Fokus Utama
serta birokrasi yang terdesentralisasi.
Sebagaimana kita ketahui dalam birokrasi masih banyak kelemahan dan hambatan, antara lain disebabkan rendahnya kualitas pegawai yang berpengaruh terhadap rendahnya produktifitas, lemahnya daya saing, dan inefisiensi. Kondisi tersebut tidak dapat dibiarkan. Dengan demikian diperlukan upaya mereformasi birokrasi agar mampu memberdayakan sumber daya yang ada untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Untuk itu diperlukan: perubahan
mindset budaya organisasi; penyempurnaan
struktur organisasi; penyempurnaan peraturan perundang-undangan; remunerasi pegawai/perbaikan tingkat kesejahteraan pegawai, serta upaya-upaya yang sangat diperlukan untuk perbaikan suasana kinerja dan system organisasi dalam menjawab berbagai tantangan zaman.
Di lingkungan Kementerian Agama, reformasi birokrasi tersebut segera diimplementasikan dalam struktur birokrasi sesuai dengan komitmen Menteri Agama untuk membersihkan Kementerian Agama dari KKN dan hal-hal yang bisa merusak lingkungan kerja. Sebagaimana diketahui bahwa tugas dan fungsi Kementerian Agama cukup luas dan langsung berdampak kepada pelayanan masyarakat. Tugas tersebut meliputi pelayanan bimbingan ibadah, pelayanan nikah pada KUA Kecamatan, pelayanan pendidikan pada madrasah/sekolah dan perguruan tinggi, serta pelayanan ibadah haji. Dalam rangka menciptakan reformasi birokrasi tersebut sangat dibutuhkan upaya yang kuat dari dalam organisasi dengan melakukan banyak perubahan mulai dari pimpinan sebagai teladan hingga ke level
terendah dalam struktur birokrasi. Untuk itu dibutuhkan kesamaan persepsi dan kesamaan langkah serta cara pandang di seluruh satuan unit kerja, baik di pusat maupun daerah untuk merumuskan dan mengaplikasikannya ke dalam praktek kinerja sehari-hari di lingkungan Kementerian Agama.
Fungsi Itjen Sebagai Katalisator dan Konsultan dalam Pengawasan
Tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama sesuai dengan Peraturan Menteri Agama Nomor 3 tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama, selanjutnya berubah menjadi Kementerian Agama dalam Peraturan Presiden Nomor 47 tahun 2009 tentang pembentukan dan organisasi Kementerian Negara, sebagaimana tersebut bahwa Inspektorat Jenderal sebagai unsur pengawas yang bertanggung jawab langsung kepada Menteri melaksanakan pengawasan intern dengan menyelenggarakan fungsinya yaitu penyiapan perumusan kebijakan pengawasan intern; pelaksanaan pengawasan intern terhadap kinerja dan keuangan melalui audit, revieu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya; pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas penugasan menteri; penyusunan laporan laporan hasil pengawasan; dan pelaksanaan administrasi Inspektorat Jenderal.
Sebagai pembantu Menteri Agama dibidang pengawasan, Inspektorat Jenderal berupaya untuk meningkatkan dan menyempurnakan kinerjanya dalam rangka mendukung perwujudan prima menuju reformasi birokrasi dilingkungan Kementerian Agama. Hasil pemeriksaan
Fokus Utama
merupakan hal penting dalam menjalankan program kerjanya sesuai dengan visi dan misi organisasi. Oleh karena itu fungsi Sebagai katalisator artinya pengawasan harus dapat mendorong terwujudnya good governance, mengandung arti bahwa pengawasan harus menjadi tauladan dalam membangun kinerja sebagai salah satu lembaga pemerintah, disamping itu lembaga pengawasan harus dapat membangun system nilai berupa kehidupan birokrasi pemerintah yang akuntabel, transparan dan partisipatif sebagai modal dan pilar
utama terwujudnya good governance. Sedangkan fungsi sebagai konsultan pengawasan memiliki pengertian bahwa bukan hanya menyuguhkan daftar temuan dan rekomendasi saja, melainkan juga memberikan pembinaan
dan pemahaman terhadap auditan, pembinaan dilakukan terutama dalam membimbing auditan untuk memecahkan berbagai permasalahannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Mekanisme Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan (TLHP)
Dalam rangka efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas penyelesaian tindak lanjut hasil pengawasan serta percepatan penyelesaian tindak lanjut hasil pengawasan dan peningkatan kinerja dilingkungan Kementerian Agama. Maka sesuai dengan Keputusan Inspektorat Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang penetapan prosedur dan mekanisme kerja koordinator penyelesaian tindak lanjut hasil pengawasan. Prosedurnya yaitu dengan membentuk tim koordinasi penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan (TLHP) dilingkungan satuan organisasi; melakukan rapat pembahasan penyelesaian TLHP dilingkungan satuan organisasi masing-masing; menghimpun dan menginventarisir Saran Tindak Lanjut dari setiap LHA/STL yang diterima dari Inspektorat Jenderal Kementerian Agama, BPKP, BPK-RI,
dan/atau surat pengaduan masyarakat; melakukan analisis LHA/STL terdiri atas temuan, penyebab, rekomendasi, dan pelaksanaan tindak lanjut; melakukan konfirmasi baik secara lisan maupun tertulis atas laporan penyelesaian tindak lanjut kepada pimpinan satuan organisasi/ kerja sebagai penanggungjawab pelaksana tindak lanjut; mencatat perkembangan penyelesaian TLHP dari semua informasi yang diterima dari penanggungjawab auditan; melakukan pemantauan dan evaluasi penyelesaian TLHP dengan melakukan telaah dan analisis terhadap surat tanggapan atau laporan pelaksanaan TLHP yang diterima dari pimpinan satuan organisasi penaggungjawab auditan; melakukan inventarisasi permasalahan dan hambatan penyelesaian TLHP; mendorong percepatan penyelesaian TLHP terhadap pimpinan auditan yang melebihi batas waktu yang telah ditentukan dalam STL; menjadi utusan dalam pelaksanaan pemutakhiran data hasil audit Hal yang tersulit sekalipun
akan menjadi mudah dengan seulas senyum dari seseorang yang jujur.
Fokus Utama
Inspektorat Jenderal Kementerian Agama, BPKP, BPK-RI, dan pengaduan masyarakat, baik yang dilaksanakan ditingkat pusat maupun daerah; membuat laporan perkembangan penyelesaian TLHP; menyampaikan laporan pelaksanaan penyelesaian TLHP secara berkala agar tidak terjadi penundaan tindak lanjut.
Adapun mekanismenya yaitu Inspektorat Jenderal menyampaikan analisis hasil pengawasan internal, eksternal, dan pengaduan masyarakat kepada koordinator TLHP; koordinator TLHP menerima analisis hasil pengawasan tersebut untuk klasifikasi berdasarkan auditan dan temuan sebagai bahan rapat koordinasi penyelesaian TLHP; koordinator TLHP mengundang para pimpinan satuan organisasi/ kerja auditan untuk melakukan langkah-langkah penyelesaian TLHP; pimpinan satuan organisasi/kerja auditan melakukan penyelesaian tindak lanjut bersama pihak terkait disertai dengan bukti penyelesaian yang sah. Khusus temuan hasil audit BPKP, penyelesaian tindak lanjutnya harus mendapatkan legalitas dari pejabat BPKP perwakilan; koordinator TLHP menerima, meneliti, dan menguji kebenaran bukti penyelesaian TLHP dari pimpinan satuan organisasi/kerja auditan; koordinator TLHP dapat melakukan konfirmasi dan klarifikasi kepada pimpinan satuan organisasi/kerja auditan dan penanggung jawab temuan bila tidak melaksanakan upaya penyelesaian tindak lanjut paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak auditan mendapatkan Laporan Hasil Audit/Saran Tindak Lanjut; koordinator TLHP dapat melakukan konfirmasi kepada pimpinan satuan organisasi/kerja auditan terhadap penyelesaian TLHP yang tidak sesuai dengan
rekomendasi; koordinator TLHP menyusun dan menyampaikan laporan perkembangan tindak lanjut kepada Inspektur Jenderal Kementerian Agama; Inspektur Jenderal menerima dan memberikan penilaian atas laporan penyelesaian tindak lanjut yang disampaikan koordinator TLHP; Inspektur Jenderal dapat menyampaikan surat teguran kepada pimpinan satuan organisasi auditan dengan tembusan atasan langsungnya bila tidak segera melakukan penyelesaian tindak lanjut atas temuan yang melebihi batas 6 bulan terhitung sejak diterimanya Laporan Hasil Audit/Saran Tindak Lanjut; Inspektur Jenderal dapat melimpahkan kasus yang penyelesaian tindaklanjutnya melebihi batas waktu yang ditentukan kepada aparat penegak hukum setelah memperoleh masukan dari koordinator TLHP; Inspektur Jenderal dapat memberikan penilaian positif berupa penghargaan atas kinerja koordinator TLHP.
Temuan Hasil Audit
Inspektorat Jenderal Kementerian Agama mempunyai tugas melakukan pengawasan fungsional di lingkungan Kementerian Agama berdasarkan kebijakan yang ditetapkan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Salah satu upaya meningkatkan fungsi pengawasan adalah melakukan pemantauan tindak lanjut hasil audit untuk melihat dari dekat sampai sejauhmana temuan-temuan yang belum ditindaklanjuti dan menampung berbagai permasalahan yang timbul baik dalam proses pelaksanaan pekerjaan maupun berdasarkan laporan/informasi yang disampaikan.
Fokus Utama
hasil pengawasan merupakan keharusan dan satu rangkaian yang tidak dapat dipisahkan dari system pengawasan.
Untuk memberikan status terhadap kesahihan dan kevalidan bukti penyesuaian tindak lanjut hasil pengawasan, dibutuhkan penilaian dari para auditor yang dahulu melaksanakan audit pada auditan yang bersangkutan. Dengan pemberian status tersebut, maka aspek legalitas penyelesaian tindak lanjut dapat terpenuhi dan sekaligus auditor dapat melaksanakan monitoring terhadap penyelesaian temuan tersebut.
Oleh karena itu, adanya suatu kegiatan koordinasi internal Tindak Lanjut Hasil Pengawasan (TLHP) merupakan salah satu wujud dari upaya menjamin keberhasilan pelaksanaan tugas pengawasan. Pada kegiatan ini akan dikoordinasikan jumlah temuan hasil audit Inspektorat Jenderal dan penyelesaian saran tindak lanjutnya. Hal ini diperlukan mengingat para auditor merupakan pelaksana tugas pengawasan, sedangkan dari pihak sekretariat bertugas mengolah hasil pengawasan. Kedua unsur tersebut dibutuhkan kesepahaman/ kesamaan persepsi dan data atas temuan dan perkembangan penyelesaian tindak lanjutnya. Kewenangan untuk menyatakan status temuan selesai adalah auditor, sedangkan sekretariat bertugas menghimpun dan mengolah temuan dan tindak lanjutnya, serta menyampaikan hasilnya kepada pimpinan sebagai bahan penetapan kebijakan lebih lanjut.
Dalam beberapa kasus yang masih terdapat temuan yang belum ditindak lanjuti, baik yang bersifat administrasi, kerugian Negara, maupun hukuman disiplin pegawai. pemeriksaan yang memuat seluruh hasil
pemeiksaan terutama data temuan, simpulan hasil pemeriksaan, saran/rekomendasi. Temuan yang dicatat adalah temuan yang terdapat dalam laporan hasil pemeriksaan, adapun unsur-unsurnya adalah: Kondisi kejadian yang melingkupi temuan; Kriteria atau ketentuan yang dilanggar; Sebab terjadinya penyimpangan; Akibat ditimbulkan oleh penyimpangan; Saran/rekomendasi pemeriksaan sebagai acuan dalam tindak lanjut hasil pengawasan.
Adapun data lain yang terkait dengan temuan dan perlu dicatat antara lain yaitu Pelaku atau penanggungjawab utama penyimpangan; Instansi tempat kejadian; Instansi yang memeriksa/melaporkan temuan; Waktu kejadian; Jenis kejadian; Nilai kerugian Negara; Nilai anggaran; Periode anggaran.
Tindak Lanjut Hasil Audit
Dalam melaksanakan pengawasan fungsional, inspektorat jenderal melaksanakan audit operasional, audit investitigasi, maupun audit special. Hasil audit tersebut berupa temuan, sebab, dan rekomendasi yang wajib dilaksanakan tindak lanjut sesuai dengan saran yang diberikan. Kualitas hasil audit sangat berpengaruh terhadap kinerja pengawasan secara khusus, maupun kinerja Kementerian Agama secara umum. Tindak lanjut atas pelaksanaan audit merupakan upaya perbaikan, masukan, dan evaluasi bagi unit terperiksa (auditan) sehingga penyimpangan yang terjadi segera diperbaiki, kinerja ditingkatkan, dan kesalahan yang sama tidak terjadi lagi pada masa mendatang. Sehingga tindak lanjut atas
Fokus Utama
Temuan tersebut perlu mendapatkan perhatian untuk mencari penyebab atas hambatan kendala penyelesaiannya: 1). Apabila terdapat hambatan/kendala karena temuan tidak dapat ditindaklanjuti, maka perlu dianalisis lebih lanjut, mengapa tidak dapat ditindaklanjuti dan diberikan solusi pemecahannya. 2). Apabila hal tersebut disebabkan kelalaian penanggungjawab temuan dan kelalaian atasan langsungnya, maka perlu langkah lebih lanjut untuk diberikan sanksi hukum atas kelalaian penyelesaian temuan.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan: 1). Pemanggilan para pimpinan tertinggi satuan kerja daerah (Kakanwil, Rektor, Ketua STA Negeri) untuk mendapatkan informasi dan teguran atas lambatnya penyelesaian tindak lanjut hasil pengawasan.; 2). Pemberian surat peringatan kepada pimpinan auditan untuk segera menyelesaikan temuan agar tidak menjadi berlarut-larut. Perlu diketahui bahwa penyelesaian tindak lanjut akan dapat berjalan efektif bagi peningkatan kinerja bila dilaksanakan tepat waktu dan sesegera mungkin. Sebagai contoh, penjatuhan hukuman disiplin pegawai harus dilaksanakan saat itu juga, jangan sampai pegawai tersebut sudah beralih status, mutasi, atau pensiun, sedangkan tindakan belum dilaksanakan.
Pemberian surat peringatan akan diformulasikan sebagai berikut: 1). Pemberian surat peringatan pertama (SP1) bila temuan belum ditindaklanjuti selama 3 (tiga) bulan terhitung sejak LHP/STL disampaikan; 2). Pemberian surat peringatan kedua (SP2) bila temuan belum ditindaklanjuti selama 2 (dua) bulan terhitung sejak SP1 disampaikan; 3). Pemberian surat peringatan ketiga (SP3) bila
temuan belum ditindaklanjuti selama 1 (satu) bulan terhitung sejak SP2 disampaikan; 4). Bila temuan belum ditindaklanjuti hingga batas waktu 6 (enam) bulan, maka perlu diambil kebijakan lebih lanjut berupa: a). Penugasan tim monitoring penyelesaian tindak lanjut; b). Tindakan berupa sanksi hukuman disiplin, atau; c). Penyerahan kasus kepada pihak yang berwajib (alternative terakhir).
Jenis-jenis tindak lanjut dikelompokkan berkaitan dengan bunyi saran/rekomendasi yang diterima antara lain: (1). Penyetoran ke kas Negara; 2). Pengembalian barang kepada Negara; 3). Perbaikan fisik barang/jasa dalam proses pembangunan; 4). Penghapusan barang atau inventaris kekayaan Negara; 5). Pelaksanaan sanksi hukum pidana penjara sesuai putusan pengadilan; 6). Pelaksanaan sanksi administrasi kepegawaian; 7). Perbaikan laporan dan penertiban administrasi atau kelengkapan administrasi; 8). Perbaikan system, prosedur, peraturan, kebijakan, dan struktur; 9). Penyerahan penanganan kasus pada instansi penegak hukum; 10). Penyerahan penagnanan kasus pada instansi selain penegak hukum; 11). Pelaksanaan penelitian oleh tim khusus atau audit lanjutan oleh unit pengawas intern; 12). Belum dilakukan tindak lanjut atas saran/ rekomendasi pemeriksaan.
Sedangkan dalam status tindak lanjut antara lain mengelompokkan perkembangan tindak lanjut seperti berikut: a). Telah selesai ditindak lanjuti; b). Telah selesai ditindak lanjuti instansi tetapi menunggu klarifikasi pemeriksa; c). Baru sebagian ditindaklanjuti atau dalam proses tindak lanjut (dipantau); d). Belum ditindak lanjuti; e). Tidak dapat ditindak lanjuti atau dilakukan tindakan
Fokus Utama
lainnya.
Kemudian menentukan status tindak lanjut atas temuan, temuan lazimnya terdiri atas satu saran atau lebih. Oleh karena itu penyajian status tindak lanjut dapat berupa: a). Temuan telah selesai ditindaklanjuti jika seluruh saran dengan temuan telah dinyatakan selesai, melalui klarifikasi yang mengaudit; b). Temuan telah ditindaklanjuti instansi tetapi menunggu klarifikasi auditor; c). Temuan baru sebagian ditindaklanjuti atau dalam proses tindak lanjut jika baru sebagian yang telah selesai ditindaklanjuti dan sebagian sisanya masih dalam proses tindak lanjut; d). Temuan belum ditindaklanjuti (pending) jika temuan tersebut belum ada upaya pelaksanaan tindak lanjut.
Status tindak lanjut atas saran, identifikasi melalui pelaksanaan tindak lanjut sebagai berikut: a). Saran telah selesai ditindaklanjuti jika dinyatakan selesai serta mendapat pengesahan atau klarifikasi pemeriksa; b). Saran telah ditindaklanjuti instansi tetapi menunggu klarifikasi pemeriksa jika belum mendapat klarifikasi status tindak lanjut dari pemeriksa; c). Saran baru sebagian ditindaklanjuti/dalam proses (pantau) jika belum mendapat pengesahan atau klarifikasi pemeriksa; d). Saran belum ditindaklanjuti jika belum ada data tindak lanjut yang dilaporkan.
Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Audit pada hakekatnya dilkukan atas dasar saran/rekomendasi pemeriksa. Sedangkan saran/rekomendasi yang menjadi acuan untuk dilakukan adalah sebagaimana terdapat dalam laporan hasil pemeriksaan yang diterima instansi. Suatu tindak lanjut dinyatakan sah jika telah dilakukan klarifikasi
tindak lanjut kepada yang melakukan audit. Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Audit menjadi tanggungjawab pemimpin instansi yang diperiksa, pejabat yang bertanggungjawab melaksanakan tindak lanjut adalah pihak yang paling berkompeten melakukan tindakan sesuai saran/rekomendasi pemeriksaan. Diharapkan dengan adanya langkah-langkah konkrit atas penyelesaian tindak lanjut, dapat memberikan kontribusi bagi perwujudan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Agama.
Penutup
Koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) merupakan tiga kata yang sangat membantu dalam proses pencapaian tujuan organisasi, melihat pentingnya arti tersebut perlu penjabaran; bahwa Koordinasi adalah kegiatan memadukan elemen fungsi dan sumber daya yang ada dalam satu sistem atau organisasi, sehingga dapat dicapai hasil yang optimal dalam upaya pencapaian dan sasaran serta tujuan organisasi. Sedangkan Integrasi adalah proses mengkoordinasikan berbagai tugas, fungsi, dan bagian-bagian tertentu, untuk dapat bekerja sama dan tidak saling bertentangan dalam pencapaian sasaran dan tujuan. Selanjutnya Sinkronisasi adalah kegiatan menyerasikan elemen fungsi atau bagian-bagian tertentu dalam sistem atau organisasi, sehingga menghasilkan keluaran yang harmonis dalam upaya mencapai sasaran dan tujuan yang diharapkan. Ketiga hal tersebut harus dilakukan untuk menjamin keberhasilan pelaksanaan program kerja sebuah unit kerja dalam setiap kebijakan yang diambil sesuai kewenangannya masing-masing. [Nasrullah]
Fokus Utama
M
enurut Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer (2002), Budaya adalah pikiran, akal budi. Kebudayaan adalah hasil kegiatan dan penciptaan batin atau akal budi manusia seperti kepercayaan, kesenian, dan adat istiadat. Kerja adalah kegiatan melakukan sesuatu.Budaya kerja di lingkungan Kementerian Agama RI. Berdasarkan Peraturan menteri Agama Nomor 3 Tahun 3006 tentang organisasi dan Tata Kerja, Kementerian Agama RI mempunyai tugas membantu Presiden dalam menyelenggarakan sebagian tugas pemerintahan di bidang kegamaan (Pasal 2).
Dengan memperhatikan tugas tersebut, Kementerian Agama telah menetapkan “ikhlas beramal” sebagai nilai dasar yang merupakan pondasi bangunan budaya organisasi yang harus diperkuat agar mampu menopang elemen budaya kerja lainnya, yakni persepsi kerja, sikap kerja, dan perilaku kerja.
Sikap Kerja
Aparatur Kementerian Agama bekerja untuk melayani, memberdayakan, dan meneladani, maka persepsi kerja dimaksud akan menjadi landasan fungsional untuk membentuk sikap kerja yang dikembangkan di lingkungan Kementerian Agama, yakni: (1)Jujur dan integritas; (2) Etika, akhlak mulia, dan keteladanan (3) Taat hukum dan keputusan; (4) Tanggung jawab dan
akuntabel; (5) Hormat Sejawat; (6) Komitmen; (7) Transparansi dan koordinasi; (8) Disiplin; (9) Bersahaja
Perilaku Kerja
Berdasarkan sikap kerja yang dikembangkan, maka perlu dibangun perilaku kerja yang akhirnya menjadi perilaku kerja produktif yang mengakar, yakni: (1) Bekerja sesuai rencana kerja; (2) Mencatat dan melaporkan hasil kerja; (3) Menunaikan amanah waku kerja; (4) Merekam/mencatat/ menabulasi data/informasi; (5) Melakukan monitoring dan evaluasi; (6) Melaksanaan pembinaan terhadap bawahan;(7) melakukan pelayanan, pembinaan, dan bimbingan kepada pelanggan, stakeholders, dan masyarakat; (8) Melahirkan gagasan untuk mengembangan sistem kerja dan pelayanan yang dituangkan dalam rencana kerja; (9) Memelihara martabat diri, harmoni kerja, hormat pimpinan, dan pencitraan organisasi;
Pengembangan budaya kerja di lingkungan Kementerian Agama diharapkan dapat menjadi dasar melaksanakan reformasi birokrasi untuk mewujudkan good
governance.
Budaya Kerja di Jepang
Melirik ke Negeri Sakura, dikenal 5S budaya kerja bangsa Jepang, yaitu: Seiri,
Seiton, Seiso, Sheiketsu, Shitsuke. Dalam
Bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai 5R, yaitu: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin.