BAB II PEMBELAJARAN
B. URAIAN MATERI
1. Pedoman Kerja Dan Prosedur
Perusahaan sebagai pemberi kerja memiliki harapan-harapan tertentu terhadap karyawan atau pegawai yang dipekerjakannya. Untuk memenuhi harapan-harapan tersebut perusahaan memberikan berbagai peraturan yang harus ditaati oleh karyawan. Namun demikian, walaupun sudah peraturan masih ada saja karyawan yang bertindak di luar peraturan tersebut sehingga bisa merusak kelancaran bisnis, misalnya menciptakan suasana yang tidak nyaman bagi rekan kerja atau pelanggan.
KEGIATAN BELAJAR 2
MENERAPKAN PEDOMAN,
PROSEDUR, DAN ATURAN KERJA
DI PERUSAHAAN
Salah satu cara untuk memperjelas apa yang menjadi tujuan atau harapkan perusahaan adalah dengan membuat peraturan secara tertulis. Dengan membuat peraturan kerja secara tertulis dan disepakati kedua belah pihak tindakan- tindakan yang merugikan perusahaan dan karyawan dapat diatasi dengan lebih baik. Peraturan tersebut bisa berbentuk pedoman, prosedur dan aturan kerja di perusahaan.
Dalam perusahaan manapun ada pedoman kerja, prosedur, aturan kerja< ketentuan, atau perjanjian-perjanjian, yang kesemuanya pada dasarnya mengatur tentang hak dan kewajiban secara timbale-balik antara perusahaan dengan karyawannya. Pedoman kerja, prosedur, aturan kerja dan ketentuan lainnya disusun dengan memperlihatkan keseimbangan antara hak dan kewajiban merupakan suatu tuntutan yang perlu terus diwujudkan karena jika hal ini tidak terwujud akan menimbulkan gangguan yang pada akhirnya akan berdampak negative terhadap kelangsungan hidup perusahaan.
Keseimbangan antara hak dan kewajiban menuntut adanya kejelasan mengenai hak dan kewajiban dari masing-masing pihak dalam perusahaan. Karyawan harus mendapat pekerjaan sesuai dengan kemampuan, keahlian, perlakuan yang adil dan manusiawi, keamanan di tempat kerja, gaji yang pantas, serta promosi, dan perlindungan kesehatan, merupakan rangkaian hak-hak karyawan, yang menjadi kewajiban perusahaan. Perusahaan juga berhak memperoleh kesetiaan, dedikasi, kehadiran di tempat kerja, dan produktivitas kerja karyawan.
a. Pedoman Kerja
Pedoman kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan penggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Pedoman kerja bertujuan antara lain sebagai berikut:
a. Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
b. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/ pegawai terkait.
c. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.
d. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keragunan, duplikasi, dan ineisiensi.
e. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. f. Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan.
g. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
h. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi berikut ini. a. Sebelum suatu pekerjaan dilakukan
b. Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak
c. Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
Dengan adanya pedoman kerja terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh, yaitu antara lain:
a. Pedoman kerja merupakan pegangan bagi pelaksanaan, alat komunikasi, dan pengawasan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten.
b. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
c. Bisa digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan mengukur kinerja pegawai.
Selain untuk hal tersebut diatas, pedoman kerja juga mempunyai kegunaan sebagai berikut:
a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor
e. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk. f. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari. g. Alat untuk mengadakan klasiikasi, uraian, dan analisis jabatan.
h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
b. Prosedur Kerja, Tata Kerja, dan Sistem Kerja
Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signiikan. Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus di tempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seeisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan , peralatan , fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.
Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya kerja, tata kerja dan sistem kerja, antara lain sebagai berikut:
a. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja penting artinya karena merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan operasional perusahaan sehari-hari.
b. Melalui tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.
c. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja.
Dalam penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asa sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan secara bentuk manual (dicetak)
b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan.
c. Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara eisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
e. secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan kondisi terkini.
Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkkronisasi, baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain.
b. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
d. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
e. Dalam penyampaian suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubunhan kerja.