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah sebagai solusi yang dapat membantu user atau staf Bagian Keuangan dalam menyusun dokumen pencairan dana tanpa harus menginput secara manual setiap dokumen dalam pengajuan pencairan dana. Selain itu, user juga dapat memperoleh manfaat lain berupa laporan-laporan yang berhubungan dengan pelaporan keuangan.
4.4.2 Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Untuk menentukan syarat-syarat informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan wawancara dengan staf Bagian Keuangan Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan, dimana dari hasil wawancara tersebut diperoleh informasi-informasi apa saja yang dibutuhkan adalah Menampilkan dalam
satu tampilan untuk menginput data-data pengajuan pencairan dana seperti: SPTJB, Surat Pengantar SPP GU, Surat Permintaan Pembayaran 1, 2 dan 3, SPP untuk LS (Nilai Pagu Anggaran dan jumlah dana dalam tiap triwulannya), Surat Pengantar, SPM (Nama Program dan Kegiatan, Kode Rekening Kegiatan), Nota Dinas, NPD.
4.4.3 Analisis Sistem Berjalan
Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan pada tahap sebelumnya, maka penulis dapat menganalisa sistem yang sedang berjalan dalam penginputan data dokumen pengajuan pencairan dana pada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan.
Sistem penginputan dokumen pencairan dana pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. User atau Staf Bagian Keuangan melakukan penginputan awal dimulai dari SPTJB, didalam SPTJB terdapat uraian dari SPJ per Kegiatan yang akan di jadikan dokumen pencairan dalam pengajuan pencairan dana, nilai yang diperoleh setelah selesai penginputan SPTJB akan terhubung dengan uraian nilai pada SPM, SPP, NPD dan Nota Dinas.
2. User atau Staf Bagian Keuangan melakukan penginputan pada SPP 2, didalam SPP 2 terdapat uraian nilai pagu anggaran dan jumlah anggaran dalam tiap triwulannya. Nilai pada SPP 2 disesuaikan
dengan pencairan sebelumnya karena berhubungan dengan sisa anggaran yang ada.
3. User atau Staf Bagian Keuangan melakukan penginputan pada form inputan SPM yang didalamnya terdapat inputan Nama Program, Nama Kegiatan, Kode Rekening Kegiatan, Nomor SPM, Nilai Pajak (jika dalam kegiatan tersebut kena pajak). Dalam SPM terdapat informasi tentang uraian dalam pengajuan, nilai total, jumlah terbilang, dan semua informasi yang berhubungan dengan rekening dan nama kegiatan.
4. Setelah selesai proses penginputan SPTJB, SPP dan SPM dilanjutkan dengan penginputan NPD, didalam NPD terdapat inputan berupa akumulasi pencairan sebelumnya dari kegiatan yang akan dicairkan dan informasi rincian pencairan yang akan kita ajukan.
5. Setelah selesai melakukan penginputan seluruh dokumen dicetak satu persatu, mulai dari SPTJB, SPP 1,2 dan 3, SPM, Surat Pengantar, Nota Dinas dan NPD.
6. Tampilan memasukan data pada sistem yang berjalan dengan menggunakan MSExcel.
Gambar 4.3 Penyusunan SPTJB menggunakan MSExcel.
4.4.4 Kelebihan dari Sistem Berjalan
Analisa yang didapat dari perusahaan dapat disimpulkan beberapa keunggulan dari sistem yang sedang berjalan, diantaranya proses penginputan yang dilakukan secara bertahap memudahkan Staf Bagian Keuangan dalam melakukan pencetaakaan ulang apabila ada kesalahan dalam proses verifikasi.
4.4.5 Kekurangan dari Sistem Berjalan
Berdasarkan hasil dari analisa yang diperoleh dari perusahaan dapat diuraikan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan diantaranya :
1. Staf Bagian Keuangan harus memasukan dokumen pengajuan satu persatu pada setiap dokumen pengajuan .
2. Staf Bagian Keuangan harus menyalin satu file pada setiap pengajuannya sehingga terdapat banyak file pengajuan dan laporan yang dihasilkan hanya sebatas kelengkapan dokumen pengajuan. 3. Apabila ada kesalahan dalam hubungan di setiap halamannya maka
nilai yang diinput pada SPTJB tidak akan sama atau terhubung dengan halaman yang lain.
4.4.6 Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan pada sistem yang berjalan, diuraikan beberapa permasalahan yang ada sebagai berikut :
1. Proses penginputan yang berulang, dimana user atau staf Bagian Keuangan dalam menginput data harus melakukan penginputan pada semua sheet.
2. Tidak tersedianya laporan-laporan, user atau staf Bagian Keuangan tidak dapat mencetak secara langsung register-register yang terdapat pada dokumen pencairan dana.
4.4.7 Solusi Pemecahan Masalah
Dari hasil analisa permasalahan, peneliti mencoba untuk memberikan solusi terhadap masalah yang terjadi pada tabel berikut :
Tabel 4.1 Solusi Permasalahan Sistem Berjalan
No Permasalahan Solusi
1 Staf Bagian Keuangan harus menginput dokumen pengajuan satu persatu pada setiap dokumen pengajuan
Dengan membangun sebuah sistem pengajuan dokumen pencairan dana maka user atau staf Bagian Keuangan dapat mrnyusun dokumen pencairan dana dengan hanya menginput pada satu tampilan.
2 Tidak tersedianya laporan-laporan, user atau staf Bagian Keuangan tidak dapat mencetak secara langsung register-register yang terdapat pada dokumen pencairan dana
Aplikasi Pengajuan Dokumen Pemcairan Dana dibuat dengan tujuan memudahkan staf pada Bagian Keuangan dalam penginputan, melihat laporan berupa register SPP, SPM, SP2D dan langsung dapat mencetaknya.
4.5 Fase Perancangan
Tahapan selanjutnya dalam RAD setelah menganalisis masalah pada sistem yang berjalan adalah tahap perancangan sistem yang bertujuan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada dan memberikan usulan rancangan sistem. Pada tahap ini gambaran sistem yang diusulkan digambarkan dengan menggunakan UML dengan tools sebagai berikut :
4.5.1 Perancangan Proses 4.5.1.1 Use CaseDiagram
Pada Use Case Diagram ini menjelaskan apa yang dilakukan oleh sistem yang akan dibangun dan actor yang akan berinteraksi dengan sistem. Actor dan use case ditentukan atas dasar kebutuhan fungsi-fungsi. Kebutuhan fungsi ini diakomodir di use case.
Selanjutnya use case menyediakan nilai hasil kepada aktor.
Atas dasar spesifikasi diatas terdapat 1 Actor yang berinteraksi dengan sistem, yaitu:
1. Staf Bagian Keuangan, bertindak sebagai admin ataupun pengguna sistem yang mempunyai hak penuh terhadap aplikasi sistem.
Gambar rancangan use case diagram yang diusulkan bisa dilihat pada gambar 4.3 dan pada tabel 4.1 s/d 4.6.
User (Staf Bag. Keuangan)
Login
Input Data Penyediaan Dana SPD Pertriwulan DPA Program dan Kegiatan Input Pengajuan SPP Ket. Keperluan Pembayaran Jenis SP2D Nama Bank No. NPWP No. Rek Input SPTJB <<dependency>> <<dependency>> <<dependency>> <<dependency>> Input Pengajuan SPM Ket. Keperluan Pembayaran Jenis SP2D Nama Bank No. NPWP No. Rek
4.5.1.2 Deskripsi Use Case
Setiap use case di atas harus dideskripsikan dalam dokumen yang disebut dengan dokumen flow of event. Dokumen ini mendefinisikan apa yang harus dilakukan oleh sistem ketika actor
mengaktifkan use case. Struktur dari dokumen use case ini mempunyai deskripsi penjelas berupa brief description, actor yang terlibat, precondition, main flow, alternative flow, dan postcondition : 1. Login
Tabel 4.2 Spesifikasi naratif use case ’Login’
Use case name Login (verifikasi account).
Brief Description User (Staf Bag. Keuangan) login terhadap sistem memasukkan identitas user dan password maka sistem akan memvalidasi identitas user dan
password tersebut.
Actor User (Staf Bag. Keuangan).
Precondition User harus mengetahui user id dan password yang dimiliki sebelum masuk ke halaman utama.
Main Flow Sistem menampilkan jendela input, kemudian masukkan identitas user, password. Jika identitas user dan password yang diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama.
Alternate flow Jika dalam menginput identitas user dan password
salah maka sistem akan menampilkan pesan error
dan memintanya untuk mengisikan kembali. Postcondition Sistem menampilkan halaman utama.
2. Input Data Penyediaan Dana SPD
Tabel 4.3 Spesifikasi naratif use case ’Input Data Penyediaan Dana SPD’
Use case name Input Data Penyediaan Dana SPD. Brief Description User dapat melakukan penginputan SPD. Actor User (Staf Bag. keuangan).
Precondition User menginput data dalam master SPD untuk dapat melakukan pilihan penginputan selanjutnya. Main Flow User masuk ke menu pilih nama kegiatan yang
sudah diedit atau diinput dalam master SPD. Alternate flow User dapat mengubah kembali inputan nilai SPD
dan menyimpannya, jika user ingin membatalkan penginputan nilai SPD dengan menekan tombol batal.
Postcondition User dapat melakukan penginputan data penyediaan dana SPD dan menyimpannya ke dalam database.
3. Input Pengajuan SPP
Tabel 4.4 Spesifikasi naratif use case ’Input Pengajuan SPP’
Use case name Input Pengajuan SPP.
Brief Description User dapat melakukan penginputan pengajuan SPP. Actor User (Staf Bag. Keuangan).
Precondition User sudah mengisi Ket. Keperluan Pembayaran, Jenis SP2D, Nama Bank, No. NPWP dan No. Rekening.
Main Flow User menginput data pengajuan SPP dan uraian Kode Rekening, Keterangan dan Jumlah.
Alternate flow User dapat mengubah kembali inputan nilai SPP dan menyimpannya, jika user ingin membatalkan penginputan nilai SPP dengan menekan tombol batal.
Postcondition User dapat melihat dan mencetak Surat Pengantar SPP-GU, Ringkasan SPP-GU, Rincian SPP-GU dan SPTJB.
4.Input SPTJB
Tabel 4.5 Spesifikasi naratif use case ’ Input SPTJB’
Use case name Input SPTJB.
Brief Description User dapat melakukan uraian pembelanjaan. Actor User (Staf Bag. Keuangan).
Precondition User mengisi Nama Penerima dan No. Urut Kwitansi.
Main Flow User masuk ke tampilan form SPTJB.
Alternate flow User dapat memindahkan data dari sistem ke office
dengan menekan tombol ekspor.
5. Input Pengajuan SPM
Tabel 4.6 Spesifikasi naratif use case ’ Input Pengajuan SPM’
Use case name Input Pengajuan SPM
Brief Description User dapat melakukan penginputan pengajuan SPM.
Actor User (Staf Bag. Keuangan).
Precondition User sudah mengisi Ket. Keperluan Pembayaran, Jenis SP2D, Nama Bank, No. NPWP dan No. Rekening.
Main Flow User menginput data pengajuan SPM dan uraian Kode Rekening, Keterangan dan Jumlah.
Alternate flow User dapat mengubah kembali inputan nilai SPM dan menyimpannya, jika user ingin membatalkan penginputan nilai SPM dengan menekan tombol batal.
Postcondition User dapat melihat dan mencetak Surat form SPM, Pengantar SPM dan Pernyataan SPM.
4.5.1.3 Activity Diagram
Menggambarkan aliran fungsionalitas dalam suatu sistem.
Activity diagram dapat digunakan dalam pemodelan bisnis untuk menunjukan business workflow. Atau juga digunakan dalam analisa kebutuhan untuk menggambarkan aliran kejadian melalui suatu use case. Untuk activity diagram aplikasi E-commerce pada perusahaan, seperti berikut :
1. Activity Diagram Login
User Sistem
klik menu Login
finish masuk ke Main Menu
tampilkan Form Login
Input identitas user dan password
Login berhasil Yes No
2. Activity Diagram Input Data Penyediaan Dana SPD
User Sistem
Klik menu Master SPD
finish
Tampilkan Master SPD
Pilih Nama Kegiatan
Tampilkan menu Nama Kegiatan
Gambar 4.6 Activity Diagram Input Data Penyediaan Dana SPD
3. Activity Diagram Input Pengajuan SPP
User Sistem
Klik menu Pengajuan SPP
Menu Input Ket. Keperluan Pembayaran, Jenis SP2D,
Nama Bank, No. NPWP, No. Rek
Tampilkan Menu Input Data Surat Pengantar, Ringkasan,
Rincian & SPTJB
Cetak
finish
Tampilkan menu Pengajuan SPP
4. Activity Diagram Input SPTJB
User Sistem
Klik menu Input SPP
Klik menu Input SPTJB
Tampilkan form SPTJB
finish
Tampilkan menu Input Nama Penerima dan No. Urut Kwitansi
Cetak
Gambar 4.8Activity Diagram Input SPTJB
5. Activity Diagram Input Pengajuan SPM
User Sistem
Klik menu Pengajuan SPM
Cetak
Tampilkan menu Pengajuan SPM
Menu Input Ket. Keperluan Pembayaran, Jenis SP2D, Nama Bank, No. NPWP,
No. Rekening
Tampilkan Data form SPM, Pengantar & Pernyataan SPM
Masukan Nama, Nama Bank, No. Rekening, Jumlah Pembayaran
Finish
4.5.1.3Sequence Diagram
Sequence Diagram ini nantinya akan menjelaskan secara detail urutan proses atau pesan yang dilakukan dalam sistem, untuk mencapai tujuan dari use case, dimana proses atau pesan ini merupakan event atau metode dari objek ke class, yang terdapat dalam pengembangan sistem ini. Berikut ada beberapa sequence diagram dari perancangan sistem aplikasi Dokumen Pengajuan Pencairan Dana Pada SKPD Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan, yaitu :
1. Sequence Diagram Login
Welcome Login form Main Window
User start
Login
return to
saveAndSubmitToDbase
return to
2. Sequence Diagram Input Data Penyediaan Dana SPD
Form menu Master SPD
Menu Pilih Nama Kegiatan Database Master SPD User editData return to saveAndSubmitToDbase return to InputNewData
Gambar 4.11Sequence Diagram Input Data Penyediaan Dana SPD
3. Sequence Diagram Input Pengajuan SPP
Form Pengajuan SPP Database Pengajuan SPP User InputNewData
Menu Input Ket. Keperluan Pembayaran, Jenis SP2D, Nama
Bank, No. NPWP&No. Rek
save to
cancelAction InputData
4. Sequence Diagram Input SPTJB
Form Input SPP
Form Input Nama Penerima&No. Urut Kwitansi Database Form SPTJB inputNewData cancelAction editData saveTo ::User
Gambar 4.13Sequence Diagram Input SPTJB
5. Sequence Diagram Input Pengajuan SPM
Form Pengajuan SPM
Database Pengajuan SPM
User InputNewData
Menu Input Ket. Keperluan Pembayaran, Jenis SP2D, Nama
Bank, No. NPWP&No. Rek
save to
cancelAction InputData
4.5.1.5 Class Diagram
Class diagram ini menggambarkan desain sistem yang akan dibangun, Setiap class akan diwakili oleh tabel, attribut class yang akan menjadi field, struktur data class diagram yang disajikan adalah sebagai berikut:
+Masuk() +Keluar() -Identitas User -Password User
User (Staf Keuangan )
+Tambah() +Ubah() +Hapus() +Segarkan() +Cetak() -Nomer -Tahun -KodeSO -KodeBidang -KodePro -KodeKeg -NomorSPP -TglSPP -NomorSP2D -Status SP2D -TglSP2D -FlagSP2D -NomorSPM -TglSPM -FlagSPM -NIPBendahara -KodePerusahaan -Keperluan -FlagSPPTolak -FlagSPMTolak -FlagSP2DTolak -FlagSPP -UserInput -DateInput -UserEdit -DateEdit Inputan SPP/SPM (HeaderSP2D) +Simpan() +Batal() +Segarkan() -NomorSPK -TglSPK -NomorSPP -NomorADM -TglADM -NilaiSPK -Vol -JangkaSPK -JangkaADM -Cara -TglFinishSPK -TglFinishADM -Sanksi -BAPeriksa -BAkemajuan -BATerima -BABayar -WaktuPelaksanaan -Deskripsi -NIP -Nama Kontrak +Tambah() +Ubah () +Hapus() +Segarkan() +Cetak() -Nomor -Tahun -KodeSO -KodeBidang -KodeKegiatan -KodeSubKegiatan -NoSP2D -NoSPP -NoSPM -KodeRek -Rek -Ket -JumlahSPP -JumlahSPM -JumlahSP2D DetailSP2D +Simpan() +Ubah () +Hapus() -NoSPTJB -TglSPTJB -NoSPP Inputan SPTJB (HeaderSPTJB) +Simpan() +Ubah() +Hapus() -Nomer -NomerSPTJB -KodeSO -NoSPP -KodeKeg -KodeBidang -KodeSubKegiatan -KodeRek -Rekening -Ket -Jumlah -NoKwitansi -TglKwitansi -Penerima -FlagSPTJB DetailSPTJB +Tambah() +Ubah() +Hapus() +Segarkan() +Cetak() -Nomer -KodeSo -NoSPP -NoSPM -NoSP2D -KodeKeg -kodeBidang -KodePsh -NamaPsh -BentukPsh -NPWPPsh -PimpinanPsh -AlamatPsh -NamaBank -NoRek -NIPBendahara -Nama -Jabatan -NoRek -Bank -NPWP DetailPerusahaan +Simpan() +Ubah() +Hapus() -No -KodeSo -NoSPP -NoSPM -NoSP2D -KodeKeg -KodeBidang -Uraian -Jumlah -Ket DetailInfo +Simpan() +Ubah () +Hapus() -Nomer -KodeSo -NoSPP -NoSPM -NoSP2D -KodeKeg -KodeBidang -Uraian -Jumlah -Keterangan DetailPotongan 1 * 1..* 1..* 1..* 1..* 1 1..* 1 1 1 1 1 1 1 1
4.5.2 Perancangan Antar Muka
Pada tahap ini penulis melakukan perancangan terhadap user interface dari aplikasi ini. Perancangan yang dilakukan meliputi halaman-halaman yang ada di dalam sistem, seperti melakukan perancangan antar muka aplikasi dan tata letak yang akan dibangun.
1. Halaman Menu Login
Lambang Daerah
Identititas User
Password User
Keluar Masuk
Gambar 4.16 Halaman Menu Login
2. Halaman Menu Utama MENU UTAMA 1. MASTER 3. LAPORAN 2. PENYUSUNAN SPP/SPM 4. INFORMASI 5. UTILITAS PILIH KELUAR
Gambar 4.17 Halaman Menu Utama
3. Halaman Input Pengajuan SPD
Input Data SPD Organisasi
Tambah
01. Nama Kegiatan
Tanggal Nomor Jumlah
Triwulan 1.
2.
Batal Simpan
Ubah Hapus Import Keluar
SPD
4. Halaman Input Pengajuan SPP No. Urut Jenis Belanja No. SPP Tgl SPP Validasi Tolak SPP Tahun Jenis SP2D Kegiatan
Bendahara/Pihak ketiga No. Rek
Bank Keperluan
NPWP
Detail Pot. Gaji Pot. Non Gaji SPTJB Simpan SPD Simpan SPD Rekening
Pagu Rek DPA Jml Realisasi Sisa Pagu Rek Sisa SPD Triwulan II Jml SPD Jml Kotor Jml SPP Rek Jml Pot. Gaji Jml Pot. BL Pagu DPA
Simpan Batal Segarkan Keluar
5. Halaman Input Pengajuan SPM No. Urut Jenis Belanja No. SPM Tgl SPM Validasi Tolak SPM Tahun Jenis SP2D Kegiatan
Bendahara/Pihak ketiga No. Rek
Bank Keperluan
NPWP
Detail Pot. Gaji Pot. Non Gaji SPTJB Simpan SPD Simpan SPD Rekening
Pagu Rek DPA Jml Realisasi Sisa Pagu Rek Sisa SPD Triwulan II Jml SPD
Simpan Batal Segarkan Keluar
Jml Kotor Jml SPM Rek Jml Pot. Gaji Jml Pot. BL Pagu DPA
6. Halaman Input SPTJB Lembar SPTJB Salinan Pengguna Anggaran SPM Rapel Keluar Oke Setup Printer Ekspor Cetak No. Awal
Gambar 4.21 Halaman Input SPTJB