4.2 Akuntansi keuangan
4.2.3 Pemantauan transaksi
Efisiensi adalah suatu hasil upaya yang sifatnya menguntungkan, dimana bekerja dengan menggunakan biaya yang rendah tetapi memberikan hasil maksimal. Salah satu cara dalam pencapaian efisiensi adalah dengan melakukan pemantauan terhadap penggunaan biaya usaha. Pemantauan biaya usaha ini hanya mungkin dilakukan jika perekaman transaksi keuangan atau akuntansi dilakukan secara teratur dan baik. Melalui pencatatan akuntansi biaya, diharapkan pihak manajemen dapat dengan mudah mengetahui di sektor atau unit kerja manakah yang terjadi pemborosan atau in-efisiensi.
Kegiatan akuntansi sebagai bahan informasi:
1. Pencatatan data transaksi. Dilakukan tiap saat dan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga tidak ada data yang terlewatkan atau terlupakan.
Misalnya pencatatan transaksi dilakukan dalam buku kas, buku penjualan air, buku pembelian, dsb.
2. Pengolahan data. Transaksi di atas diproses secara terpisah sesuai sifatnya, seperti penjualan, pembelian, pembayaran dsb. Dengan penggunaan buku besar, data diproses sedemikian rupa sehingga pada pembukuan tersebut telah diperoleh pemisahan transaksi menurut sifatnya. Manajemen akan dapat memperoleh berbagai macam informasi sesuai kebutuhannya, misal jumlah tunggakan, jumlah tagihan, hutang, dsb.
3. Analisa data. Dengan melihat saldo buku besar pada akhir periode pembukuan, pihak manajemen dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan. Misalnya dengan mengetahui adanya saldo buku besar perkiraan piutang yang semakin membesar, dapat dilakukan langkah-langkah menggiatkan penagihan, penetapan piutang ragu-ragu, dan sebagainya.
4. Penyusunan laporan. Sebagai langkah lanjutan dari mekanisme pencatatan data transaksi dan pengolahan data adalah pembuatan neraca lajur, yang mengarah pada usaha mengetahui posisi finansial perusahaan. Karena dengan mengetahui rugi/laba, pihak manajemen dapat mengetahui derajat likuiditas, solvabilitas, dsb, Bagi pihak ketiga, laporan keuangan merupakan informasi untuk menetapkan pajak, derajat kepercayaan pemberian kredit, dsb.
Untuk memudahkan pemantauan, maka transaksi keuangan direkam dengan menggunakan format dan prosedur yang telah ditetapkan. Pada setiap akhir bulan, semua perkiraan yang terdapat pada buku besar ditutup dan jumlahkan mutasinya (debet dan kredit) sampai dengan akhir bulan tersebut. Selanjutnya dipindahkan ke neraca lajur.
Pencatatan transaksi standar adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan transaksi penjualan air dan piutang rekening air dan non air.
Pelaksanaan kegiatan pembukuan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan air meliputi tahapan sebagai berikut:
a. Pembuatan rekening air.
Pengakuan piutang rekening air adalah saat diterbitkan rekening air melalui daftar rekening air yang ditagihkan (DRD-A).
Cara pencatatan:
• Dokumen: daftar rekening air yang ditagihkan (DRD-A).
• Buku jurnal rekening air dan non air b. Penerimaan piutang rekening air.
Pengakuan atas penerimaan rekening air (piutang rekening air) adalah saat pelanggan melakukan pembayaran, yang diperoleh melalui laporan penerimaan penagihan air (LPP-A).
Cara pencatatan:
• Dokumen: laporan penerimaan penagihan air (LPP-A).
• Buku jurnal penerimaan kas / bank. c. Penyisihan piutang rekening air.
Pembentukan penyisihan piutang rekening air dilakukan pada saat akhir tahun, setelah perusahaan melakukan opname rekening air dan membuat daftar umum piutang berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Cara pencatatan:
• Dokumen: daftar umur piutang.
• Buku jurnal umum.
d. Piutang ragu-ragu rekening air.
Pengakuan piutang ragu-ragu rekening air diberlakukan apabila piutang telah berumur di atas 1 tahun s.d 2 tahun (75%) dan di atas 2 tahun (100%).
Cara pencatatan:
• Dokumen: daftar umur piutang.
• Buku jurnal umum.
e. Penghapusan piutang rekening air.
Daftar normatif yang telah disetujui oleh badan pengawas dan telah dibuatkan surat keputusan Direksi, khusus hanya untuk piutang rekening air di atas 2 tahun (100%) yang sebelumnya telah dikelompokkkan ke dalam piutang ragu-ragu rekening air.
Cara pencatatan:
• Dokumen: surat keputusan Direksi tentang penghapusan piutang air dan persetujuan badan pengawas.
• Buku jurnal umum.
f. Penerimaan atas piutang rekening air yang telah dihapuskan.
Jika terdapat pembayaran atas piutang air yang telah dihapuskan, pembayaran tersebut diberlakukan sebagai pendapatan lain-lain tahun berjalan.
Cara pencatatan:
• Dokumen: daftar piutang rekening air yang telah dihapuskan.
• Buku jurnal penerimaan kas/bank. 2. Pemasangan sambungan baru.
Pelaksanaan kegiatan pembukuan yang berhubungan dengan kegiatan pemasangan sambungan baru meliputi:
a. Penerimaan biaya pendaftaran.
• Dokumen: kuitansi pembayaran.
• Buku jurnal penerimaan kas/bank
b. Biaya pemasangan yang harus dibayar pelanggan.
• Dokumen: daftar rekening non air yang ditagihkan (DRD-NA) dan rekening non air (RNA).
• Buku jurnal rekening air dan non air.
c. Biaya pemasangan sambungan baru yang pembayarannya disepakati dapat diangsur.
• Dokumen: bukti jurnal umum.
• Buku jurnal umum.
d. Pada saat dokumen tagihan angsuran diterbitkan, dilakukan pencatatan sebagai berikut:
• Dokumen: kuitansi tagihan dan bukti jurnal umum.
• Buku jurnal umum.
e. Penerimaan pemasangan sambungan baru
• Dokumen: laporan penerimaan penagihan non air (LPP-NA) dan rekening non air (RNA).
• Buku jurnal penerimaan kas/bank. f. Pelaksanaan pemasangan sambungan baru.
• Dokumen: bukti permintaan dan pengeluaran barang.
• Buku jurnal pemakaian bahan instalasi dan kimia. 3. Pengelolaan persediaan.
Pelaksanaan kegiatan pembukuan yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan persediaan meliputi:
a. Cara pencatatan pembelian dengan pembayaran tunai dan tenggang waktu: i) Penerimaan barang yang dipesan:
• Dokumen: faktur pembelian, laporan penerimaan barang, dokumen pendukung, selanjutnya dibuat voucher.
• Buku jurnal daftar voucher utang yang harus dibayar (DVUD).
• Buku pembantu, mencatat dalam kartu persediaan (KPS) untuk setiap jenis barang yang diterima di kolom penerimaan.
• Dokumen: voucher supplier yang telah dibayar.
• Buku jurnal bayar kas/bank.
• Buku pembantu, mencatat di sebelah debet pada buku pembantu utang (BPU) atas nama supplier yang dilunasi.
iii) Pemakaian barang:
• Dokumen: bon.
• Buku jurnal pemakaian bahan instalasi dan kimia. b. Cara pencatatan pembelian dengan uang muka dan angsuran.
i) Pemberian uang muka dan angsuran.
• Dokumen: permintaan pembelian dan daftar permintaan pembelian barang, selanjutnya dibuat voucher.
• Buku jurnal bayar kas/bank. ii) Penerimaan barang.
• Laporan penerimaan barang dan faktur pembelian.
• Buku jurnal umum.
• Buku pembantu, mencatat dalam kartu persediaan untuk setiap jenis barang yang diterima pada kolom penerimaan.
4. Pengelolaan dana kas kecil.
Pengelolaan dana kas meliputi kegiatan-kegiatan pembentukan dana kas kecil serta pengisian kembali dana kas kecil. Kegiatan yang berhubungan dengan pembukuan adalah kegiatan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Pada saat penggunaan dana, pembukuan belum melakukan pencatatan apapun. Cara pencatatan adalah sebagai berikut: a. Pembukuan pembentukan dana kas kecil.
i) Pembuatan voucher.
• Dokumen: surat keputusan direksi, selanjutnya dibuat kuitansi.
• Buku jurnal daftar voucher utang yang harus dibayar (DVUD). ii) Pembayaran voucher untuk pembentukan dana kas kecil.
• Kuitansi pertanggungjawaban kas kecil
• Buku jurnal bayar kas/bank b. Pengisian kembali dana kas kecil.
i) Pembuatan voucher.
• Dokumen: voucher kas kecil.
• Buku jurnal daftar voucher utang yang harus dibayar (DVUD). ii) Pembayaran voucher untuk pengisian kembali dana kas kecil.
• Dokumen: rekapitulasi kas kecil.
• Buku jurnal daftar voucher utang yang harus dibayar (DVUD). 5. Pemutusan dan penyambungan kembali.
Untuk pembayaran biaya atas penyambungan kembali:
• Dokumen: surat perintah kerja penyambungan kembali dan laporan penagihan air dan non air.
• Buku jurnal rekening air dan non air.
• Buku jurnal penerimaan kas/bank.