4
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1.Latar Belakang Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya
PDAM atau Perusahaan Daerah Air Minum merupakan salah satu perusahaan terbesar milik daerah, yang bergerak dalam distribusi air bersih dalam masyarakat umum. PDAM terdapat disetiap provinsi, kabupaten dan kotamadya di seluruh Indonesia. PDAM merupakan perusahaan daerah sebagai sarana air bersih yang di awasi atau di monitoring oleh aparat – aparat eksekutif maupun legislatif daerah.
2.2. Dasar Hukum
Berdirinya PDAM Kota Surabaya merupakan peninggalan jaman Belanda, dimana pembentukannya sebagai BUMD berdasarkan :
Peraturan Daerah No. 7 tahun 1976 tanggal 30 Maret 1976
Disahkan dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur, Tanggal 06 Nopember 1976 No. II/155/76
Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya tahun 1976 seri C pada tanggal 23 Nopember 1976 No. 4/C
2.3. Sejarah Perkembangan Perusahaan
Pada perkembangan perusahaan ini, Dinas Pengairan Hindia Belanda (1800 - 1890) membangun saluran air sepanjang 12 kilometer dan bendungan yang mengalirkan air dari sungai Elo ke pusat kota magelang untuk memenuhi kebutuhan air bersih dan mengairi sawah di wilayah Magelang. Berikut ini adalah sejarah perkembangan PDAM dari tahun ke tahun :
5
1890 : Air minum untuk Kota Surabaya pertama kali diambil dari sumber mata air di desa Purut Pasuruan diangkut dengan Kereta Api
1903 : Pemasangan pipa dari Pandaan oleh NV. Biernie selama 3 (tiga) tahun. 1906 : Jumlah Pelanggan ± 1.500 sambungan.
1922 : IPAM Ngagel I di bangun dengan kapasitas 60 lt/dt.
1932 : Mata air Umbulan ditingkatkan kapasitasnya dengan membangun rumah pompa baru.
1942 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 180 lt/dt
1950 : Perusahaan Air Minum diserahkan pada Pemerintah Republik Indonesia (Kota Praja Surabaya).
1954 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 350 lt/dt.
1959 : Pembangunan IPAM Ngagel II kapasitas 1.000 lt/dt, didesain & dilaksanakan oleh Degremont Fa. (Prancis).
1976 : Perusahaan Air Minum disahkan menjadi Perusahaan Daerah dan dituangkan dalam Perda No. 7 tanggal 30 Maret 1976.
1977 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 500 lt/dt.
1978 : Pengalihan status menjadi Perusahaan Daerah Air Minum dari Dinas Air Minum berdasarkan SK Walikotamadya Dati II Surabaya No. 657/WK/77 tanggal 30 Desember 1977.
1980 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.000 lt/dt.
1982 : Pembangunan IPAM Ngagal III kapasitas 1.000 lt/dt dgn lisensi dari Neptune Microfloc (Amerika Serikat).
1990 : Pembangunan IPAM Karangpilang I dengan kapasitas 1.000 lt/dt dengan dana Loan IBRD No. 2632 IND.
1991 : Pembangunan gedung kantor PDAM yang terletak di Mayjen. Prof. Dr. Moestopo No.2 Surabaya yg dibiayai dana PDAM murni.
1994 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.500 lt/dt. 1996 : - Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.800 lt/dt
- Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1.200 lt/dt - Dimulainya pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2.000 lt/dt. Yang didanai Loan IBRD No. 3726 IND.
1997 : - Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1.500 lt/dt.
- Produksi awal 500 l/dt IPAM Karangpilang II didistribusikan ke pelanggan
1999 : Pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2.000 lt/dt telah selesai
2001 : Pekerjaan peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang II menjadi 2.500 lt/dt dimulai
2005 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1.750 lt/dt 2006 : - Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1.450 lt/dt
- Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang II menjadi 2.750 lt/dt 2009 : Pembangunan IPAM Karangpilang III dengan kapasitas 2.000 lt/dt
2.4. Visi dan Misi PDAM Kota Surabaya
Visi :
Tersedianya air minum yang cukup bagi pelanggan melalui perusahaan air minum yang mandiri, berwawasan global, dan terbaik di Indonesia. (www.pdam-sby.go.id)
7
Misi :
1. Memproduksi dan mendistribusikan air minum bagi pelanggan
2. Memberi pelayanan prima bagi pelanggan dan berkelanjutan bagi pemangku kepentingan
3. Melakukan usaha lain bagi kemajuan perusahaan dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan sosial kemasyarakatan. (www.pdam-sby.go.id)
2.5. Jumlah Pelanggan Tahunan
Pelayanan air minum kepada masyarakat tidak hanya terbatas pada daerah administratif kota surabaya saja, melainkan juga masyarakat daerah kabupaten Pasuruan, Sidoarjo, dan Gresik selain itu PDAM Kota Surabaya juga mendukung program pemerintah untuk pelayanan air bersih misalnya untuk :
Perumnas
Program perbaikan kampung (KIP)
Kran umum bantuan UNICEF/Pemerintah Pusat
Untuk masyarakat yang daerahnya belum terjangkau jaringan pipa distribusi, pelayanan dilakukan dengan menggunakan mobil tangki, termnal air, hidran umum dan kran umum. (www.pdam-sby.go.id)
2.6. Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya adalah sebagai berikut :
9
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Aplikasi
Aplikasi adalah software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel. (Dhanta (2009:32)).
Aplikasi adalah penerapan, penggunaan atau penambahan Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas-tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data. (Anisyah, 2000:30).
3.2 Web Application Development
Dari sistem yang akan dibangun, digunakan aplikasi berbasis web. Berikut adalah penjelasan dari tools yang digunakan untuk mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web.
3.2.1 Personal Home Page
Personal Home Page (PHP) adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HyperText Markup Language (HTML). Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat
server-side berarti pengerjaan skrip akan dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirim ke browser (Kurniawan, 2002).
Keunggulan dari sifatnya yang server-side tersebut antara lain :
1. Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser tertentu, karena server lah yang akan mengerjakan skrip PHP. Hasil yang dikirimkan kembali ke browser umumnya bersifat teks atau gambar saja sehingga pasti dikenal oleh browser apa pun.
2. Dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh server, misalnya koneksi ke database.
3. Skrip tidak dapat “diintip” dengan menggunakan fasilitas view HTML
sourcode.
Kelebihan PHP dapat melakukan semua aplikasi program Common Gateway Interface (CGI), seperti mengambil nilai form, menghasilkan halaman web yang dinamis, serta mengirim dan menerima cookie. PHP juga dapat berkomunikasi dengan layanan-layanan yang mengunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP POP3, HTTP, dan lain-lain. Namun kelebihan yang paling signifikan adalah kemampuannya untuk dapat melakukan koneksi yang baik dengan berbagai macam database.
3.2.2 Web Server
Web server, untuk berkomunikasi dengan client-nya (web browser) mempunyai protokol sendiri, yaitu hypertext tarnsfer protocol (HTTP). Dengan protokol ini, komunikasi antar web server dengan client-nya dapat saling dimengerti dan lebih mudah (Azmi, 2012).
Web server bisa di deskripsikan dengan formula”Web Server =
11
koneksi ke internet, dengan sistem software untuk menjalankan komputer dan untuk dapat terhubung dengan sistem lain di internet (Yeager & McGrath, 1996).
3.3 Disposisi
Disposisi dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya. (Sumarmo, 2010.)
Lembar disposisi secara umum berisi informasi nonverbal untuk diterjemahkan secara seksama dan ditindaklanjuti. Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut(penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.
Sebelum diserahkan kepada pimpinan, surat masuk terlebih dahulu dikendalikan oleh bagian administrasi dan diberi lembar disposisi. Pengisian lembar disposisi yang menyangkut masalah pengagendaan seperti indeks, kode, nomor urut, dan data-data tentang surat dilakukan oleh bagian administrasi. Indeks, kode, dan nomor urut berisi kata/sandi yang bisa digunakan untuk merunut kembali dimana letak surat tersebut dalam agenda atau pengarsipan. Selanjutnya pimpinan
mendisposisikan siapa yang diberi tugas atau tanggung jawab untuk menindaklanjuti, serta bagaimana intruksi-intruksinya.
3.4 Notifikasi
Notifikasi adalah pemberitahuan yang tertuju untuk kita dari seseorang, tujuan notifikasi untuk mengingatkan kita pada hal tersebut. Dengan adanya notifikasi, orang mengerti bahwa ada sesuatu yang dikirimkan kepada kita. Notifikasi biasanya diletakan ditempat yang sering terlihat supaya seseorang mengerti bahwa ada pemberitahuan baru. Notifikasi akan hilang apabila pesan tersebut telah terbaca. (Firdaus, 2007)
3.5 Analisa dan Desain Sistem
Menurut (Ladjamudin, 2005), Analisa sistem yang ada sangat bergantung pada teori umum sebagai sebuah landasan konseptual. Bertujuan untuk memperbaiki fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan.
3.6 Object Oriented Design (OOD)
OOD adalah metode desain meliputi proses dekomposisi berorientasi objek dan notasi untuk menggambarkan sebuah model baik secara fisik dan logis serta statis dan dinamis dari sebuah sistem pada desain (Booch, 1994).
3.7 Unified Modeling Language (UML)
UML adalah bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan memvisualisasikan artifak dari proses analisis dan disain berorientasi objek. UML
13
menyediakan standar pada notasi dan diagram yang bisa digunakan untuk memodelkan suatu sistem. Ada beberapa diagram yang disediakan dalam UML (Sholiq, 2006), antara lain:
a. Diagram use case (use case diagram)
b. Diagram aktivitas (activity diagram)
c. Diagram sekuensial (sequence diagram)
d. Diagram kolaborasi (collaboration diagram)
e. Diagram kelas (class diagram)
f. Diagram statechart (statechart diagram)
g. Diagram komponen (component diagram)
h. Diagram deployment (deployement diagram)
Terdapat notasi pada UML, antara lain : A. Actor
Actor adalah segala sesuatu yang berinteraksi dengan sistem aplikasi komputer. Jadi actor ini bisa berupa orang, perangkat keras, atau mungkin juga objek lain dalam sistem yang sama. Biasanya yang dilakukan oleh actor adalah memberikan informasi pada sistem dan memerintahkan sistem untuk melakukan sesuatu. Pada Gambar 3.1 akan ditunjukan notasi actor.
Gambar 3. 1 Notasi Actor
B. Class
Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi objek karena
Class digunakan untuk mengimplementasikan interface. Pada Gambar 3.2 akan ditunjukan notasi class.
Gambar 3. 2 Notasi Class
C. Interface
Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class. Oleh karena itu keberadaan interface selalu disertai oleh class yang mengimplementasikan operasinya. Interface ini merupakan salah satu cara mewujudkan prinsip enkapsulasi dalam objek. Pada Gambar 3.3 akan ditunjukan notasi interface.
Gambar 3. 3 Notasi Interface
D. Use case
Use case menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan actor dan sitem untuk mencapai suatau tujuan tertentu. Walaupun menjelaskan kegiatan namun use case
hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh actor dan sistem, bukan bagaimana
actor dan sistem melakukan kegiatan tersebut. Pada Gambar 3.4 akan ditunjukan notasi use case.
15
Gambar 3. 4 Notasi Use Case
E. Interaction
Interaction digunakan unutk menunjukan baik aliran pesan atau informasi antar objek. Biasanya interaction ini dilengkapi juga dengan teks bernama
operation signature yang tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirim dan tipe parameter yang dikembalikan. Pada Gambar 3.5 akan ditunjukan notasi
interaction.
Gambar 3. 5 Notasi Interaction
F. Package
Package adalah container atau wadah konseptual yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen dari sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat model yang lebih sederhana. Tujuannya adalah untuk mempermudah penglihatan (visibility) dari model yang sedang dibangun.
Gambar 3. 6 Notasi Package
G. Note
Note digunakan untuk memberikan keterangan dan komentar tambahan dari suatu elemen sehigga bisa langsung terlampir dalam model. Note ini bisa
ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain. Pada Gambar 3.7 akan ditunjukan notasi note.
Gambar 3. 7 Notasi Note
H. Dependency
Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain. Elemen yang ada di bagian tanda panah adalah elemen yang tergantung pada elemen yang ada di bagian tanpa tanda panah. Pada Gambar 3.10 akan ditunjukan notasi dependency.
Gambar 3. 8 Notasi Dependency
I. Association
Association menggambarkan navigasi antar class (Navigation), beberapa banyak objek lain yang bisa berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar
class), dan apakah suatau class menjadi bagian dari class lainnya (Aggregation).
Gambar 3. 9 Notasi Association
J. Generalization
Generalization menunjukkan hubungan antara elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik. Dengan generalization, class yang lebih spesifik
17
(superclass), atau “subclass is a superclass”. Dengan menggunakan notasi
generalization ini konsep inheritance dari prinsip hirarki dimodelkan. Pada Gambar 3.10 akan ditunjukan notasi generalization.
Gambar 3. 10 Notasi Generalization
K. Realization
Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen yang ada di bagian tanpa panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada di bagian dengan panah. Misalnya merealisasikan package, component merealisasikan class
atau interface. Pada Gambar 3.11 akan ditunjukan Notasi realization.
Gambar 3. 11 Notasi Realization
3.8 Sistem Basis Data
Menurut (Kusrini, 2007), Basis data adalah kumpulan data yang memiliki relasi antar entitas, sehingga adanya basis data ini mempunya tujuan untuk mempermudah perolehan data dalam waktu yang singkat dan ketepatan data yang diperoleh.
Kelebihan sistem basis data :
1. Pengendalian terhadap redudansi data. 2. Mencegah ketidakkonsistenan data.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas data dapat dipertahankan. 5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kekurangan sistem basis data :
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait. 4. Kompleksitas yang tinggi
5. Ongkos konversi dari sistem yang lama ke sistem baru
3.9 Database Management System
Menurut (Bambang Haryanto, 2004), Sistem manajemen basis data adalah perangkat lunak untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola, dan mengendalikan pengaksesan basis data.
DBMS bertujuan menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisien untuk penyimpanan data dan pengambilan data dari basis data. DMBS sangat berperan memberi abstraksi data tingkat tinggi ke pemakai.
3.9.1 Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS
19
Menurut (Kristanto, 1994), Pola skema basis data di spesifikasikan dengan satu set definisi yang di ekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data
dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
3.9.2 Fungsi DBMS
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
21
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1. Analisis Dan Desain Sistem
Berdasarkan hasil survey dan wawancara pada PDAM Surya Sembada Surabaya ditemukan proses bisnis disposisi yang masih manual dalam hal pencatatan disposisi surat, sehingga banyak waktu terbuang yang dikarenakan untuk melakukan disposisi surat harus menemui secara langsung orang yang dituju dan harus menyampaikan perintah disposisi tersebut.
Proses disposisi yang dibangun dapat di akses melalui web dan digunakan di berbagai perangkat. Sistem Informasi disposisi surat ini dapat membuat menjadi efektif waktu dalam hal disposisi surat, karena sudah tidak perlu lagi datang ketempat orang yang dituju untuk disposisi surat. Hanya dengan menggunakan sistem informasi disposisi surat ini pegawai bisa disposisi surat dari mana saja dan kapan saja.
4.2. Rancangan Sistem Informasi Pencatatan Disposisi Surat
Setiap ada surat masuk harus melalui tata usaha terlebih dahulu. Tata usaha lalu menscan dokumen tersebut agar menjadi softcopy dan memberikan nomor surat. Setelah surat tersebut sudah berbentuk softcopy lalu dikirimkan kepada direktur utama. Direktur utama bisa melakukan disposisi kepada bawahan yang berada satu level dibawahnya dengan jenis disposisi dan instruksi didalamnya. Jabatan yang menerima disposisi tersebut dapat melakukan disposisi lagi yang disertakan dengan istruksi apabila diperlukan atau menyelesaikan masalah tersebut.
Disposisi hanya bisa dilakukan sesuai dengan struktur organisasi pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dan disposisi hanya bisa dilakukan untuk satu level dibawahnya.
Berikut adalah use case sistem informasi pencatatan disposisi surat. Use case
ini memiliki 2 actor yaitu tata tsaha dan pegawai level, dan memiliki 6 proses bisnis yaitu login, mengelola master (jabatan, pegawai, jenis surat, status surat, kategori, dan jenis disposisi), membuat surat (surat dalam dan surat luar), inbox, disposisi surat, dan penanganan surat. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4. 1 Use Case Diagram Pencatatan Disposisi Surat uc UC Disposisi Surat Tata Usaha Membuat Surat Pegaw ai Lev el 0 Disposisi Surat Pegaw ai Lev el 1 Disposisi Surat Pegaw ai Lev el 2 Login Penanganan Surat Penanganan Surat Inbox Inbox Surat Dalam Surat Luar Membuat Surat Surat Dalam Surat Luar Membuat Surat Surat Dalam Surat Luar Mengelola Master Jabatan Jenis Disposisi Jenis Surat Kategori Pegaw ai Status Surat «include» «include» «include» «include» «include» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend»
23
4.2.1 Login
Login adalah formulir untuk masuk kedalam sistem informasi pencatatan disposisi surat. Formulir tersebut berisikan inputan NIP dan
password. Hak akses dibagi menjadi 2 yaitu tata usaha dan pegawai. Tata usaha memiliki hak akses untuk mengirim surat dan mengelola master (jabatan, pegawai, jenis surat, status surat, kategori, dan jenis disposisi). Pegawai memiliki hak akses untuk kirim surat dan inbox.
Gambar 4. 2 Diagram Activity Login
act Login
Sistem Pegaw ai
Start
Mengisi NIP dan Passw ord
TU? Kirim Surat & Master
Kirim Surat & Inbox
NIP dan Password Sesuai? Finish [Tidak] [Ya] [Tidak] [Ya]
4.2.2 Mengelola Master
Mengelola master adalah formulir untuk menyimpan, mengubah dan mengahapus master seperti pegawai, jabatan, jenis surat, status surat, kategori, dan jenis disposis. Pilih menu master yang ingin dikelola seperti buat data, ubah data, dan hapus data.
Gambar 4. 3 Use Case Diagram Mengelola Master act Mengelola Master
Sistem Tata Usaha Start Memilih master Mengelola master Menyimpan hasil pengelolaan Finish Membuat baru?
Menampilkan data master
Mengubah data? Menghapus data? [Tidak] [Tidak] [Ya] [Ya] [Ya]
25
4.2.3 Membuat Surat
Pegawai memilih menu tujuan internal atau eksternal. Apabila internal dipilih, pegawai mengisi formulir dan tujuan yang ingin dikirim, pegawai yang dikirim akan menerima surat. Apabila eksternal dipilih, pegawai mengisi formulir, pihak yang dikirim akan mendapatkan surat.
Gambar 4. 4 Diagram Activity Membuat Surat
4.2.4 Inbox
Untuk masuk kedalam menu inbox, pegawai selain tata usaha harus login terlebih dahulu. Tata usaha tidak bisa mengakses menu inbox, karena tidak memiliki hak akses. Menu inbox menampilkan semua surat yang berhubungan dengan pengguna. Surat yang ada bisa ditangani dengan 2 cara, yaitu dengan disposisi atau penanganan. Disposisi adalah menurunkan surat kepada bawahan. Penanganan adalah menjelaskan cara penanganan yang dilakukan.
act Membuat Surat
Pihak Luar Pegaw ai Dibaw ahnya
Pegaw ai
Start
Memilih Tuj uan Internal/Eksternal
Surat Dalam?
Mengisi Formulir Surat Mengisi Formulir Surat
Mendapatkan surat Memilih Tuj uan Jabatan
Mendapatkan Surat
Finish [Ya]
Gambar 4. 5 Diagram Activity Inbox
4.3. Desain Input Output
Pada bahasan berikut penulis membuat desain input output dari aplikasi. Desain yang dibuat didasarkan pada use case yang sudah dibuat. Desain berikut dibuat untuk diperuntukkan kepada PDAM Surya Sembada Surabaya.
4.3.1 Desain Halaman Login
Halaman login memberikan inputan NIP, Password dan tombol “Log In” untuk mengakses halaman berikutnya.
act Inbox
Pegawai Dibawahnya Sistem
Pegawai Login Menampilkan Surat Finish Memilih Surat Memilih penanganan Disposisi?
Mengisi Form Penanganan
Mengisi Form Disposisi Mendapat Surat
Menyimpan penanganan [Tidak]
27
Gambar 4. 6 Desain Form Login
4.3.2 Desain Master
Form master terdiri dari 6 master, yaitu Jabatan, Pegawai, Jenis Surat, Status Surat, Kategori dan Jenis Disposisi.
Desain form master jabatan digunakan untuk menyimpan data jabatan yang berisikan id jabatan, bawahan dari, jenis jabatan, level jabatan, deskripsi jabatan.
Gambar 4. 7 Desain Master Jabatan
Desain form master pegawai digunakan untuk menyimpan data pegawai yang berisikan nomor induk pegawai, id jabatan, password, nama pegawai, dan email.
Gambar 4. 8 Desain MasterPegawai
Desain form master jenis surat digunakan untuk menyimpan data jenis surat yang berisikan id jenis, jenis surat, deskripsi surat, kode awal, dan kode akhir.
Gambar 4. 9 Desain MasterJenis Surat