2.7 Formularium Rumah Sakit
2.8.1 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Berdasarkan Permenkes Nomor HK.02.02/MENKES/068/I/2010 tentang kewajiban menggunakan obat generik di fasilitas pelayanan kesehatan pemerintah, setiap fasilitas pelayanan kesehatan pemerintah, pemerintah daerah wajib menyediakan obat generik untuk kebutuhan pasien rawat inap dan rawat jalan dalam bentuk formularium, dokter yang bertugas di fasilitas pelayanan kesehatan pemerintah wajib menulis resep obat generik bagi semua pasien sesuai indikasi medis.
Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, produksi, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan (Kepmenkes No.1197/MENKES/SK/X/2004). Tujuan kegiatan ini adalah:
- mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efesien, - menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan,
- meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi,
- mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna, dan - melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.
2.8.1.1 Pemilihan
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas serta jaminan purna transaksi pembelian.
2.8.1.2 Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang tersedia untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pedoman Perencanaan adalah:
• DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, ketentuan setempat yang berlaku,
• data catatan medik, • anggaran yang tersedia, • penetapan prioritas, • siklus penyakit, • sisa persediaan,
• data pemakaian periode yang lalu, dan • rencana pengembangan.
2.8.1.3 Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui:
- Pembelian
secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan berdasarkan kebutuhan obat yang diperlukan. Pembelian perbekalan farmasi harus sesuai dengan :
• Surat pesanan yang ditanda tangani oleh apoteker.
• Barang harus berasal dari sumber dan jalur distribusi yang resmi yaitu distributornya harus jelas dan pengiriman barang dilakukan tepat waktu sesuai dengan permintaan farmasi rumah sakit.
• Perjanjian pembayaran. • Kualitas barang yang baik. - Produksi/pembuatan sediaan farmasi
Merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria obat yang diproduksi adalah sediaan farmasi dengan formula khusus, sediaan farmasi dengan harga murah, sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil, sedian farmasi yang tidak tersedia dipasaran, sediaan farmasi untuk penelitian, sediaan nutrisi parenteral, dan rekonstruksi sediaan obat kanker.
- Sumbangan/droping/hibah 2.8.1.4 Penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, dan konsinyasi atau sumbangan. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:
- pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa, - barang harus bersumber dari distributor utama,
- harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS),
- khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin, dan
- expired date minimal 2 tahun.
2.8.1.5 Penyimpanan
Penyimpanan perbekalan farmasi merupakan kegiatan pengaturan sediaan farmasi di dalam ruang penyimpanan, dengan tujuan untuk:
• Menjamin mutu tetap baik, yaitu kondisi penyimpanan disesuaikan dengan sifat obat, misalnya dalam hal suhu, kelembapan.
• Memudahkan pengawasan persediaan/stok dan barang kadaluarsa, yaitu disusun berdasarkan FIFO (First In First Out).
• Menjaga keamanan obat, misalnya obat narkotik dan psikotropik harus disimpan dalam lemari khusus.
• Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan:
- dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya, - dibedakan menurut suhunya, kestabilannya, - mudah tidaknya meledak/terbakar,
- tahan/tidaknya terhadap cahaya, dan
- disertai dengan sistem informasi yang selalu menjaminketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
2.8.1.6 Pendistribusian
Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan:
• efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada, • metode sentralisasi atau desentralisasi, dan
• sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi. Sistem distribusi obat harus menjamin:
• Obat yang tepat diberikan kepada pasien yang tepat • Dosis yang tepat dan jumlah yang tepat
Sistem distribusi merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
1. Pasien rawat jalan
Pasien/keluarga pasien langsung menerima obat dari Instalasi Farmasi sesuai dengan resep yang ditulis oleh dokter.
2. Pasien rawat inap
Ada 3 sistem pendistribusian pada pasien rawat inap, yaitu:
a) Floor Stock
Pada sistem ini, perbekalan farmasi didistribusikan langsung kepada setiap unit perawatan. Dengan adanya sistem ini, perbekalan farmasi yang dibutuhkan dalam keadaan darurat di ruangan (seperti obat-obat emergensi) dapat dengan mudah diperoleh pasien, karena telah tersedia melalui sistem floor stock. Namun sistem ini hanya bisa diterapkan untuk pelayanan pada pasien rawat inap.
Keuntungan sistem floor stock adalah: • obat yang dibutuhkan cepat tersedia, • meniadakan obat yang direturn,
• pasien tidak harus membayar obat yang lebih, dan • tidak perlu tenaga banyak.
Kelemahan sistem floor stock adalah:
• sering terjadi kesalahan, seperti kesalahan peracikan oleh perawat atau adanya kesalahan penulisan etiket,
• persediaan obat di ruangan harus banyak, dan
b) Resep perorangan (individual prescription)
Penyaluran perbekalan farmasi dengan sistem ini adalah berdasarkan resep yang diterima pasien, sehingga pasien menerima langsung perbekalan farmasi sesuai resep. Semua pasien rawat jalan menerima perbekalan farmasi melalui resep perorangan, tetapi sebagian pasien rawat inap juga menerima resep perorangan. Sistem ini memungkinkan apoteker untuk langsung mengkaji resep terlebih dahulu dan membuka kesempatan untuk berinteraksi antara dokter, apoteker, perawat dan pasien.
Keuntungan sistem ini adalah:
• Resep dapat dikaji lebih dahulu oleh apoteker • Ada interaksi antara apoteker, dokter dan perawat • Adanya legalisasian persediaan
Kelemahan sistem ini adalah:
• Bila obat berlebih maka pasien harus membayarnya • Obat dapat terlambat ke pasien.
c) Sistem One Day Dose Dispensing (ODDD)
Distribusi perbekalan farmasi dengan menggunakan sistem ODDD berarti bahwa pendistribusian obat sesuai dengan dosis per hari yang dibutuhkan oleh pasien. Pembayaran perbekalan yang digunakan oleh pasien juga sesuai dengan kebutuhannya untuk satu hari. Sistem ini melibatkan kerjasama apoteker dengan dokter dan juga perawat dalam memonitor pendistribusian seluruh perbekalan farmasi kepada pasien sehingga penggunaan obat yang rasional dan efektif dapat tercapai.
• pasien hanya membayar obat sesuai yang telah digunakannya,
• tidak ada kelebihan obat atau alat yang tidak terpakai di ruangan perawat, • menciptakan pengawasan ganda oleh apoteker dan perawat, dan
• kerusakan dan kehilangan obat hampir tidak ada. d) Sistem kombinasi
Rumah sakit besar pada umumnya tidak terpaku pada satu sistem distribusi obat saja tetapi lebih fleksibel, yaitu dengan mengkombinasikan beberapa sistem di atas, bahkan mungkin menggunakan semua sistem di atas, namun sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Penetapan sistem distribusi pada setiap rumah sakit tidak harus sama satu dengan lainnya, tergantung pada kebijakan rumah sakit itu sendiri.
2.8.1.7Pengendalian
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan. Tujuan dari pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan.
Kegiatan pengendalian mencakup :
a. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini disebut stok kerja.
b. Menentukan :
• Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kapada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan.
• Stok pengaman adalah jumlah stock yang disediakan untuk mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya karena keterlambatan pengiriman.
• Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima.
2.8.1.8Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan menguangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang sub standar.
2.8.1.9Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok dan kartu stok induk.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan. Tujuan dari kegiatan pencatatan adalah :
a. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi b. Tersedianya informasi yang akurat
c. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan d. Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan
2.8.1.10Evaluasi
Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi (monev). Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monev dapat dilakukan secara periodik dan berjenjang. Tujuan dari kegiatan monev adalah meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum (Depkes RI, 2009).
2.8.2 Pelayanan Kefarmasian dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan