Metode Pencatatan,Pengawasan dan Penilaian Persediaan

BAB II PT. (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA I UNIT

D. Metode Pencatatan,Pengawasan dan Penilaian Persediaan

Menurut Niswonger, Fess dan Warren (2005:447) dalam pencatatan tehadap persediaan dapat dilakukan dengan dua sistem umum yaitu :

1. Metode pencatatan periodik (Fhisical Inventory-Periodic Sytem)

Untuk mengetahui berapa saldo persediaan pada akhir periode, perusahaan harus melakukan perhitungan fisik langsung kegudang. Oleh sebab itu, maka metode ini disebut metode fisik.

Dengan sistem pencatatan fisik, saldo perkiraan persediaan dineraca saldo tetap merupakan saldo awal. Untuk mengetahui saldo akhir harus diadakan perhitungan fisik persediaan (stock opname). Hasil perhitungan fisik dikalikan dengan nilainya merupakan nilai persediaan akhir yang dilaporkan didalam laporan keuangan pada akhir pembukuan.

Keuntungan dari penggunaan pencatatan fisik ini adalah metode yang lebih sederhana dalam pencatatan transaksi pembelian maupun penjualan dalam kartu persediaan.

Kerugian dari pencatatan periodik ini adalah :

a. Tidak terdapatnya indentifikasi terhadap barang-barang yang terjual dalam periode akuntansi yang bersangkutan sehingga harga pokok penjualan tidak dapat diselenggarakan secara kontiniu.

b. Tidak dapat disusun laporan keuangan jangka pendek karena keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Apabila jenis dan jumlah persediaan cukup banyak.

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

c. Tidak ada alat kontrol atas persediaan sehingga jumlah persediaan mudah diselewengkan.

2. Metode Perfectual/Pencatatan Buku (Perfectual Inventory-Book Inventory)

Sistem perfectual disebut juga metode buku, dimana setiap jenis persediaan mempunyai rekening sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Perincian dalam buku pembantu persediaan bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, pamakaian serta saldo persediaan.

Keuntungan penggunaan metode ini adalah memudahkan penyusunan laporan laba rugi dan rencana jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir dengan memeriksa perkiraan kontrol persediaan. Walaupun neraca dan laporan laba rugi dapat disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik, setidaknya selalu perlu diadakan pengecekan apakah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah rekening saldo dalam buku.

Bila terdapat perbedaan atau selisih jumlah dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya selisih itu. Apakah selisih itu normal dalam arti sesuai, rusak atau diselewengkan. Selisih persediaan yang terjadi dalam pemeriksaan haruslah benar-benar diperhatikan karena diantara selisih-selisih tersebut ada yang menambah harga pokok dan ada yang menambah biaya

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

perusahaan. Dalam metode ini bagian pembukuan mencatat setiap ada transaksi persediaan pada perkiraan yang bersangkutan, sehingga setiap saat dapat diketahui jumlah dana nilai persediaan yang ada.

PT. (Persero) PELINDO I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan sistem pencatatan persediaan menggunakan sistem perfectual yaitu setiap ada penerimaan maupun pengeluaran persediaan dicatat dalam persediaan.

Metode Pengawasan Persediaan

Menurut Madura (2001;227) pengawasan adalah memonitor dan mengevaluasi tugas-tugas. Untuk mengevaluasi tugas, hendaknya mengukur kinerja dibandingkan dengan standart dan harapan yang ditetapkan. Artinya, fungsi pengawasan menilai apakah rencana yang ditetapkan dalam perencanaan telah tercapai.

Dengan demikian pengawasan persediaan merupakan memonotor serta mengevaluasi tugas-tugas untuk menghasilkan persediaan yang baik bagi perusahaan sesuai dengan perencanaan persediaan yang dibuat oleh perusahaan, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.

Pengawasan persediaan sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan mengingat pentingnya pengawasan tersebut, maka AICPA memberikan pengertian tentang pengendalian intern arti yang seluas-luasnya sebagai berikut :

Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

kebenaran dan distribusi, memajukan efisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Masalah pengawasan dapat digolongkan pada tiga golongan, yaitu : 1. Pengawasan Fisik

Pengawasan fisik karena persediaan merupakan benda terwujud sehingga memerlukan tempat penyimpanan yang aman dari segala macam gangguan seperti pencurian, pengaru suhu dan lain-lain. Perusahaan yang baik akan menugaskan orang-orang yang dapat dipercaya untuk bertanggung jawab terhadap keamanan dan serta mengasuransikan persediaan dari resiko kebakaran dan sebagainya.

2. Pengawasan Akuntansi

Pengawasan ini timbul karena adanya pemisah tigas dan wewenang serta tanggung jawab antara petugas dibidang pencatatan, penyimpanan dan pengoperasian.

Pengawasan akuntansi terhadap persediaan meliputi :

a. Perlindungan terhadap harta kekayaan perusahaan berupa persediaan, baik persediaan bahan baku maupun persediaan produksi.

b. Melakukan pencatatan yang pantas dan wajar untuk menerima dan memakai atau penjualan persediaan-persediaan serta menjaga agar arus barang berjalan dengan sebaik-baiknya, yang imulai dari proses produksi sampai menjadi barang yang jadi siap untuk dijual.

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

3. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan

Pengawasan ini penting agar perusahaan terhindar dari resiko kekurangan dan kelebihan jumlah persediaan. Kekurangan persediaan akan menyebabkan terganggunya operasi perusahaan, sedangkan persediaan yang terlampau besar menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi pula.

Pada PT. (Persero) PELINDO I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan menggunakan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan pengawasan jumlah yang dibutuhkan.

Dengan adanya sistem pengawasan persediaan yang baik terhadap persediaan didalam suatu perusahaan maka resiko-resiko yang dapat memakan keuntungan perusahaan dapat dihindarkan, seperti penyelewengan, pemborosan dan kehilangan dari persediaan itu sendiri. Berhubung karena hal tersebut maka pengawasan persediaan sangat diperlukan didalam suatu perusahaan.

Dari keterangan diatas dapatlah dikatakan bahwa tujuan pengawasan persediaan untuk memperoleh kualitas dan kuantitas yang tepat dari bahan-bahan atau barang-barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya yang minimum untuk keuntungan perusahaan. Dengan perkataan lain pengawasan persediaan untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat yang optimal agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan persediaan yang minimal. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, pengawasan persediaan perlu mengadakan perencanaan bahan-bahan yang dibutuhkan baik dalam jumlah maupun kualitasnya yang sesuai dengan kebutuhan untuk perusahaan serta kapan pesanan dilakukan dan berapa besarnya yang dapat diperkenankan. Selain itu juga

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

pengawasan terhadap jumlah, macam dan kualitas, komposisi dari persediaan apakah sesuai dengan apa yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan merupakan hal-hal yang harus diperhatikan.

Metode Penilaian Persediaan

Penilaian persediaan adalah menentukan persediaan yang dicantumkan dalam daftar keuangan. Penentuan harga dari persediaan akhir dan harga pembelian merupakan bagian dalam laporan keuangan, baik bagi perusahaan yang menggunakan pencatatan periodik maupun perfectual. Dalam keadaan demikian, perusahaan dapat memilih berbagai metode penilaian untuk menentukan harga pembelian.

Menurut Smith, dan Skousen (2001) adapun perusahaan dalam melakukan penilaian persediaan yang mengunakan tiga metode antara lain adalah :

1. Metode FIFO (First In First Out Method)

Cara ini didasarkan atas anggapan bahwa harga barang yang sudah terpakai dinilai menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk. Dengan demikian persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang akhir masuk.

Kelebihan menggunakan metode FIFO ini adalah perusahaan tidak memerlukan identifikasi khusus atau waktu khusus karena asumsi yang diberikan berdasarkan nilai yang berlaku tanggal neraca saat itu juga. Hal ini juga dapat memperkecil kemungkinan terjadinya manipulasi nilai persediaan (transaksi ditulis sesuai dengan urutan).

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

Dari studi kasus di atas yang dilakukan pada PT. Persero Pelindo I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan diketahui bahwa pengadaan persediaan yang dilakukan oleh perusahaan adalah dalam waktu satu bulan sekali, oleh karena itu metode penilian terhadap persediaan didalam perusahaan juga dilakukan dalam waktu satu bulan sekali.

Berikut ini adalah tabel pemakaian dan pembelian Bahan Bakar Solar pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan :

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

Tabel 2.2. Bulan November 2007

Tanggal Pembelian Pemakaian Sisa

November Volume

(Liter)

@ Rp. Jumlah Volume @ Rp. Jumlah Volume @ Rp. Jumlah

26.656,90 5.951,26 158.642.235,48 05/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 38.656,90 6.027,14 232.990.603,48 08/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 50.656,90 6.067,07 307.338.971,48 12.000,00 6.067,07 72.804.843,14 38.656,90 6.067,07 234.534.128,34 13/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 38,656,90 6.067,07 234.534.128,34 15/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 50,656,90 6.097,54 308.882.496,34 46.510,00 6.097,54 283.596.605,94 4.146,90 6.097,54 25.285.980,40 156,60 6.097,54 954.875,44 3,990,30 6.097,54 24.331.014,95 19/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 15,990,30 6.171,20 98.679.382,95 22/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 27.990,30 6.181,70 173.027.750,95 24/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 39.990,30 6.185,90 247.376.119,95 12.000,00 6.189,90 74.230.836,87 39.990,30 6.185,90 247.376.118,95 27/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 51.990,30 6.188,16 321.724.486,95 29/11/2007 12.000 6.196 74.348.368 63.990,30 6.189,58 396.072.854,94 47.327,00 6.189,58 292.934.085,93 16.663,30 6.189,58 103.138.769,03 16.663,30 6.189,58 103.138.769,03 108.000 6.196 669.135.312 117.993,60 6.140,34 724.521.247,32 16.663,30 6.196,63 103.256.300,16 Sumber: PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

Tabel 2.3. Bulan Desember 2007

Tanggal Pembelian Pemakaian Sisa

Desember Volume (Liter)

@ Rp.

Jumlah Volume @ Rp. Jumlah Volume @ Rp. Jumlah

16.663,30 6.196,63 103.256.300,16 5 12.000 7.169 86.030.203 28.663,30 6.603,79 189.286.503,16 12 12.000 7.169 86.030.203 40.663,30 6.770,64 275.316.706,16 14 12.000 7.169 86.030.203 52.663,30 6.861,46 361.346.909,16 01-15 40.709 6.861,46 279.323.007,78 11.954,30 6.861,46 82.023.901,38 18 12.000 7.169 86.030.203 23.954,30 7.015,61 168.023.901,38 24 12.000 7.169 86.030.203 35.954,30 7.066,87 254.084.307,38 26 12.000 7.169 86.030.203 47.954,30 7.092,47 340.114.510,38 27 12.000 7.169 86.030.203 59.954,30 7.107,83 426.144.713,38 27 12.000 7.107,83 85.293.908,36 47.954,30 7.107,83 340.850.805,02 28 12.000 7.169 86.030.203 59.954,30 7.120,11 426.881.008,02 16-28 41.535 7.120,11 295.733.628,79 18.419,30 7.120,11 131.147.379,23 29-31 5.730 7.120 40.798.210,98 12.689,30 7.120,11 90.349.168,25

Sumber: PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

Tabel 2.4. Bulan Januari 2008

Tanggal Pembelian Pemakaian Sisa

Desember Volume

(Literi)

@ Rp. Jumlah Volume @ Rp. Jumlah Volume @ Rp. Jumlah

16.663,30 6.196,63 103.256.300,16 05/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 28.663,30 6.603,79 189.286.503,16 12/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 40.663,30 6.770,64 275.316.706,16 14/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 52.663,30 6.861,46 361,346,909,16 40.709,00 6.861,46 279.323.007,78 11.954,30 6.861,46 82.023.901,38 18/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 23.954,30 7.015,61 168.054.104,38 24/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 35.954,30 7.066,87 254.084.307,38 26/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 47.954,30 7.092,47 340.114.510,38 27/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 59.954,30 7.107,83 426.144.713,38 27/12/2007 12.000,00 7.107,83 85.293.908,36 47.954,30 7.107,83 340.850.805,02 28/12/2007 12.000 7.169 86.030.203 59.954,30 7.120,11 426.881.008,02 41.535,00 7.120,11 295.733.628,79 18.419,30 7.120,11 131.147.379,23 18.419,30 7.120,11 131.147.379,23 5.730 7.120 40.798.210,98 12.689,30 7.120,11 90.349.168,25 96.000 7.169 688.241.624 99.974,00 7.013,31 701.148.755,91 12.689,30 7.120,11 90.349.168,25 Sumber: PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

2. Metode LIFO (Last In First Out)

Cara ini didasarkan anggapan bahwa barang yang telah dipakai dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada atau stock dinilai berdasarkan harga pembelian barang terdahulu.

Kelebihan penggunaan metode LIFO adalah, perusahaan dapat lebih cermat memonitor nilai persediaan perusahaan karena untuk menentukan apakah ada kenaikan ataupun penurunan perusahaan terlebih dahulu membandingkan persediaan dari dua tanggal yang berbeda.

Kelemahan menggunakan metode ini adalah perusahaan harus memberikan waktu khusus untuk mengidentifikasikan nilai persediaan perusahaan, hal ini karena proses penilaiannya memakan waktu lama. Dalam menghitung nilai persediaan dengan metode LIFO ini, perusahaan dapat menggunakan sistem periodik dan perfectual akan tetapi penggunaan masing-masing cara akan menghasilkan nilai persediaan akhir yang berbeda, perbedaan ini disebabkan penghitungan secara periodik tidak dipengaruhi oleh tanggal dan waktu transaksi pemakaian dan pembelian. Sedangkan pada sistem perfectual penentuan nilai persediaan sangat dipengaruhi jumlah dan nilai yang ada setiap saat transaksi terjadi.

3. Metode Rata-Rata Tertimbang (Weight Average Method)

Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang dibeli harus dibebani dengan biaya rata-rata, dimana rata-rata itu dipengaruhi atau ditimbang menurut jumlah unit yang diperoleh pada masing-masing harga. Metode ini

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

dipakai apabila perusahaan mencatat persediaan berdasarkan periodical inventory system.

Kelebihan menggunakan metode ini adalah, penentuan harga pokok persediaan untuk pembelian terakhir yang dilakukan perusahaan. Hal ini yang memperkecil kemungkinan bagi perusahaan menderita kerugian yang amat besar

Kelemahan metode ini adalah, metode ini selalu mengikuti harga berlaku saat pembelian diperiode akhir sehingga perusahaan harus terus memantau nilai persediaan (harga rata-rata) setiap ada pemasukan atau pengeluaran. Apabila terjadi pengeluaran persediaan disaat harga rata-ratanya sedang turun maka secara otomatis harga rata-rata perusahaan juga turun walaupun saat pembelian barang tersebut harga rata-ratanya tinggi.

Dilla Nafriza : Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan, 2009.

Dalam dokumen Analisa Manajemen Persediaan Pada PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I Unit Terminal Peti Kemas (UTPK) Belawan (Halaman 27-39)