• Tidak ada hasil yang ditemukan

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.6. Organisasi dan Manajemen

Organisasi adalah struktur dengan bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi karena adanya hubungan secara keseluruhan. Dipandang dari fungsinya, organisasi adalah pengelompokan dan pengurutan dari berbagai aktifitas, penunjukkan orang- orang untuk mengerjakan aktifitas tersebut.

Manajemen adalah suatu proses yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan dari sumber daya yang ada untuk mendapatkan suatu tujuan yang diinginkan. Sumber daya haruslah dapat dikelola dengan baik dalam sistem organisasi yang tepat agar tercipta kerja sama yang baik dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

Struktur organisasi merupakan gambaran skematis tentang hubungan atau kerjasama orang-orang yang menggerakkan dan berada dalam suatu organisasi. Adanya organisasi akan mengakibatkan setiap tugas dan kegiatan dapat didistribusikan dan dilakukan oleh setiap anggota kelompok secara efisien dan efektif sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Adanya struktur organisasi dan uraian tugas yang telah ditetapkan akan menciptakan

suasana kerja yang baik karena akan terhindar dari tumpang tindih dalam perintah dan tanggung jawab.

Perusahaan yang terdiri dari beberapa aktivitas yang berbeda harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga target dan sasaran perusahaan dapat dicapai dengan efisien dan efektifitas yang tinggi. Dengan adanya struktur organisasi, orang-orang yang berbeda dalam organisasi tersebut dapat diarahkan kepada keadaan yang sedemikian rupa sehingga mereka dapat melaksanakan aktivitas dengan baik yang mendukung tercapainya sasaran perusahaan di samping melaksanakan aktivitas masing-masing.

Struktur organisasi perusahaan PT. Central Proteinaprima adalah bentuk lini dan staff fungsional, dimana pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi. Pimpinan bagian di tiap bidang dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan bagian pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya.

GENERAL MANAGER ACCOUNTING MANAGER FINANCE MANAGER PURCHASING MANAGER EXP - IMPORT MANAGER PERSONNEL & G. AFFAIR PERS & GA SECT. HEAD SECT. HEAD LEVEL STAFF KARYAWAN SAFETY OFFICER QCP MANAGER QCP SUPERVISOR QCP STAFF MECHANIC MECHANIC SECT. HEAD -MECHANIC SPV -MECHANIC SPV -MAINT STAFF -FORKLIFT -MECHANIC STAFF ELECTRIC ELECTRIC SECT. HEAD -ELECTRIC SPV - ELECTRIC STAFF -MAINT STAFF -BOILLER OPRT MANITENANCE MANAGER ELECTRIC STORE ROOM SR SECTION HEAD STORE ROOM STAFF WH SECTION HEAD WH SUPERVISOR

-Un Loading Staff -Forklift Operator WARE HOUSE FACTORY ADM FA SECTION HEAD FA SUPERVISOR TRUCK SCALE OPERATOR PPIC MANAGER PRODUCTION MANAGER FEED PROCESSING FP SECTION HEAD FP SUPERVISOR OPERATOR MARKETING MANAGER MARKETING SECTION HEAD -Sales Adm.

- Sales Area KARYAWAN KARYAWAN KARYAWAN KARYAWAN GENERAL MANAGER

PRODUCTION

INTERNAL CONTROL

Uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing–masing jabatan yang ada di PT. Central Proteinaprima adalah sebagai berikut :

1. General Manager

General Manager merupakan pucuk pimpinan tertinggi di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas semua aktivitas yang ada di perusahaan dan memegang wewenang dalam memutuskan setiap kebijaksanaan perusahaan. Maju mundurnya perusahaan tergantung pada sistem kepemimpinan yang dibawakannya. General Manager bertanggungjawab kepada vice president yang berkedudukan di pusat (Jakarta).

a. Menetapkan langkah–langkah pokok dalam melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dan sasaran–sasaran perusahaan.

b. Mengambil keputusan–keputusan dan tindakan yang tepat demi kepentingan dan kelangsungan jalannya perusahaan sehingga segala aktivitas organisasi menuju tujuan perusahaan.

c. Mengadakan hubungan kerja dengan pihak luar perusahaan, baik pihak swasta maupun pemerintah.

d. Memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan setiap harinya

e. Menkoordinir tugas–tugas yang didelegasikan kepada tiap–tiap bagian dan menjalin hubungan kerja yang baik dengan para karyawan perusahaan agar terbentuk kerjasama yang harmonis.

2. Internal Control

Internal control bertugas memeriksa dan mengawasi kegiatan perusahaan ataupun setiap tindakan yang dilakukan oleh direktur utama maupun para

manajer. Dalam operasional perusahaan, internal control berfungsi sebagai staff ahli yang berwenang untuk memberikan saran–saran bagi perkembangan kemajuan perusahaan. Internal Control ini berkedudukan di pusat (Jakarta) dan biasanya diterjunkan langsung ke perusahaan berdasarkan instruksi vice president dari Jakarta, yang biasanya 4 kali dalam setahun.

3. Marketing Manager

Marketing manager perusahaan bertanggung jawab atas kelancaran penjualan dan tercapainya target penjualan. Selain itu juga marketing manager bertanggung jawab kepada pemimpin perusahaan untuk melaporkan mengenai hasil penjualan baik secara lisan maupun tulisan. Adapun tugas-tugas dari marketing manager adalah sebagai berikut :

a. Merencanakan strategi pemasaran yang baik yaitu mencakup jenis produk, harga, pendistribusian, dan promosi produk yang telah dipasarkan serta produk yang akan dipasarkan

b. Mengadakan penelitian pasar untuk mengetahui tingkat kebutuhan konsumen, marketing share, dan tingkat persaingan sehingga dapat ditentukan kebijaksanaan atau rencana jumlah penjualan.

c. Meneliti kondisi produk yang berada di pasar.

4. Production Manager bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan produksi.

Tugas-tugas dari Production Manager ini adalah :

a. Mengawasi dan merencanakan produksi agar sesuai dengan spesifikasi dan standar mutu yang telah ditentukan.

b. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mendeteksi kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 5. Export Import Manager

Export import manager bertugas dan bertanggung jawab atas segala aktivitas pengiriman dan penerimaan barang–barang dari dan keluar negeri dengan terlebih dahulu memeriksa barang–barang tersebut apakah ada yang rusak atau hilang.

6. Purchasing Manager

Tugas–tugas dari Purchasing manager adalah :

a. Mengkordinir seluruh aktivitas yang berhubungan dengan pembelian, penyimpanan, dan pendistribusian bahan–bahan yang dipergunakan oleh perusahaan.

b. Merencanakan sistem pengadaan dan persediaan bahan.

c. Mempersiapkan permintaan kebutuhan bahan, dan menetapkan harga standar bahan.

7. Finance Manager

Finance Manager bertugas untuk :

a. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan keuangan perusahaan.

b. Memeriksa dan menganalisa semua transaksi keuangna baik pemasukan maupun pengeluaran.

c. Memeriksa dan menganalisa semua transaksi keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran.

e. Mengkoordinir pemberian diskon penjualan kepada langganan melalui kerjasama dengan sales head.

8. Accounting Manager

Tugas – tugas yang dibebankan kepada Accounting Manager adalah :

a. Mengkoordinir seluruh kegiatan pencatatan mengenai pembukuan dan kekayaan perusahaan, baik keluar maupun kedalam perusahaan.

b. Menyusun dan memeriksa laporan realisasi anggaran bulanan, tri wulan, tahunan maupun insidentil.

9. Marketing Section Head

Marketing Section Head bertugas untuk :

a. Melakukan riset dan penelitian terhadap kebutuhan konsumen akan jenis produk yang diminati.

b. Melakukan riset dan penelitian kemungkinan adanya peluang pasar baru di beberapa lokasi daerah pemasaran.

c. Bertanggung jawab atas distribusi produk ke beberapa daerah pemasaran. d. Menyusun laporan penjualan produk dari beberapa daerah pemasaran. 10. Quality Control Head

Tugas–tugas yang dibebankan kepada Quality Control Head adalah :

a. Melakukan pengawasan terhadap mutu bahan baku hingga menjadi produk jadi.

b. Mengendalikan standar penggunaan bahan yang telah ditetapkan.

c. Melakukan analisa dan perbandingan mutu terhadap produk sejenis dari perusahaan saingan.

d. Mengadakan riset terhadap proyek–proyek pengembangan mutu produk dan jenis produk.

11. Production Head

Adapun tugas – tugas dari Production Head adalah sebagai berikut :

a. Mengkordinir dan mengawasi seluruh bagian pengolahan yang ada di lantai pabrik, agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana.

b. Melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu produksi. c. Mengkordinir pembagian tugas bawahannya.

d. Merencanakan pemakaian bahan baku, bahan tambahan dan bahan penolong.

e. Memberikan laporan kegiatan produksi secara rutin kepada Production Manager.

12. Personnel And General Affair (Ga) Head

Personnel And General Affair (Ga) Head adalah kepala administrasi bagian umum yang mengurus pelaksanaan kerja bagian umum dan personalia. Adapun tugas–tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Mengawasi rencana dan pelaksanaan program pelayanan umum dan pemeliharaan lokasi pabrik, meliputi perencanaan dan pembangunan bangunan baru, rehabilitasi dan sarana lain, perawatan taman, lingkungan serta kebersihan kantor dan pelayanan.

b. Mengawasi tugas–tugas penyelesaian izin dan rekomendasi dari instansi pemerintah yang berwenang yang wajib dimiliki perusahaan

c. Mengawasi aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan fungsi administrasi personalia, hubungan dengan tamu.

d. Menangani dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepersonaliaan baik intern maupun ekstern serta mempersiapkan data–data dan formulir-formulir yang dibutuhkan untuk memproses hal–hal yang berkaitan dengan kepersonaliaan baik informatif maupun administratif. e. Menyusun, menyimpan, dan menjaga data–data karyawan dari semua

departemen agar kerahasiaannya dapat terjamin.

f. Menyiapkan surat–surat dan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan tugas–tugas personalia dan membuat agendanya serta mengirimkannya ke alamat yang dituju.

g. Menyelesaian administrasi dalam hubungannya dengan prosedurpenerimaan karyawan, promosi, pengalihan tugas, penilaian prestasi kerja, memberhentian karyawan, serta kontrak kerja karyawan. h. Melaksanakan program kerja Jamsostek serta membuat laporan

administrasi lainnya yang berkaitan dengan semua masalah Astek termasuk Claim kepada Perum Astek.

i. Menjalankan kebijaksanaan dan prosedur serta mengerjakan dan merapikan data Personal Information system yang telah ditetapkan oleh Human Resources Departemen Kantor Pusat Jakarta.

j. Membuat laporan perhitungan gaji, upah lembur, tunjangan karyawan dan semua yang berhubungan dengan pendapat karyawan dan hak karyawan.

k. Memelihara dan menjaga hubungan baik dengan semua departemen serta instansi dan serikat kerja.

13. Material and Analysis Section Head Tugas–tugasnya adalah:

a. Melakukan pengujian laboratorium terhadap bahan baku, bahan setengah jadi, dan produk jadi.

b. Melakukan analisa dan kontrol terhadapa bahan baku, bahan setengah jadi dan produk jadi.

c. Menyusun laporan hasil analisa bahan baku, bahan setengah jadi, dan produk Quality Control Head.

14. Production Supervisor

Production Supervisor bertugas :

a. Mengendalikan persediaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong. b. Mengendalikan persediaan barang jadi.

c. Menentukan jenis produk yang akan diproduksi setiap hari. 15. Maintenance Supervisor

Maintenance Supervisor bertugas:

a. Menjamin kelancaran operasi mesin secara keseluruhan.

b. Melakukan pemeriksaan dan perawatan mesin–mesin produksi.

c. Memperbaiki dan bertanggung jawab atas kerusakan mesin–mesin produksi.

16. Factory Administration Supervisor

a. Mengawasi dan mencatat kegiatan pemasukan dan pengeluaran barang dari dan ke gudang. Barang–barang ini termasuk bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi.

b. Mengontrol keadaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi.

c. Bertanggung jawab atas kerusakan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi.

d. Membuat laporan persediaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong serta produk jadi.

17. Section Hed Level Staff

Section Hed Level Staff (SHLS) membantu tugas–tugas yang dibebankan kepada Personel and GA Head antara lain adalah:

a. Melakukan pengaturan dan pengawasan terhadap sistem kerja supir, baik untuk kerja rutin mengantar dan menjemput karyawan maupun tugas– tugas untuk GA serta Departemen lainnya.

b. Melaksanakan tugas bagian umum yang berkaitan dengan pelayanan kepada semua departemen seperti perbaikan lampu, air, AC, meja, kursi, kebersihan ruangan dan lain–lain.

c. Memeriksa dan meneliti jam kerja lembur supir serta mengoreksi melalui catatan absensi setiap bulannya.

d. Melakukan pengaturan serta pengawasan terhadap kerja office boy dalam tugasnya sehari–hari.

e. Mengumpulkan kartu absensi dan membagikannya kepada semua departemen setiap awal bulannya.

f. Pengurusan kenderaan, misalnya reparasi. g. Membuat laporan telepon untuk setiap bulannya. 18. Sales Administration

Sales Administration bertugas untuk:

a. Mencatat data–data penjualan produk dari setiap daerah pemasaran dan menyusun laporan hasil penjualan produk setiap bulannya.

b. Mencatat jumlah produk yang didistribusikan ke setiap daerahpemasaran, serta menyusun laporan mengenai total jumlah produk yang telah didistribusikan ke setiap daerah pemasaran setiap bulannya.`

19. Sales Area I

Tugas dari Sales Area I adalah melakukan kegiatan daerah pemasaran (riset pasar, melakuakn promosi, dan lain–lain) untuk pemasaran Area I.

20. Sales Area II

Tugas dari Sales Area II adalah melakukan kegiatan pemasaran untuk pemasaran Area II.

21. Sales Area III

Tugas dari Sales Area III adalah melakukan kegiatan pemasaran untuk pemasaran Area III.

23. Karyawan

Karyawan merupakan pelaksana harian kegiatan–kegiatan perusahaan sesuai dengan pengarahan atasannya dan sesuai dengan bidangnya masing–masing.

Dokumen terkait