SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA PT. BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO), TBK CABANG MEDAN PUTRI HIJAU
A. Data Teoritis
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Istilah sistem paling sering digunakan untuk menunjukkan pengertian metode atau cara dan sesuatu himpunan unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan yang utuh. Jadi dengan kata lain sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.
Sistem menurut Davis (2001 : 98), menyatakan bahwaSistem dapat abstrak dan visi. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling bergantung, sedangkan sistem yang bersifat visi adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.
Peranan atau tujuan sistem dalam suatu pengolahan data sangatlah penting dalam hal ini untuk menghasilkan informasi yang benar-benar dapat terjamin kebenarannya. Agar tujuan utama tersebut dapat terlaksana, maka harus ada elemen-elemen yang mendukungnya, karena alasan itulah makanya komputer banyak digunakan untuk membantu manusia dalam
memecahkan persoalan-persoalan yang rumit yang tidak dapat diselesaikan secara cepat oleh manusia.
Sistem merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa Yunani yaitu “systema” yang berarti menempatkan atau mengatur. Mengatur dalam sistem yang dimaksud adalah pengaturan orang-orang atau personil didalam melakukan aktivitas. Sistem itu sendiri terdiri dari beberapa prosedur yang merupakan rangakaian kegiatan yang saling berhubungan satu sama lainnya untuk menjamin adanya keseragaman perlakuan setiap transaksi perusahaan. Istilah sistem memiliki makna yang lebih luas lagi. Sebagian sistem muncul secara alami, sementara sebagian lain secara artikal. Berikut ini pengertian sistem dari para penulis berbeda, hal ini dimaksudkan agar kita dapat memperoleh gambaran yang lebih luas. Mulyadi (2001 : 5) mendefinisikan bahwa sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Dalam pengertian diatas menunjukkan sudut pandang yang berbeda. Pengertian sistem itu sendiri terdiri dari subsistem yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan lebih ditekankan lagi pada sistem yang melaksanakan aktivitasnya dalam suatu perusahaan. Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi dapat juga melayani beberapa tujuan. Sementara itu, sistem berkaitam erat dengan prosedur dalam sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (2001 : 5) merumuskan bahwa Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Maka intinya,
sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai sebuah tujuan.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti yang menerimanya. Informasi mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi apapun ataupun situasi yang digunakan sebagai dasar untuk peramalan introfeksi dimasa yang akan datang.
Informasi juga merupakan sesuatu yang sangat berguna berpengaruh terhadap proses pengambilan keputusan, apabila sebuah keputusan didasari oleh sebuah informasi yang tidak akurat maka akan terjadi hal-hal yang dapat merupakan tujuan yang telah ditetapkan, hal ini disebabkan tingginya nilai sebuah informasi sehingga mampu mempengaruhi dan melakukan perubahan terhadap keputusan atau kesimpulan.
Defenisi umum untuk informasi adalah seperti yang dikemukakan oleh Davis (2001 : 24), bahwaInformasi adalah kata yang telah diubah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerimanya dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan manfaatnya didalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun pada saat yang akan datang. Defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan sekumpulan data yang diolah sehingga menghasilkan sebuah informasi, sampai pada manfaat informasi dalam mengambil keputusan. Agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada seorang pada waktu yang tepat dalam bentuk yang tepat
Pentingnya keterangan-keterangan yang relevan dan tepat waktu bagi manajer perusahaan sebagai sarana untuk membuat keputusan dan pengawasan efektif. Dengan tersedianya informasi yang relevan dengan masalah yang dihadapi akan memberikan kemudahan bagi manajer untuk membuat atau mengambil keputusan yang tepat. Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk tang lebih berguna dan lebih mempunyai arti, sedangkan informasi merupakan hasil sari pengolahan data, yang dapat berfungsi untuk tujuan tertentu atau untuk analisa dan pengambilan keputusan.
Adapun pengertian sistem informasi menurut Smith & Skousen (1997 : 6), bahwaSistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bila mana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. Dari pengertian ini dapat disimpulkan sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang terintegrasi satu dengan yang lain dan dikoordinasikan untuk mengubah data menjadi informasi, guna mencapai sasaran perusahaan. Informasi akuntansi juga digunakan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan, sistem informasi sering kali dinyatakan berdasarkan sumber daya adalah sebagai berikut:
a. Sistem informasi yang didominasikan oleh sumber daya manusia dikenal sebagai sistem informasi manual.
b. Sistem informasi yang mengutamakan peralatan yang dikenal sebagai sistem yang menggunakan komputer.
Mengenai pengertian akuntansi, menurut Skousen & Stice (2001 : 6) bahwaAkuntansi adalah suatu kegiatan jasa. Fungsinya adalah untuk menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, tentang entitas (kesatuan) usaha yang akan dipandang akan bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomi dalam menetapkan pilihan yang tepat diantara berbagai alternatif tindakan.
Dari pengertian diatas mengenai sistem, informasi dan akuntansi, maka kemudian disatukan menjadi satu kesatuan yakni menjadi sistem informasi akuntansi. Ada beberapa pengertian dari sistem informasi akuntansi, yakni menurut Mulyadi (2001 : 31), bahwa Sistem informasi akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan, sedangkan menurut Wing Wahyu Winarno (1994 : 10) Sistem informasi akuntansi merupakan komponen organisasi yang dirancang untuk mengolah data keuangan menjadi informasi atau laporan keuangan, yang ditujukan kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Dari defenisi yang diberikan, bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan aktivitas seperti pencatatan transaksi, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pelaporan informasi yang berguna untuk menjalankan kegiatan-kegiatan dan tujuan suatu perusahaan. Aktivitas-aktivitas tersebut harus berpedoman pada
peraturan-peraturan dan cara pengukuran maupun sistem pelaporan yang prosedurnya telah ditetapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Kas
Kas adalah alat tukar yang umum dan standard yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan dalam menajalankan kegiatan usahanya, baik untuk membiayai operasi perusahaan sehari-hari maupun untuk mengadakan investasi baru. Perusahaan membutuhkan kas untuk melaksanakan usaha, melunasi kewajiban dan juga untuk membagikan deviden kepada para investor.
Kas sebagai bagian dari sistem akuntansi memegang peranan penting dalam laporan keuangan. Kas paling banyak terlibat dalam transaksi-transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan penyelesaian dalam bahasa media tukar. Kendati kas tidak secara langsung terlibat dalam suatu transaksi, tetapi memberikan dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya.
Adapun pengertian kas menurut Smith& Skousen (1997 : 244), bahwa Kas merupakan suatu aktiva lancar yang meliputi uang logam, uang kertas dan pos-pos lain yang dapat digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Berdasarkan definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa kas merupakan alat pembayaran yang dapat meliputi uang tunai (uang logam dan uang kertas), serta dana yang disimpan di bank dan pengambilannya tidak dibatasi oleh bank atau perjanjian yang lain yang siap dan bebas untuk dipergunakan. Siap dan bebas dipergunakan dalam hal
waktu dan dapat dipergunakan sebagai alat pembayaran yang sah. Misalnya pembayaran gaji, pembayaran hutang, pembayaran atas pembelian dan sebagainya.
Menurut Mulyadi (2001 : 17) bahwaSistem akuntansi kas dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeliaran kas. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur antara lain: prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas,dan prosedur dana kas kecil. Maka, akuntansi kas dapat didefenisikan sebagai pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pelaporan informasi yang berhubungan dengan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, dimana kas ini digunakandidalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan suatu perusahaan.