LANDASAN TEOR
3.5. Pembobotan dengan Model OMAX
1. Model OMAX fleksibel terhadap kriteria produktivitas yang diukur.
Objectives Matrix (OMAX) adalah suatu sistem pengukuran produktivitas parsial yang dikembangkan untuk memantau produktivitas di tiap bagian perusahaan dengan kriteria produktivitas yang sesuai dengan keberadaan bagian tersebut (objektif). Dikembangkan pertama kali pada tahun 1975 oleh James L. Riggs P.E., ketika ia sedang meneliti produktivitas di rumah sakit.
Adapun kelebihan dari model produktivitas OMAX:
2. Model OMAX dapat mengukur tingkat produktivitas sampai bagian terkecil dari unit proses, yang diwakili oleh kriteria dari unit proses yang diukur dan terkait langsung dengan kondisi perusahaan saat itu.
3. Model OMAX dapat mengkombinasikan seluruh kriteria produktivitas yang penting bagi kemajuan dan pertumbuhan perusahaan ke dalam suatu bentuk yang terpadu, saling terkait, dan mudah dikomunikasikan.
4. Model OMAX mengukur produktivitas parsial sekaligus dapat mengukur produktivitas total perusahaan.
5. Model OMAX mudah dipahami oleh perusahaan karena kesederhanaannya. Beberapa keterbatasan metode ini, yakni :
1. Tidak adanya suatu pola dalam penetapan kriteria.
2. Perhitungan cenderung menyajikan ukuran-ukuran parsial. 3. Mekanisme perhitungan kurang dapat dipahami secara umum.
Adapun implementasi dari proses OMAX melalui 11 tahap, yaitu:
1. Commitment
Disini top manajer menentukan penggunaan matriks OMAX, mengalokasikan sumber, memilih koordinasi, menerangkan proses OMAX kepada supervisor, dan melakukan komitmen bersama.
2. Support
Manajer dan supervisor mengorganisasikan proses pengukuran, menentukan jadwal implementasi, menentikan grup kerja, menentukan matriks awal, dan menilai performansi awal.
3. Introduction
Disini dilakukan perencanaan program pada grup kerja. Manajer menekankan pentingnya produktivitas dan menentukan hasil dari pengukuran performansi awal pada grup kerja.
4. Coordination
Manajer mereview hasil pengukuran, mulai matriks pengukuran, dan mengatur sistem rework.
5. Criteria
Grup kerja mendefinisikan kriteria, mengatur pembagian pekerjaan, dan menentukan hubungan antar kriteria.
6. Objectives
Grup kerja memberikan persetujuannya akan prosedur pengukuran, menetapkan tujuan, mengkoordinasikan dengan grup kerja lain.
7. Scores
Koordinator memimpin pembentukan matriks, me–review ulang secara teliti. 8. Priorities
Manajer mengisi bobot pada matriks, menentukan program pengawasan. 9. Start–up
Manajer bertemu dengan grup kerja untuk mendiskusikan cara–cara memperbaiki produktivitas, mengorganisasikan support tambahan jika diperlukan dan membentuk tim khusus dalam implementasi perbaikan.
10.Feedback
Grup kerja memberikan feedback sesuai dengan hasil pengukuran, mengkalkulasikan hasil performansi, dan membuat chart progress.
11.Maintenance
Menetapkan pengukuran matriks, review hasil, dan mengumumkan hasil penelitian, serta menambah jumlah grup kerja untuk memperluas penggunaan matriks.
Tiga langkah utama dalam penyusunan matriks adalah:
1. Defining
Pada langkah ini, dilakukan pendefinisian dari kriteria produktivitas yang ingin diteliti. Kriteria sebaiknya independent dan mudah diukur. Ukuran dimensi, berkaitan dengan volume dan waktu harus ditetapkan dengan baik.
Cara pengukuran dan pengambilan data juga harus ditetapkan. Beberapa contoh dari kriteria dan rasio pengukuran yang digunakan adalah:
a. Dalam hal kuantitas: output/jam kerja, sales/employee
b. Dalam hal kualitas: Jumlah cacat/jumlah produksi, banyak kesalahan/halaman c. Dalam hal waktu: total waktu tunggu/total waktu tersedia
d. Dalam hal utilisasi: tenaga kerja aktual/tenaga kerja standar, downtime/waktu kerja.
2. Quantifying
Badan dari matriks, berisi tingkat pencapaian dari kriteria produktivitas. Level 10 berisi tingkat pencapaian optimal yang mungkin dicapai, level 3 berisi tingkat performansi pada waktu awal pengukuran, level 0 berisi tingkat pencapaian terjelek yang mungkin terjadi. Dari antara level 0 sampai level 10 terdapat level 1-9, yang berisi kisaran pencapaian dari nilai terjelek sampai nilai optimal. Level 1 dan 2 didapatkan dari interpolasi nilai level 0 dan 3, dan level 4-9 didapatkan dari interpolasi nilai level 3 dan 10. Anggota dari grup kerja yang dibentuk seharusnya berpartisipasi dalam penentuan level-level ini.
3. Monitoring
Bagian dasar dari matriks berisi nilai performansi yang diukur dalam bentuk indeks. Nilai performansi yang diukur dimasukkan pada baris di atas badan matriks, kemudian ditransformasi menjadi nilai (score) pada baris di bawah badan matriks. Kemudian nilai tersebut dikalikan dengan bobot dari setiap kriteria yang sudah ditetapkan.Hasil (value) akhir didapatkan dengan menjumlahkan setiap nilai X bobot untuk semua kriteria. Hasil akhir ini (performance indicator),
terdiri atas 3 bagian yaitu current (performance measured period), previous (performance base period), sehingga didapatkan indeks yaitu tingkat kelebihan atau kekurangan dari nilai performansi saat pengukuran dibandingkan dengan saat sebelumnya.
Tabel 3.5 Tabel OMAX
Keterangan bagian-bagian matriks: a. Productivity criteria
Setiap aktivitas yang menunjukkan nilai produktivitas ditetapkan dalam bentuk rasio, seperti output/jam, cacat/100 unit, dan sebagainya. Nilai-nilai itu menunjukkan karakteristik dari performansi suatu badan usaha tertentu yang diukur. Rasio ini dimasukkan pada bagian puncak dari kolom matriks.
b. Performance
Pengukuran dari performansi suatu periode dimasukkan pada bagian ini untuk keseluruhan kriteria. Ini adalah hasil aktual yang telah dicapai pada periode tersebut sesuai dengan kriterianya. Data ini bisa didapat dari produksi, akuntansi, data pribadi atau informasi dari konsumen.
c. Scales
Badan dari matriks disusun berdasarkan level 0 sampai level 10. Level 0 merupakan nilai performansi terjelek dan nilai 10 adalah nilai pencapaian optimal yang dapat terjadi. Level 3 merupakan nilai dasar yang didapatkan dari hasil pengukuran awal.
e. Score
Pada baris tepat di bawah badan matriks, setiap nilai performansi yang dicapai dikonversikan menjadi score dari badan matriks. Pengkorvesian inimengikuti aturan: bila nilai performansi lebih rendah dari nilai performansi pada level tertentu, namun masih lebih tinggi dari nilai sebelumnya, maka nilai performansi digolongkan pada level sebelumnya. Contoh: nilai level 4 adalah 10 dan nilai level 3 adalah 8, maka jika nilai performansinya adalah 9, maka nilai performansi ini tergolong pada level 3, sehingga baris score diberi nilai 3.
f. Weight
Tingkat kepentingan pada setiap criteria ditunjukkan dari nilai bobot (weight) yang tertera. Jika criteria itu dianggap penting, maka akan diberi bobot yang lebih besar dari kriteria yang lain. Total bobot keseluruhan adalah 100%.
g. Value
Nilai value untuk setiap criteria didapatkan dengan cara mengalikan bobot (weight) dengan nilai (score) pada setiap criteria.
h. Performance Indicator
Penjumlahan dari setiap value (weight scores) adalah nilai performansi dari periode yang diukur (current) dan index didapatkan dengan cara mengurangkan nilai periode yang diukur (current) dengan nilai periode sebelumnya (previous) dibagi dengan nilai sebelumnya (previous) lalu hasilnya dikalikan dengan 100%.
Traffic Light System 10
Untuk memudahkan pengguna dalam memahami hasil kinerja perusahaan maka hasil pengukuran kinerja diwujudkan dalam bentuk traffic light system. Model tersebut menggunakan tiga warna yaitu merah, kuning dan hijau. Warna merah, kuning dan hijau didasarkan pada nilai realisasi dibandingkan target dengan memberikan nilai toleransi. Bila realisasi melebihi target maka diberi warna hijau, bila nilai realisasi dibawah target tapi masih dalam batas toleransi diberi warna kuning, sedangkan bila nilai realisasi di bawah target dan di luar batas toleransi diberi warna merah. Bentuk traffic light system sering dikombinasikan dengan tabel omax. Untuk level 0 sampai level 3 diberi warna