Pengadaan Terbitan Berseri - Tabel 4. Daftar terbitan Pemerintah

PENGADAAN KOLEKSI TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN (POLMED)

5. Tabel 4. Daftar terbitan Pemerintah

3.4 Pengadaan Terbitan Berseri

Pengadaan koleksi perpustakaan salah satu kegiatan kerja pembinaan koleksi perpustakaan, untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berusaha menyediakan behan pustaka sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun pekerjaan pengadaan koleksi yang dilaksanakan Oleh perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) adalah:

1. Mengumpulkan alat-alat pengadaan, misalnya katalog penerbit.

2. Mengadakan penelitian kebutuhan pengguna koleksi perpustakaan.

3. Melaksanakan selebaran daftar buku ke seluruh fakultas dan jurusan.

4. Menyusun kembali daftar pesanan dari hasil pemilihan di fakultas oleh staf pengajar.

5. Mengajukan pesanan tersebut kepada pemimpin selanjutnya

diteruskan kapada rektor

6. Melaksanakan transaksi pengadaan dengan penerbit.

7. Menerima pesanan tersebut baik yang diperileh secara pembelian, bantuan, sumbangan maupun pertukaran.

8. Memberikan identitas dengan cap atau nomor inventaris pad asetiap koleksi.

Kegiatan pengadaan terbitan berseri pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) sebagian besar pelaksanaannya dilakukan oleh Perpustakaan. Setelah kegiatan pengadaan dilakukan kemudian diproses hingga siap dipajang. Adapun Kegiatan pengadaan Koleksi Terbitan Berseri yang dilakukan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) adalah dengan cara:

1. Pembelian

2. Sumbangan/Hadiah. 3. Terbitan Sendiri

Adapun pedoman kerja dalam pengadaan terbitan berseri sebagai berikut: a. Keputusan mendiknas tentang status politeknik

b. Kepmendiknas No 130/0/2002 tentang organisasi dan Tata kerja

polmed

c. Pertauran dibidang perpustakaan. d.Rencana dan program kerja perpustakaan

e. Kalender akademik.

3.4.1 Pembelian

Dalam usaha pengadaan koleksi terbitan berseri, salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan pembelian. Pembelian terbitan berseri adalah cara yang paling efektif apabila perpustakaan mempunyai dana yang memadai. Melalui pembelian pihak perpustakaan dapat langsung menentukan terbitan berseri apa saja yang dibutuhkan. Politeknik Negeri Medan (POLMED) melakukan pembelian terbitan berseri setiap minggu, bulan,triwulan dan tahunan.

Pembelian terbitan berseri pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) dilakukan melanggan langsung pada penerbit. Adapun prosedur pembelian terbitan berseri pada perpustakaan POLMED adalah sebagai berikut:

1. Pustakawan memeriksa secara teliti bahan pustaka yang akan dibeli. 2. Pustakawan merima katalog buku dari penrbit atau toko buku.

3. Katalog yangtelah diterima langsung dikirim ke masing-masing

fakultas untuk diseleksi sesuai dengan kebutuhan fakultas.

4. Pustakawan memriksa kembali judul buku yang telah dipilih oleh

fakultas dan memberi tanda bahan pustaka yang dibeli.

5. Pustakawan melakukan pemesanan dan pembelian bahan pustaka.

Adapun prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) adalah:

1. Relevansi kebutuhan bahan pustaka dengan pengguna.

Bahan pustaka pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna Perpustakaan Politkenik Negeri Medan (POLMED).

2. Kemuktahiran bahan pustaka bahan pustaka harus memilki informasi

yang akurat, agar kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.

3. Kelengkapan bahan pustaka.

Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) melakukan seleksi bahan pustaka dengan cara melihat kelengkapan pada bahan pustaka.

3.4.2 Hadiah/Sumbangan.

Dalam pengadaan bahan terbitan berseri selain pembelian perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) menerima hadiah/ sumbangan. Bahan pustaka yang disumbangkan yaitu berupa:

1. Buku

2. Jurnal

3. Karya Ilmiah

4. Skripsi

5. Kertas karya

6. Koran, majalah, buletin dll.

Hadiah/ sumbangan yang diperoleh oleh Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) dalam pengadaan Terbitan Berseri bersumber dari:

a. Universitas Indonesia

b. Universitas Khatolik Paharayangan

c. Polkiteknik Negeri Bali

d. Universitas Kristen Maranatha

e. Kementerian Sekretariat Negara RI

f. Politeknik Negeri Padang.

3.4.3 Penerbitan Sendiri

Penambahan koleksi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) koleksi perpustakaan yang diadakan melalui penerbitan sendiri berupa kertas pedoman pengguna perpustakaan dan buku pedoman akademik. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) memiliki terbitan berseri berupa jurnal seprti berikut:

Jurnal polimedia adalah jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh Politeknik Negeri Medan. Jurnal Polimedia terbit tiga kali setahun. Setiap bula Februari, Mei dan November.

2. Jurnal Ilmiah Sinergi POLMED.

Jurnal sinergi terbit dua kali setahun yaitu pada bulan Maret dan September, berisi artikel hasil penelitian dan kajian analitis dibidang ilmu TeknologiTeknik Mesin.

3.4.4 Pihak yang Berwenang Melekukan Seleksi

Pada suatu perpustakaan terdapat beberapa pihak yang berwenang melakukan pemilihan terbitan berseri. Adapun pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi terbitan berseri pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) adalah :

4 Pustakawan

5 Dosen

6 Mahasiswa

3.4.5 Alat Bantu Seleksi Terbitan Berseri

pemilihan terbitan berseri memerlukan alat bantu untuk mengetahui informasi tentang terbitan berseri yang baru diterbitkan untuk menjadi koleksi di perpustakaan. Alat bantu yang digunakan pustakawan dalam pemilihan terbitan berseri pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) adalah:

b. Katalog penerbit.

c. Daftar tanbahan majalah. d. Tinjauan dan resensi majalah. e. Silabus/mata kuliah.

3.4.6 Kebijakan Pengadaan Terbitan Berseri.

Kebikan dalam pengadaan terbitan berseri pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan sesuai dengan teori sebagai beriku:

Pengadaaan terbitan berkala melalui pembelian dilakukan dengan 2 cara yaitu melalui lelang dan langsung.

1. Pengadaan bahan pustaka melalui pelanggan yaitu dengan melakukan

serangkaian kegiatan untuk menyediakan bahan pustaka, dengan cara menciptakan persaingan yang sehat di antara penyediaan bahan pustaka yang setara dan memenuhi syarat. Berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak terkait secara taat azas, sehingga terpilih penyediaan jasa terbaik. Pengadaan bahan pustaka dengan sistem lelang dapat dilakukan dengan harga nominal minimal Rp 50.000.000.

2. Pengadaan bahan pustaka melalui swakelola (langsung) dengan sistem

ini pelaksanaan pekerjaan direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah borongan tenaga.

3.4.7 Prosedur Pemilihan Terbitan Berseri

bahan pustaka yang ada diperpustakaan tidak tersedia begitu saja tetapi bahan pustaka itu dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan informasi oleh pengguna yang berbeda-beda yaitu dengan memperhatikan kualitas isi dari terbitan berseri yang selalu berubah-ubah sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dari waktu ke waktu. pemilihan terbitan berseri bukan hanya dilakukan pustakawan saja tetapi tanggung jawab semua pihak seprti mahasiswa, dosen dan pegawai.Dalam pemilihan terbitan berseri, Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) bersama-sama dengan dosen dan mahasiswa menentukan pemilihan terbitan berseri yaitu sebagai berikut:

1. Pustakawan menyediakan alat bantu pemilihan terbitan berseri, seperti katalog penerbit kepada pengguna.

2. Memberikan data untuk majalah yaitu: judul, alamat penerbit,

3. Setelah semua data terkumpul, maka pustakawan melakukan

penyeleksian terhadap terbitan berseri apa saja yang baik untuk dibeli menjadi koleksi perpustakaan.

3.4.8 Masalah dalam pengadaan jurnal/majalah

Adapun kendala yang dihadapi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagi berikut:

1. Harga

Dimana harga majalah mahal dan jendrung naik pada tahun berikutnya. Oleh sebab itu Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berhenti berlangganan kerana dana yang dimilki terbatas.

Dalam dokumen Pengadaan Koleksi Terbitan Berseri pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) (Halaman 61-66)