PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK
DAFTAR LAMPIRAN
3.3 Operasional Produk Rantai Dingin
Dalam kegiatan operasional CCP, KFTD cabang Serpong telah memiliki SOP khusus penyaluran produk rantai dingin mulai dari penerimaan, penyimpanan, pengiriman dan pemeliharaan. SOP yang belum ada yaitu prosedur penanganan khusus jika mendistribusikan untuk vaksinasi massal, prosedur penanganan CCP jika tempat penyimpanan mengalami gangguan atau kerusakan, dan prosedur penanganan untuk CCP jika terjadi kerusakan, kedaluwarsa, atau tidak layak jual.
Pemesanan CCP didasarkan pada kebutuhan level stock per item/bulan, historis penjualan, dan permintaan penjualan. Pemesanan dilakukan menggunakan surat pesanan kepada pemasok (Lampiran 5). Pemasok CCP adalah principal
perusahaan induk (PT. Kimia Farma Tbk.) dan principal pihak III (Industri Farmasi atau PBF lain yang telah bekerja sama dengan KFTD pusat). Pemesanan ke kedua pemasok tersebut dilakukan melalui unit bisnis logistik (UBL).
Pemesanan yang telah dibuat oleh bagian pembelian ditandatangani oleh supervisor logistik dan kepala cabang sebagai persetujuan pengadaan barang.
Surat pesanan yang telah disetujui, di faksimile untuk dipesan lalu diarsipkan.
Penerimaan CCP dilakukan di ruang penerimaan (transito in). Fisik barang segera dipindahkan ke chiller atau refrigerator, namun dokumennya dilakukan pengecekan oleh petugas logistik. Pengecekan kesesuaian dilihat antara surat pesanan dengan surat pengantar atau SKB (Surat Kirim Barang) (Lampiran 6) meliputi item barang, jumlah barang, diskon, dan harga. Kemudian dilakukan pengecekan kembali antara surat pengantar atau SKB dengan fisik barang meliputi item barang, jumlah barang, nomor batch, tanggal kedaluwarsa, kondisi fisik barang, dan kondisi alat pemantauan suhu (jika ada). Dokumen barang atau faktur pembelian yang telah selesai di cek ditandatangi oleh bagian penerimaan dan APJ PBF. Kemudian dilakukan entry data barang masuk di sistem informasi oleh bagian logistik. Faktur pembelian kemudian ditandatangani kembali oleh supervisor tata usaha (TU) dan dijadikan sebagai hutang dagang.
Penyimpanan CCP di KFTD cabang Serpong telah sesuai dengan persyaratan CDOB yaitu didalam chiller atau refrigerator. Suhu yang tertera pada chiller menunjukkan suhu yang dipersyaratkan CDOB yaitu (+20 s/d +80 C), hanya saja pemantauan suhu tidak dilakukan secara rutin oleh petugas logistik.
Bagian dalam chiller memuat beberapa vaksin yang tidak terlalu banyak, sehingga sirkulasi udara dalam chiller terjaga dengan baik. Jarak antara chiller/freezer dengan dinding bangunan telah sesuai dengan pedoman CDOB yaitu 15 cm.
Penyimpanan CCP yang rusak dan kedaluwarsa masih ditemukan tersimpan bersama dengan CCP yang belum kedaluwarsa dalam satu refrigerator, namun penempatan dalam refrigeratornya terpisah. Menurut CDOB, penempatan CCP yang rusak harus dipisah dan tidak perlu disimpan dalam chiller atau refrigerator.
Penyimpanan makanan atau minuman juga beberapa kali ditemukan dalam refrigerator. Sedangkan dalam CDOB melarang adanya makanan atau minuman didalam area penyimpanan (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012).
Setiap triwulan, petugas logistik melakukan stock opname untuk menyesuaikan antara jumlah fisik CCP dengan jumlah dalam sistem informasi.
Dari hasil kegiatan stock opname tersebut dibuat berita acara dan laporan kondisi barang (Lampiran 8) yang kemudian dilaporkan ke KFTD pusat.
Kegiatan penjualan atau pelayanan CCP dilakukan jika ada pemesanan melalui telepon (menggunakan SP sementara) (Lampiran 9), menggunakan surat pesanan (SP) melalui faksimile (Lampiran 10), atau menggunakan SP asli dari pelanggan yang dititipkan kepada salesman. Setelah SP diterima, selanjutnya dibuat sales order (SO) di sistem informasi untuk mengecek ketersediaan barang dalam memenuhi pesanan, kemudian dibuat surat kirim barang (SKB) dan faktur penjualan (Lampiran 11). SKB akan dicetak oleh petugas logistik untuk kemudian dilakukan penyiapan pesanan. Proses penyiapan diawali dengan pengambilan CCP sesuai dengan SKB, mulai dari nama sediaan, jumlah, jenis atau bentuk sediaan, nomor batch sampai dengan pengecekan tanggal kedaluwarsa. Untuk meminimalkan kesalahan pengambilan barang (error) maka petugas penyiapan dan petugas pengemasan merupakan orang yang berbeda, dimana kedua orang tersebut melakukan pemeriksaan saat penyiapan dan saat pengemasan (double check). Pengeluaran atau pengambilan CCP mengikuti sistem FEFO (First Expired First Out) yaitu produk yang tanggal kedaluwarsanya lebih pendek dikeluarkan lebih dahulu. Pengeluaran CCP belum terdokumentasi sepenuhnya, dimana nomor batch dan tanggal kedaluwarsa tidak dicatat di kartu stok (Lampiran 7). Sedangkan menurut SOP, setiap pengeluaran barang wajib mengisi kolom di kartu stok dengan lengkap yaitu: tanggal pengambilan, nomor faktur, nama pelanggan, nomor batch, tanggal kedaluwarsa, jumlah barang yang diambil, sisa stok, dan paraf petugas. Dalam CDOB juga ditetapkan bahwa setiap pengeluaran produk harus dicatat pada lembar catatan pengiriman yang isinya meliputi tujuan pengiriman, jenis barang, jumlah, nomor batch dan tanggal kedaluwarsanya (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012).
Sebelum melakukan pengiriman barang, petugas pengiriman mengecek kesesuaian faktur penjualan dengan barang. Faktur penjualan berisikan nama dan alamat pelanggan (tujuan pengiriman), jenis barang, jumlah barang, nomor bets, dan tanggal kedaluwarsa, sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam CDOB. Selain
itu petugas pengiriman juga mencatat tanggal pengiriman, nomor faktur, nama pelanggan dan total harga barang yang harus dibayarkan di dalam buku ekspedisi penjualan (Lampiran 12).
Pengiriman CCP menggunakan cool box (Lampiran 3) yang berisi ice pack untuk menjaga kondisi mutu sediaan sesuai dengan anjuran CDOB. Namun, belum tersedianya termometer dalam cool box untuk mengetahui suhu didalamnya. Cool box di desain untuk memberikan perlindungan yang cukup terhadap vaksin. Berapa lama cool box dapat mempertahankan temperatur yang sesuai (cold life) tergantung dari beberapa hal antara lain jenis bahan yang digunakan dan ketebalan, jumlah icepack dan temperatur awal icepack yang dimasukkan ke dalam cool box atau vaccine carrier, seberapa sering dan berapa lama cool box atau vaccine carrier dibuka, dan temperatur lingkungan sekitar (WHO, 1998; Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012). Oleh karena itu, perlu adanya validasi proses pengiriman memastikan bahwa barang yang dikirim tidak berubah suhunya selama proses pengiriman.
3.4 Pemeliharaan Produk Rantai Dingin
Pemeliharaan alat penyimpanan CCP baik harian, mingguan, atau bulanan belum dilakukan secara rutin. Seperti pada pemeliharaan harian, chiller atau refrigerator tidak dimonitor secara rutin tiap pagi, siang, dan sore. Pemeliharaan defrost dengan memastikan tidak adanya bunga es pada chiller/refrigerator telah dilakukan meskipun tidak rutin setiap seminggu sekali sesuai CDOB. Jika terjadi defrost, petugas logistik akan melakukan pencairan sesuai SOP. Kegiatan pemeliharaan lain seperti membersihkan bagian dalam chiller atau refrigerator, memeriksa sambungan listrik pada stop kontak dan mengupayakan agar tidak longgar, memeriksa kerapatan karet pintu, memeriksa engsel pintu, membersihkan karet pintu telah dilakukan dengan baik oleh petugas logistik, namun pemeliharaan tersebut tidak disertai dengan pendokumentasian sehingga tidak adanya bukti bahwa pemeliharaan telah dilakukan.
4.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang didapat dari pengamatan produk rantai dingin di KFTD cabang Serpong, bahwa KFTD cabang Sepong belum sepenuhnya memenuhi pedoman teknis CDOB untuk produk rantai dingin. Namun KFTD cabang Serpong telah mengupayakan menjaga mutu produk rantai dingin tetap terjaga sampai ke tangan pelanggan.
4.2 Saran
Hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh KFTD cabang Serpong guna memenuhi CDOB dan meningkatkan mutu pelayanan adalah:
a. Sebaiknya dibuat jadwal pelatihan mengenai produk rantai dingin oleh APJ PBF untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas di KFTD cabang Serpong mengenai pengelolaan dan penyaluran produk rantai dingin.
b. Sebaiknya dibuat jadwal pembersihan gudang yang rutin.
c. Sebaiknya disediakan termometer untuk refrigerator dan freezer agar suhu didalamnya dapat dipantau.
d. Sebaiknya pemantauan dan pencatatan suhu chiller dan refrigerator dilakukan rutin sesuai dengan ketentuan CDOB karena fasilitas pemantauan dan pencatatan telah tersedia (kartu kontrol temperatur).
e. Sebaiknya dilakukan kalibrasi terhadap termometer dalam chiller, juga termometer gudang lainnya minimal setahun sekali.
f. Sebaiknya tidak menyimpan makanan atau minuman didalam refrigerator.
g. Sebaiknya pencatatan pengambilan produk rantai dingin di kartu stok dilakukan dengan lengkap sesuai dengan SOP yaitu memuat tanggal pengambilan, nomor faktur, nama pelanggan, nomor batch, tanggal kedaluwarsa, jumlah barang yang diambil, sisa stok dan paraf petugas.
h. Sebaiknya disediakan termometer untuk cool box agar suhu dapat dimonitor selama penyimpanan dan penyaluran. Validasi proses pengiriman juga perlu
dilakukan untuk memastikan suhu selama pengiriman tidak menyimpang dari yang dipersyaratkan.
i. Sebaiknya dilakukan pendokumentasian terhadap pemelihaan chiller dan refrigerator.
Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2012). Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta.
Permenkes RI. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/menkes/per/vi/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta.
Purnamasari, Eka. (2010). Faktor-Faktor yang Berhubungan Dengan Sikap Petugas PBF Terhadap Pengelolaan Cold Chain di Empat PBF Tahun 2010. FKM Universitas Indonesia : Depok.
WHO. (2006). WHO Technical Report Series No. 937, Good Distribution Practice for Pharmaceutical Products. Geneva
WHO. (2004). Modul 3, The Cold Chain, (www.who.int./vaccinesdocuments /iip/PDF/modul3.pdf).
WHO. (1998). Safe Vaccine Handling, Cold Chain and Immunizations. Geneva.
LAMPIRAN
Lampiran 1. Struktur Organisasi KFTD cabang Serpong
Lampiran 2. Transito In dan Transito Out
Transito In
Transito Out
Lampiran 3. Chiller, Refrigerator, Cool box, Generator, dan APAR
Chiller dan refrigerator Generator
Cool box APAR
Lampiran 4. Kartu Kontrol Temperatur
Lampiran 5. Surat Pesanan (SP) Pembelian
Lampiran 6. Surat Pengantar atau Surat Kirim Barang (SKB)
Lampiran 7. Kartu Stok Barang
Lampiran 8. Berita Acara Stok Opname
Lampiran 9. SP Sementara
Lampiran 10. SP dari Pelanggan melalui faksimile
Lampiran 11. Faktur Penjualan
Lampiran 12. Buku Ekspedisi Penjualan