2.2 Teori-teori Khusus
2.2.1 S AP Business One 2007 A
2.2.1.1 Modul S AP Business One 2007 A
2.2.1.1 Modul S AP Business One 2007 A
Adapun modul-modul yang terdapat pada SAP Business One 2007 A meliputi:
a) Administration Module (M odul Administrasi)
Langkah awal dalam penerapan SAP Business One 2007 A pada perusahaan adalah dengan menentukan berbagai informasi tentang perusahaan ke dalam sistem. Hal tersebut dapat terlaksana dengan menggunakan modul administrasi.
Berbagai informasi yang ditentukan meliputi: nilai tukar mata uang, kewenangan dan persetujuan, surat internal organisasi, pengaturan e-mail, data ekspor dan import, serta berbagai informasi lainnya. M odul ini digunakan untuk menentukan pengaturan dan parameter sistem, serta melakukan perawatan fungsi seperti backup dan restore. Fungsi pada modul administrasi adalah:
• System Initialization, fungsi ini digunakan untuk menyesuaikan persyaratan dari perusahaan. Salah satu contoh yang menjadi fokus penyesuaian adalah masalah pendefinisian:
¾ Bagaimana cara transaksi bisnis untuk diproses dalam sistem.
¾ Berbagai pengaturan default.
¾ Kewenangan.
¾ Pencetakan preferensi.
• Authorizations, fungsi ini memungkinkan user untuk diberikan hak akses khusus guna melihat, membuat, dan memperbaharui dokumen tertentu. Dalam hal ini, terdapat 2 macam user yaitu: regular user dan super user.
Regular user:
¾ Tidak memiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada user yang lain.
¾ Dapat melakukan tindakan tertentu, misalnya pemberian diskon, perubahan harga, atau mengakses akun rahasia dengan otorisasi yang tepat.
Super user:
¾ Memiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada user yang lain.
¾ Memiliki otorisasi penuh dan tak terbatas bagi semua user.
¾ Secara otomatis memiliki hak penuh untuk semua fungsi dalam sistem.
• Data Import/Export, fungsi yang berhubungan dengan master data, seperti: pelanggan dan pemasok, atau produk dan transaksi yang ada pada sistem.
• Utilities, fungsi ini digunakan untuk melakukan penutupan akhir periode dan penutupan akhir tahun, seperti pekerjaan
perawatan berkala. Ini dilakukan untuk menjamin kelancaran sistem.
• Approval Procedures, fungsi di mana setiap persetujuan harus dilakukan oleh manager atau senior yang bersangkutan dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan dokumen-dokumen tertentu.
• Alert Management, fungsi ini digunakan agar sistem dapat memberitahukan user tertentu apabila terdapat peristiwa tertentu. Terdapat 2 jenis alert, yaitu: predefined alerts and user-defined. Alert ini sifatnya optional dan dapat dimodifikasi. Alert yang ada mencakup batas kredit, % laba kotor, komitmen, diskon, persediaan minimum, dan budget.
b) Financials Module (M odul Finansial)
M odul finansial melibatkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan dalam operasi akuntansi dan keuangan perusahaan. M odul ini juga meliputi pengaturan pajak yang dilaksanakan berdasarkan peraturan yang berlaku pada masing-masing negara. Dengan modul finansial, perusahaan dapat mendokumentasikan semua akuntansi dan keuangan yang berhubungan dengan transaksi yang ada. M odul finansial terdiri dari berbagai tool dan sub modul yang berfungsi untuk menghubungkan perusahaan agar dapat mengatur keseluruhan
proses finansial. Berbagai tool dan sub modul tersebut, antara lain:
• Chart of Account, merupakan indeks dari semua akun buku besar (general ledger (G/L)) yang digunakan oleh satu atau lebih perusahaan. Setiap akun yang terdapat pada G/L memiliki kode, deskripsi, dan informasi yang menentukan setiap fungsi.
• Account Code Generator, fungsi ini digunakan untuk membuat:
¾ Nomor akun aktif yang tak terbatas yang merupakan kombinasi berbagai segmen.
¾ Spesifik akun G/L dalam beberapa kelompok akun yang berbeda (contoh berdasarkan departemen) secara bersamaan.
• Entry Journal, digunakan dalam melakukan pengentrian jurnal secara manual untuk akun dan mitra bisnis tertentu.
Pengentrian yang dilakukan secara manual akan secara otomatis tersimpan di dalam database dan tidak dapat dihapus. Untuk membatalkan pengentrian jurnal tersebut dapat dilakukan dengan membuat jurnal koreksi.
• Journal Voucher, merupakan tahapan perancangan dokumen yang tidak menciptakan nilai dalam buku besar.
Journal voucher dapat diperiksa dan diselesaikan, serta kemudian dicatat.
• Posting Template, membantu dalam pembuatan format posting yang jenis transaksinya selalu tetap. Pada posting template, yang dicatat hanya jumlah nilai transaksi yang selalu berbeda.
• Recurring Posting, setiap perusahaan memiliki transaksi yang berulang setiap bulan atau minggunya. Recurring posting otomatis menangani transaksi sejenis ini dan nilai transaksi tidak harus selalu sama, walaupun objek transaksinya selalu sama.
• Reverse Transactions, fungsi ini menampilkan daftar semua entri jurnal manual yang dijadwalkan untuk pembalikan otomatis, sehingga dapat dilakukan eksekusi terhadap entri jurnal yang ingin dilakukan.
• Exchange Rate Differences, membantu dalam melakukan penyesuaian nilai mata uang luar negeri dengan nilai mata uang negara yang bersangkutan. Hal ini untuk menyeimbangkan saldo di FC (Foreign Currency) dan LC (Local Currency).
• Conversion Differences, untuk melakukan penyesuaian antar akun/mitra bisnis dalam keseimbangan sistem mata uang dan saldo dalam mata uang lokal.
• 1099 editing, hanya berlaku pada USA.
• Financial Report Template, digunakan dalam membuat tampilan laporan keuangan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun laporan yang umum adalah:
¾ Neraca.
¾ Neraca Saldo.
¾ Laporan Rugi/Laba.
• Budget, digunakan untuk menentukan anggaran terhadap akun tertentu yang ingin dipilih.
• Cost accounting, membantu dalam menentukan laba dari masing-masing kegiatan perusahaan atau departemen dan peraturan distribusi yang diperbaharui secara otomatis dan teratur. Fungsi ini membantu dalam memberikan laporan biaya yang terkait yang ingin diketahui.
• Revaluation, membantu dalam hal meng-update nilai saldo dari G/L, biaya penjualan, dan persediaan.
• Financial reports, mencakup semua laporan yang berkaitan dengan keuangan dan kegiatan akuntansi perusahaan. Kategori laporan yang terkait antara lain:
¾ Keuangan.
¾ Akuntansi.
¾ Perbandingan.
¾ Pengaturan Anggaran.
c) Sales Opportunity Module (M odul Peluang Penjualan)
M odul peluang penjualan digunakan untuk melacak dan menganalisis peluang-peluang penjualan berdasarkan pada kemajuan aktivitas-aktivitas penjualan. Sejumlah laporan, dari berbagai sudut pandang operasional perusahaan, dapat diolah untuk analisis. Sistem forecasting menggunakan metode yang lengkap dan kompleks untuk memproyeksikan pendapatan yang potensial dan memprioritaskan aktivitas-aktivitas penjualan. Fitur-fitur yang ada dalam modul peluang penjualan meliputi:
• Penghubung berbagai dokumen.
• Perencanaan seorang pemilik untuk kesempatan penjualan.
• Pemilihan pemilik yang berbeda untuk setiap tahap peluang penjualan.
• Penentuan akses karyawan dalam informasi yang terkait.
• Pengambilan tabel dan laporan grafik untuk menyediakan laporan dalam berbagai format untuk keperluan analisis.
• Analisis yang dapat dilakukan per tahap, per user, ikhtisar tingkat tinggi dalam menampilkan laporan statistik.
• Laporan dapat difilter sesuai dengan parameter seperti:
rekan bisnis, staf penjualan, dan periode waktu.
d) Sales - A/R Module (M odul Penjualan – Piutang Dagang) M odul penjualan- piutang dagang menangani proses penjualan secara keseluruhan, dari membuat penawaran untuk pelanggan dan potensial pelanggan hingga ke pembuatan faktur. SAP Bussiness One menyediakan beragam jenis dokumen penjualan bagi user-nya. Setiap dokumen mengacu pada sebuah tahapan yang berbeda dalam proses penjualan.
e) Purchasing- A/P Module (Modul Pembelian – Hutang Dagang)
M odul pembelian memungkinkan user untuk mengontrol proses pembelian secara keseluruhan, dari negosiasi dengan pemasok dan permohonan pembelian hingga pengiriman produk yang dipesan, serta pemrosesan faktur pembelian.
Adapun fitur pada modul pembelian ini adalah menghasilkan berbagai dokumen yang mendukung siklus pembelian.
Dokumen yang dihasilkan meliputi:
• Purchase Order, dokumen ini digunakan untuk meminta produk atau jasa dari seorang pemasok pada harga yang telah disepakati.
• Goods Receipt PO, dokumen ini dibuat saat produk dari PO telah diterima. Pada saat dokumen dibuat, maka secara otomatis sistem akan memperbaharui kuantitas persediaan produk dan membuat jurnal akuntansi yang terkait.
• A/P Invoice, dokumen yang dibuat pada saat permintaan pembayaran dari pemasok.
• Goods Returns, dokumen yang digunakan untuk mengembalikan produk-produk kepada pemasok atau untuk membalikkan transaksi pembelian produk.
• A/P Credit Memo, dokumen kliring faktur A/P.
• A/P Down Payment Invoice, dokumen yang dibuat pada saat ada yang melakukan pembayaran dengan cara memberikan uang muka. Hal ini tidak mempengaruhi jumlah persediaan.
• A/P Reserve Invoice, dokumen yang digunakan dalam membuat posting yang relevan dalam sistem akuntansi saja dan tidak mempengaruhi persediaan serta nilai-nilai saham.
f) Business Partners Module (M odul M itra Bisnis)
M odul mitra bisnis membantu dalam memanajemen semua data mitra bisnis perusahaan. Selain itu, modul ini juga meliputi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok. Informasi ini dibutuhkan untuk menangani transaksi-transaksi bisnis dan untuk mempersiapkan dokumen bisnis. Fitur-fitur yang terdapat pada modul mitra bisnis meliputi:
• Business partner master data, digunakan untuk membantu dalam menyimpan dan mengambil semua data yang berhubungan dengan mitra bisnis dan jadwal kegiatan mitra bisnis. Informasi mitra bisnis yang biasa disimpan antara lain:
¾ Detil perusahaan, termasuk alamat dan nomor telepon.
¾ Kontak mitra bisnis personal, termasuk nomor telepon dan alamat E-mail.
¾ Perincian logistik.
¾ Informasi pajak.
¾ Informasi akuntansi.
¾ Rincian pembayaran.
• Business partner report, digunakan dalam membuat laporan mengenai data mitra bisnis perusahaan. Laporan ini memberikan tinjauan tentang interaksi perusahaan dengan mitra bisnis. Beberapa bentuk laporan meliputi:
¾ My Activities - Menampilkan semua kegiatan yang yang ada di perusahaan, baik yang dibuat sendiri maupun user lain.
¾ Activities Overview - Memberikan gambaran umum dari seluruh kegiatan yang ada di SAP Business One 2007 A.
¾ Inactive Customers - Menampilkan seluruh pelanggan yang tidak muncul dalam salah satu dokumen penjualan yang dipilih.
¾ Dunning History Report - Menampilkan surat-surat tagihan per pelanggan dan invoice termasuk di dalamnya.
g) Banking Module (Modul Perbankan)
M odul perbankan digunakan untuk memfasilitasi transaksi-transaksi keuangan secara lengkap. Transaksi keuangan yang dimaksudkan meliputi:
• Incoming payments, dibuat ketika menerima pembayaran.
Adapun sarana pembayarannya dapat berupa:
¾ Kas.
¾ Cek.
¾ Kartu kredit.
¾ Transfer bank.
¾ Bill of exchange.
• Depositos, fungsi ini digunakan untuk:
¾ Membuat deposito untuk uang tunai, cek, dan voucher kartu kredit.
¾ Membuat deposito untuk memundurkan tanggal cek dan voucher kartu kredit.
¾ Melihat deposit yang telah dibuat dengan bill of exchange (fungsi ini hanya berlaku di Chile, Perancis, Italia, Portugal, dan Spanyol).
• Outgoing Payments, dibuat ketika telah melakukan pembayaran kepada pelanggan dan pemasok. Adapun cara pembayaran yang dapat digunakan meliputi:
¾ Kas.
¾ Cek.
¾ Kartu kredit.
¾ Transfer bank.
¾ Bill of exchange.
• Bill of Exchange, sistem yang digunakan pada saat melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan perjanjian.
• Bank Statements and Reconciliations, memungkinkan perusahaan untuk:
¾ Melakukan proses terhadap laporan bank.
¾ Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal untuk akun tertentu dan mitra bisnis, secara manual atau secara otomatis.
¾ Mencetak rekonsiliasi.
¾ Mengelola dan membatalkan rekonsiliasi sebelumnya.
h) Inventory Module (Modul Persediaan)
Dalam modul persediaan di SAP Business One 2007 A, perusahaan dapat mengatur semua produk, baik yang dibeli, dijual, diproduksi, maupun disimpan. M odul ini membantu dalam memperbaharui informasi kuantitas produk setiap saat, analisis dan kontrol keuangan pada waktu yang sama. Adapun berbagai tool dan modul yang terdapat pada modul persediaan antara lain:
• Item Master Data, membantu dalam menyediakan informasi mengenai produk-produk yang ada pada perusahaan.
• Item Management, untuk mengatur data produk yang ada pada perusahaan, seperti mencantumkan: nomor seri, kelompok nomor, mendefinisikan produk alternatif, mendefinisikan nomor-nomor katalog mitra bisnis, memperbaharui nomor-nomor katalog mitra bisnis secara global, dan metode penilaian persediaan.
• Inventory Transactions, pencatatan transaksi yang berkaitan dengan produk-produk yang ada pada perusahaan.
• Price Lists, untuk mendefinisikan daftar harga produk yang ada.
• Pick and Pack, terdiri dari 3 macam status yang berkaitan dengan hal yang dilakukan oleh manager:
¾ Open, menunjukkan bahwa sales order atau invoice rows reversed dapat diproses untuk tahapan berikutnya.
¾ Released, menampilkan jumlah yang siap untuk dikeluarkan sesuai dengan daftar yang telah dipilih.
¾ Picked. Menampillkan jumlah yang dipilih.
• Inventory Reports, laporan persediaan yang memberikan informasi pada perusahaan mengenai deskripsi produk, jumlah persediaan, melakukan penilaian pada persediaan tersebut, dan mengetahui kondisi persediaan pada gudang.
i) Production Module (M odul Produksi)
M odul produksi mendefinsikan Bill of Material (BOM ) untuk produk pelanggan, membuat dan memelihara Production Order (Pemesanan Produksi), mengontrol penerimaan dari dan pengeluaran untuk produksi, menghasilkan laporan produksi, dan dapat memperbaharui harga produk secara global.
SAP Business One mendukung 3 jenis Production Order, antara lain:
• Standard - untuk produksi biasa. Komponen yang ada dapat disalin dari BOM .
• Special - untuk memproduksi produk berdasarkan permintaan pelanggan sehingga kegiatan produksi tidak didasarkan pada Standar BOM .
• Disassembly - untuk melaporkan pembongkaran sebuah produk dengan BOM Produksi. Komponen yang ada dapat disalin dari BOM .
Berbagai tool dan modul yang meliputi modul produksi ini adalah:
• Bill of Materials, fungsi untuk membuat BOM bertingkat dalam satu waktu.
• Production Order, fungsi untuk melacak jumlah dan biaya bahan baku, serta status produk dalam proses pembuatan.
• Receipt from Production, fungsi untuk melaporkan produk yang telah selesai diproduksi.
• Issue for Production, fungsi untuk menerbitkan perintah produksi produk dan pelaporan penyelesaian produksi.
• Update Parent Item Prices Globally, fungsi untuk menampilkan daftar harga produk yang berubah dan membuat daftar rekomendasi harga produk. Perusahaan dapat menolak atau menyetujui harga tersebut.
• Bill of Materials Report, fungsi untuk menampilkan semua harga produk yang telah dibuat.
j) MRP Module (Modul M RP)
M odul M RP memungkinkan user untuk merencanakan kebutuhan material dalam proses produksi. M RP menghitung kebutuhan kotor untuk tingkat BOM tertinggi berdasarkan pemesanan dan ramalan permintaan. Selain itu, M RP juga mengestimasikan kebutuhan kotor dari tingkat BOM terendah berdasarkan permintaan pokok.
Fitur yang terdapat pada modul M RP adalah:
• Forecasts, digunakan sebagai sumber data tambahan dalam membuat perkiraan untuk perencanaan pembelian dan produksi pada tahap awal.
• MRP Wizard, fungsi untuk membantu dalam memberikan panduan dan menentukan skenario M RP serta menganalisis hasil M RP. Semuanya tersaji dalam bentuk laporan.
• Order Recommendation, fungsi laporan ini untuk:
¾ Menampilkan daftar rekomendasi MRP berdasarkan kriteria seleksi yang ditentukan.
¾ Menentukan produk yang perlu dibeli dan dibuat.
¾ Membuat pesanan produksi dan pesanan pembelian secara otomatis.
¾ Mengubah jumlah dan produk.
¾ Menghapus rekomendasi.
k) Service Module (Modul Layanan)
M odul layanan mengoptimasi potensi dari departemen penjualan dan pelayanan, menyediakan dukungan untuk operasi layanan, manajemen kontrak layanan, perencanaan layanan, melacak aktivitas interaksi pelanggan, dukungan pelanggan, dan manajemen peluang penjualan.
Fitur yang terdapat pada modul layanan adalah:
• The Service Call, fungsi yang digunakan untuk membantu dalam menyelesaikan keluhan pelanggan dan menangani masalah yang berhubungan dengan produk produk.
• The Customer Equipment Card, merupakan layanan database yang terdiri dari semua nomor seri produk.
• The Service Contract, perjanjian yang mengikat secara hukum antara layanan dan pembayaran layanan.
M emungkinkan pelanggan mendapat layanan produk dan nomor produk.
• The Solutions Knowledge Base, membantu dalam mengefektifkan pelayanan dengan menyediakan database sebagai alat bantu untuk menyelesaikan masalah pelanggan.
• The Service Reports, fungsi untuk melihat dan menganalisis data yang terkait dengan kontrak layanan,
kondisi produk yang dibeli oleh pelanggan, dan layanan panggilan.
l) Human Resource Module (M odul Sumber Daya M anusia (SDM ))
M odul SDM memungkinkan user untuk mengentri dan memelihara informasi tentang seluruh karyawan perusahaan dan untuk melaksanakan beberapa tugas yang berkaitan di bawah ini:
• Mengentri dan memelihara informasi karyawan baik yang bersifat personal maupun yang bersifat umum, seperti umur, status, nomor paspor, kode karyawan, nomor telepon, dan alamat.
• Mengatur informasi tentang pendidikan karyawan, catatan pekerjaan sebelumnya, dan absensi.
• Menganalisis biaya dan gaji karyawan.
• Membuat berbagai laporan dan daftar karyawan untuk memungkinkan operasi bisnis yang lebih efisien.
Fitur yang ada pada modul ini adalah:
• Employee Master Data, menyimpan data karyawan yang digunakan untuk menentukan kinerja karyawan.
• Human Resource Report, digunakan untuk menghasilkan laporan karyawan sesuai dengan kebutuhan.