BAB II KAJIAN TEORITIS
2.4 Kegiatan Rutin Perpustakaan
2.4.1 Pemilihan Bahan Pustaka
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi berakhir di pengadaan bahan pustaka.
Di perpustakaan perguruan tinggi pengadaaan bahan pustaka merupakan bagian teknis, hal ini disebabkan karena tugas utama dari perpustakaan adalah menyajikan dan menyebarluaskan informasi kepada seluruh civitas akademik di perustakaan perguruan tinggi. Untuk melakukan tugas tersebut maka perpustakaan hendaklah didukung oleh bahan pustaka yang tepat, lengkap dan selalu up to date
sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Menurut Sutarno (2007, 174) “Pengadaan atau akusisi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.
Sedangkan Soeatminah (1992, 71) mengemukakan bahwa “Pengadaaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan”.
Selain pendapat di atas Darmono (2001, 57) menyatakan bahwa “Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka”.
Berdasarkan pendapat di atas, dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka yang ada di perguruan tinggi harus sesuai dengan kebutuhan setiap program studi yang ada di perguruan tinggi tempat perpustakaan itu berada, sehingga koleksi tersebut dapat dipergunakan untuk membantu pengguna dalam proses belajar mengajar. Suatu perpustakaan perguruan tinggi akan dapat memenuhi fungsinya dengan baik bila jenis dan mutu bahan yang disediakan baik pula.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 38) dinyatakan bahwa pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:
1. Pembelian dan pelangganan 2. Hadiah
3. Pertukaran
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan
2.4.1.1.1Pembelian
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan, Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakawan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan.
Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 15) untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu:
1. Pemesanan langsung kepada penerbit
Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam hal tertentu, pembelian juga dapat dilakukan langsung di toko buku di dalam negeri.
2. Pemesanan melalui agen
Pemesanan melalui agen dilakukan agen dalam negeri ataupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempuh apabila bahan dipesan dalam jumah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit.
3. Pemesanan secara tetap (Standing order)
Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap. Dengan cara ini setiap akli bahan pustaka terbit secara otomatis pemesanan akan memperoleh bahan tersebut.
Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 54) langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan. 2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog.
perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. 3. Memeriksa atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirim daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan atau langganan.
Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran.
Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 54), prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan. (Gambar 3 daftar gambar)
Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.4.1.1.2 Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima
hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Hadiah buku yang diterima tanpa diminta sering tidak cocok tengan tujuan perpustakaan penerima.
Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 55) bahan pustaka melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut:
1. Hadiah secara langsung prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu:
a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan.
2. Hadiah atas permintaan Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat pengantarnya
d. Mengirimkan kembali surat pengantarnya.
e. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi dengan hadiah/sumbangan dapat dilakukan dengan: hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan yaitu hadiah secara langsung. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.
2.4.1.1.3 Tukar-Menukar
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 5) dinyatakan bahwa tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman, dan pengembalian
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan 4. Mencatat alamat pemesanan
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.
Kegiatan tukar menukar bahan pustaka diharapkan dapat berjalan lancar dan sesuai dengan keinginan, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan pustaka tersebut .
Ada beberapa tujuan melaksanakan pertukaran Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 39) kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku- buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar.
Sumber pertukaran bahan pustaka dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 58) yaitu:
1. Universitas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah berupa undang-undang, peraturan, lembaran Negara, program pemerintah.
3. Organisasi ilmiah dan profesi 4. Perusahaan-perusahaan industri
Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan pertukaran koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak tersedia di toko. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk hadiah yang tidak sesuai.
2.4.1.1.4 Wajib simpan terbitan perguruan tinggi
Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan itu beranaung. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 19) menyatakan penerbitan itu sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpsutakaan berada
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpan (Depository) semua penerbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunjukkan sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi dan lain-lain. Penambahan koleksi dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan peerpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks ataupun bibliografi perpustakaan.
2.4.1.1.5 Titipan
Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 17) menyatakan “Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perseorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna”.
Dari pengertian di atas dapat diartikan bahwa titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna.