Pengendalian dan Pelaporan

INSTRUMEN SUPERVISI BKAD TERHADAP UNIT-UNIT KERJA BKAD

D STANDAR OPERASIONAL

11.4. Pengendalian dan Pelaporan

Pengkategorian terhadap tingkat perkembangan lembaga pengelola yang ada dilakukan untuk memenuhi kebutuhan kebijakan nasional dan pengambilan keputusan pembangunan di tingkat lokal, bahan kajian kebijakan untuk mengetahui tingkat perkembangan implementasi kebijakan, mengukur kekuatan aspek kelembagaan, dan memandu tahapan pendampingan kelembagaan. Kategori tingkat perkembangan lembaga di desa dan antardesa adalah penilaian terhadap perkembangan kelembagaan pada aspek perkembangan kegiatan dan aturan main.

NILA

Pengukuran Penilaian Kualitas Organisasi Kerja

Pengukuran penilaian kualitas organisasi kerja antardesa penting untuk dilakukan secara menyeluruh menyangkut aspek dan dimensi kualitas yang bermanfaat untuk mendapatkan capaian dari waktu ke waktu dan bisa diperbandingkan secara berkala dan antarlokasi. BKAD dan unit-unit kerja di bawahnya merupakan organisasi kerja antardesa yang bersifat dinamis, karena kehadirannya di tengah masyarakat tidak luput dari pengaruh perubahan lingkungan.

Penilaian Kualitas Organisasi BKAD

Penting untuk melaksanakan penilaian terhadap tingkat kualitas organisasi BKAD. Kualitas organisasi BKAD meliputi aspek pembentukan, aturan dasar, struktur, kepengurusan, pendanaan, peran, dan fungsi serta kapasitas pengorganisasian.

Tujuan penilaian kualitas organisasi BKAD adalah:

a. sebagai masukan dalam membuat standar secara nasional,

b. sebagai informasi kondisi organisasi kepada pihak luar yang akan bekerja sama atau membentuk jaringan kerja dengan BKAD,

c. sebagai bahan masukan untuk peningkatan kapasitas kelembagaan BKAD.

Aspek dan Indikator Penilaian BKAD

a. Pembentukan dan pengembangan organisasi BKAD  Sosialisasi desa dan antardesa tentang BKAD  SK pembentukan BKD

 Dokumen keputusan bersama desa-desa dengan persetujuan BPD  Dokumen deklarasi pembentukan dalam MAD

 Akta pendirian BKAD disahkan oleh notaris

 Dokumen hasil seleksi dan penetapan pengurus BKAD  Perda kerja sama desa

 Perbup BKAD

 Kepengurusan ditetapkan SK Bupati  Bentuk payung hukum lain

 Sudah membentuk asosiasi BKAD Kabupaten b. Aturan dasar/statuta BKAD

 Memiliki AD/ART BKAD

 Notulensi, daftar hadir dan dokumentasi sebagai bukti pelibatan masyarakat

 Dokumen AD/ART sudah direview dan sesuai dengan PTO

 Dokumen AD/ART sudah direview serta mengandung muatan lokal  Dokumen penetapan AD ART oleh MAD

 Dokumen AD/ART kepada masyarakat

 Dokumen AD/ART sudah direview dan sudah dijadikan pedoman organisasi

c. Standar organisasi kerja BKAD  Tersedianya strukur organisasi  Mempunyai sekretariat kerja

 Mempunyai aturan mengenai waktu kerja/jadwal rutin  Mempunyai pembagian kerja pengurus harian

 Mempunyai rencana kerja  Mempunyai laporan kegiatan  Mempunyai laporan keuangan

 Mempunyai dokumen Laporan Pertanggungjawaban Organisasi d. Kapasitas Kinerja Kepengurusan BKAD

 Dokumen review seleksi pengurus memenuhi syarat representasi desa

 Dokumen seleksi berdasarkan kompetensi dan komitmen

 Dokumen hasil penilaian evaluasi kinerja terkait kemampuan BKAD menggerakkan organisasi

 Dokumen hasil keputusan musyawarah yang mencerminkan pengurus BKAD cakap memimpin musyawarah

 Dokumen rapat-rapat kerja yang dipimpin BKAD dengan pelaku lain e. Pendanaan organisasi BKAD

 Dokumen RAB organisasi

 Bukti penerimaan dana dari surplus UPK  Bukti penerimaan dana dari iuran wajib desa  Bukti penerimaan dana dari pemerintah daerah  Bukti penerimaan dana dari perusahaan/donatur  Bukti penerimaan dana dari pihak ketiga

 Bukti penerimaan dana dari iuran sukarela desa  Laporan administrasi dan keuangan organisasi f. Peran dan fungsi BKAD terhadap program

 Dokumen kegiatan fasilitasi BKAD dalam perencanaan program bersama masyarakat

 Dokumen hasil supervisi, monitoring, dan evaluasi secara berkala di lapangan

 Dokumen hasil rapat evaluasi pelaksanaan program dan RKTL  Dokumen keterlibatan BKAD dalam kegiatan audit antardesa

 Dokumen keterlibatan aktif BKAD dalam kegiatan pelatihan masyarakat

 Dokumen keterlibatan aktif dalam kegiatan penanganan masalah  Dokumen keterlibatan aktif dalam kegiatan pemeliharaan hasil

kegiatan antardesa

 Dokumen keterlibatan aktif BKAD dalam Pokja RBM  Dokumen keterlibatan aktif BKAD dalam review RPJMDes  Dokumen keterlibatan aktif dalam musrenbang kecamatan

 Dokumen keterlibatan aktif dalam musrenbang kabupaten/Forum SKPD/MAK

 Dokumen keterlibatan hearing dengan SKPD/DPRD/Bupati/  Laporan kegiatan terkait peran dan kegiatan di atas

g. Peran dan fungsi BKAD terhadap Unit-unit kerja BKAD:

 Dokumen supervisi, monitoring, dan evaluasi berkala terhadap unit-unit kerja BKAD

 Dokumen kegiatan peningkatan kapasitas unit-unit kerja oleh BKAD  Dokumen tindak lanjut yang dilakukan oleh BKAD terhadap hasil

pemeriksaan Badan Pengawasan

 Dokumen kerja sama/pengembangan jaringan dengan pihak lain  Laporan kegiatan bulanan

N O ^Total Skor 1 ^{ada /} dilakukan / ada bukti ¹ 0 tdk ada / tdk dilakukan / tdk ada bukti 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Standar Organisasi Kerja Kapasitas Kepengurusan Pendanaan Organisasi Peran dan Fungsi terhadap Program ^{Peran dan Fungsi thd} _UPK

4 7

1 2 3

Penilaian BKAD 2013 Anugerah Pemberdayaan-Kategori BKAD

Pembentukan dan Pengembangan Organisasi

Aturan Dasar/Statuta (BKAD dan Lembaga

Lain)

Melakukan supermon berkala thd UPK dan klp Mempunyai pengurus

organisasi

Pendanaan Organisasi Peran dan Fungsi terhadap Program ^{Peran dan Fungsi} _{terhadap UPK} 5

Kapasitas Kepengurusan

Membuat RAB organisasi ^{Mengkoordinasi, memfasilitasi perencanaan} _{program bersama masyarakat}

6 Pembentukan dan

Pengembangan Organisasi

Aturan Dasar/Statuta (BKAD dan Lembaga

Lain)

Dok bukti sos desa antar desa Punya AD ART ^{Struktur organisasi yang} _jelas

Standar Organisasi Kerja

Dok persetujuan desa

membentuk BKAD ^{AD ART disusun melibatkan} masy

Mempunyai

sekretariat/tempat kerja organisasi

Seleksi pengurus memenuhi syarat representasi desa

Mempunyai sumber pendanaan dari iuran wajib desa

Melakukan supervisi monitoring berkala di lapangan

Memimpin rapat kerja berkala terkait pengelolaan dana program

Pemilihan pengurus berlangsung secara demokratis

Mempunyai sumber pendanaan dari pemerintah daerah

Meningkatkan kapasitas UPK dan BP sesuai fungsinya Dok deklarasi pembentukan

BKAD ^{AD ART tidak bertentangan} dengan PTO

Punya perbup organisasi

(BKAD, UPK, BP) ^{AD ART disosialisasikan ke} masyarakat

Mempunyai waktu/jadwal kerja rutin

Seleksi pengurus berdasarkan kompetensi dan komitmen

Punya payung hukum perda

kerjasama desa ^{AD ART telah ditetapkan} MAD ^{Mempunyai perencanaan} kerja organisasi

Pengurus mampu menggerakkan roda organisasi/tim work Penetapan pengurus oleh MAD AD ART mengandung _{muatan lokal} ^{Mempunyai pembagian} kerja antar unit kerja dan

pengurus

Mempunyai sumber pendanaan dari pihak perusahaan/donatur

Mengevaluasi kinerja UPK dlm mekanisme LPJ UPK Mempunyai sumber

pendanaan dari surplus UPK ^{Memimpin rapat evaluasi pelaks. Program} dan RKTL

Memimpin rapat kerja berkala terkait pengelolaan dana bergulir

Mengkoordinasikan dan terlibat aktif dalam pelaksanaan pelatihan masyarakat

Menindaklanjuti hasil pemeriksaan BP thd kinerja UPK

Mengkoordinasikan dan terlibat dlm kegiatan audit antar desa

Mempunyai laporan

kegiatan organisasi ^{Pengurus cakap memimpin} musyawarah masyarakat

Mempunyai sumber pendanaan dr pihak ketiga yang bekerja sama

Mengkoordinasikan dan terlibat aktif dalam penanganan masalah program

Pengurus cakap memimpin rapat kerja dengan pelaku lain

Mempunyai sumber pendanaan dari iuran sukarela desa Mempunyai laporan

keuangan organisasi SK Bupati kepengurusan

(BKAD, UPK, BP) ^{AD ART dipergunakan} sebagai rujukan organisasi

Menyusun lap. kegiatan bulanan terkait peran dan fungsi di atas

Terlibat aktif dlm review RPJMDes Mengkoordinasikan dan terlibat aktif dalam kegiatan pemeliharaan antar desa

Mengembangkan jaringan kerjasama dengan pihak ketiga

Bentuk lain payung hukum sebagai inovasi daerah

AD ART telah direview dan disempurnakan secara berkala

LPJ organisasi dihadapan MAD

Pengurus sering melakukan diskusi dan FGD dengan pelaku lain untuk memecahkan masalah

Terlibat aktif dalam musrenbang kab/forum SKPD/MAK

Pernah melakukan hearing SKPD/Bupati/DPRD

Menyusun lap. kegiatan bulanan terkait peran dan fungsi di atas

Terlibat aktif di dlm Pokja RBM

Menjadi anggota asosiasi BKAD Kabupaten

Terlibat aktif dalam musrenbang kecamatan Membuat laporan

administrasi dan keuangan organisasi

BKAD

Kecamatan-Kabupaten

___________________________________________________________________________