BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.2. Pemeliharaan Arsip Pada Dinas Pendapatan Kota Medan
Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar memelihara fisik arsip, tapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.
Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip. Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak
Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubur kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Selain itu kertas juga merupakan benda yang mudah terbakar, mudah basah jika terkena air, dan mudah lapuk dan sobek jika disimpan dalam udara yang lembab. Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh hal-hal berikut ini:
1. Faktor biologis
Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga. Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip pada kantor Dinas Pendapatan Kota Medan oleh jamur dan serangga.
- Jamur
• Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
• Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
• Perekat kertas menjadi rusak
• Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya - Serangga
• Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
• Membuat sarang pada tumpukan arsip
• Merusak jilid dan buku
• Merusak kertas, foto dan label
• Jenis serangga seperti rayap, ngengat 2. Faktor Fisik
• Cahaya
• Panas
• Air
3. Faktor Kimiawi
• Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
• Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.
4. Faktor Bencana
Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.
Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan Arsip
Lingkungan penyimpanan arsip meliputi ruangan arsip, kantor, gedung, atau lokasi dimana saja arsip disimpan. Kantor-kantor baik pemerintah maupun swasta,
perlu mendapat pengamanan dari berbagai macam bahaya. Seperti kebakaran, kebanjiran, pencurian, sabotase. Perlu diingat kehilangan arsip adalah kehilangan informasi yang sangat berharga oleh karena itu, hendaknya selalu menjaga arsip dengan baik.
Untuk menjaga arsip dari kedua faktor diatas, berikut ini terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan perlindungan/pemeliharaan/pengamanan terhadap arsip, yakni sebagai berikut:
1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Contohnya adalah surat-surat yang mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat, Contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkat/arsip minimal 2.
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip.
3. Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat berharga merupakan arsip yang rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
5.
memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip 8. Memasang detektor
9. Pengecekan arsip secara priodik 10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.
Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien 2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas 3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi
4. Mencegah terjadinya bencana
5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat 6. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat
JENIS-JENIS PERALATAN ARSIP PADA KANTOR DINAS PENDAPATAN KOTA MEDAN
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.
Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut: 1. sebagai sarana penyimpan arsip
2. alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan
3. alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
1. Filing Cabinet
Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.
2. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
3. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
4. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
5. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
3.3. Pemeliharaan Dokumentasi Pada Dinas Pendapatan Kota Medan
Cara penanganan dan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian beserta peraturan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian pada Dinas Pendapatan Kota Medan.
1. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut : a. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
b. Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c. Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d. Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
e. Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.
f. Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.
2. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder.
Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
PERATURAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN KANTOR DINAS PENDAPATAN KOTA MEDAN
1. Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus. 2. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai
masalahnya.
3. Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman. 4. Pastikan dokumen ada ditempat aman.
5. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
7. Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8. Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9. Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
10. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman denganmenggunakan scanner.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. KESIMPULAN
Arsip adalah data atau dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu). Arsip juga dapat di artikan sebagai catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula yang dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis (dokumen) dan arsip statis.
Pelaksanaan pemeliharaan arsip dan dokumentasi meliputi tahapan-tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung, sehingga membutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profeional. Pemeliharaan arsip dan dokumentasi merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi. Keberhasilan pelaksanaan pemeliharaan pada arsip maupun dokumentasi akan mencapai hasilk yang baik bilamana ditunjang dengan keterseiaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.
Kesimpulan mengenai dispendasu yaitu :
1) Keberadaan dispendasu selama ini adalah merupakan bukti nyata kemampuan organisasi dalam mendukung terselenggaranya Pemerintahan dan Pembangunan. 2) Peningkatan Penerimaan Pendapatan Daerah dapat terwujud dengan adanya
semangat kerja dan disiplin pegawai/petugas yang tinggi serta profesional. 3) Hal-hal yang dapat diwujudkan dengan menggunakan cara :
A) Mendengar dengan penuh perhatian apa yang dibicarakan oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan.
B) Memperhatikan sikap tubuh, dan bertindak secara tenang dan rileks saat melayani.
4.2. SARAN
Dari hasil pengamatan langsung dan kesimpulan tentang pemeliharaan arsip dan dokumentasi di Kantor Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara, penulis ingin memberikan saran untuk peningkatan kemajuan dimasa yang akan datang yaitu :
1. Adanya peningkatan kedisiplinan bagi petugas kearsipan maupun staff yang lainnya ketika berada di ruang penyimpanan ataupun ketika melakukan pemeliharan arsip dan dokumentasi dengan mematuhi peraturan yang ada. 2. Hendaknya pemeliharaan arsip dan dokumentasi dilakukan dan didukung
menggunakan sistem komputerisasi agar penanganan data tersebut dapat dilakukan dengan lebih mudah dan akurat.
3. Perlu adanya perbaikan kembali dalam pemeliharaan arsip dan dokumentasi dalam almari arsip maupun rak arsip agar terlihat rapi dan memudahkan penemuan kembali pada arsip maupun dokumentasi.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Pintar Dinas Pendapatan Kota Medan
Martono, Budi. 1994. Penata Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan
Mulyono, Sularso. Dkk. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Linerty
Sunarto. 1997. Sekretaris Dan Tata Warkat Yogyakarta: Ugm Press
Undang-undang Nomer 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Wursanto. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius
Lampiran 1. Struktur Organisasi Dinas Pendapatan Kota Medan
WAKIL KEPALA DINAS
FUNGSIONAL BAGIAN TATA USAHA
SUB BAG HUK & ORGAN ISASI SUB BAG KEPEGAW AIAN SUB BAG UMUM & PERLENG KAPAN SUB BAG KEUAN GAN SUB DINAS DALBIN SEKSI PENGE NDALI AN KEUAN GAN & MATER IAL SEKSI PENGE NDALI AN APARA T PELAK SANA SUB DINAS RET / PLL SUB DINAS PAJAK ABT / APU PBBKB SEKSI PAJAK LAIN SEKSI TENIS RETRIBU SI SEKSI HASIL PAJAK / BUKAN PAJAK SEKSI SENGKET A PAJAK & KEBERAN SUB DINAS PKB / KAA SUB DINAS BINA PROGRAM SEKSI TEKNIS PERPAJAKAN SEKSI PERENCANAA N & PENGEMBANG AN SEKSI SENGKETA PAJAK & KEBERANIAN SEKSI EVALUASI & MONITORING KEPALA DINAS
Gambar 1
Lampiran 2. Struktur Organisasi UPT Dinas Pendapatan Kota Medan
Gambar 2 KEPALA UPT
SUB BAG TATA USAHA
SEKSI PENDAPATAN
LAINNYA SEKSI PAJAK ABT /
APU SEKSI RESTRIBUSI SEKSI PAJAK KENDARAAN DIATAS AIR SEKSI PAJAK KENDARAAN BERMOTOR
Lampiran 3. Mekanisme Pelayanan Pada Kantor Samsat
Gambar 3 PEMILIK PEMOHON
LOKET PENDAFTRAN & PENETAPAN
A. AMBIL FORMULIR
B. MENDAFTAR
DITETAPKAN BIAYA ADM BARU - STNK - ASURANSI JASA RAHARJA - PAJAK BERMOTOR D. DITERIMA RESI E. MENDAFTAR DI PAYMENT BANK SUMUT
I. MENERIMA - STNK - TNKB F. VALIDASI G. DICETAK - STNK - TNKB - TCKB - BTCKD - PBKB H. DIARSIPKAN
Lampiran 4.Organisasi Fungsional Kantor Bersama Samsat Gambar 4 KOORDINATOR PADITLANTAS KA. UPTD LOKET 1 LOKET 2 PENDAFTARAN PENELITIAN REBIDENT OTORISASI DASTIK RANMOR PENETAPAN PKB / BBNKB PENETAPAN SWDKLLJ
PENETAPAN BIAYA ADM SNTK SWDKLLJ KOREKTOR ARSIP PENDAFTARAN PENATAAN PEMELIHARAAN PENGAWASAN PENYERAHAN PENYEDIAAN PENBAYARAN / PENYERAHAN PENERIMAAN PEMBAYARAN VALIDASI STNK & PENYEDIAAN TNKB PENNING PENYERAHAN STNK / TNKB / SKB / PENNING
Lampiran 5. Peralatan Arsip Pada Kantor Dinas Pendapatan Kota Medan Filing Cabiet
Lemari Arsip
Rak Arsip
Map arsip
Lampiran 6. Jenis-jenis Arsip Kantor Dinas Pendapatan Pegukuran pencapaian sasaran
surat setoran pajak
Keuangan dan aset daerah