BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK ARAFAH
3.7. Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
Salah satu tugas dan wewenang apoteker di apotek adalah melakukan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya. Di Apotek Arafah, pengadaan dilakukan oleh asisten apoteker, dengan jumlah barang yang ditentukan oleh APA. Asisten apoteker melakukan pengadaan barang pada pagi hari setelah malam sebelumnya asisten apoteker mendata barang-barang apa saja yang akan dipesan dan menyerahkan data tersebut kepada APA untuk ditentukan jumlahnya. Prinsip pengadaan barang pada Apotek Arafah :
a. Pengadaan berdasarkan data kebutuhan aktual yang dicatat dengan baik oleh asisten apoteker.
b. Jenis dan jumlah barang disesuaikan dengan kondisi keuangan, kondisi arus barang dan promosi PBF.
c. Berdasarkan epidemiologi atau penyakit yang sedang banyak diderita oleh pasien dan produk-produk branded yang sedang digemari oleh masyarakat, promosi iklan yang sedang booming.
d. Kredibilitas PBF dalam memberikan sistem pembayaran yang menguntungkan apotek serta ketepatan waktu antar barang yang konsisten.
Pengadaan barang bisa dilakukan dengan cara konsinyasi, COD (cash
order delivery) atau kredit. Pembelian barang di apotek dapat dilakukan dengan
tiga cara, yaitu pembelian secara terbatas, spekulasi dan berencana. Dari ke tiga cara tersebut Apotek Arafah lebih menggunakan pembelian secara terbatas. Hal tersebut untuk menghindari penumpukan barang yang menyebabkan modal terhenti.
Langkah-langkah pengadaan barang di Apotek Arafah adalah : a. Pemeriksaan dan Pencatatan Barang
Setiap hari dilakukan pencatatan kartu stok untuk setiap barang yang keluar serta diperiksa jumlah barang yang tersisa. Jumlah barang yang tersisa menjadi parameter untuk dilakukan pemesanan. Parameter jumlah barang yang tersisa berbeda tergantung dari sifat arus barang dan data persediaan minimum. Asisten apoteker akan mencatat barang yang akan dipesan pada buku defekta. Buku tersebut berisi barang-barang apa saja yang akan dipesan serta barang yang belum tersedia di apotek tetapi memiliki permintaan banyak. Buku defekta tersebut pada malam hari akan diserahkan kepada APA untuk ditentukan jumlah tiap barang yang akan dipesan esok harinya.
b. Pemesanan Barang
Berdasarkan buku defekta, dilakukan pemesanan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) dengan menggunakan surat pesanan langsung kepada salesman atau melalui telepon. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan kerjasama dengan PBF adalah ketepatan dan kecepatan dalam pelayanan, bertanggung jawab terhadap barang pesanan apabila terjadi kerusakan, memberikan jaminan terhadap barang pesanan, ada kepastian memperoleh barang yang dipesan, diskon yang diberikan dan lama waktu kredit.
Pemesanan barang kepada PBF dilakukan secara bergantian kepada PBF yang menjadi langganan Apotek Arafah. Rotasi PBF merupakan salah satu bentuk harmonisasi antara apotek dengan PBF agar senantiasa berinteraksi untuk menjaga hubungan agar tetap baik dan menguntungkan apotek dalam melakukan pembelian.
c. Penerimaan Barang
Barang yang datang diterima oleh pihak apotek disertai dengan faktur pembelian serta penyerahan surat pemesanan kepada PBF. Barang yang dipesan, diperiksa jumlah dan jenis barangnya sesuai dengan faktur pemesanan, serta waktu kadaluarsa dari masing-masing barang. Kondisi kemasan diperiksa untuk memastikan barang yang dibeli dalam kondisi baik. Barang yang ditemukan tidak dalam kondisi baik seperti bocor, kemasan rusak, atau mendekati waktu kadaluarsa dapat ditolak oleh pihak apotek dan
44
dikembalikan kepada PBF untuk ditukar. Penukaran barang di data pada faktur pembelian untuk ditindaklanjuti oleh pihak PBF. Saat kondisi barang semuanya baik, pihak apotek menandatangani faktur pembelian serta menberi cap apotek sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Faktur asli diambil oleh PBF dan faktur salinan diserahkan kepada pihak apotek untuk dilakukan tukar faktur. Pada faktur tersebut tertera waktu jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh apotek kepada PBF.
Barang baru segera dilakukan pencatatan pada kartu stok dan diisi pada kolom penambahan jumlah barang dengan mencantumkan asal PBF. Pada faktur dilakukan pengecekan harga per barang terkini apakah terjadi kenaikan harga atau tidak.
Gambar 3.1 Alur penerimaan barang
3.7.2 Penyimpanan Barang
Barang yang baru datang/baru diterima dari PBF diberi harga terlebih dahulu kemudian ditempatkan di etalase/rak obat. Penempatan barang tersebut menggunakan sistem First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Pada sistem FIFO, barang yang keluar lebih dahulu adalah barang yang lebih dahulu masuk sedangkan pada sistem FEFO, obat/barang yang mempunyai
tanggal kadaluarsa lebih cepat maka obat tersebut yang paling pertama keluar. Di Apotek Arafah, pengambilan barang dilakukan dari depan etalase maka barang yang baru datang ditempatkan di belakang barang yang lama.
Di Apotek Arafah, etalase depan apotek digunakan untuk penempatan obat-obat bebas dan perbekalan kesehatan lainnya seperti perban, masker, pembersih telinga dan lain-lain. Obat-obat tersebut penyusunannya dilakukan sedemikian rupa serta penampilan gradasi warna yang menarik sehingga akan menarik perhatian pembeli atau pasien yang datang ke apotek dan obat dengan mudah diambil. Produk dengan iklan yang sangat menarik dan berkesan diletakkan pada bagian tengah agar mudah terlihat oleh pembeli. Di bagian dalam apotek terdapat rak-rak obat yang digunakan untuk penyimpanan obat-obat bebas terbatas dan keras. Selain itu, terdapat rak obat yang disediakan dengan fungsi sebagai gudang kecil untuk menyimpan obat-obat bebas yang baru datang dan belum ditaruh di etalase depan.
3.7.3 Pencatatan Kartu Stok
Apotek Arafah menerapkan pencatatan di kartu stok untuk obat dan perbekalan kesehatan lainnya. Pencatatan meliputi tanggal, jumlah barang masuk beserta sumbernya, jumlah barang keluar, saldo dan keterangan. Pencatatan dilakukan setiap ada barang yang datang dan barang terjual maupun expired. Barang-barang yang terletak di etalase depan, kartu stok tersimpan terpisah dan dikelompokkan berdasarkan penyusunan obatnya sehingga memudahkan pencarian. Kartu stok untuk obat-obat yang terletak di rak dalam apotek ditempatkan masing-masing tepat di samping dus obat tersebut. Hal tersebut memudahkan pencatatan serta pengecekan kesesuaian catatan dengan kondisi nyata obat.