Penilaian hasil praktek - Modul Praktek Administrasi Logistik

o ^Nama

Urain 6 M Dokumen Pendukung Rata-rata M1 M 2 M3 M4 M5 M6 5 IP Isi UK TF 1 Adi Lina S A N o Kod e ^Arti

1 M1 Uraian aktivitas pengumpulan data uraian aktivias operasional 2 M2 Uraian aktivitas pencatatan data hasil pengumpulan data

3 M3 Uraian aktivitas pengolahan data yang mendukung proses pengambilan keputusan terkanit pencapaian tujuan aktivitas operasional

4 M4 Uraian aktivitas penyimpanan dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data

5 M5 Uraian aktivitas penggandaan dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data sesuai dengan kebutuhan pengiriman/pendistribusian dokumen

6 M6 Uraian aktivitas pendistribusian dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data

7 5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap 8 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai data aktivitas operasional

9 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan dengan isi dokumen

BAB 10

Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Penyimpanan dan Penggunaan Barang

Sumber: http://konsultanwarehouse-etalenta.blogspot.co.id/p/warehouse-kartu-stock.html

10.1. LO:

1. Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi penyimpanan dan penggunaan barang

2. Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan muncul dalam proses penyimpanan dan penggunaan barang dan jasa.

3. Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam proses pelaksanaan penyimpanan dan penggunaan barang.

10.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi Pelaksanaan Pengadaan Barang

Bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang menyajikan informasi tentang : 1. Nama kegiatan operasional, yaitu Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan Penyimpanan dan Penggunaan Barang secara rinci. Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir

Barang, yaitu (1) tersimpannya semua barang yang telah diterima dari Unit penerimaan barang dan jasa dan tersaji informasi setiap barang di gudang. (2) Terpenuhinya permintaan kebutuhan barang dari semua unit kerja yang ada dan tersajinya arus keluar dari setiap barang, sehingga status keadaan barang bisa selalu dimonitor dan di akhir tahun bisa diketahui persediaan akhir dari setiap barang.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

5. Alur dokumen yang digunakan dalam Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan aktivitas dan waktu secara keseluruhan.

7. Dokumen yang lahir (diterima) dan atau Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang. 8. Lampiran Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi

Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

10.3. Alat dan bahan yang digunakan Peralatan yang digunakan terdiri dari: 1. Komputer/laptop

2. Printer

Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah: 9. Gambar 1

10. Format 1

11. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan administrasi Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

12. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang

10.4. Langkah Kerja

1. Mengacu pada Gambar 1, buatlah Format Bagan Alur Prosedur seperti pada Format 1.

2. Tuliskan nama aktivitas (mencerminkan What): Penyimpanan dan Penggunaan Barang, pada kolom PROSEDUR.

3. Sub Prosedur: --

4. Uraian sub prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari sub aktivitas

terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas. Adapun uraian detail dari aktivitas Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang adalah sebagai berikut:

A. Penyimpanan Barang

a. Kasubbag Logistik menginstruksikan Kasi Gudang untuk melakukan penyimpanan semua logistik yang telah diperoleh dari pengadaan barang. b. Kasi Gudang melakukan penyimpanan barang. Penempatan barang disesuaikan

dengan susunan yang ada pada Daftar Barang. Setiap barang disusun berdasarkan tanggal penerimaan barang. Dengan demikian akan mempermudah proses

pengontrolan masuk-keluarnya barang, dan dapat mengetahui dengan mudah jumlah persediaan masing-masing barang dan secara keseluruhan.

c. Setelah semua barang tersimpan di tempat masing-masing, Kasi Gudang melaporkan keadaan barang awal tahun di Gudang kepada Kasubbag Logistik. d. Kasubbag Logistik melanjutkan laporan tersebut kepada Kabag Umum.

e. Kabag Umum menginformasikan keadaan barang awal tahun kepada Kabag yang lain dan sekaligus memberitahukan bahwa proses pelayanan permintaan barang sudah bisa dimulai.

B. Penggunaan Barang. Prosedur penggunaan barang diatur sebagai berikut: a. Penggunaan barang habis pakai. Proses penggunaan bahan habis pakai diatur

sebagai berikut:

Kebutuhan Bahan Habis Pakai diajukan untuk kebutuhnan operasional di masing-masing Sub Bagian selama 2 minggu atau minimal untuk 1 minggu.

Pengajuan dilakukan hanya untuk barang yang sudah mendekati batas jumlah minimal persediaan di Sub Bagian.

Pengajuan kebutuhan harus sepengetahuan masing-masing KaBag.

Pengajuan kebutuhan diajukan kepada Kasubbag Logistik. Jika disetujui, pemenuhan kebutuhan akan ditindaklanjuti oleh Kasi Gudang.

Kasi Gudang melakukan pelayanan sesuai dengan nomor urut persetujuan Kasubbag Logistik.

Setiap barang yang keluar akan dimonitor secara harian, demikian juga untuk keseluruhan barang yang keluar pada hari itu. Dengan demikian akan selalu diketahui keadaan setiap item barang setiap harinya.

...

b. Peralatan Kantor

Proses penggunaan bahan habis pakai diatur sama dengan penggunaan bahan habis pakai.

c. Mesin dan Perabotan Kantor

Penggunaan mesin dan perabotan kantor langsung diserahkan pada saat

penerimaan barang dari supplier, dimana unit dan atau bagian yang mengajukan termasuk sebagai anggota tim penerima barang.

5. Berdasarkan urain aktivitas, identifikasi kegiatan administrasi (6M) yang harus dilakukan, termasuk dokumen yang menyertai (yang akan diterima) dan atau formulir yang dibutuhkan untuk diterbitkan.

6. Identifikasi pihak-pihak yang terlibat (Who) dan di unit kerja mana mereka berada (Where), dalam pelaksanaan tiap sub aktivitas. Mereka adalah pihak yang akan menerima dokumen dan atau harus menerbitkan formulir pendukung. Berilah kode gambar dokumen pada kolom Alur Dokumen pada sub kolom unit/bagian organisasi dan sub-sub kolom Pihak yang Terlibat.

7. Hitunglah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap sub aktivitas (When) dalam satuan menit. Tuliskan hasilnya pada kolom Standar Waktu.

8. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Surat Permintaan Penawaran Barang (F).

10.5. Penilaian Hasil Praktik

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut:

o ^Nama

Bagan Alur Formulir Pendukung

Rata-rata U A 6 M A D SW FP&/ DP 5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina Sekar Arum

o ^Kode ^Arti

1 UA Uraian Aktivitas, diuraikan secara rinci sesuai proses penyelesaian aktivitas dan diakhiri dengan perwujudan tujuan akrivitas (mencerminkan How & Why) 2 6 M Pelaksanaan aktivitas pokok administrasi (6 M = Mengumpulkan, Mencatat,

Mengolah, Menggandakan, Mendistribusikan, dan Menyimpan) untuk menunjang peleksanaan uraian aktivitas opersional

3 AD Alur Dokumen, menggambarkan pergerakan dokumen pendukung aktivitas operasional dan sesuai dengan aktivitas administrasi yang diperlukan

4 SW Standar Waktu yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas opersional dan administrasi

5 FP Formulir Pendukung yang harus diterbitkan dan atau DP = Dokumen Pendukung yang akan diterima guna menunjang aktivitas operasional dan aktivitas administrasi.

6 5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap

7 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai /merekam semua uraian aktivitas operasional 8 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan

dengan isi dokumen

BAB 11

Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Penyimpanan dan Penggunaan Barang

11.1. LO

Mahasiswa dapat mempraktekkan simulasi administrasi penyimpanan dan penggunaan barang sesuai bagan alur prosedur administrasi penyimpanan dan penggunaan barang yang telah dibuat.

11.2. Alat dan bahan yang digunakan terdiri dari: Peralatan yang digunakan terdiri dari:

1. Komputer/laptop 2. Printer

3. Peralan Surat-menyurat seperti stempel dan yang lainnya. 4. Peralatan kearsipan.

Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah: 6. Gambar 1

7. Softcopy Format dokumen pendukung hasil praktek sebelumnya.

8. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan administrasi Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

9. Tempat penyimpanan arsip

10. Kertas untuk membuat guide/penunjuk pada pemberkasan/penyimpanan arsip.

11.3. Langkah Kerja

1. Simulasikan prosedur yang telah disusun untuk pelaksanaan pengadaan logistik kantor.

2. Ikuti bagan alur prosedur administrasi pelaksanaan pengadaan barang, sebagai berikut:

2.1 Bagilah anggota kelompok Saudara untuk berperan sebagai Kabag Umum, Sub Bag Logistik, Sub Bag Keuangan, Sub Bag Umum. Jika anggota tidak mencukupi satu orang boleh merangkap lebih dari satu peran.

2.2 Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Logistik untuk melaksanakan

pengadaan barang dengan mengacu pada Daftar Kebutuhan barang dan Anggaran Pengadaan Barang.Instruksi ini diberikan dengan menerbitkan surat penugasan. . (Gunakan form surat yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.3 Berdasarkan rekap yang telah dibuat dan Anggaran Pengadaan Barang, Kasubag Logistik meyeleksi Para Calon Supplier yang diperkirakan mampu menyediakan

logistik dengan jenis barang, spesifikasi, harga satuan yang sesuai kebutuhan. Selain itu juga yang menyediakan fasilitas potongan yang diberikan, cara

pembayaran, cara penyerahan dan kemudahan yang diperoleh dalam penyediaan logistik yang diperluan. Untuk keperluan ini diterbitkan Surat Permintaan

Penawaran untuk semua calon supplier. Tiap kelompok jenis logistik dikirim 3 supplier. (Gunakan form surat permintaan penawaran yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.4 Kasubag Logistik memesan barang kepada para Supplier yang telah diseleksi. Pemesanan barang dilakukan pada Supplier yang dapat menyediakan barang secara efisien dan efektif. Efektif sesuai dengan tujuan yang diharapkan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas, dan efisien dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang berpengaruh pada waktu dan biaya. Dari 3 supplier untuk masing-masing kelompok jeni logistik, asumsikan dipilih salah satu supplier. Pemesanan dilakukan dengan menerbitkan Surat Pesanan kepada masing-masing supplier. (Gunakan form surat pesanan yang sudah dibuat pada Praktek

sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.) 2.5 Kasubang Logistik membuat kesepakatan kerja pengiriman barang yang

prosesnya barang pakai atau barang tidak tahan lama agar dikirim dalam 3 kali selama setahun dan pembayaran dilakukan secara lunas, serta penerimaan barang jika ada yang cacat dan tidak sesuai akan dikembalikan lalu minta ganti dengan barang yang sesuai. Hal ini dilakukan dengan sepengetahuan Kabag Umum. (Gunakan form surat kesepakatan kerja yang sudah dibuat pada Praktek

sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.) 2.6 Penerimaan barang. Penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh Tim

Penerima Barang yang diketuai oleh Kasubag Logistik. Proses penerimaan barang disesuaikan dengan jenis kelompok barang sebagai berikut:

 Bahan Habis Pakai. Sebelum Kasubag Logistik benar - benar menerima barang harus dilakukan cek fisik dan cek administratif. Dalam penerimaan barang Kasubag Logistik harus memastikan barang yang dipesan dan dibeli telah sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan kualitas dan

kuantitas, dan lain sebagainya. Apabila barang diperlukan uji coba maka akan melibatkan pihak - pihak lain untuk mengujinya. Kasubag Logistik juga harus terlibat dalam pengujian barang untuk memastikan layak atau tidaknya barang tersebut.

 Alat Tulis Kantor. Untuk ATK juga dilakukan seperti BHP.

 Mesin Kantor. Untuk mesin kantor pengecekkannya dilakukan bersama dengan perwakilan dari supplier hingga mesin bisa difungsikan di tempat kerja, termasuk juga instalasi atau pemasangan mesin jika memang diperlukan.

11.4. Penilaian Hasil Praktek