BAB 3 TINJAUAN KHUSUS
3.5 Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
3.5.1 Pengadaan
Apoteker Pendamping memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lain, kecuali narkotika dan psikotropika yang menjadi tanggung jawab APA untuk menjaga kelancaran dan ketepatan persediaan barang. Pengadaan dilakukan di pagi hari dengan surat pesanan (Lampiran 19). Prinsip pengadaan barang di Apotek Keselamatan adalah:
1. Barang berasal dari sumber yang jelas.
2. Macam dan jumlah barang yang akan diadakan disesuaikan dengan kondisi keuangan dan kategori arus barang fast moving atau slow moving.
3. Pengadaan untuk barang-barang tertentu didasarkan pada data epidemiologi atau penyakit yang sedang banyak diderita oleh pasien.
4. Pengadaan untuk barang-barang yang tersedia dengan berbagai nama dagang didasarkan pada pertimbangan produk yang sedang digemari masyarakat. 5. Kondisi yang paling menguntungkan (pertimbangan harga, diskon, syarat
pembayaran, dan ketepatan barang datang).
Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara COD (Cash Order
Delivery), kredit, dan konsinyasi. COD (Cash On Delivery) adalah pembayaran
yang dilakukan secara tunai pada saat barang diterima. Kredit adalah menjual barang dengan pembayaran tidak secara tunai (pembayaran ditangguhkan atau diangsur). Konsinyasi merupakan suatu perjanjian dimana pihak yang memiliki barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan memberikan komisi. Pembelian barang di apotek dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu pembelian secara terbatas, spekulasi, dan berencana. Pembelian secara terbatas adalah pembelian yang disesuaikan dengan kebutuhan pengadaan di apotek. Spekulasi merupakan dugaan atau pendapat yang tidak berdasarkan kenyataan, artinya pembelian barang akan disesuaikan dengan kondisi saat pembelian. Berencana adalah proses yang dilakukan secara terprogram baik dari segi periode pembelian, jumlah, dan tempat pemesanan obat (distributor). Apotek Keselamatan lebih menggunakan pembelian secara terbatas untuk menghindari penumpukan barang yang menyebabkan modal terhenti dari ketiga cara tersebut. Langkah-langkah pengadaan barang di Apotek Keselamatan adalah:
1. Pemeriksaan dan pencatatan barang
Pemeriksaan barang di Apotek Keselamatan dilakukan setiap hari. Pencatatan nama barang di buku defekta dilakukan oleh Apoteker Pendamping untuk barang yang akan habis (untuk barang fast moving) atau barang yang sudah habis (untuk barang slow moving). Obat- obat yang belum tersedia di apotek tapi sudah mulai diresepkan atau cukup tinggi permintaannya juga dapat dicatat di buku defekta. APA akan menentukan jumlah barang untuk tiap nama barang yang tercatat di buku defekta setelah Apoteker Pendamping mencatat semua nama barang yang akan dipesan. Apoteker Pendamping selanjutnya akan melakukan pemesanan barang berdasarkan data yang ada di dalam buku defekta. Pemesanan dilakukan dua kali seminggu yaitu pada hari Senin dan Kamis.
2. Pemesanan barang
Pemesanan dilakukan berdasarkan buku defekta kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) melalui telepon atau salesman dengan menggunakan surat pesanan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan kerjasama dengan PBF adalah :
a. Ketepatan dan kecepatan PBF dalam pelayanan.
b. Kualitas dan kuantitas barang harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap barang pesanan apabila terjadi kerusakan.
c. Jaminan yang diberikan PBF terhadap barang pesanan. d. Kepastian memperoleh barang yang dipesan dari PBF. e. Diskon yang diberikan PBF.
f. Lama waktu kredit.
g. Barang-barang yang sudah dipesan kemudian dicatat di buku pembelian.
3.5.2 Penerimaan
Petugas PBF akan mengantarkan barang yang dipesan ke apotek beserta faktur pembelian. Barang yang dipesan akan diterima oleh Apoteker Pendamping kemudian dilakukan pengecekan kesesuaian nama, bentuk sediaan, dan jumlah obat yang datang dengan faktur yang dibawa dan surat pesanan/buku pembelian. Apoteker Pendamping juga mengecek tanggal kadaluwarsa dan kondisi fisik barang yang diterima. Faktur tersebut ditandatangani Apoteker Pendamping yang menerima barang disertai dengan nama terang, tanggal penerimaan, dan pemberian stempel apotek apabila barang yang diterima telah sesuai. Barang tersebut akan dikembalikan ke PBF jika ada barang yang tidak sesuai dengan surat pesanan/buku pembelian atau karena barang yang diterima mendekati tanggal kadaluwarsa. Apotek menerima dua lembar faktur sebagai arsip.barang yang telah diterima kemudian diberi harga sesuai dengan rumus perhitungan harga jual yang telah ditetapkan oleh apotek. Faktur yang diterima dicatat pada buku pencatatan untuk menginventaris barang yang diterima dan jumlah nilai yang akan dibayarkan ketika jatuh tempo.
3.5.3 Penyimpanan
Penyimpanan barang dapat dilakukan berdasarkan kestabilan, bentuk sediaan, dan alfabetis. Penyusunan barang dilakukan secara First Expired First
Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO). Barang yang mempunyai tanggal
kadaluwarsa lebih cepat akan dikeluarkan lebih cepat pada sistem FEFO, sedangkan barang yang keluar lebih dahulu adalah barang yang lebih dahulu masuk pada sistem FIFO. Etalase depan di Apotek Keselamatan digunakan untuk penempatan obat-obat bebas dan obat-obat bebas terbatas, serta perbekalan kesehatan lainnya seperti perban, termometer, dan lain-lain. Produk obat bebas/bebas terbatas dan perbekalan kesehatan lainnya disusun sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian pasien yang datang ke apotek dan memudahkan pengambilan barang. Rak-rak obat yang terdapat di bagian dalam apotek digunakan untuk penyimpanan obat-obat keras. Rak obat yang tersedia di bagian dalam apotek berfungsi sebagai gudang kecil dan terdapat lemari pendingin untuk menyimpan obat-obat yang dipersyaratkan disimpan pada suhu dingin. Narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang ada di bagian dalam apotek.
3.5.4 Dokumentasi
Apotek Keselamatan menerapkan pencatatan di kartu stok untuk obat dan perbekalan kesehatan lainnya. Pencatatan meliputi tanggal, jumlah barang masuk beserta sumbernya, jumlah barang keluar, saldo, dan keterangan (Lampiran 20). Pencatatan dilakukan setiap ada kejadian mutasi barang. Kartu stok untuk barang-barang yang terletak di etalase depan tersimpan terpisah dan dikelompokkan berdasarkan penyusunan obatnya sehingga memudahkan pencarian. Kartu stok untuk obat-obat yang terletak di rak obat bagian dalam apotek ditempatkan masing-masing tepat di samping obat tersebut. Hal tersebut memudahkan pencatatan serta pengecekan kesesuaian catatan dengan kondisi fisik obat.
3.6 Pelayanan Apotek
3.6.1 Pelayanan Obat Bebas (Swamedikasi)
Pelayanan obat bebas adalah pelayanan obat kepada konsumen tanpa resep dokter. Obat-obat yang dapat dijual bebas adalah obat yang termasuk dalam daftar obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika dan alat kesehatan tertentu. Pembayaran dilakukan di kasir, setelah lunas obat diserahkan kepada konsumen/pembeli. Pelayanan swamedikasi yang diberikan oleh Apotek Keselamatan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu hanya dilakukan untuk kondisi penyakit ringan tertentu dengan pemberian obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat wajib apotek. Penyakit ringan pasien yang diberikan pelayanan swamedikasi di Apotek Keselamatan meliputi penyakit-penyakit kulit, diare, demam, batuk, dan nyeri.persendian. APA atau Apoteker Pendamping akan merujuk pasien untuk segera memeriksakan diri ke dokter apabila keadaan pasien perlu untuk dirujuk ke dokter. Peran apoteker dalam melakukan swamedikasi di Apotek Keselamatan sangat terlihat dalam memilih obat yang efektif, aman, dan ekonomis, serta dosis obat yang diberikan.
3.6.2 Pelayanan Obat dengan Resep
Pelayanan atau penjualan dengan resep diberikan kepada pasien yang membeli obat dengan resep dokter secara tunai. Proses pelayanan resep adalah sebagai berikut :
1. Resep dari pasien diterima oleh apoteker, kemudian dilakukan skrining resep, pemeriksaan ketersediaan obat di apotek, dan diberi harga.
2. Pasien diberi informasi tentang harga obat, jika pasien setuju maka pasien dipersilahkan langsung membayar pada kasir dan diminta menunggu untuk disiapkan obatnya. Apoteker dapat menawarkan obat generik bila pasien merasa keberatan dengan harga obat.
3. Resep dibawa ke bagian peracikan untuk dikerjakan juru resep. Lembaran resep diberi kertas penanda, yang berisi nomor resep, tanggal resep, harga, dan nama pasien. Obat yang telah selesai disiapkan kemudian diberi etiket dan diperiksa oleh apoteker baik bentuk sediaan, nama pasien, etiket, dan
4. Obat diserahkan kepada pasien disertai dengan pemberian informasi, kemudian dicatat alamat dan nomor telepon pasien, jumlah, dan harga resep ke dalam buku resep.
5. Salinan resep atau kuitansi dapat dibuat atas permintaan pasien.
6. Penyerahan narkotika atas dasar salinan resep dokter tidak diperbolehkan pada pelayanan resep yang mengandung narkotika dan resep tersebut disimpan terpisah dengan resep obat non narkotika.
3.6.3 Pelayanan Obat Wajib Apotek
Pelayanan Obat Wajib Apotek adalah pelayanan obat-obat keras oleh apoteker yang dapat diberikan kepada pasien tanpa menggunakan resep dokter. Pelayanan Obat Wajib Apotek (OWA) dilakukan disertai dengan pemberian informasi obat.
3.6.4 Pelayanan Informasi Obat
Setiap penyerahan obat selalu disertai dengan pemberian informasi obat (PIO) kepada pasien di Apotek Keselamatan. Pelayanan ini terutama diberikan oleh apoteker. PIO dilakukan bukan hanya apabila pasien membeli obat, namun juga saat pasien tidak membeli dan sekedar bertanya. Pertanyaan mengenai informasi obat yang biasa ditanyakan di Apotek Keselamatan meliputi indikasi, cara pemakaian, efek samping obat, interaksi dengan obat lain dan makanan, hal yang harus dihindari selama menggunakan obat, dan sebagainya.