Tools Lean yang paling hebat sebenarnya bukanlah value stream mapping, bukanlah SMED, bukanlah process
balancing dengan standard work, atau tools analysis lainnya tapi tools lean yang paling hebat adalah sepasang sepatu! Apa maksudnya?
Dalam Lean pemimpin diharuskan untuk mampu terbang seperti elang sehingga mampu melihat visi dan tujuan organisasi ke depan serta melihat gambaran besar bisnis proses secara keseluruhan. Dan juga diharuskan untuk menjejak bumi seperti cacing yaitu turun ke lapangan supaya melihat, mendengar, dan merasakan sendiri
bagaimana proses yang dilakukan di lapangan sehingga melatih untuk berempati.
Sehingga pemimpin harus memiliki sepasang sepatu untuk turun langsung ke lapangan!
www.BelajarLean.blogspot.com Page 31 Turun ke lapangan
Gemba memiliki manfaat yang sangat banyak yaitu gemba memungkinkan untuk melihat bagaimana proses dijalankan dan waste apa saja yang terjadi. Gemba juga membantu melihat fakta dan data yang asli terjadi di lapangan. Gemba membantu melihat kondisi proses, material, mesin, dan manpower secara lebih jelas.
Gemba juga mengasah kepemimpinan karena melatih
kemampuan “mendengar” suara dari shopfloor. Gemba
juga membantu untuk melakukan analisa untuk mencari penyebab masalah dan membantu mengambil keputusan dengan fakta dan data yang lengkap.
Gemba juga mendekatkan antara atasan dan bawahan sehingga tercipta transparansi dan keterbukaan dalam penyampaian masalah dan komunikasi. Gemba
memungkinkan terciptanya situasi dimana atasan bertindak seperti guru yang mengajari anak didiknya untuk lebih
www.BelajarLean.blogspot.com Page 32
mengerti dan lebih ahli dalam menyelesaikan masalah. Gemba adalah salah satu elemen pencipta budaya Lean yaitu respect for people.
Mengingat manfaat gemba yang sangat besar, Lean sangat merekomendasikan gemba ini dilakukan secara periodik dan terencana. Gemba juga harus memiliki kaidah-kaidah yang jelas dan tujuan yang ingin dicapai sehingga waktu yang dihabiskan untuk gemba benar-benar memberi manfaat.
Ada tiga guideline utama dalam melaksanakan gemba yaitu:
1. Tujuan
2. Problem Solving 3. Respect for People
Tujuan
Setiap aktivitas dalam organisasi harus memiliki kejelasan tujuan. Disini pemimpin akan melihat apakah aktivitas dalam proses itu bersifat value added atau bukan. Apakah aktivitas itu akan merubah bentuk dan fungsi serta
pelanggan bersedia membayarnya. Apakah setiap individu mengerti dengan jelas apa sasaran yang ingin dicapainya dalam pekerjaan hariannya. Apakah sasaran yang
dicantumkan relevan dan align dengan tujuan perusahaan, dan sebagainya.
Problem Solving
Saat gemba pemimpin juga mendeteksi masalah yang terjadi di lapangan, bisa dengan melihat data yang ada,
www.BelajarLean.blogspot.com Page 33
merasakan kondisi dan kesulitan proses, atau mendengar langsung masalah dari operator di lapangan. Pendeteksian masalah adalah langkah awal dalam melakukan
improvement. Setelah masalah terdeteksi maka dilakukan upaya analisa untuk mencari sumber penyebab masalah. Disinilah aktivitas problem solving harian akan terjadi. Dan penyelesaian masalah di lapangan akan jauh lebih efektif karena langsung melihat kondisi fakta di lapangan.
Respect for People
Di dalam lean ada istilah “setiap pemimpin adalah guru”.
Hal ini artinya diharapkan saat gemba terjadi aktivitas coaching dimana atasan akan mengajari bawahan bagaimana cara menyelesaikan masalah. Atasan akan melihat apakah masalahnya terletak pada kurangnya
pengetahuan, kurangnya pemahaman, kurangnya skill, atau bahkan kurangnya motivasi dalam melaksanakan pekerjaan sehingga atasan bisa melakukan fungsi coaching disini.
Mindset yang harus dipegang pemimpin saat gemba adalah
“innocent people” yaitu meyakini bahwa masalah itu
bukan disebabkan kesalahan orang.
Sehingga bukannya langsung menyalahkan orang “who” tapi menggali akar masalah dengan “why”. Perubahan
paradigma ini yang penting dipegang atasan saat
melakukan gemba. Mengingat tujuan yang ingin dicapai
adalah “menyelesaikan masalah” bukan mencari “siapa
www.BelajarLean.blogspot.com Page 34
Sehingga akan digali apa kesulitannya apakah tidak mengerti, tidak paham, kurang training, sarana tidak tersedia, kesulitan proses, atau hal lain. Sehingga pilihan menghukum menjadi alternatif yang paling terakhir.
Budaya respect for people ini juga mendorong orang untuk tidak menutupi masalah karena mengerti bahwa atasan tidak hanya menyalahkan tetapi membantu untuk
mencarikan jalan keluarnya.
Bagaimana mengaplikasikan Gemba?
1. Sosialisasikan mengenai budaya gemba kepada manager dan supervisor
2. Gunakan laporan gemba notes yang mencatat masalah dan tindakan penanganannya yang berfungsi sebagai laporan
3. Review kegiatan ini secara teratur 4. Lakukan secara mendadak
www.BelajarLean.blogspot.com Page 35
KAIZEN PRINCIPLES: Prinsip-prinsip Kaizen
sebagai Mindset berpikir budaya
Improvement
Kaizen event adalah suatu event perbaikan cepat yang dipimpin oleh kaizen leader bersama dengan anggota teamnya. Kaizen event ini sebagai kesempatan untuk bekerja sama untuk melakukan perbaikan di area tertentu dan menumbuhkan budaya improvement untuk setiap
anggota yang terlibat. Pada event ini ada emosi intens yang terjadi antar sesama anggota team, dimana team berdiskusi, gemba untuk melihat lapangan, mengidentifikasi masalah, menganalisa masalah, mengeluarkan ide, dan bekerja
melakukan perbaikan.
Event ini juga merupakan sarana yang pas untuk kaizen leader mencontohkan dan menjalankan budaya
improvement. Bagaimana kaizen leader bersikap
(behaviour) akan menjadi role model yang ditiru oleh
anggotanya. Disinilah momen untuk menjalankan apa yang dikatakan (walk the talk). Disini pula sarana yang pas untuk menanamkan mindset orang untuk terus belajar dan
melakukan improvement. Sehingga setiap anggota akan memiliki mindset berpikir positif dan termotivasi untuk melaksanakan improvement.
www.BelajarLean.blogspot.com Page 36 Continuous Improvement
Berikut adalah Kaizen mantra atau prinsip-prinsip Kaizen yang disampaikan Kaizen leader selama kaizen event berlangsung. Bisa disampaikan saat memulai event, di tengah, di akhir, atau selama event berjalan. Pengulangan (repetisi) adalah salah satu metode yang bisa digunakan untuk masuk ke memori jangka panjang seseorang dan mengubah cara berpikirnya.
1. Tidak ada yang terbaik, selalu ada yang lebih baik (there is no best process, there is always better process)
Pesan utamanya mengajarkan bahwa kita tidak boleh puas atas keadaan yang sekarang, tidak boleh puas atas
improvement yang dulu kita kerjakan. Disini ditanamkan bahwa kita harus terus mencari cara baru yang lebih baik
www.BelajarLean.blogspot.com Page 37
dan akan mempermudah dan mempercepat cara kita bekerja.
2. Tidak menutupi masalah, masalah adalah peluang perbaikan (openness)
Transparansi atau keterbukaan sangat dihargai dan menjadi salah satu prinsip Kaizen. Karena jika seseorang mengakui bahwa ada masalah, artinya dia bersedia mengupayakan perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut. Keterbukaan adalah awal dari improvement.
3. Tidak boleh saling menyalahkan (blameless
environment), bukan untuk menyalahkan orang, tapi mari sistemnya diperbaiki bersama (respect for people)
Budaya menghargai orang adalah upaya untuk menguatkan teamwork antar anggota. Karyawan yang dihargai oleh atasannya akan bersedia mengeluarkan kemampuan
terbaiknya. Tetapi jika terjadi iklim tidak menghormati dan terus menyalahkan, maka suasana kerja menjadi tidak
nyaman. Orang yang kecewa akan melawan dan mensabotase rencana dan tindakan dari atasannya.
Sedangkan karyawan yang tidak terang-terangan melawan akan melakukan silent rebellion. Dia akan bekerja setengah hati, istirahat lebih lama, tidak bersedia kerja ekstra, dan bahkan bisa juga melakukan perbuatan yang merusak.
Iklim saling menghargai sangat penting untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dan bersinergi.
www.BelajarLean.blogspot.com Page 38
Just do It atau Do it now adalah prinsip proaktif. Disini ditanamkan mindset bahwa perbaikan harus dilaksanakan segera tanpa harus menunggu. Bahwa setiap individu
bertanggungjawab untuk melaksanakan perbaikan. Jangan menunggu diperhatikan baru melakukan perbaikan, tapi langsung proaktif melakukan perbaikan maka kita akan diperhatikan. Jangan menunggu di motivasi dulu baru bergerak, tapi langsung bergerak maka kita akan
termotivasi. Kalau anda memiliki ide bagus lakukan. Lebih baik satu ide bagus yang dikerjakan daripada 100 ide yang tidak dikerjakan
5. Jangan takut salah, salah tidak apa2, cepat salah cepat diperbaiki. Tidak harus langsung sempurna
Ini adalah prinsip untuk memberanikan orang untuk bertindak. Karena memang setiap tindakan selalu ada resiko untuk berbuat kesalahan. Tetapi orang yang tidak bertindak sudah pasti salah. Ada ungkapan di Lean: I can
accept mistakes, but I can‟t accept doing nothing. (Saya
bisa menerima kesalahan, tapi saya tidak bisa menerima kalau anda tidak melakukan apa-apa).
Resiko kesalahan selalu ada, disini ada kaizen leader atau pemilik area yang bisa membantu memverifikasi resiko atas tindakan yang akan dilaksanakan saat kaizen event. Semakin cepat orang mengetahui kesalahannya, maka orang tersebut akan semakin cepat mengambil pelajaran dan segera melakukan perbaikan lagi. Terkadang orang terus menunda ide perbaikan, hanya karena takut ide itu bisa tidak sempurna, sampai pada akhirnya ide tersebut
www.BelajarLean.blogspot.com Page 39
tidak pernah terwujud. Disinilah kaizen menyarankan orang untuk berani mengambil tindakan perbaikan.
6. Bersedia untuk berpartisipasi aktif dan bekerja keras.
Semangat teamwork sangat penting, karena disinilah terjalin sinergi antar anggota team. Satu ide akan
memancing ide lain yang lebih baik. Maka dianjurkan
setiap anggota untuk berani menyampaikan idenya. Dan ini juga mengajarkan bahwa tidak ada hal yang tidak bisa
dilakukan. Tidak boleh bilang tidak bisa, hanya belum ketemu caranya. Yakin bahwa anda pasti bisa adalah penting untuk sampai pada tujuan.
Prinsip-prinsip ini penting untuk terus ditanamkan kepada anggota team, supaya tercipta mindset untuk selalu berpikir positif. Pemimpin akan bergantung kepada team dalam hal pelaksanaan tindakan perbaikan dan kemampuan mereka untuk terus melakukan. Kaizen Leader harus memiliki komitmen untuk terus membuat anggotanya lebih pandai dan lebih mampu dalam menyelesaikan masalah di
lapangan.
Semakin banyak anggota yang terampil melakukan
penyelesaian masalah dan melaksanakan perbaikan, maka kinerja department akan terus meningkat pesat dan lambat laun akan terasa isu-isu yang mendadak dan mendesak makin lama akan makin menghilang, sehingga team bisa terus fokus untuk melakukan perbaikan sampai tercapai target dari perusahaan tersebut. Karena di Lean, investasi
www.BelajarLean.blogspot.com Page 40
terbanyak adalah sebenarnya untuk mendevelop setiap individu dalam organisasi dan memberdayakan mereka.
www.BelajarLean.blogspot.com Page 41