• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI

B. Pengertian Kas

Kas merupakan elemen yang tidak produktif. Oleh karena kas adalah pengukuran nilai. Kas tidak dapat ditambah dan dikembangkan kecuali diubah ke bentuk lain terlebih dahulu. Kas harus bebas dari setiap ikatan kontrak yang membatasi penggunaannya. Kas memiliki sifat universal yaitu memiliki ukuran dan bentuk yang sama, sehingga kas merupakan aktiva yang mudah untuk diselewengkan. Kas juga harus dijaga agar tidak ada saldo kas yang berlebihan yang sering disebut sebagai kas tidak terpakai atau kas menganggur (idle cash). Pengawasan intern kas yang efektif mensyaratkan kas yang tersedia untuk secara

terus menerus digunakan dalam satu dari beberapa cara, sebagai bagian dari siklus operasi atau sebagai investasi jangka pendek maupun jangka panjang.

Banyak transaksi di perusahaan baik langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Tidak dibatasi pada uang tunai yang tersedia di dalam perusahaan saja, tetapi juga meliputi semua jenis asset yang dapat digunakan dengan segera untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan.

Dari segi akuntansi yang dimaksud dengan kas:

“Kas adalah segala sesuatu, baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.” (Soemarso, 2004 : 320)

Pengertian kas yang lain adalah:

“Kas meliputi koin, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan.” (Warren, Reeve, Fess, 2005: 362)

Hal-hal yang dapat diklasifikasikan sebagai kas adalah uang tunai dan mata uang yang dipegang serta dana tidak terikat yang tersedia disimpanan dalam bank, yang sering disebut rekening giro (demand deposit), karena dapat ditarik berdasarkan permintaan. Rekening giro meliputi jumlah dalam rekening cek, tabungan dan simpanan di pasar uang.

30

Elemen-elemen yang termasuk di dalam kas adalah: a. Segala jenis uang kertas dan uang logam b. Cek yang belum beredar

c. Bukti kiriman uang

d. Rekening giro yang ada di bank dalam negeri ataupn luar negeri yang tidak dibatasi penggunaannya

e. Rekening tabungan f. Cek perjalanan g. Deposito h. Cek kasir i. Wesel bank

j. Segala sesuatu yang dapat digunakan sebagai media tukar.

C.Unsur-Unsur Pengawasan Intern

Untuk mencapai tujuan pengawasan intern maka pihak manajemen perusahaan perlu merancang dan menerapkan unsur-unsur pengawasan intern. Unsur-unsur pokok sistem pengawasan intern adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Di dalam suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat system yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

32

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi. Cara-cara umum yamg dipakai oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit)

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation).

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsure pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan telah mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya

dengan efektif dan efisien, meskipun hanya sedikit sistem pengendalian intern yang mendukungnya.

D.Pengawasan Intern Kas

1. Pengawasan Intern Penerimaan Kas

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudia dicatat oleh perusahaan.

Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:

a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.(Mulyadi, 2001: 455)

Dokumen yang digunakan dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

a. Faktur penjualan tunai.

b. Pita register kas (cash register tape) c. Credit card sales slip

d. Bill of lading.

34

f. Bukti setor bank.

g. Rekap harga pokok penjualan.

PT. Umada Medan dalam hal system pengawasan intern penerimaan kas telah efektif karena penerimaan telah dicatat sebagai mestinya dan kemungkinan terjadinya kecurangan atau kesalahan terhadap pencatatan penerimaan kas sangat kecil. Hal ini disebabkan karena dalam penerimaan kas dari penjualan tunai komoditi hasil perkebunan PT. Umada Medan langsung ditransfer ke rekening PT. Umada oleh pelanggan.

2. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

Pengawasan internal atas pengeluaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi. Selain itu, pengawasan juga harus memastikan kalau penggunaan kas dilakukan secara efisien.

Seperti halnya prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas juga harus dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan untuk kegiatan-kegiatan perusahaan saja yang dicatat di dalam pembukuan perusahaan. Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengawasan yang efektif, prosedur pengeluaran kas perlu memperhatikan hal-hal berikut:

a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.

b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang terlebih dahulu.

c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

(Soemarso, 2004 : 297)

Sistem Voucher (Voucher System)

Sistem voucher merupakan salah satu prosedur yang digunakan dalam mengawasi pengeluaran kas. Sistem voucher adalah serangkaian prosedur untuk mengotorisasi dan membukukan kewajiban serta pembayaran kas. Sistem voucher lazimnya menggunakan voucher, arsip untuk voucher yang belum dibayar, dan arsip untuk voucher yang sudah dibayar. Voucher merupakan formulir khusus untuk mencatat data yang relevan mengenai kewajiban dan rincian pembayarannya. Pada setiap voucher dicantumkan nomor faktur kreditor dan jumlah serta syarat faktur tersebut.

Voucher biasanya disiapkan di Departemen Akuntansi semua dokumen pendukung yang diperlukan diterima. Setelah suatu voucher disiapkan, voucher tersebut dan dokumen pendukung disampaikan kepada pejabat berwenang untuk mendapat persetujuan. Kemudian voucher tersebut diarsip pada arsip voucher yang belum di bayar berdasarkan tanggal jatuh tempo sehingga semua diskon pembelian yang tersedia dapat diambil.

Pada tanggal jatuh tempo, voucher dipindahakan dari arsip voucher yang belum dibayar. Tanggal, nomor, dan jumlah cek tersebut dituliskan di belakang voucher. Pembayaran atas voucher tersebut dibukukan sebagaimana halnya

36

dengan pembayaran utang usaha. Setelah dibayar , voucher dicap lunas dan biasanya berdasarkan nomor urut pada arsip voucher yang sudah dibayar. Voucher tersebut siap untuk diperiksa oleh karyawan yang memerlukan informasi mengenai pembayaran masa lalu.

Rekening Bank Perusahaan

Perusahaan sering kali memiliki beberapa rekening bank. Formulir-formulir yang terkait dengan setiap rekening bank yaitu:

a. Kartu spesimen tanda tangan b. Formulir setoran

c. Cek

d. Daftar cek yang ditarik

Bank biasanya membuat catatan atas semua transaksi yang berkaitan dengan suatu rekening. Catatan tersebut disebut dengan laporan bank (statement of account) atau juga biasa disebut dengan rekennng koran. Laporan ini setiap bulan dikirim kepada deposan.

Rekening bank merupakan salah satu alat utama yang digunakan perusahaan untuk mengendalikan kas. Perusahaan dapat menggunakan laporan bank untuk membandingkan transaksi kas yang dicatat dalam catatan akuntansi dengan yang dicatat oleh bank. Perbedaan ini dapat disebabkan oleh penundaan pencatatan transaksi oleh salah satu pihak. Selain itu perbedaan tersebut juga dapat disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan baik oleh perusahaan maupun oleh bank.

Demi pengendalian yang efektif, sebab-sebab terjadinya perbedaan antara saldo kas menurut pembukuan perusahaan atau catatan akuntansi harus diteliti dengan menyiapkan rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank (bank reconciliation) adalah daftar transaksi dan jumlahnya yang menyebabkan saldo kas yang dilaporkan pada laporan bank berbeda dari saldo kas pada pembukuan perusahaan.

Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan hal yang tidak praktis bagi perusahaan untuk menarik (menggunakan) cek untuk membayar pengeluaran kecil. Namun, pengeluaran kecil mungkin cukup sering terjadi sehingga totalnya juga cukup besar. Karena itu, pengeluaran semacam itu perlu dikendalikan. Untuk itu dibentuk dana kas khusus yang disebut dana kas kecil (petty cash fund).

Dana kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu memperkirakan jumlah kas yang diperlukan perusahaan dari pendanaan semacam itu periode tertentu. Setelah mendapat persetujuan, cek disiapkan dan di uangkan sebesar jumlah yang diperlukan. Uang yang diperoleh dari cek tersebut diserahkan kepada karyawan, yang disebut petugas kas kecil, yang berwenang untuk mengeluarkan uang dari dana kas kecil. Dalam rangka pengendalian, perusahaan bisa membatasi jumlah maksimum dan jenis pembayaran yang bisa dilakukan dari dana kas kecil. Setiap kali dilakukan pembayaran dari dana kas kecil, petugas bersangkutan mencatat rincian pembayaran pada formulir tanda terima kas kecil. Dana kas kecil biasanya

38

diisi kembali dalam jangka waktu tertentu atau bila dana tersebut telah habis atau telah mencapai jumlah minimum.

Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating – fund – balance system) 2. Imprest system

Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :

1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan merupakan alat pengendalian bagi catatan kas perusahaan.

Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut :

1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan, kecuali jika saldo yang telah dinaikan atau dikurangi.

2. Pengeluran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.

3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.

Dari uraian bab sebelumnya penulis menganalisis bahwa dalam menjalankan kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas, perusahaan sudah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk mengawasi kas perusahaan.

Berdasarkan atas kebijakan PT. Umada Medan dimana dalam prakteknya, PT. Umada Medan melakukan pengeluaran kas menggunakan cek sebagai alat pembayaran untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar yaitu untuk pengeluaran lebih dari Rp 1 juta. Sedangkan untuk pengeluaran yang relatif kecil atau kurang dari Rp 1 juta perusahaan telah menerapkan kas kecil dengan imprest system (sistem dana tetap) dalam mengawasi pengeluaran kas perusahaan.

Menurut penulis pengawasan intern terhadap pengeluaran kas telah efektif karena prosedur pengeluaran kas yang dilakukan PT. Umada telah sesuai dengan prosedur yang berlaku, yaitu:

1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek sedangkan untuk pengeluaran dalam jumlah yang kecil dilakukan melalui dana kas kecil.

40

2. Semua pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang.

3. Adanya pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta mencatat pengeluaran kas.

Sehingga dapat mengurangi terjadinya kecurangan (penyelewengan), pencurian dan kesalahan pencatatan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Setelah melakukan penelitian langsung ke lapangan lalu menganalisa dan mengevaluasi data-data yang diperoleh mengenai sistem pengawasan intern kas yang diterapkan oleh PT. Umada Medan maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem pengawasan intern terhadap penerimaan kas yang diterapkan PT. Umada Medan telah efektif karena penerimaan telah dicatat sebagai mestinya dan kemungkinan terjadinya kecurangan atau kesalahan terhadap pencatatan penerimaan kas sangat kecil. Hal ini disebabkan karena dalam penerimaan kas dari penjualan tunai komoditi hasil perkebunan PT. Umada Medan langsung ditransfer ke rekening PT. Umada oleh pelanggan.

2. Sistem pengawasan intern terhadap pangeluaran kas yang diterapkan PT. Umada Medan juga telah efektif karena telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, yaitu menggunakan uang tunai untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah yang kecil melalui dana kas kecil. Sedangkan pembayaran suatu transaksi yang berjumlah relative besar PT. Umada menggunakan cek sebagai alat bayar.

Ika Kesuma Dianti : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Umada Medan, 2008 USU Repository © 2009

42

3. Pertangungjawaban transaksi kas yang terjadi diterapkan dalam bentuk tulisan dan didukung dengan bukti-bukti. Sehingga PT. Umada Medan dapat mengurangi peluang terjadinya pencurian, kerugian atau kesalahan yang tidak disengaja dalam akuntansi dan mengendalikan kas.

B.Saran

Dari kesimpulan dan hasil pembahasn, penulis memberikan saran guna meningkatkan pengawasan terhadap transaksi kas diperusahaan yang mungkin dapat membantu mencapai tujuan organisasi secara umum.

1. Sistem pengawasan intern kas yang dilakukan oleh PT. Umada telah efektif. Baik sistem pengawasan intern penerimaan kas maupun sistem pengawasan intern pengeluaran kas. Sebaiknya PT. Umada tetap mempertahankan sistem pengawasan yang seperti ini. Dan semoga di masa yang akan datang PT. Umada dapat mengembangkan sistem pengawasan yang lebih baik lagi.

2. Sistem pengawasan yang ada sebaiknya dipantau secara teratur sehingga dapat berfungsi seefektif mungkin dan kelemahan yang ada dapat diketahui sedini mungkin sehingga dapat diperbaiki dengan segera.

Agoes, Sukrisno, 2004, Auditing (Pemeriksaan Akuntan) Untuk Kantor Akuntan Publik, Edisi Ketiga, Penerbit FEUI, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Madura, Jeff, 2001, Pengantar Bisnis, Buku 1, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. , 2002, Buku 1, Edisi Keenam, Auditing, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Simamora, Henry, 2000, Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Soemarso S.R, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Umar, Husein, 2003, Business An Introduction, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Warren, Carl S, James M Reeve, and Philip E Fees, 2005, Pengantar Akuntansi, Edisi Kelima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Dokumen terkait