PT. Visi Inti Teknologi menggunakan metodologi adopsi dari ASAP sebagai acuan dalam mengimplementasikan project, dimana dapat diimplementasikan baik sebagian atau seluruh bagian dari tahapan metodologi ASAP tersebut. Metodologi yang digunakan dalam implementasi project memiliki lima fase. Fase metodologi yang diadopsi oleh perusahaan PT. Anugrah Visi Inti Teknologi dalam implementasi di PT. XYZ adalah:
1. Project preparation
a.Project plan preparation
Mencari informasi umum mengenai sistem lama yang sedang dijalankan oleh perusahaan dan melakukan penjelasan bagaimana peranan SAP yang akan diterapkan didalam perusahaan tersebut. Pada tahapan ini juga akan dilakukan penentuan project goal, project scope, dan schedule. b. Provide project organization
Tim consultant akan melakukan pengelompokan berdasarkan bagian
fungsionalitas dari bagian–bagian apa saja yang diperlukan dalam implementasi ini.
c.Existing process discussion
Semua anggota tim project akan berkumpul dan melakukan pembahasan terhadap proses lama, secara garis besar, yang sedang berjalan pada perusahaan. Dan kemudian akan mencari akar permasalahan yang mungkin nantinya akan timbul.
d. General setting
Pada tahapan ini tim akan melakukan pengaturan–pengaturan yang akan dikonfigurasikan pada sistem secara umum.
e.Project kick-off
Setelah semua proses di atas dijalankan semuanya maka akan dilanjutkan dengan menandatangani kontrak dari kedua belah pihak, dan ini akan dijadikan tanda ketika project ini akan dijalankan.
Gambar 2.11 Metodologi Adopsi ASAP
Sumber: (PT. Anugrah Visi Inti Teknologi, 2013)
2. Business blueprint
a.Existing process documentation
Tim project akan melakukan dokumentasi terhadap proses bisnis yang sedang berjalan yang mana telah didapatkan sebelumnya. Untuk mendokumentasikan existing process, akan digunakan flowchart diagram. Menurut (Considine & dkk., 2010, p. 214), sistem ini memberikan detail sebuah proses yang dilakukan, dan juga menggambarkan siapa aktor yang
terlibat. Notasi yang akan digunakan pada proses ini dapat dilihat pada lampiran L.1.
b. Get detailed customer’s business process
Melakukan diskusi untuk membahas bagian–bagian fungsionalitas secara terperinci yang mana bertujuan untuk memperoleh gambaran dari sistem yang akan dibuat untuk mendukung proses bisnis perusahaan tersebut.
Menurut (Satzinger, B.Jackson, & D.Burd, 2005, pp. 128-129), dalam mendapatkan user requirement perlu dibuat suatu pemodelan yang nantinya membantu analyst untuk memahami proses yang berlangsung dan menemukan kelemahannya. Dan untuk memastikan bahwa system analyst telah memahami proses yang berlangsung, system analyst akan me-review hasil dokumentasi dengan user. Cara yang sama juga digunakan oleh consultant dimana pemodelan dilakukan dengan menggunakan flowchart diagram. Lalu didiskusikan dengan user agar dapat menyamakan pemahaman proses yang terjadi antara consultant dengan client. Selain melakukan diskusi, consultant juga melakukan observasi dengan mengamati proses bisnis yang berlangsung di tempat client.
c.Blueprint documentation
Tim consultant akan mendapatkan kebutuhan dari bisnis client dan kemudian proses bisnis tersebut akan dipetakan kedalam proses bisnis yang sudah didukung oleh SAP B1. Sebelum merancang blueprint proses bisnis,
consultant akan menemukan terlebih dahulu gap yang terjadi jika proses bisnis
yang akan datang dengan SAP B1.
Blueprint akan didokumentasikan dengan menggunakan VIT flowchart diagram. VIT diagram merupakan diagram yang dikembangkan sendiri oleh
perusahaan Visi Intech. Dalam diagram ini, notasi yang digunakan hampir sama pada as is. Hanya saja, pada proses yang berhubungan dengan komputer digambarkan dengan memberikan lambang sistem yang digunakan. Selain itu,
database tidak lagi digambarkan. Notasi yang akan digunakan pada proses ini
dapat dilihat pada lampiran L.2.
Setelah didokumentasikan, hasil dokumentasi akan dibaca oleh client dan dievaluasi bersama agar blueprint yang dihasilkan sesuai dengan harapan. 3. Project realization
a.Technical environment setup
Pada tahap ini akan dilakukan analisa terhadap kebutuhan–kebutuhan secara teknis yang diperlukan yang digunakan untuk mendukung kegiatan
project ini.
b. System initialization
Tim akan membuat database yang dibutuhkan oleh client yang nantinya akan digunakan dalam proses bisnis.
c.Technical development
Merupakan tahap dimana consultant akan melakukan konfigurasi berdasarkan pada blueprint yang sudah dibuat dan sudah disetujui sebelumnya. d. Internal testing and bug fixing
Setelah melakukan konfigurasi dan melakukan pengaturan maka kemudian akan dilakukan tahap uji coba terhadap pengaturan dan konfigurasi yang sudah dilakukan. Dan apabila terjadi kesalahan (bugs dan errors) akan segera dilakukan perbaikan secepatnya.
e.User’s server installation
Proses melakukan instalasi aplikasi/software SAP B1 dan server pada perusahaan client.
f.Create training scenario
Tim akan membuat jadwal pelatihan kepada karyawan yang nantinya akan menggunakan aplikasi ini dalam operasional sehari–hari.
4. Final preparation
a.Training and user testing
Kegitan pelatihan yang diberikan kepada karyawan, kemudian akan dilakukan uji coba terhadap beberapa proses bisnis dengan skenario yang berbeda sehingga karyawan sudah paham benar terhadap penggunaan SAP ini. b. Final configuration and bugs fixing
Melakukan konfigurasi akhir pada sistem. Selain itu, tim juga akan melakukan perbaikan terhadap errors dan bugs yang ditemukan selama pelatihan.
c.Create or import opening balances
Tim akan melakukan migrasi data terhadap transaksi–transaksi yang ada dilakukan perusahaan client.
5. Go-live and support
a.System review according to post go live checklist
Tim akan melakukan review terhadap sistem berdasarkan checklist yang sudah dibuat sebelumnya.
b. Go live meeting
Melakukan pertemuan dengan pihak client untuk memastikan waktu kapan untuk go-live.
c.Implementation go live
Setelah semua check list terpenuhi dan sudah waktumya go live, maka sistem yang sudah dikonfigurasi akan dijalankan secara operasional.
d. Project sitting
Setelah project dijalankan maka tim akan membantu secara langsung dalam penggunaan aplikasi. User akan ditemani dalam jangka waktu tertentu untuk penggunaan aplikasi ini.
e.Provide support for operational activities
Tim nantinya akan membuat manual book untuk perusahaan yang nantinya akan digunakan ketika user mengalami kendala.
f.Review reporting and system
Tim akan melakukan review terhadap report dan juga sistem yang telah dijalankan.
g. Project closing
Tim akan menyelesaikan perjanjian yang sudah dilakukan sebelumnya sebagai tanda akhir dari project yang telah selesai.