PO Nomor : 004.09.00.PARIPURNA
PEDOMAN ADMINISTRASI 1 TATA ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
1.1. PENDAHULUAN
Surat mempunyai peranan penting dalam kehidupan organisasi. Surat tidak saja berperan sebagai sarana komunikasi tertulis, bahkan sering berfungsi sebagai Duta Organisasi.
Sebagai upaya mewujudkan Tertib Administrasi, adalah menjadi kewajiban Dewan Pimpinan Pusat LSM LIDIK untuk menerbitkan Pedoman Administrasi, yang berlaku secara nasional, sehingga dapat terbina keseraga man bentuk naskah tata persuratan yang mampu mendukung kelancaran tugas organisasi.
1.2. TATA LAKSANA SURAT ORGANISASI
Surat resmi organisasi harus dilengkapi dengan Nomor Surat yang selalu di catat dengan teratur dalam Agenda surat. Untuk keperluan pemberian nomor surat, perlu ditata Kodifikasi surat dengan maksud agar penataan file Arsip lebih praktis dan memudahkan pencarian file-nya bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Kodifikasi surat organisasi LSM LIDIK terdiri dari empat komponen yakni :
o nomor urut surat keluar dalam jangka waktu satu tahun,
o kode klasifikasi / jenis surat,
o kode lokasi organisasi (DPP, DPW, DPC, PAC dan RANTING),
o bulan dan tahun penerbitannya.
Contoh : No : 001/07/00-DPP/1213( 001=No Surat, 07=Kode Surat, 00-DPP = Kode DPP, 1213=Bulan Tahun )
1.3. NOMOR URUT SURAT
Terdiri atas 3 karakter/digit (001,dst).
Tahun Takwim dimulai tanggal 01 Januari s.d 31 Desember Setiap tahun dimulai dengan menggunakan nomor urut 01, dst.
1.4. NOMOR KODE KLASIFIKASI
Disusun sesuai dengan pengelompokan golongan / masalahnya. Nomor Klasifikasi surat terdiri atas dua digit ( 00 ) terdiri atas :
01 : Umum 02 : Kegiatan 03 : Keanggotaan
05 : Instruksi/Surat tugas 06 : Pernyataan/Juklak/Jukop/Juknis 07 : Keterangan/Undangan/Pemberitahuan/Ucapan Selamat 08 : Kerjasama 09 : Keputusan 10 : Tanda Penghargaan
1.5. NOMOR KODE LOKASI
Kode Lokasi menunjukkan instansi pembuat surat
Kode lokasi DPP ataupun DPW, terdiri atas 2 digit (00)
Kode lokasi DPC, terdiri atas 4 digit (0000)
Kode lokasi PAC, terdiri atas 6 digit (000000)
Kode lokasi RANTING, terdiri atas 8 digit (00000000)
1.6. NOMOR KODE BULAN DAN TAHUN
KODE BULAN dan TAHUN sesuai dengan waktu pembuatan surat.
Kode Bulan dan Tahun terdiri atas 4 digit dengan ketentuan dua digit pertama
menunjukkan Bulan, dan dua digit berikutnya menunjukkan Tahun.
Nama bulan ditulis dengan menggunakan angka yang lazim digunakan, misalnya : Januari = 01, Desember = 12 dst.
Contoh : Mei 2013, maka ditulis 0513 dan Desember 2013, ditulis 1213 dst.
1.7. RINCIAN KODE LOKASI
Kode lokasi DPP dan DPW, terdiri atas 2 digit.
00 : Pusat DPP
01 : Wilayah DPW 01 Jawa Barat
02 : Wilayah DPW 02 Kalimantan Selatan
03 : Wilayah DPW 03 Kalimantan Timur
04 : Wilayah DPW 04 Jawa Tengah
05 : Wilayah DPW 05 Lampung
06 : Wilayah DPW 06 Sulawesi Utara
07 : Wilayah DPW 07 Bangka Belitung
08 : Wilayah DPW 08 Papua
Kode Lokasi DPC, terdiri atas 4 digit (0000) dimana dua digit pertama menunjukkan Kode DPW, dan dua digit berikutnya menunjukkan Kode DPC.
Kode DPC, ditata oleh DPW yang bersangkutan.
Kode PAC, terdiri atas 6 digit (000000) dimana dua digit pertama menunjukkan Kode DPW, dua digit berikutnya menunjukkan Kode DPC, dua digit terakhir menunjukkan Kode PAC
Kode PAC, ditata oleh DPC dan disesuaikan dengan urutan terbentuknya kepengurusan PAC yang bersangkutan.
Kode RANTING, terdiri atas 8 digit (00000000) dimana dua digit pertama menunjukkan Kode DPW, dua digit berikutnya menunjukkan Kode DPC, dua digit berikutnya menunjukkan Kode PAC, dua digit terakhir menunjukkan Kode RANTING
Kode RANTING, ditata oleh PAC dan disesuaikan dengan urutan terbentuknya kepengurusan RANTING yang bersangkutan.
Penulisan kode RANTING berada dibelakang kode PAC, DPC dan DPW. Contoh : 01/01/02/03-RAN/1213 dst.
Ranting 03 Cisaranten Kulon, PAC 02 Arcamanik, DPC 01 Bandung, DPW 01 Jawa Barat
Catatan :
Nama RANTING adalah sama dengan tingkat Kelurahannya Begitu juga PAC , DPC maupun DPW, kecuali ada perubahan resmi.
Dengan alasan dan pertimbangan tertentu maka PAC dapat dibentuk dari beberapa Ranting (lebih dari satu), untuk pemberian nama PAC hendaknya menyesuaikan.
1.8. PENULISAN NOMOR SURAT SECARA LENGKAP
Ditulis dengan cara :
(nomor urut surat) . (kode golongan/masalah surat) . [ (kode DPW) (DPC) (PAC} {RANTING} ]. {bulan dan tahun}.
Contoh 1 : Surat Keterangan dikeluarkan oleh DPW Jawa Barat : 001/07/01-DPW/1213
nomor urut surat 001
kode golongan/masalah surat 07
kode DPW 01-DPW
bulan dan tahun 1213
Contoh 2 : Surat tugas dikeluarkan oleh DPC Bandung : 011/05/01/01-DPC/ 1213
nomor urut surat 011
kode golongan/masalah surat 05
kode DPC Bandung dalam surat 01/01-DPC
bulan dan tahun 1213
Contoh 3 : Surat kegiatan yang dikeluarkan oleh PAC Arcamanik DPC Kota Bandung DPW Barat : 012/02/01/01/01-PAC/1213
nomor urut surat 012
kode golongan/masalah surat 02
kode PAC Arcamanik dalam surat 01/01/01-PAC
bulan dan tahun 1213
Contoh 4 : Surat kegiatan yang dikeluarkan oleh Ranting Cisaranten Kulon, Arcamanik, Kota Bandung . Jawa Barat : 012/02/01/01/01-RAN/1213
nomor urut surat 012
kode golongan/masalah surat 02
kode Ranting Cisaranten Kulon Arcamanik dalam surat 01/01/01-RAN
bulan dan tahun 1213
1.9. KODE ARSIP SURAT MASUK
Setiap surat masuk perlu dicatat di buku induk surat masuk, selanjutnya di pisahkan penyimpanannya sesuai dengan kepenting an agar mudah mencari kembali apabila surat tersebut diperlukan. Untuk itu dipandang perlu diberikan kode nomor agar lebih memudahkan didalam pengelompokannya. Kode nomor dimaksud dapat dikembangkan lagi sesuai dengan keperluan masing-masing.
01 : Produk hukum (Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan, Instruksi dan sejenisnya, pengembangan kode misalnya :
Pemerintah DPP DPW DPC PAC RANTING Kepolisian Korem/Kodim dst.
02 : Organisasi ( Tata kerja, Prosedur/proses pembentukan kepengurusan dan sejenisnya )
03 : Personalia (Data anggota/keanggotaan, Data Pengurus, dan sejenisnya 04 : Pembinaan, Pendidikan dan Pengembangan ( Data peserta Santiaji, Pela
tihan, Ketrampilan anggota, Pembi naan dan Pengembangan Anggota maupun organisasi dan sejenisnya)
05 : Hubungan Masyarakat (Publikasi, Penerangan, kerja sama dan yang sejenisnya)
06 : Teknik (Informasi teknik, gangguan dan sejenisnya)
07 : Monitoring (Pemantauan frekuensi, pengaduan 10-14 dan sejenisnya) 08 : Operasi (Pengawasan, Penertiban, Bankom dan sejenisnya)
pengajuan, penyerahan, KTA dan sejenisnya)
10 : Keuangan ( Penyusunan Anggaran, Pertanggung Jawaban Anggaran, Laporan Keuangan, Usaha Dana dan sejenisnya )
11 : Umum ( Undangan, Pemberitahuan, Ucapan Selamat dan sejenisnya ) 12 : Sertifikat, Piagam Penghargaan
1.10. KETENTUAN TAMBAHAN
Setiap surat yang dikeluarkan ditanda tangani oleh Ketua dan/atau Sekretaris atau yang diserahi tugas untuk itu dan surat tersebut harus dicap sesuai dengan kepentingannya.
BAB IV
KEPALA (KOP) SURAT, AMPLOP DAN BENTUK SURAT SERTA WEWENANG PENANDATANGAN